Formation tableur niveau 2 (LibreOffice Calc 4)

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1 Formation tableur niveau 2 (LibreOffice Calc 4) L objectif général de cette formation est de vous permettre d améliorer votre confort de travail et de découvrir quelques fonctions avancées de LibreOffice Calc. Sommaire 1.Adapter l affichage pour mieux voir tout ou partie d un tableau Fractionner un tableau Renvoyer à la ligne automatiquement Masquer des colonnes Utiliser une recopie incrémentée Inverser abscisse et ordonnée d un tableau Réaliser la copie d une feuille Renommer une feuille Nommer une cellule et une zone Copier la valeur d une cellule Utiliser une condition dans une formule (fonction SI) Utiliser plusieurs conditions dans une formule (ET, OU, SI imbriqués) Quelques fonctions LibreOffice Calc fort utiles Réaliser des calculs entre dates Formater des dates Formater un résultat pour ajouter du texte à un nombre Afficher les lignes correspondant à un critère Réaliser des sous-totaux...6 Ouvrir l'application LibreOffice Calc > dans le dossier Base, ouvrir le fichier LYCEES.XLS (et non pas ouvrir ce fichier à partir de l'explorateur Windows) 1. ADAPTER L AFFICHAGE POUR MIEUX VOIR TOUT OU PARTIE D UN TABLEAU Problème : Solution : Je voudrais voir dans le même écran les colonnes B à H Sélectionner les cellules de B1 à H1 Affichage > Zoom... > Optimal > OK 2. FRACTIONNER UN TABLEAU Problème : Je souhaite que la ligne 1, qui comporte les titres, soit toujours visible même si je consulte les dernières lignes du tableau Solution : Sélectionner toute la ligne 2 en cliquant, tout à fait à gauche, sur la cellule grisée Fenêtre >Fixer Avec la molette de la souris ou la barre de défilement, atteindre la dernière ligne du tableau NB : Si vous voulez toujours voir non seulement les titres de la ligne 1 mais aussi les VILLES de la colonne B : clic en C2 > Fenêtre > Fixer > Fenêtre >Fixer OOClasseur_F2.odt 1 / 6 Y. CINOTTI

2 3. RENVOYER À LA LIGNE AUTOMATIQUEMENT Problème : Comment faire en sorte que le texte d une cellule soit renvoyé à la ligne? Solution : Fenêtre > Fixer Cliquer en A1 > menu Format > Colonne > Largeur > Largeur : 1,5 > OK F l intitulé de la colonne A est tronqué Si nécessaire, cliquer en A1 > Format > Cellules... > onglet Alignement > en bas, dans la zone Propriétés, cocher Renvoi à la ligne automatique >OK 4. MASQUER DES COLONNES Problème : Comment voir côte à côte la colonne E (NOM_LYCEE) et colonne H (CODEPOST) sans déplacer les colonnes? Solution : Sélectionner les colonnes F et G > Format > Colonne > Masquer Affichez à nouveau les colonnes masquées : sélectionner les colonnes E et H afin de les sélectionner > clic-droit sur la cellule E ou H >Afficher 5. UTILISER UNE RECOPIE INCRÉMENTÉE Problème : Comment obtenir la suite logique d une série de données? Solution : Ctrl+N (pour ouvrir un nouveau fichier) > en B1, saisir : Janvier > Entrée > placer le pointeur sur le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule B1 et clique-glisser vers la droite jusqu à la cellule M1 pour afficher les autres mois. En A2, saisir : 1 > En A3, saisir : 3 > sélectionner les cellules A2 et A3 > étirer la sélection jusqu en A8 la suite 5, 7, 9, 11, 13 s affichent. NB : De la même manière, il est possible d obtenir les jours de la semaine en étirant une cellule dans laquelle a été saisi lundi 6. INVERSER ABSCISSE ET ORDONNÉE D UN TABLEAU Problème : Après réflexion, je voudrais inverser la présentation du tableau de façon que les mois soient placés en colonne et les nombres en ligne Solution : Sélectionner les cellules A1 à M8 >Ctrl+C > cliquer en A10 > Édition > Collage spécial > zone Sélection : Tout insérer > zone Options : Transposer > OK > supprimer les lignes 1 à 9 Ö Ouvrir le fichier Clients.xls Ö Revenir vers le fichier Sans nom 1 - LibreOffice Calc 7. RÉALISER LA COPIE D UNE FEUILLE Problème : Je veux disposer d'une autre feuille avec exactement le même tableau. Solution : Sélectionner les cellules A1 à H13 > Format > AutoFormat... > Format : Marron > OK Édition > Feuille > Déplacer/copier... > en bas, cocher Copier > OK NB : Lorsqu une feuille a été mise en forme, le fait de copier-coller un tableau dans une autre feuille ne permet pas de conserver exactement la même mise en forme. C est pourquoi il est préférable de passer par Déplacer/copier Il est également possible de copier ou de déplacer une feuille vers un autre fichier. Pour cela, il faut que les deux fichiers soient ouverts puis Édition > Feuille > Déplacer/copier > dans la liste déroulante Vers le document choisir le fichier destinataire. OOClasseur_F2.odt 2 / 6 Y. CINOTTI

3 8. RENOMMER UNE FEUILLE Problème : La nouvelle feuille est nommée Feuil1e1_2. Comment la nommer REGION EST? Solution : Clic droit, en bas à gauche, sur l onglet de la nouvelle feuille, > Renommer la feuille... > Nom : REGION EST >OK 9. NOMMER UNE CELLULE ET UNE ZONE Problème : Comment écrire les formules en langage un peu plus naturel pour faciliter la lecture? Solution : Saisir dans la colonne B, les données suivantes Utiliser l'icône Format numérique : monnaie et ajuster la largeur de la colonne En A15, saisir TVA En B15, saisir 19,6% Cliquer en B15 > Insertion > Noms > Définir... > cliquer sur TVA > dans la zone Assigné à, cliquer sur l'icône Réduire > cliquer en B15 > dans la fenêtre Définir des noms: Assigné à, cliquer sur l'icône Réduire > OK Désormais, le nom de la cellule B15 est TVA En C2, pour calculer le montant de la TVA, saisir : =B2*TVA > ajuster la largeur de la colonne Fenêtre > cliquer sur Clients.xls LibreOffice Calc > cliquer en H2 > Ctrl+Maj+ (pour sélectionner toutes les cellules jusqu à la première cellule vide) > Ctrl+F3 > Nom : CA > Ajouter > OK En H133 calculer le chiffre d affaires total en saisissant : =SOMME(CA) En H134 calculer le ticket moyen en saisissant : =MOYENNE(CA) 10. COPIER LA VALEUR D UNE CELLULE Problème : Comment copier non pas la formule contenue dans une cellule mais le résultat affiché? Solution : Revenir vers le fichier créé à partir du point 5 (nommé Sans nom1...) Recopier la formule en C2 vers le bas jusqu à la cellule C13. Si nécessaire, agrandir la colonne pour éviter ### Copier les cellules C2 à C6 > cliquer en D2 > Édition > Collage spécial > Sélection : décocher Tout insérer > cocher seulement Nombres> Options : décocher Transposer > OK > agrandir la colonne D en cliquant en D2 vous constatez que la cellule contient bien des nombres et non pas des formules 11. UTILISER UNE CONDITION DANS UNE FORMULE (FONCTION SI) Problème : Le contenu des cellules C7 à C13 est inutile puisque je ne dispose pas encore des données pour les mois de juin à décembre. Il faudrait donc ne réaliser le calcul de la TVA que si une valeur a été saisi dans la colonne B. Solution : Cliquer en C2 > à la place de la formule actuelle, saisir : =SI(B2>0;B2*TVA;"") > recopier la formule de C3 à C13 NB : La formule =SI(B2>0;B2*TVA;"") signifie : si le contenu de la cellule B2 est supérieur à 0 alors calculer B2 TVA sinon ne rien afficher dans la cellule. La fonction SI est sans doute la plus riche de toutes les fonctions LibreOffice Calc. Elle permet de réaliser des tests. Sa syntaxe est la suivante : SI(condition ; alors ; sinon ) OOClasseur_F2.odt 3 / 6 Y. CINOTTI

4 12. UTILISER PLUSIEURS CONDITIONS DANS UNE FORMULE (ET, OU, SI IMBRIQUÉS) Problème : Comment réaliser des tests plus complexes? Solution : Insertion > Feuilles... > OK > saisir les données suivantes : en C1 saisir la formule : =SI(ET(A1>=10;A5="Cheval");A2;0) ce qui signifie : si le contenu de A1 est supérieur ou égal à 10 et si A5 contient le texte Cheval alors afficher le contenu de A2 sinon afficher 0 le résultat est 24 en C2 saisir la formule : =SI(OU(A2<>23;A5="Mulet");A1/A2;A3) ce qui signifie : si le contenu de A2 est différent de 23 ou A5 contient le texte Mulet alors afficher le résultat de A1 divisé par A2 sinon afficher A3 le résultat est 0,75 en C3 saisir la formule : =A1+SI(A5="Cheval";327;0) ce qui signifie : faire la somme de A1 et, si A5 contient le texte Cheval, de 327 sinon de 0 le résultat est 345 en C4 saisir : =SI(A1=0;"";SI(A1<10;"insuffisant";SI(A1<=15;"bien";"très bien"))) ce qui signifie : si le contenu de A1 est égal à 0 alors ne rien afficher sinon, si A1 est inférieur à 10, afficher insuffisant sinon, si A1 est inférieur ou égal à 15, alors afficher bien sinon afficher très bien le résultat est très bien en C5 saisir la formule : =SI(A4;"quelque chose";"rien") ce qui signifie : si, dans la cellule A4, il y a une donnée numérique, alors afficher quelque chose sinon afficher rien le résultat est rien puisque Cheval n'est pas une donnée numérique mais textuelle. Vidéo : Concernant la fonction SI et les SI imbriqués, une vidéo utile à l URL : QUELQUES FONCTIONS LIBREOFFICE CALC FORT UTILES Fonction Exemple En langage naturel ENTIER(nombre) arrondit un nombre Extraire la partie entière =ENT(A3) à l'entier immédiatement inférieur du nombre en A3 ARRONDI(nombre;nombre de décimales) arrondit un nombre au nombre de décimales indiqué. l icône supprimer une décimale ne permet pas d arrondir mais seulement de masquer les décimales. =ARRONDI(A3;1) Arrondir le nombre en A3 avec une décimale Résultat ,6 OOClasseur_F2.odt 4 / 6 Y. CINOTTI

5 Fonction Exemple En langage naturel NBVAL(valeur1;valeur2; ) compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides, qu elles comportent des nombres ou du texte NB.SI(plage;critère) compte le nombre de cellules à l'intérieur d'une plage qui répondent à un critère donné. =NBVAL(A1:A7) =NB.SI(A1:A7;">20") Compter le nombre de cellules non vides de A1 à A7 Compter le nombre de cellule dans la zone A1 à A7 supérieure à 20 Résultat RÉALISER DES CALCULS ENTRE DATES Problème : Solution : Je cherche à calculer le nombre de jours que j ai vécus depuis ma naissance Insertion > Feuilles... > OK En A1 saisir : =AUJOURDHUI() la date du jour s affiche (ou plutôt celle de l ordinateur) En A2 saisir votre date de naissance sous la forme jj/mm/aa En A4 saisir : =A1-A2 15. FORMATER DES DATES Problème : Je souhaite que les dates dans les cellules A1 et A2 précisent le jour de la semaine Solution : Sélectionner les cellules A1 et A2 > Format > Cellules... > onglet Nombres > catégorie : Date > dans la zone de saisie sous Format, cliquer sur vendredi 31 décembre 1999 le résultat peut être vérifié dans le cadre à droite > OK > agrandir la colonne A 16. FORMATER UN RÉSULTAT POUR AJOUTER DU TEXTE À UN NOMBRE Problème : Je veux que le résultat en A4 précise qu il s agit d un nombre de jours et que le chiffre des milliers soit séparé de celui des centaines par un espace Solution : Cliquer en A4 > Ctrl+1 > onglet Nombres > Catégorie : Nombre > cocher Séparateur de milliers > dans la zone de saisie sous Description du format, juste après # ##0, saisir " jours" (y compris les guillemets et l'espace avant le j) > OK Revenir vers le fichier Clients.xls 17. AFFICHER LES LIGNES CORRESPONDANT À UN CRITÈRE Problème : Comment afficher uniquement les clients habitants Balma? Solution : Cliquer sur une cellule remplie du tableau > Données > Filtre > AutoFiltre une flèche apparaît dans la ligne 1, à droite de chaque intitulé de colonne > cliquer sur la flèche de la colonne VILLE > dans la liste, sélectionner Balma Problème : Comment supprimer la sélection et afficher tout à nouveau? Solution : Cliquer sur la flèche de la colonne VILLE > En début de liste, sélectionner tous Problème : Comment sélectionner les clients générant le plus gros chiffre d affaires? Solution : Cliquer sur la flèche de la colonne TOTAL > Top 10 OOClasseur_F2.odt 5 / 6 Y. CINOTTI

6 Problème : Comment sélectionner les clients dont le total est compris entre 300 et 600? Solution : Données > Filtre > Supprimer le filtre Cliquer sur la flèche de la colonne TOTAL > dans la liste, sélectionner Filtre standard... > saisir les données suivantes : 18. RÉALISER DES SOUS-TOTAUX Problème : Comment calculer le montant moyen dépensé par les clients d une même commune? Solution : Données > Filtre > Supprimer le filtre > Données > Trier... > Trier selon : VILLE > Puis par : - indéfini - > OK Données > Sous-totaux... > Grouper par : VILLE > dans la zone Calculer les sous-totaux pour, cocher seulement Total > Fonction : Moyenne > OK À gauche de la fenêtre, est apparu une bande beige avec, en haut, trois boutons Cliquer sur le bouton 2 F les détails disparaissent, seules les villes et les moyennes sont affichées > cliquer sur le bouton 1 F seule la moyenne générale est affichée Pour supprimer les sous-totaux : cliquer sur le bouton 3 > Données > Sous-totaux... > Supprimer OOClasseur_F2.odt 6 / 6 Y. CINOTTI