Guide d utilisation - Intranet de l ASG Pour utilisateurs d Albatros Version 8.7

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1 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 1 Albatros Windows Anwender Version 8.7 Guide d utilisation - Intranet de l ASG Pour utilisateurs d Albatros Version 8.7

2 2 Mesdames et Messieurs, L Intranet de l ASG sera à l avenir la base de données centralisée de l Association Suisse de Golf. Une connexion à l Intranet permettra d avoir accès de manière ciblée aux informations internes du club. Pour la communication des données dans l Intranet de l ASG, diverses fonctions sont mises à la disposition des clubs par l intermédiaire du système de gestion des clubs, qui sont expliquées simplement étape par étape dans ce manuel. Vous obtenez une vue d ensemble de la manière dont les données que vous transmettez dans l Intranet sur les pages Internet comme ou accessibles aux joueurs et clubs de golf sont représentées. A l aide des liens suivants, vous pouvez vous faire une idée de la manière dont d autres clubs de golf font usage des possibilités et fonctions de l Intranet de l ASG: Informations du club Offres Greenfee Exact handicap Playing Handicap Calendrier des tournois Inscription aux tournois Résultats des tournois

3 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 3 Albatros Windows Anwender Version 8.7 Préambule Ce manuel a été rédigé pour tous les clubs, qui sont connectés à l Intranet de l ASG. Il vous explique l interface ente le système de gestion du club et l Intranet de l ASG en liaison avec le portail Internet En raison des performances de l Intranet de l ASG et de votre ordinateur personnel, il est plus difficile pour l utilisateur d avoir une vue d ensemble de toutes les fonctions de l Intranet. De plus, les formations ne communiquent que les fonctions les plus importantes. Ce guide de l utilisateur permet de découvrir les fonctions inconnues et rarement utilisées, de pouvoir les consulter à tout moment et d optimiser ainsi le fonctionnement de votre club, tout en proposant un meilleur service aux membres et invités. En outre, en employant correctement les fonctions montrées ici, vous pouvez améliorer l image de votre club dans le portail Internet à accès public ainsi que sur la communauté mygolfsuisse. Eléments employés Différents éléments ont été employés, pour rendre ce manuel clair et facilement compréhensible. Les commandes dans Albatros et les dialogues sont désignés en gras et soulignés. Les indications à l utilisateur lors de la description d exemples et de textes d exemple sont représentées en italique et désignées par un point d exclamation rouge (!). Les illustrations suivantes sont des exemples d images provenant du système informatique Intranet DGV et n ont qu une valeur explicative dans ce manuel.

4 Conditions techniques préalables 4 Ce manuel a été rédigé pour un utilisateur d ALBATROS avec la Version 8.7. Si vous avez encore une version plus ancienne, adressez-vous directement à l entreprise Albatros, afin d installer une mise à jour gratuite dans le cadre de votre contrat de maintenance. En outre, votre système de club local doit disposer d une connexion Internet en bon état de marche. Pour tous problèmes et questions techniques relatifs à l Intranet de l ASG, le support Intranet de l ASG reste à votre disposition: Association Suisse de Golf: Place de la Croix-Blanche 19 CH-1066 Epalinges Tel Fax Internet: info@asg.ch

5 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 5 Albatros Windows Anwender Version 8.7 Table des matières Comment se connecter à l Intranet? 6 2. Transmission des données de membre dans l Intranet de l ASG Recherche de l Exact handicap Interrogation de l historique de l handicap après changement de club Recherche de l ID de joueur de l ASG 8 3. Enregistrement et contrôle de l handicap des visiteurs 9 4. Publier, traiter et effacer les informations de club et Greenfee Calendrier des tournois sur Publier, traiter et effacer un tournoi sur Inscriptions aux tournois par Internet Transmission d informations de club sur l Intranet ASG Données du club/ Personnes de contact du club Charger les données de parcours Commande de cartes ASG 15 Page

6 1. Comment puis-je me connecter à l Intranet? 6 Albatros livre avec le module AlbOnline l accès à l Intranet de l ASG. Dans la plupart des clubs avec connexion ISDN ou DSL, AlbOnline tourne automatiquement sur le serveur principal et est exécuté à intervalles réguliers selon le paramétrage dans le module Albatros Administration. AlbOnline établit une liaison vers l Intranet de l ASG et échange des données, c est à dire que les données stockées par le club et présentes à la sortie du système de gestion du club sont transmises dans l Intranet et rendues accessibles à d autres clubs (données de membre, résultats de tournois, etc.). Simultanément, toutes les données, qui concernent le club, sont récupérées dans l Intranet et stockées dans le répertoire d entrée du système de gestion du club (communications de résultats, etc.). Toutes les données sortantes sont mémorisées dans la base de données de l Intranet de l ASG. Si AlbOnline ne peut pas se connecter, une erreur lors de l envoi ou la réception de données s affiche dans le planificateur de tâches (horloge verte ou rouge) sous l onglet Albatros Online Dans ce cas, vous devez connecter manuellement AlbOnline à l Intranet via le bouton Connecter. D autres fonctions peuvent être sélectionnées dans l administration de membres Albatros via la flèche droite à côté du logo ASG. Celles-ci sont expliquées en détail dans les chapitres qui suivent.! AlbOnline se trouve dans une licence à plusieurs utilisateurs la plupart du temps sur l ordinateur, sur lequel se trouve aussi le serveur, et peut être appelé seulement de là! 2. Transmission de données de membres dans l Intranet de l ASG Les handicaps des membres sont actualisés automatiquement par l administration de membre Albatros dans la base de données d Intranet de l ASG. Quand vous saisissez un nouveau membre ou modifiez des données de membre, celles-ci sont automatiquement transmises depuis AlbOnline lors de la connexion suivante avec l Intranet de l ASG. Un processus d effacement n est pas réversible! Si le client est effacé, il n est plus présent dans la base de données. Pour cette raison, il est conseillé d entrer uniquement la date de l annulation (date de sortie) et de modifier le sous-type de client. Si vous souhaitez néanmoins effacer le client, veuillez utiliser dans la sélection proposée Effacer le client dans l Intranet de l ASG. Effacez en outre les données du client de la base de données ou modifiez le sous-type de client. Effectuez ensuite un ajustement des membres!

7 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 7 Albatros Windows Anwender Version 8.7 Lors d une nouvelle saisie, d une actualisation ou d un un effacement des données de membre, vous devez vous connecter à l Intranet de l ASG pour maintenir constamment à jour la base de données de l ASG! Toutes les données d un membre, qui s accumulent au cours d une adhésion, sont stockées dans l Intranet de l ASG et peuvent être contrôlées dans le système d information de l Intranet (IIS). On peut ici rechercher des membres du club individuels et visualiser leurs données personnelles. Les membres peuvent trouver toutes les informations que leur club a transmis à l Intranet de l ASG, sous comme données de l handicap personnel, le calendrier des tournois, les résultats des tournois, les informations du club et autres. Tous les membres du club y sont listés avec leurs handicaps. Du fait d une authentification préalable (accès seulement possible avec un mot de passe), aucun autre golfeur n a accès à ces données. A certaines occasions (par ex. au début de l année); toutes les données des membres doivent être actualisées sur la base de données centralisée de l ASG. Cliquez dans Administration de membre sur la petite flèche à côté du logo de l ASG et ensuite sur le Journal Intranet de l ASG. Puis, allez à Support et sélectionnez Actualiser la liste des membres dans l Intranet ASG (données et historiques individuelles). Toutes les données de membres et de handicaps de votre club de golf sont alors préparées et transmises comme paquet de données à l intranet ASG. Les anciennes informations qui ne sont plus actuelles sont supprimées automatiquement de l Intranet ASG par ce processus.! L actualisation de toutes les données de membres dure environ 5-7 minutes avec une connexion ISDN pour 600 membres. Pendant cette phase, l ordinateur doit être au repos et les ressources du système ne doivent pas être surchargées avec d autres programmes. 2.1 Recherche de l Exact handicap Puisque vous être connectés avec votre club à l Intranet ASG, vos membres peuvent rechercher à tout moment leur handicap via l Internet. L handicap sur Internet sous ou sert de certificat officiel. Pour les golfeurs cela signifie que leur historique d handicap peut être appelée par Internet et imprimée partout dans le monde. Le texte de déclaration bilingue permet l identification partout et décharge le secrétariat du club.! Connectez-vous le plus fréquemment possible au serveur ASG, pour tenir à jour les modifications d Handicap de vos membres!

8 2.2 Recherche de l historique de l hcp d un joueur après changement de club 8 Quand vous saisissez un nouveau membre, il est possible d interroger son «ancien» historique de l handicap via l Intranet ASG. Pour cela, vous avez besoin des données d identité de l année précédente. Cliquez sur la pointe de flèche à côté du logo ASG et sélectionnez Interrogation de l historique de l Hcp après changement de club. 2.2 On vous demandera à présent le numéro d identité et de service du membre. En confirmant par OK les données actuelles de la personne sont importées dans votre administration de membres. 2.3 Recherche de l ID de joueur de l ASG L ID de joueur ASG sera distribuée par l Intranet ASG à partir du Pour une identification sans équivoque et une meilleure affectation au home-club, chaque joueur de golf dont le home-club est membre de l Association Suisse de Golf obtient une ID. L ID de joueur doit être récupérée sur l intranet ASG par le home-club. Pour ce faire, allez dans l administration des membres à côté du logo ASG et sélectionnez «Appeler IDs de joueurs ASG». En cliquant sur Appeler ID de joueur ASG, vous pouvez obtenir l ID de personnes individuelles sélectionnées.! Pour l identification sans équivoque d une personne, les données suivantes sont requises: prénom, nom, sexe, date de naissance, et code postal. Il est garanti seulement quand toutes les données ont été mémorisées, qu une ID de joueur peut être affectée à la personne correcte.

9 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 9 Albatros Windows Anwender Version Enregistrement et contrôle de l handicap des visiteurs Afin de saisir de nouveaux joueurs, allez dans Albatros dans Membres. Vous êtes assistés par Assistant de nouveau client. Les champs suivants doivent être remplis, pour pourvoir identifier le nouveau client via une interrogation Intranet: Les trois premières lettres du nom Les premières lettres du prénom Home-club Avec le bouton de l Intranet ASG, vous démarrez une recherche sur le serveur de l Intranet ASG. En quelques secondes, vous obtenez une sélection de joueurs possibles. Sélectionnez celui que vous cherchez et allez à Mémoriser, pour enregistrer les données de joueur dans Albatros. A cette fin, des informations comme par ex. la date de naissance doivent être ajoutées. Si le rapport d erreur ASP8 = L interrogation ne donne aucune donnée/aucune occurrence, apparaît, aucune entrée n a été trouvée dans la base de données d Intranet ASG pour les données saisies, c'est-à-dire que si l interrogation donne ce rapport d erreur pour une personne, il se peut que cette personne n est plus membre du club de golf énoncé. Veuillez alors contrôler l orthographe du nom, du prénom et du home-club. Dans certains cas, il est conseillé de prendre contact avec le home-club. Seuls les membres d autres clubs peuvent être recherchés de cette manière. Les handicaps de vos membres restent au niveau local.! De nombreux clubs de golf répertorient parfois leurs membres sous leur surnom.

10 4. Publier, traiter et effacer les informations de club et Greenfee 10 L Intranet ASG vous offre la possibilité de publier les informations du club de golf individuel sur Internet sur la page d accueil de Au total, trois informations de club et une information Greenfee avec un texte informatif d une longueur à choix et jusqu à trois images peuvent être déposés. Les informations les plus récentes du club de golf sont publiées sur la page associative de Toutes les informations des clubs sont disponibles dans le guide du golf sur et dans mygolfsuisse.ch Pour entrer un texte informatif, allez dans l administration de membres sur la petite flèche à côté du bouton Intranet. Sélectionnez ici Afficher les informations de club dans l Intranet ASG (IIS). Dans le système d information de l Intranet (IIS), de nouvelles informations peuvent être proposées et les informations de club ou Greenfee existantes peuvent être traitées ou effacées. Pour proposer une nouvelle information ou une nouvelle offre Greenfee, allez à è Publier de nouvelles informations (supplémentaires) ou è ჼPublier une nouvelle offre Greenfee. Vous pouvez ici enter ce qui suit : Date jusqu à laquelle l information doit apparaître Auteur Vue d ensemble Un texte d une longueur à choix Jusqu à 3 images 4.! Veillez à respecter la taille maximale possible des images (100 KB, 300 x 250 Pixel)! Le cas échéant, les images doivent être traitées (diminuées). Confirmez à la fin votre entrée avec Mémoriser information. Pour traiter l information, allez à l information correspondante sur è ჼTraiter/effacer. Ici, vous pouvez modifier l information et la mémoriser à nouveau ou l effacer définitivement via le bouton Effacer l information. Lors de la publication, le traitement et/ou l effacement d une offre Greenfee, vous procédez de la même manière que lors de la publication des informations de club.

11 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 11 Albatros Windows Anwender Version Calendrier des tournois sur Lors de l organisation d un tournoi dans Albatros et d une connexion consécutive à l Intranet ASG, le tournoi peut être transmis au calendrier de tournois officiel sur la page Internet Un tournoi est représenté dans le calendrier des tournois, quand la case Intranet des tournois est cochée. 5.1 Publier, traiter et effacer un tournoi sur Afin de publier votre tournoi sur dans le calendrier des tournois, suivez les étapes suivantes: Sélectionnez le tournoi qui doit être transmis, et allez dans l administration de tournois Albatros soit directement sur le logo ASG, soit sur la flèche à côté du logo ASG. Cliquez ici sur l élément de menu Intranet ASG Transmettre les données de tournoi. Le menu qui s affiche vous donne la possibilité de sélectionner quelles informations de tournoi vous souhaitez transmettre sur l Intranet. Préparation : Dans cette zone, différents propriétés de tournoi doivent être déterminés: Compétition du club Non, ASG Calcul de handicap Oui, Non Sexe Tous, Homme, Femme Classes d âge Toutes, AK 10,12,14,16,18, Dames/Messieurs, jeunes seniors, seniors, autres Equipes du tournoi Autres classes d âge définitions individuelles, séparés en Dames et Messieurs! Selon le type de tournoi, il apparaît dans la catégorie correspondante sur Par exemple, des tournois peuvent être recherchés selon les critères de calcul du handicap, ouvert/fermé, etc. Dans ont peut rechercher des tournois appropriés selon des critères différenciés. En s enregistrant sur ce portail, la sélection du tournoi est automatiquement restreinte selon la classe d âge ou le sexe.

12 Inscription: 12 Les informations de compétition/l inscription aux compétitions peuvent être transmises au moyen du bouton Transfert dans l Intranet ASG. Après la transmission dans l Intranet, le moment du transfert (date, heure) s affiche à gauche à côté du bouton. La même procédure prévaut pour les catégories suivantes. Transmettre la liste des noms dans l Intranet ASG: Transfert de la liste des noms ou d inscriptions au tournoi Interroger les inscriptions au tournoi sur l Intranet ASG: Quand il est indiqué à l annonce du tournoi qu un certain nombre de participants peuvent s inscrire via l Internet, les inscriptions présentes peuvent y être interrogées. Ajustement HCP avec l Intranet ASG (invités): Dans cette zone, les données de handicap des joueurs invités, qui sont inscrits au tournoi, sont contrôlées via l Intranet. Transmettre la liste de départ: Si la liste de départ n est pas transmise dans l Intranet, elle peut être visualisée sur La liste de départ peut pour des raisons de protection des données être visualisée uniquement par les participants au tournoi respectif, qui se sont préalablement enregistrés personnellement sur Transmettre la liste de résultats: Après la fin du tournoi, la liste de résultats peut être transmise à l Intranet ASG et être visualisable sous Pour chaque catégorie de prix, les trois premières places s affichent. En cliquant sur la désignation de la catégorie de prix, la liste totale peut être visualisée. En cliquant sur le nom du joueur, sa carte de score apparaît. Clôture du tournoi : La clôture du tournoi est effectuée dans Albatros. Seules les informations de tournoi précédemment actives s affichent dans cette fenêtre de sélection. Par Autorisation de téléchargement de l Intranet ASG vous pouvez autoriser les autres clubs à accéder au tournoi, par ex. en cas de compétitions sur plusieurs tours. Pour cela, le club requiert le numéro de club et l ID de tournoi Après l entrée et la transmission des informations individuelles relatives au tournoi, celles-ci sont visibles dans le calendrier des tournois de la page web Les abréviations sont expliquées dans la légende au dessus des tournois affichés. La colonne «Information» montre quelles catégories ont été transmises! Veuillez publier les résultats du tournoi seulement après que le tournoi a pris fin et que tous les résultats sont connus.

13 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 13 Albatros Windows Anwender Version 8.7 Pour actualiser un tournoi, sélectionnez celui-ci dans Albatros et effectuez les modifications comme par ex. le nom de tournoi, la date de tournoi, les prix, les classes de handicap, le type de compétition, etc. Revenez ensuite au logo ASG dans la liste de menus et transmettez à nouveau la catégorie. Lors du prochain ajustement par le Module AlbOnline les données de tournoi sont actualisées. Pour effacer une compétition du calendrier de tournoi du site Web sélectionnez un tournoi existant dans Albatros, passez ensuite au logo ASG et cliquez dans la ligne Effacer sur Transfert.! Un tournoi peut être effacé de l Intranet ASG seulement quand plus aucune inscription ou d autres informations comme la liste des inscrits, la liste de départ, etc. ne se trouve dans l Intranet. Il est recommandé, au début d une saison, d enregistrer tous les tournois annoncés dans le système de gestion du club et de les transmettre sur l Intranet. Le calendrier des tournois actuel de votre club se présente ainsi et peut continuer d être développé en modifiant les informations des tournois. Il est important qu après chaque nouvelle saisie, traitement et effacement d un tournoi, une connexion à l Intranet via AlbOnline ait lieu, pour garder à jour les informations du club! 5.2 Inscription au tournoi via l Internet Vous pouvez déterminer via votre système de gestion de club, si les participants peuvent aussi se connecter via Internet. Pour cela, vous devez lors de la saisie d une compétition déterminer le nombre maximal des Participants Internet ainsi que, quand cela est souhaité, des Invités Internet. Vous pouvez aussi déterminer jusqu à quelle date on peut s inscrire. Veillez à déterminer le début et la fin des inscriptions pour l Internet. Ces dates peuvent différer du début et de la fin des inscriptions dans le club. Si un joueur s est enregistré via l Internet, vous en êtes averti en allant sur la flèche à côté du logo ASG et en sélectionnant Contrôler les inscriptions au tournoi à partir de l Intranet ASG. Dans le calendrier des tournois de il est indiqué dans l information de tournoi respectif si et combien de places de tournoi sont disponibles et jusqu à quand. Le golfeur a ici aussi la possibilité de s inscrire directement à la compétition.

14 6. Transmission des informations du club dans l Intranet ASG 14 Toutes les informations relatives à votre club, qui sont stockées dans le système de gestion de club et transmises à l Intranet via AlbOnline peuvent être visualisées dans le système d information Intranet. Ces données du club sont transmises à l ASG. Sur existe une fonction de recherche du lieu et du nom, via laquelle les données du club individuel peuvent être visualisées. Celles-ci se basent d un côté sur les informations, qui ont été indiquées dans l administration de membres du système de gestion de club (données individuelles du club), et d autre part sur des informations, qui peuvent être déposées en outre dans le système d information Intranet (IIS) Données du club/personnes du club Les données du club (adresse, téléphone, etc) et les personnes du club (président, secrétaire, etc) sont stockées dans le système de gestion du club. Presque toutes les données peuvent être à nouveau saisies, actualisées ou effacées. Les données sont actualisées en sélectionnant dans le menu à côté du logo ASG Envoyer les données du club/personnes du club. Lors de la connexion suivante avec l Intranet par AlbOnline les données sont récupérées. Lors de l organisation des personnes du club, vous pouvez sélectionner une fonction prescrite ou enregistrer un texte de fonction individuel.! Pour toutes les personnes du club, vous pouvez enregistrer une adresse particulière. Celle-ci n est pas divulguée mais sert à adresser les messages de l ASG. Pour transmettre les données du club et des personnes dans votre système de gestion de club à partir d autres clubs, allez dans la section Club sur la flèche à côté du logo ASG et sélectionnez ici Appeler toutes les données du club. Les informations du club sont alors enregistrées dans la liste de clubs chez le club respectif. Différentes données se rapportant au club de golf peuvent aussi être stockées dans le système d information Intranet. Sur Parcours Traiter les données du guide du golf (représentation dans le guide du golf à vous pouvez ajouter une image, votre logo, une description de votre club, etc. à vos données de club provenant de l Intranet ASG. Vous pouvez ici enregistrer des données de parcours ou les compléter. La procédure exacte est décrite dans le manuel du système d information de l Intranet de l ASG.! Gardez le plus à jour possible les données de votre club et tirez parti des fonctions proposées pour présenter votre club au public!

15 Guide d utilisation de l Intranet de l ASG 15 Albatros Windows Anwender Version Charger des données de parcours Les données de parcours de votre club doivent être chargées depuis la base de données Course Rating de l ASG, afin de pouvoir jouer en ayant connaissance des calculs de handicap. Pour enregistrer vos données de parcours dans le système de gestion du club, ouvrez l outil Albatros Administration. Allez à Paramètres du club Parcours. A la fin d actualisation, allez sur l onglet Ajustement des parcours à l ASG et pressez le bouton Appeler des parcours. Entrez la répartition des valeurs des trous dans la colonne S/I. Sauvegardez les données de parcours actualisées en cliquant sur la disquette verte. 7. Commande de cartes ASG La commande de carte ASG est effectuée dans Albatros dans l administration des membres. Pour cela, allez sur Autres, Commande de carte ASG Assistant Commande de carte ASG. Une nouvelle fenêtre s ouvre, dans laquelle les conditions de commande sont expliquées. Confirmez par Oui pour poursuivre la commande. Etablissez à présent l Année pour laquelle les cartes ASG doivent être valides. Seule l année actuelle peut être choisie. Vous pouvez ensuite contrôler vos Informations de club et le cas échéant les compléter. Il est ici possible de déterminer le nom de club souhaité. A l étape suivante est représentée la Liste de membres pour la commande de carte ASG. On peut ici choisir si l affichage de tous les membres doit se faire et cocher ceux pour lesquels un carte ASG doit être commandée ou si on affiche seulement les membres marqués, qui ont déjà dans l onglet Détails dans l administration de membre été cochés sous Carte ASG?. Les cartes ASG peuvent seulement être commandées via l Intranet. Les commandes par mail ou CD-ROM sont seulement possibles après l accord de l ASG. Aucune information supplémentaire n est requise à cette fin. Comme exemple est affiché un Modèle de carte pour la commande de carte ASG.

16 16 Avant la commande définitive, on doit afficher une liste de contrôle, l imprimer ou l exporter dans un autre format de données. Les informations de cette liste peuvent être complétées à l aide du concepteur et être adaptées aux présentations personnelles. L étape suivante est la commande de carte ASG. Appuyez sur Etablir et attendez que le processus se déroule. Vous pouvez alors réinitialiser les marquages, qui ont été fixés dans la liste de membres lors de la commande. La commande de cartes ASG se trouve à présent à la sortie du journal de l Intranet de l ASG. Lors de la connexion suivante par AlbOnline avec l Intranet, la commande est envoyée au serveur de l ASG. Le statut de votre commande peut être visualisé sous l élément de menu «Cartes ASG» dans le système d information de l Intranet.! Si l assistant de commande de carte ASG a été mis en œuvre jusqu à la fin, cela ne signifie pas que la commande de cartes se trouve déjà sur le serveur. La commande de cartes est envoyée vers le serveur ASG quand une connexion à l Intranet a lieu. Même quand la connexion avec le serveur s interrompt, la commande de carte ASG se trouve dans le répertoire de sortie d Albatros et est transmise à la connexion suivante, quelque soit le moment de la journée. Evitez des doubles commandes en contrôlant la progression de votre commande tant dans le journal Intranet de l ASG que dans le système d information de l Intranet!