Coordinator, Fundraising & Donor Development

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1 The Trans Canada Trail / Sentier Transcanadien is one of the world s longest and grandest recreational trails. It is used by millions of Canadians and international visitors to experience our country s legendary wilderness, cycle historic rail trails, explore provincial and territorial capitals, canoe the routes of early explorers, visit national and provincial parks and historic sites, commute to and from work, and enjoy the benefits of safe, healthy active living. By Canada s 150 th Anniversary of Confederation in 2017, the Trail will be fully connected, stretching more than 24,000 kilometres from coast to coast to coast, linking millions of Canadians and celebrating out natural and cultural heritage. Today 75% of the Trail is developed. Coordinator, Fundraising & Donor Development Reporting to the Director of Development, the Coordinator, Fundraising & Donor Development plays a key role in the coordination, implementation, and execution of all fundraising programs and donor development activities required to support the achievement of annual revenue goals and the long-term growth of the Annual Program. The Annual Program fundraising portfolio includes direct response, monthly giving, middle donor, tribute / in honour giving, planned giving, and 3 rd party fundraising. Primary Responsibilities Fundraising, Development and Donor Communications Coordinates and executes all donor recognition and stewardship activities including thank you calls and cards, stewardship mailings & e-communications; manages the collection and maintenance of donor recognition preferences for public donor listings; manages the data entry of all recognition and stewardship actions in Raiser s Edge donor records; oversees and ensures the accuracy of donor record information and constituency codes for high value Annual donors. Acts as primary contact for, and provides day-to-day support to, high value Annual Program donors and supporters including 3 rd party fundraisers, planned giving prospects and expectants, and donors at the $500+ level; manages all outreach and front line calling to these donor groups, escalates recognition activities for high value donors in accordance with Annual team donor management processes to the Director of Development for additional follow-up and / or support. Coordinates the administration of non-routine donations with Administrative Assistant, Development & Donor Services, and oversees the administration of complex gifts such as gifts of securities, designated donations, and Estate gifts, managing communications with donors, brokers, lawyers and executors, and coordinating legal and administrative requirements with the CFO and Manager, Information Systems as needed. Supports the development of all donor and fundraiser communications, and fundraising marketing support tools; manages updates to existing materials, and develops new ones as needed, in both print and online media.

2 Maintains donor communications files and oversees updates to front-line donor service materials including letters, call scripts and card copy, coordinating with Director of Development and Administrative Assistant, Development and Donor Services to update materials as needed. Manages in-bound donor service call and escalations from the Administrative Assistant, Donor Services and Development; identifies additional escalation as needed, bringing sensitive concerns and / or issues to the Director of Development for additional follow-up when required. Campaign Management & Marketing Support Supports direct response campaigns by providing day-to-day campaign development support, reviewing direct mail lives, compiling campaign results for internal reporting and analysis, and updating Raiser s Edge with campaign details and budgets. Provides day-to-day support in the execution of telemarketing campaigns including overseeing timely and accurate delivery of weekly donation and donor update reports from vendors; managing gift processing for all single gift donations; creating of new, and updating existing, monthly donor records; and coordinating the timely delivery of new donor welcome and active monthly donor upgrade packages with Administrative Assistant, Development and Donor Services. Supports the maintenance of all pages within the Donate section of tctrail.ca website, coordinating with the Director of Development and Manager, Information Systems to make updates and changes to these fundraising pages as required. Conducts sector and competitor research to support the development of new fundraising opportunities and initiatives as needed. Provides content development and copy writing support for new fundraising materials and donor communication tools as needed. Works with Manager, Information Systems to support departmental data management needs including development and delivery of data files for List Trades; data pulls for direct mail campaign e-reminders; delivery of campaign results data to agency of record, mass action updates to donor records for large scale mailings and other fundraising / stewardship initiatives; and other ad hoc pulls / reports as needed. Program Administration and Support Maintains and updates calendar of fundraising activities and initiatives for the Annual Program. Maintains and updates soft and hard copy files for Annual Program campaigns, initiatives and donors as required. Provides support in the development, maintenance and updating of key program, campaign and stewardship initiatives reporting and tracking tools and templates; including liaising with other internal stakeholders (i.e. Finance, IT, Communications) to reconcile and update crossdepartmental reports as needed. Develops and runs queries and reports in Raiser s Edge as needed to support the Annual Program and broader Development Team. Provides vacation coverage for, and day-to-day support to, Administrative Assistant, Development and Donor Services, with gift processing and front-line donor service duties, during periods of high volume donor / donation activity.

3 Skills & Experience Post-secondary education 2-3 years experience in fund development and / or customer service or marketing role Strong project management and multi-tasking skills; able to effectively manage competing priorities and remain focused to meet deadlines Demonstrated sound judgement & problem solving skills; able to be proactive in identifying issues and opportunities Detail and results oriented Excellent written and verbal communication skills Highly personable, with a strong donor service orientation Able to work effectively independently, with low level of day-to-day supervision Excellent computer skills, with high level of comfort in MS Office Suite and in learning to work within new programs and online environments as needed Experience working with Raisers Edge Bilingualism required Please your resume in confidence by Monday, April 6 to info@tctrail.ca with the subject line Coordinator, Fundraising & Donor Development.

4 Le sentier Transcanadien / The Trans Canada Trail est l un des sentiers récréatifs les plus longs et les plus grandioses au monde. Il est emprunté par des millions de Canadiens et de visiteurs internationaux désireux de découvrir les légendaires espaces sauvages du Canada, parcourir à vélo d anciennes lignes ferroviaires, explorer les capitales provinciales et territoriales, canoter sur les cours d eau parcourus par les premiers explorateurs, visiter les parcs nationaux et provinciaux ainsi que les sites historiques. Ses adeptes l empruntent aussi pour se rendre au travail et adopter un mode de vie sain et actif dans un environnement sécuritaire. D ici le 150 e anniversaire de la Confédération canadienne en 2017, le Sentier sera entièrement raccordé et s étendra sur plus de kilomètres, reliant ainsi des millions de Canadiens et célébrant notre patrimoine naturel et culturel. À ce jour, le Sentier est achevé à 75 %. Coordonnateur, Développement des collectes de fonds et de la base de donateurs Relevant de la directrice de développement, le coordonnateur, Développement des collectes de fonds et de la base de donateurs, joue un rôle clé dans la coordination, la mise en œuvre et la réalisation des programmes de collecte de fonds et des activités visant à élargir la base des donateurs nécessaires pour appuyer l atteinte des objectifs de revenu annuel et la croissance à long terme du Programme annuel. Le portefeuille de collecte de fonds du Programme annuel comprend les dons directs, les dons mensuels, les donateurs moyens, les dons en hommage, les dons planifiés, et les collectes de fonds de tierce partie. Responsabilités Collecte de fonds, développement et communication avec les donateurs Coordonne et exécute les activités de reconnaissance et de gérance des donateurs, notamment les appels et les cartes de remerciement, les envois postaux et les communications électroniques; gère la collecte et la mise à jour des préférences des donateurs publics en matière de reconnaissance; gère la saisie de toutes les données relatives aux activités de reconnaissance et de gérance dans les dossiers des donateurs de la base de données Raiser s Edge; surveille et assure l exactitude des renseignements figurant aux dossiers des donateurs ainsi que des codes de circonscription des donateurs d importance du Programme annuel. Agit comme personne-ressource principale et assure un soutien quotidien auprès des donateurs et des supporteurs d importance du Programme annuel, y compris les tiers collecteurs de fonds, les donateurs potentiels de dons planifiés et les donateurs de 500 $ et plus; gère les appels de liaison et de première ligne effectués auprès de ces groupes de donateurs, met en œuvre des activités de reconnaissance à l intention des donateurs importants conformément au processus de gestion des donateurs de l équipe du Programme annuel et les présente à la directrice du développement, pour un suivi ou un soutien supplémentaires.

5 Coordonne la gestion des dons extraordinaires avec l adjointe administrative, Développement et Services aux donateurs, et supervise l administration de dons complexes comme les dons de titres, les dons désignés et les dons de propriétés, tout en gérant les communications avec les donateurs, les courtiers, les avocats et les liquidateurs et en coordonnant les exigences juridiques et administratives avec la directrice financière et le gestionnaire, Systèmes de l information, le cas échéant. Appuie le développement des communications et des outils de marketing à l'intention des donateurs et les collecteurs de fonds; gère la mise à jour du matériel existant et crée de nouveaux outils au besoin, tant en format imprimé que pour le Web. Maintient les dossiers des communications aux donateurs et supervise la mise à jour des documents de première ligne concernant les services aux donateurs, y compris les lettres, les scénarios d appel et les cartes; au besoin, assure la coordination des mises à jour avec la directrice de développement et l adjointe administrative, Développement et Services aux donateurs. Gère les appels de service entrants et les courriels des donateurs qui lui sont réacheminés par l adjointe administrative, Développement et Services aux donateurs; identifie les problèmes ou les questions de nature délicate qui méritent d'être portées à l attention de la directrice du développement, pour suivi supplémentaire. Gestion des campagnes de publicité et soutien marketing Appuie la réalisation des campagnes de publicité directe en dispensant le soutien quotidien nécessaire à leur élaboration, en examinant les envois de publipostage, en compilant les résultats des campagnes aux fins d analyse et de production de rapports internes et en actualisant la base de données Raiser s Edge avec les détails et les budgets des campagnes. Fournit une assistance quotidienne dans la mise en œuvre des campagnes de télémarketing, notamment en s assurant que les rapports hebdomadaires de mise à jour des dons et des donateurs transmis par les vendeurs sont produits avec exactitude et en temps voulu; gère le traitement des dons uniques, crée des dossiers pour les nouveaux donateurs mensuels et actualise ceux des donateurs existants; avec l adjointe administrative, Développement et Services aux donateurs, coordonne la livraison, en temps opportun, de trousses de bienvenue aux nouveaux donateurs et de trousses de surclassement aux donateurs mensuels actifs. En coordination avec la directrice de développement et le gestionnaire, Systèmes de l information, appuie l actualisation des pages de la section Dons du site Web tctrail.ca et s assure que les mises à jour et les modifications nécessaires y sont effectuées. Mène des recherches au sein de notre secteur et du secteur de la concurrence afin d appuyer le développement de nouvelles occasions et initiatives de collecte de fonds, selon les besoins. Apporte son soutien à l élaboration et à la rédaction du contenu des nouveaux documents relatifs aux collectes de fonds et aux outils de communication avec les donateurs, selon les besoins. Collabore avec le gestionnaire, Systèmes de l information, pour combler les besoins en matière de gestion des données interservices; veille à l élaboration et à la transmission de fichiers de données pour les échanges de listes (List Trades), à la sélection de données pour l envoi de rappels électroniques liés aux campagnes publipostage, à la communication des résultats de campagne à l agence attitrée; procède à la mise à jour massive des dossiers des donateurs pour les campagnes de publipostage à grande échelle et autres projets de collecte de fonds et de gérance, ainsi qu à la production d ensembles de données et de rapports ponctuels, selon les besoins.

6 Administration et soutien du Programme Tient et met à jour le calendrier des activités et des projets de collecte de fonds pour le Programme annuel. Tient et met à jour les dossiers électroniques et imprimés destinés aux campagnes du Programme annuel, les projets et les donateurs, selon les besoins. Fournit un appui au développement, au maintien et à la mise à jour du programme principal et des outils et modèles servant au suivi et à l'établissement de rapports de projets de campagne et de gérance, notamment en assurant la liaison avec les autres services internes concernés (Finances, TI et Communications) afin de rapprocher et de mettre à jour les rapports interservices, selon les besoins. Effectue des recherches et commande des rapports dans la base de données Raiser s Edge en vue d appuyer le programme annuel et l ensemble de l équipe de développement. Assure le service pendant les périodes de vacances et fournit une aide quotidienne à l adjointe administrative, Développement et Services aux donateurs, dans le traitement des dons et dans les tâches liées au service pendant les périodes où les activités concernant les dons et les donateurs connaissent un fort volume. Compétences et expérience Diplôme d études postsecondaires. 2 à 3 ans d expérience en développement de collecte de fonds, en service à la clientèle ou en marketing. Solides compétences en gestion de projet et capacité à mener plusieurs tâches de front; capacité à gérer efficacement les priorités tout en demeurant axé sur le respect des échéanciers. Bon jugement et compétences avérées en matière de résolution de problèmes; capacité à déceler les problèmes et les occasions de façon proactive. Attention accordée aux détails et aux résultats. Excellentes compétences en communication écrite et verbale. Belle prestance, accorde une importance élevée aux relations avec les donateurs. Apte à travailler efficacement de façon autonome, avec un faible niveau de supervision quotidienne. Excellentes compétences informatiques, grande aisance avec MS Office et aptitude à travailler avec de nouveaux logiciels et des environnements en ligne, au besoin. Expérience de travail avec le logiciel Raisers Edge. Bilinguisme exigé. Veuillez transmettre votre curriculum vitae à titre confidentiel avant le 6 avril a info@tctrail.ca avec le sujet Coordonnateur, Développement des collectes de fonds