PaPyRuS. Le nouveau reporting bancaire électronique

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1 PaPyRuS Banque Le nouveau reporting bancaire électronique

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3 Avec le service «PaPyRuS», Dexia Banque vous propose désormais une alternative électronique vous permettant de remplacer avantageusement le reporting papier. En effet, un nombre grandissant de clients nous interpellent régulièrement au sujet du reporting papier que nous leur envoyons : «Il est inutile», «Trop volumineux», «Trop lent»... Cette masse de papier doit encore et toujours être gérée, classée, archivée, alors qu il existe des solutions alternatives permettant l automatisation de l encodage (CODA) ou la consultation des données financières (application bancaire en ligne). Il est exact que le volume de papier imprimé et envoyé à la clientèle (parfois en plusieurs exemplaires) est énorme. Ainsi, sur une base annuelle, Dexia Banque imprime plus de de pages d extraits. Les sociétés ou administrations pouvant recevoir chacune entre et pages par an! Le coût environnemental et financier est donc énorme. Pourtant, les extraits de compte et autres pièces justificatives restent indispensables. Tous ces documents sont en effet à considérer comme pièces justificatives pour vos comptes et votre comptabilité. Ils doivent, à ce titre, pouvoir être présentés à des organismes de contrôle (réviseur, Cour des comptes, tutelle, fisc...) ou à des tiers concernés. La banque est également tenue de vous envoyer un compte rendu complet des opérations réalisées et des situations de vos comptes. C est dans ce contexte, et avec l ambition de proposer une solution alliant la valeur légale du reporting bancaire aux avantages des outils électroniques, qu est né le service PaPyRuS (Project for Paper Reporting Substitution).

4 La nouvelle alternative au reporting papier PaPyRuS est une alternative électronique au reporting papier, une alternative : respectueuse de l environnement ; plus économique ; sécurisée et officiellement reconnue ; innovante ; plus performante pour le client. > Plus respectueuse de l environnement Avec PaPyRuS, les documents ne devront plus être imprimés, ni par Dexia Banque, ni par le destinataire. Le défi est en effet d utiliser des documents électroniques en lieu et place des documents papier. De la sorte, vous optez pour une solution respectueuse de l environnement. > Plus économique PaPyRuS est une solution économique qui vous permettra d éviter les frais directs liés au reporting papier (frais d expédition, frais de duplicata...), mais également de limiter des coûts indirects. En effet, l utilisation du papier génère des coûts de manipulation, de recherche, de classement et surtout d archivage (classeurs, armoires, prix au m 2 ). Avec PaPyRuS, vous pourrez réduire ces frais, notamment en mettant en œuvre un archivage électronique à un coût très limité. L adhésion et l utilisation du système PaPyRuS sont entièrement gratuites. > Sécurisée et officiellement reconnue Afin de garantir une acceptation et une reconnaissance des documents électroniques en substitution des documents papier, la délivrance et les documents eux-mêmes sont sécurisés au travers de quatre mécanismes complémentaires : l utilisation de DexiaWeb ou de DexiaWeb via Isabel garantit la délivrance sécurisée des documents ; les documents sont au format PDF, difficilement modifiables ; chaque document électronique est certifié, ce qui garantit son authenticité et intégrité ; le certificat électronique garantit l authenticité et l intégrité des documents ; enfin, un code MAC permet un contrôle d une version éventuellement imprimée du document. > Innovante La solution proposée par PaPyRuS est basée sur les dernières évolutions et possibilités technologiques. Les fonctionnalités sont nombreuses et performantes, afin de vous offrir un système unique en Belgique. > Plus performante Avec PaPyRuS, vous aurez un accès immédiat à vos documents, sous un format électronique, ce qui vous permettra une meilleure exploitation de ceux-ci : outils de recherche, copier-coller, diffusion plus rapide de l information, etc. Nous avons également veillé à créer une interface simple, conviviale et performante, afin de faciliter au maximum votre travail administratif. 2

5 PaPyRuS, une solution pour les professionnels les plus exigeants Le service PaPyRuS est disponible pour l ensemble des clients des segments Wholesale (Public Finance, Social Profit et Corporate Banking). Par dérogation, le projet est également accessible à toute autre entité utilisant l application DexiaWeb. De nombreux documents peuvent être demandés via PaPyRuS PaPyRuS vous permet - dès à présent - de recevoir sous format PDF les documents suivants : Extraits de compte ; Avis de débit collectif ; Listes de recettes globalisées ; Listes des DOM 80 (liste de contrôle et liste des impayés) ; Les échelles d intérêts (à partir de novembre 2006) ; Les principaux rapports «CREDITS» pour Public Finance : - Tableau de contrôle de la dette ; - Prévision des charges d emprunt ; - Liste mensuelle des révisions des taux ; - État mensuel des ouvertures de crédit ; - Prévisions budgétaires ; - Relevés de charges. Dans le futur, d autres documents et listes pourront être proposés via PaPyRuS. Un accès rapide, permanent et sécurisé aux documents En choisissant le format PDF, nous avons opté pour une solution compatible avec l ensemble des plateformes informatiques et lisibles via des logiciels gratuits. Nous recommandons toutefois l utilisation d Acrobat Reader version 7. Vous pourrez désigner librement les personnes qui pourront accéder, consulter et télécharger les documents électroniques (avec possible restriction des accès par compte ou par type de documents). Les documents seront accessibles de manière sécurisée via DexiaWeb, DexiaWeb@Isabel. Si le volume des documents le justifie, ils pourront également être envoyés via Dexia Secure EDI. L accès aux documents est immédiat. Concrètement, nous garantissons la mise à disposition de tous les documents demandés au format PDF le lendemain de leur création, dès 7h00 du matin. Ainsi, vous gagnez au minimum 2 jours ouvrables par rapport à l envoi des documents papier. Les documents resteront à votre disposition de manière centralisée chez Dexia Banque, même après téléchargement, pour une période de 5 ans. Ce délai vous permet de démarrer immédiatement, sans risque de perte des documents électroniques. Vous pouvez dès lors organiser la mise en place des nouvelles procédures d archivage de manière progressive. Au-delà de cette période de 5 ans, vous pourrez toujours consulter et exploiter les documents que vous aurez stockés ou archivés en local.

6 Un libre choix La transition vers PaPyRuS est entièrement libre et paramétrisable. Le choix par défaut reste toujours le papier. Nous vous recommandons toutefois d adopter PaPyRuS pour l ensemble de vos documents et de vos comptes. Cela rendra notre collaboration encore plus performante. Mais vous pourrez également - si vous le souhaitez - opter pour PaPyRuS : pour certains comptes ; pour certains types de document. Les extraits sont disponibles au format PDF

7 L utilisation des documents électroniques vous offre de nouvelles possibilités Effectuer des recherches automatiques dans un document ou dans l ensemble des documents stockés sur votre réseau. Copier des données vers d autres applications, via la fonction copier-coller ou via des logiciels d extraction des données du fichier PDF. Si vous possédez l application Acrobat Standard ou Professional (version payante), vous pourrez annoter directement les documents PDF, lancer des processus de validation, etc. Le partage de l information entre plusieurs personnes ou services est simple et direct. Il suffit de donner différents accès à DexiaWeb ou de stocker les documents téléchargés sur votre réseau. Vous ne devez plus photocopier vos documents lorsque vous devez les transmettre à un tiers. Il suffit d envoyer tout ou partie d un document électronique ou de n imprimer que certains éléments du document. Organiser votre archivage électronique. Vous constaterez que celui-ci est plus efficace, plus rapide et moins onéreux que l archivage papier. Intégrer les documents PDF dans d autres applications (lien avec les applications comptables, avec des logiciels de gestion documentaire, etc.). Une utilisation simple et performante Afin de permettre une utilisation simple et performante du nouveau reporting, nous avons développé des fonctionnalités simples et performantes au sein de votre application DexiaWeb. Ainsi, vous : avez - en un coup d œil - un aperçu de l ensemble des documents qui vous sont accessibles; retrouvez facilement n importe quel document avec des critères de recherche prédéfinis et ce, avec un historique de 5 ans; organisez au mieux votre travail d équipe, grâce à la fonction GROUPE de DexiaWeb; consultez l historique des téléchargements de vos documents via DexiaWeb; téléchargez rapidement les documents vers le répertoire de votre choix, sur votre disque dur ou sur votre réseau. Les documents y sont directement classés selon le type de document et le numéro de compte lié; identifiez aisément la nature des documents, car ils portent une dénomination structurée; pourrez être averti(e), via l option Messaging et par , de la présence de documents non téléchargés (dans le courant de l année 2007); 5

8 Tous les documents sont disponibles via DexiaWeb > Remarque importante Ces documents sont in fine destinés à justifier votre comptabilité et vous êtes responsable de celle-ci. Le téléchargement systématique, la conservation et l archivage à long terme relèvent donc de votre responsabilité.

9 Les documents PDF sont sécurisés et officiellement acceptés Les documents PDF - que ce soit dans leur version électronique ou éventuellement imprimée - ont la même valeur juridique, administrative, légale que les documents papier. Bien que vous en ayez la possibilité, il ne sera pas nécessaire d imprimer les documents. Le document PDF pourra être considéré comme un original. Afin de garantir cette acceptation, nous avons intégré 4 niveaux de protection et de sécurité. Grâce à ceux-ci, il ne peut y avoir aucun doute sur la valeur du document, celui-ci pourra même être considéré comme étant plus fiable qu un document papier. 1. L accès au document est soumis à la sécurité de DexiaWeb ou de Secure EDI. Seules les personnes désignées auront le droit de venir chercher les documents qui les concernent. Une fois ceux-ci téléchargés, il appartient au client de veiller à la confidentialité des documents enregistrés sur son système. 2. Les documents PDF ne peuvent être modifiés grâce à la protection d Adobe Acrobat. 3. Chaque document est certifié au moyen d une signature digitale forte. Cette signature - reconnue par la loi - garantit à la fois l authenticité et l intégrité du document PDF. Les documents portent une signature électronique Vous êtes à tout moment assuré que le document a bien été émis par Dexia Banque et pouvez vérifier s il n a pas été modifié depuis le moment de la signature. En cas de problème, un signal clair sera affiché à l écran. Le certificat utilisé pour la sécurisation des documents a été développé par la société CERTIPOST, ce qui garantit l authenticité du document et confère une valeur légale à la signature. Certipost est un important fournisseur de solutions permettant et sécurisant la communication électronique. Certipost offre aux organisations des solutions pour limiter leurs coûts, améliorer leur service à la clientèle et accroître leurs performances par le biais de la communication électronique. Certipost permet aux entreprises et aux autorités de communiquer électroniquement en toute confiance avec n importe quel client, citoyen, fournisseur et institution publique en rationalisant les flux de courrier entrant et sortant, en automatisant l échange d informations, en sécurisant et certifiant la communication électronique. Plus d info sur : 4. Un MAC (Message Authentication Code) est calculé et imprimé sur chaque page. Ce code alphanumérique a les mêmes fonctions que la signature numérique (contrôle de l authenticité et intégrité), mais permet un contrôle sur un document qui aurait été éventuellement imprimé. Un outil proposé librement sur Internet permettra à toute personne concernée de vérifier l authenticité et l intégrité de ce document.

10 Grâce à ces différents mécanismes de protection, les documents électronique peuvent être considérés comme valables, vis-à-vis de vos autorités de contrôle, vos partenaires ou même devant une juridiction. Par ailleurs, le projet a été officiellement présenté à différentes instances administratives* qui ont toutes émis un avis positif sur l utilisation du reporting PaPyRuS en substitution du reporting papier. Objectif zéro papier L objectif de PaPyRuS est bien de diminuer drastiquement la consommation et l utilisation du papier. Les documents ne doivent pas être imprimés. L idéal est donc de pouvoir travailler et d utiliser directement les outils informatiques mis à votre disposition (documents PDF, fichiers CODA, consultations en ligne ). Atteindre cet objectif nécessitera probablement une modification dans vos habitudes et votre manière de travailler. Dexia Banque pourra - si vous le désirez - vous accompagner dans ces changements. * Liste disponible sur demande. PaPyRuS est déjà disponible Durant plusieurs mois, le service PaPyRuS a été testé, avec succès, en situation réelle, en collaboration avec une trentaine de clients pilotes. Aujourd hui PaPyRuS est pleinement opérationnel et l ensemble des fonctionnalités proposées sont disponibles. Vous pouvez décider vous-même du meilleur moment pour commencer le reporting électronique. Suivez la procédure décrite ci-après et dites adieu aux montagnes de papier. La transition Pour assurer une transition réussie vers PaPyRuS, nous vous inviterons à remplir les formulaires ad hoc. 1. Si vous n avez pas encore d abonnement DexiaWeb : un contrat de base DexiaWeb, à remplir une seule fois par entité. 2. Une fiche DexiaWeb par utilisateur (existant ou nouveau) désirant accéder aux documents PDF. Les éventuelles restrictions d accès y seront indiquées. 3. L adhésion au règlement PaPyRuS. Ce document ne doit être signé qu une seule fois. 4. Un formulaire PaPyRuS vous permettant d indiquer les types de documents et comptes pour lesquels vous désirez les documents sous format PDF. Une fois mis à votre disposition, les documents PDF remplaceront les documents papier qui ne seront donc plus envoyés par la poste. 8

11 Vous voulez en savoir davantage? Nous vous invitons à contacter votre Public Banker/Chargé de relation/corporate Banker. Toute l information est également accessible en ligne, sur le site internet du service PaPyRuS, accessible à partir de PubliLink ou de Dexia Zone sur (disponible fin de l année 2006). Une documentation détaillée peut aussi être demandée par à l adresse papyrus@dexia.be Notre Contact Center Electronic Banking reste également à votre disposition par téléphone au

12 Banque Éditeur responsable : Dirk Smet, Boulevard Pachéco Bruxelles SPDV /2006