GUIDE UTILISATEUR DHL FREIGHT E-BILLING LA FACTURATION ELECTRONIQUE PAR DHL FREIGHT

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1 GUIDE UTILISATEUR DHL FREIGHT E-BILLING LA FACTURATION ELECTRONIQUE PAR DHL FREIGHT

2 1 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING I. L E-BILLING DHL FREIGHT 1. Définition de l E-BILLING - Principales caractéristiques P.3 2. Avantages de l E-BILLING P.3 3. Comment s'inscrire à l E-BILLING P.4 4. Fonctionnalités P.5 II. GUIDE D UTILISATION 1. Visualiser une facture en ligne P.7 2. Télécharger une facture P.8 3. Rechercher une facture P.9 4. Mettre à jour votre profil et ajouter de nouveaux utilisateurs P.10 III. LES FONCTIONNALITES AVANCEES 1. Téléchargement multi-documents P Personnalisation des fichiers.csv P Réutiliser un format.csv personnalisé P La fonction recherche P.19 IV. ANNEXES 1. Détail de la Facture DHL Freight E-BILLING P FAQ E-BILLING P.25

3 2 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING I. L E-BILLING DHL FREIGHT Dans cette section, découvrez le service E-BILLING par DHL FREIGHT, comment vous inscrire à la facturation électronique et accéder à votre espace sur notre portail E-BILLING Définition de l E-BILLING - Principales caractéristiques Avantages de l E-BILLING Comment s'inscrire à l E-BILLING Fonctionnalités

4 3 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 1. DEFINITION ET PRINCIPALES CARACTERISTIQUES Qu'est-ce que l E-Billing? DHL Freight E-Billing est un moyen efficace et écologique de recevoir vos factures sous format électronique, et d accéder à votre facturation DHL Freight en ligne. Il s'agit d'un service en ligne gratuit. Il élimine le format papier et permet de traiter les factures de manière rapide, simple et sécurisée. La dématérialisation de la facturation vous permet d économiser du temps et de l'argent. La dématérialisation fiscale permet la substitution de la facture électronique à la facture papier, en tant que document légal. La facture électronique authentifiée par une signature électronique tient lieu de facture d origine, reconnue par l administration fiscale. L authenticité de l origine des factures et l intégrité de leur contenu sont garantis, ainsi que l application des règles de TVA. L'enregistrement ne prend que quelques instants. Vous profiterez rapidement des avantages d'un processus efficace et écologique. Principales caractéristiques Un service convivial en ligne, gratuit pour tous nos clients, permettant un accès multi-utilisateurs et disponible 24/7/365. Notification par courriel des factures électroniques nouvellement émises par DHL. Chaque facture générée est jointe sous forme d un fichier PDF authentifié par une signature électronique. Visualisation en ligne des factures E-archivage des factures (pendant 12 mois à partir du mois d'enregistrement). Choix de plusieurs formats de factures téléchargeables : PDF, CSV, XML. Téléchargements multiples possibles Extractions personnalisables pour intégration dans les systèmes comptables Fonctions de recherche de factures Plateforme multilingue 2. AVANTAGES DE L E-BILLING Rapidité d envoi Multilingue Téléchargement E-archive Facilité d utilisation Respectueux de l environnement Grâce à DHL Freight E-Billing vos factures sont envoyées au bon interlocuteur. Plus de retards postaux, de plis à ouvrir, ni de factures manquantes. La plateforme E-Billing de DHL Freight est personnalisable dans la langue de votre choix pour chaque profil utilisateur. Gagnez du temps avec DHL E-Billing, recevez vos factures par , retrouvez les en ligne,puis téléchargez les directement sur votre bureau, autant de fois que vous le souhaitez. Consulter à tout moment l historique de vos factures. L archive vous donne accès à vos originaux sur une durée maximum de 12 mois. L environnement E-Billing a été conçu de manière à simplifier votre navigation. Accéder en quelques «clics» à vos factures en ligne. Objectif environnemental de DHL : Convertir jusqu'à 18 millions de factures papier en factures électroniques au niveau européen.

5 4 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 3. COMMENT S INSCRIRE À L E-BILLING Faites votre demande d accès à DHL FREIGHT E-Billing directement sur le site Web de DHL: Cliquez sur le lien : «DHL Freight: Nouvel utilisateur enregistrezvous ici». Complétez l ensemble des champs et cliquez sur «Enregistrer». Après validation de votre demande, vous recevrez une notification comprenant votre code utilisateur et votre mot de passe temporaire pour accéder à la plateforme DHL E-Billing

6 5 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 4. FONCTIONNALITÉS Une fois que vous avez reçu votre mot de passe, rejoignez votre espace sur le portail DHL E-Billing en suivant l URL Entrez votre nom d'utilisateur (adresse e- mail) et votre mot de passe. Cela vous mènera à la Page «Bureau» d où vous serez en mesure d accéder aux différentes fonctionnalités de DHL Freight E-Billing. Ajoutez l adresse ebillingfreight.fr@dhl.com à votre carnet d'adresses afin de faciliter la réception de vos s et vos factures. Bureau Affichez les nouvelles factures (non lues) Mon Profil Mettre à jour vos paramètres personnels Rapports Accédez à vos requêtes et générez des rapports en ligne. Rechercher Retrouvez une facture par un numéro de compte, une date etc. Entité DHL Accédez à l ensemble de vos factures par entité DHL Affichage Visualisez l ensemble des factures disponibles pour une entité

7 6 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING II. GUIDE D UTILISATION Dans les prochaines pages, découvrez comment utiliser les fonctionnalités basiques du portail E-BILLING DHL Freight : Visualiser une facture Télécharger une facture Rechercher une facture Mettre à jour votre profil et ajouter de nouveaux utilisateurs

8 7 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 1. VISUALISER UNE FACTURE EN LIGNE Vous recevrez une notification par chaque fois qu'une nouvelle facture DHL sera émise sur l un de vos comptes. Une version PDF authentifiée de la facture est disponible dans l . Il vous suffit de cliquer sur un lien pour la visualiser en ligne sur le portail DHL E-Billing si vous le souhaitez. Cliquez sur «Entité DHL», pour afficher une ligne synthétique de vos factures. Cliquez sur «Affichage», un récapitulatif de l ensemble de vos factures apparaitra sur la page. Une liste de vos factures est affichée à l écran. Vous pouvez dès lors les trier et les sélectionner pour les consulter en ligne. Votre facture est présentée comme une page Web.

9 8 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 2. TÉLÉCHARGER UNE FACTURE Vous pouvez télécharger votre facture sous différents formats en cliquant sur "Sélectionner". Choisissez le format de votre préférence : XML, PDF, CSV Après avoir choisi le format, cliquez sur «Télécharger» pour enregistrer cette facture sur votre ordinateur. Voici un extrait de facture au format PDF. Il contient les mêmes informations que la facture papier classique.

10 9 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Voici un extrait de facture téléchargée au format CSV. Celui-ci présente des informations similaires au PDF avec tous les détails au niveau du bordereau individuel 3. RECHERCHER UNE FACTURE Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour effectuer une recherche de facture. Entrez le numéro, le type ou la date de facturation afin d affiner votre recherche. Retrouvez l ensemble de vos factures pendant 12 mois après leur date d émission

11 10 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 4. METTRE À JOUR VOTRE PROFIL ET AJOUTER DE NOUVEAUX UTILISATEURS Vous pouvez changer la langue d affichage en cliquant sur «Mon profil». Sélectionnez la langue de votre choix. Vous pouvez changer votre mot de passe. Ajoutez plusieurs utilisateurs et sélectionnez le compte que vous souhaitez leur attribuer en cliquant sur «Ajouter un nouvel utilisateur». Pour supprimer une adresse , contacter nous ebillingfreight.fr@dhl.com Répétez le processus d'inscription autant de fois que nécessaire pour enregistrer des utilisateurs supplémentaires possédant leur propre numéro de compte. Pour toute question concernant l E-Billing, n hésitez pas à nous contacter par mail : ebillingfreight.fr@dhl.com

12 11 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING III. LES FONCTIONNALITES AVANCEES Dans cette section, apprenez à exploiter les fonctionnalités avancées offertes par le portail DHL Freight E-BILLING : Téléchargement multi- documents Personnalisation des extractions de fichiers.csv Réutiliser une extraction personnalisée La fonction Recherche

13 12 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 1. TÉLÉCHARGEMENT MULTI-DOCUMENTS Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à notre système d E-Billing : Le Téléchargement Multi-Documents, sous différents formats. Allez sur le «Bureau» ou «Entité DHL». Ensuite, cliquez sur l'option «Affichage». Sélectionnez plusieurs factures soit en cliquant sur «Tous» soit en cochant la case à côté de la facture désirée. Une fois les factures sélectionnées, cliquez sur le bouton «Télécharger» puis «Confirmer».

14 13 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Sélectionnez le format de document : PDF, CSV, XML,puis cliquez sur le bouton «Télécharger». REMARQUE: Si vous avez sélectionné un format.csv, référez-vous à la page 16 pour personnaliser ce type de fichier. NOTE: Pendant que le téléchargement est en cours, vous pouvez continuer à naviguer sur votre espace: a- Cliquez «Revenir à la liste des factures» ou b- Cliquez «Entité DHL» ou c. Cliquez «Bureau»

15 14 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Une fois le téléchargement terminé, les fichiers peuvent être récupérés en cliquant sur «Afficher». Vous pouvez choisir de les enregistrer ou les ouvrir dans la boîte de dialogue qui apparaît. Pour réaliser un deuxième téléchargement suivez les instructions de la page précédente. REMARQUE: Pour convertir un fichier.csv en fichier Excel, ouvrir le fichier avec Excel, puis l enregistrer au format.xls

16 15 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Même après avoir quitté la page de téléchargement. Ceux-ci seront toujours accessibles en cliquant sur le menu "Bureau". Cliquez sur «Affichage» des chargements et l'écran ci-dessous apparaît. REMARQUE: Les téléchargements sont disponibles pendant 24 heures sur votre bureau Cliquer sur «Télécharger» Pour obtenir le document. Dans la boîte de dialogue, choisissez «ouvrir» pour visualiser les fichiers, ou enregistrez-les sur votre ordinateur.

17 16 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 2. PERSONNALISATION DES FICHIERS CSV Il vous est possible de télécharger un fichier.csv complet. Cependant, si vous désirez quelque chose de plus flexible, nous vous conseillons d utiliser la fonctionnalité de personnalisation du fichier.csv. Personnalisez, sélectionnez les champs souhaités pour votre fichier. Customisez votre téléchargement, consolidez vos nombreuses factures au format souhaité pour intégration dans votre système comptable. CRÉATION D'UN NOUVEAU FORMAT OU TELECHARGEMENT DE L EXISTANT Suivez les étapes Téléchargement Multi-Documents (reportezvous page 12) et choisissez le format CSV rapport et cliquez sur le bouton 'Load'. Cliquez sur le bouton «Format Personnalisé».

18 17 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Dans l'écran «Format personnalisé» vous êtes en mesure de: Supprimez les champs dont vous n avez pas l utilité Modifier l'ordre des champs (en colonnes dans le fichier CSV). Sélectionner l'ordre de tri. Une fois la sélection terminée, enregistrez ce format personnalisé si vous souhaitez l utiliser ultérieurement. Nommez-le puis enregistrez-le en cliquant sur «Sauvegarder». Sélectionnez «Exécuter» pour revenir à l écran «Téléchargement des factures» puis «Télécharger» pour obtenir le rapport que vous venez d'enregistrer. Durant le téléchargement, une indication de l avancement s affiche sur l écran. Une fois les fichiers récupérés il ne vous reste plus qu à cliquer sur la boite de dialogue pour visualiser/enregistrer vos fichiers.

19 18 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 3. RÉUTILISER UN FORMAT.CSV PERSONNALISÉ Dans cette section, nous verrons comment récupérer un rapport précédemment créé et enregistré. Rendezvous dans l écran de téléchargement des factures, format.csv personnalisé (reportez-vous page 16). Chargez un rapport auparavant sauvegardé en cliquant sur «Charger». Un message vous informe que le fichier est chargé avec succès. Cliquez sur «Exécuter» et suivez les étapes détaillés précédemment pour le téléchargement. Pour supprimer un format enregistré, sélectionnez-le puis cliquez sur «Supprimer».

20 19 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 4. LA FONCTION RECHERCHE Cette fonctionnalité, vous permet de rechercher des documents à partir d une combinaison de critères. Il est possible de filtrer la recherche des factures par date, type, statut ou numéro. Une fois le modèle personnalisé de recherche créé et enregistré, il sera réutilisable pour une recherche ultérieure. Dans l écran «Rechercher», vous pouvez personnaliser votre requête en sélectionnant d'abord les critères applicables. Sélectionnez le ou les critères puis cliquez sur «Rechercher» pour afficher le résultat de la recherche Sélectionnez les factures en cochant les cases ou en sélectionnant le type «Tous». Cliquez sur le bouton«télécharger» en bas de page pour accéder au téléchargement des factures sélectionnées Une fois la recherche complétée, pour l utiliser de façon régulière, nommer cette recherche avec un identifiant approprié Cliquez sur «Sauvegarder sélection»

21 20 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Cliquez sur «Télécharger» Une fois les factures téléchargées, il vous suffit de cliquer dans la boîte de dialogue sur «Ouvrir le fichier» pour les visualiser ou les «Enregistrer» sur votre disque local.

22 21 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Pour rappeler une recherche préenregistrée, sélectionnez son nom dans le menu déroulant de la fonction Recherche. Vous pouvez modifier ensuite certains critères de votre requête avant d effectuer la recherche. Pour supprimer une recherche préenregistrée sélectionnez son nom dans le menu déroulant puis cliquez sur «Supprimer».

23 22 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING IV. ANNEXES Dans cette dernière section, nous vous présentons les principales caractéristiques de votre facture DHL Freight E-BILLING, ainsi qu une FAQ sur la facturation électronique et l utilisation du portail DHL FREIGHT E-BILLING Détail de la facture DHL Freight E-BILLING FAQ E-BILLING

24 23 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 1. DETAIL DE LA FACTURE E-BILLING DHL FREIGHT PAGE PRINCIPALE DE LA FACTURE E-BILLING : cette page résume l ensemble des prestations facturées, détaillées sur les pages annexes de votre facture Votre n de compte client DHL Freight Votre identifiant TVA Vos contacts pour toute réclamation Résumé des prestations facturées Sous-Totaux par codes TVA Mentions et articles de TVA Total TTC de votre facture Informations sur DHL Freight SAS et les modalités de règlement de votre facture Agence DHL Freight émettrice de la facture

25 24 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING PAGES ANNEXES DE LA FACTURE EBILLING : ces pages détaillent par bordereau d expédition (commande) toutes les prestations facturées, les montants nets et codes TVA applicables Informations sur la facture Détails expéditeurs & destinataires Poids, dimensions et colisage Bordereaux de transport / commandes Codes TVA applicables par prestation Vos références Description des prestations facturées par bordereau / commande Montants nets des prestations

26 25 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING 2. FAQ E-BILLING Comment fonctionne la facturation électronique? Lorsqu une facture est générée, DHL FREIGHT vous envoie automatiquement une version électronique par au format PDF signé électroniquement. Vous retrouverez aussi dans cet un lien URL vers le portail E-Billing où vous serez en mesure de consulter et de télécharger vos factures sous différents formats. Nul besoin de facture papier. Grâce à l E-Billing, vous faites des économies de temps, de papier, et œuvrez à la protection de l'environnement. Plus d enveloppes à ouvrir ni de factures qui encombrent votre bureau. Comment puis-je consulter ma facture E-Billing en ligne? Étape 1: Cliquez sur le lien E-Billing dans votre de notification. Vous serez dirigé automatiquement vers votre espace sur le portail DHL Freight E-Billing. (vous pouvez directement ouvrir la pièce jointe à l' et consulter votre facture au format PDF). Étape 2: Dans votre espace E-Billing, vous pouvez consulter toutes vos factures en ligne pendant 1 an. Étape 3: Cliquez sur le bouton de téléchargement pour importer les factures sous différents formats sur votre ordinateur. Sous quel format puis-je recevoir mes factures électroniques? Les factures électroniques peuvent être téléchargées depuis votre espace E-Billing sous différents formats : CSV (fichier texte avec séparateurs, utilisable dans différents logiciels). PDF (idéal pour l'impression ou l'envoi en pièce jointe). XML Grâce à ces formats vous pouvez gagner un temps précieux et éviter de saisir manuellement vos factures dans votre système comptable. La facturation E-Billing est-elle sécurisée? Oui, l E-Billing est plus sûr que bon nombre de méthodes permettant l envoi et la réception de documents comptables. Nous utilisons une combinaison de signatures numériques. L ensemble des données est crypté pour une meilleure protection et une garantie de l intégrité du contenu. Si je m inscris à l E-Billing, vais-je encore recevoir ma facture papier? Non, l E-Billing est une alternative écologique. L objectif est de supprimer l envoi de facture papier. Vous ne recevrez que des factures au format électronique dorénavant. Je me suis inscrit à l E-Billing, mais j'ai oublié mon nom d'utilisateur ainsi que mon mot de passe. Que dois-je faire? Votre nom d utilisateur est votre adresse . Pour retrouver votre mot de passe, cliquez sur «Mot de passe oublié». Un automatique vous sera renvoyé avec un nouveau mot de passe temporaire. Mon adresse e -mail a changé. Que dois-je faire pour être sûr de continuer à recevoir mes factures électroniques? Vous avez la possibilité de modifier votre adresse en ligne via «Mon profil». La mise à jour de cette information doit se faire rapidement. Cependant, nous vous recommandons fortement de nous communiquer cette modification. Nous supprimerons vos anciennes adresses du système pour éviter toute erreur : ebillingfreight.fr@dhl.com Mes comptes seront-ils tous couverts par DHL E-Billing? L E-Billing est actuellement disponible pour l ensemble des comptes clients DHL Freight. Tous vos numéros de compte doivent être préalablement enregistrés sur le portail DHL E-Billing. Inscrivez-vous à l E-Billing sur notre site Vous pouvez nous contactez pour enregistrer tous vos comptes clients DHL Freight en une seule fois : ebillingfreight.fr@dhl.com Si je dispose de plusieurs comptes, comment ma facture électronique sera-t-elle présentée? Vous recevrez des factures pour chaque compte comme cela était le cas pour vos factures sous format papier. Les données de facturation seront toujours présentées selon la même périodicité que vos factures classiques. L'utilisation de l E-Billing est-elle payante? Non, il n'y a pas de frais pour recevoir des factures électroniques de la part de DHL Freight.

27 26 Guide Utilisateur DHL Freight E-BILLING Comment puis-je savoir si ma facture provient de DHL? La facture PDF possède une signature électronique DHL FREIGHT. Celle-ci garantie l authenticité de la facture ainsi que sa provenance. Comment puis-je traiter ma facture électronique? Enregistrez votre facture originale au format PDF et conservez-la sous son format électronique. La signature électronique certifiera l origine de celle-ci (DHL Freight). Ensuite, vous pouvez : 1. Télécharger la facture aux formats CSV/XML pour l intégrer dans votre système comptable. 2. Télécharger la facture au format CSV, et l ouvrir avec Excel pour exploiter les données. Combien de temps mes factures seront-elles disponibles en ligne? Vos factures électroniques sont disponibles en ligne pendant 12 mois, à partir de leur date d émission. Comment puis-je obtenir une copie d'une facture électronique? En vous connectant à votre espace E-Billing : accédez à l ensemble de vos factures, sélectionnez celle de votre choix et téléchargez-la. Vous n avez aucune limite de téléchargements tant que la facture est disponible sur le portail. Je rencontre des problèmes techniques avec mon espace E-Billing. Qui puis-je contacter pour m'aider? Si vous rencontrez des difficultés avec votre compte E-Billing ou une question à laquelle le Guide Utilisateur ne répond pas vous pouvez contacter votre support à l adresse ebillingfreight.fr@dhl.com Quelle configuration système dois-je avoir pour utiliser l E-Billing? Cette solution a été conçue pour fonctionner avec Internet Explorer version 6.0 ou +, et nécessite Adobe Reader version 7 ou +. Dois-je installer un logiciel spécifique afin de recevoir mes factures E-Billing? Non, une connexion internet est tout ce dont vous avez besoin pour recevoir vos factures E-Billing. Vous recevrez vos s de notifications et aurez accès à votre espace en ligne. Assurez-vous que votre filtre anti-spam ne bloque pas les messages électroniques de l'adresse suivante : ebillingfreight.fr@dhl.com Vous avez une autre question? Contactez votre support E-Billing DHL Freight à l adresse ebillingfreight.fr@dhl.com