3 e rendez-vous de l Eco-exemplarité. 1 er rendez-vous de l archivage exemplaire? 10 juin 2015 Saint-Saulge

Transcription

1 3 e rendez-vous de l Eco-exemplarité 1 er rendez-vous de l archivage exemplaire? 10 juin 2015 Saint-Saulge

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4 Conserver les archives : pourquoi faire? La conservation des archives répond à un triple intérêt : - La gestion courante du service : disposer en permanence des informations utiles à son activité - La justification des droits : conserver les preuves en cas de contestation - La sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux de l Histoire

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8 Qu est-ce que les archives? «Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité» (art. L du Code du Patrimoine).

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11 Qu est-ce que les archives publiques? Ce sont les «documents qui procèdent de l activité de l État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d un service public, dans le cadre de leur mission de service public» (Loi du 15 juillet 2008) De fait, ces archives sont soumises à des obligations réglementaires et font l objet d une attention particulière au nom du contrôle scientifique et technique de l État (Ministère de la Culture, Service Interministériel des Archives de France)

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14 Diapositive 13 I1 Je peux éliminer la documentation sans visa, ici le JO Installation; 13/01/2015

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18 3 e rendez-vous de l Eco-exemplarité Le rôle des Archives départementales 10 juin 2015 Saint-Saulge

19 Petit historique des archives en France La législation archivistique française apparaît avec la Révolution française de 1789 Naissance des Archives Nationales : : institution des Archives départementales Loi du 3 janvier 1979 : elle ambitionne de couvrir tous les aspects juridiques, administratifs et matériels de la «fonction archives» en France Code du Patrimoine (2004) : livre II Archives Loi du 15 juillet 2008 : élargissement de la définition des archives publiques et assouplissement des délais de communicabilité, mise en place de sanctions pénales en cas de recel ou de destruction d archives publiques

20 Pourquoi les Archives départementales? Les Archives départementales présentent la particularité de combiner des missions d État et des missions confiées par les Conseils généraux (puis départementaux) qui en sont depuis 1986 les principaux financeurs. Elles possèdent une compétence territoriale et ont vocation à conserver les archives historiques des services publics départementaux (services de l Etat, conseil départemental, tribunaux, hôpitaux, communes...), mais aussi à conseiller et contrôler la conservation, la production et l élimination des documents. D une manière plus globale, elles ont pour mission de recueillir la mémoire écrite et orale du département et de la communiquer à tous. Des archives privées y sont également conservées : fonds de familles, d architectes, d industries, d associations 20 agents font vivre un peu plus de 19 kml d archives

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26 Zoom sur l élimination d archives publiques - L élimination de documents publics est un acte réglementaire soumis au CST - Le bordereau d élimination est la preuve de la légalité de la procédure - Il est rédigé par la collectivité, visé par le Maire ou le Président, puis par le Directeur des AD (au nom du Préfet) - Il est établi en double exemplaire : un est conservé par la collectivité, le second par les AD - Les circulaires de tri officielles aident à la rédaction du bordereau - La procédure d élimination physique doit assurer confidentialité et si possible développement durable (recyclage). - Les AD doivent être informées de la procédure envisagée, et recevoir un certificat de destruction - La destruction par brûlage sur le territoire de la collectivité est interdite - Les propositions de bordereaux d éliminations doivent être envoyées aux AD, tout d abord par mél.

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32 3 e rendez-vous de l Eco-exemplarité Résultats de l enquête sur l archivage de juin 2015 Saint-Saulge

33 Enquête sur l archivage dans les collectivités Questionnaire proposé à toutes les communes et EPCI suite à la première réunion éco-exemplarité du 30 mai 2013 à Châtillon-en-Bazois. Les résultats ne tiennent pas compte des besoins exprimés par les nouveaux élus après le scrutin de Objectifs : faire un état des lieux de l archivage recenser les besoins et les projets des élus et des agents en matière d archives.

34 Enquête sur l archivage dans les collectivités Localisation des réponses Arrondissement de Château-Chinon : 23 communes sur 72 Arrondissement de Clamecy : 45 communes sur 93 Arrondissement de Cosne-sur-Loire : 18 communes sur 65 Arrondissement de Nevers : 21 communes sur 83 Total : 107 communes + 12 EPCI Qui a répondu? 69 agents territoriaux et 43 élus se sont identifiés.

35 Enquête sur l archivage dans les collectivités Nombre d habitants Château-Chinon Clamecy Cosne-sur- Loire Nevers Totaux Moins de 250 h à 500 h à 1000 h à 2000 h Plus de 2000 h Totaux

36 Enquête sur l archivage dans les collectivités Liste des EPCI CC Fleur du Nivernais CC des Vaux d Yonne CC du Haut Morvan Sictom de Saint-Pierre-le-Moutier CC des Portes du Morvan Sictom des Morillons CC du Pays corbigeois CC Loire et Nohain CC du Pays charitois CC Loire et Allier CC En Donziais CC Entre Loire et Morvan

37 Enquête sur l archivage dans les collectivités Le contexte réglementaire Etat des lieux : tout le monde sait où sont ses archives!! Sont-elles classées? 77 collectivités pensent que oui, 22 non et 17 hésitent! Connaissances réglementaires : 52 oui, 48 non, 11 «en partie». Récolement des archives après chaque scrutin municipal : pour 41 communes c est oui, 56 non, 2 pensent que le précédent convient si la maire n a pas changé! En 2008, 102 communes ont récolé leurs archives, en 2014, 100. Formation déjà suivie : 40 collectivités déclarent en avoir déjà suivi une, 80 ne répondent pas ou cochent «non». La rencontre en 2013 à Châtillon-en-Bazois est mentionnée 2 fois Agent «correspondant archives» : 16 oui, 105 non Liens avec les Archives départementales : 93 structures déclarent nous connaître, 25 non, et pour les autres c est plus flou! 44 communes nous ont déjà contacté, 60 «non», et 5 ne savent pas. Visite des AD : 57 collectivités répondent «oui», 46 «non», 6 ne savent pas.

38 Enquête sur l archivage dans les collectivités Les besoins en formation Éliminations : 74 Tri et classement : 66 Conservation des documents : 58 Cadre juridique : 50 Communication des archives : 41 Valorisation des archives : 18 Locaux d archivage : 9 76 communes et 10 EPCI souhaitent une formation décentralisée. et en conseil!! 29 communes et 5 EPCI demandent une visite de conseil des AD.

39 Enquête sur l archivage dans les collectivités L élimination physique des documents Déstockage massif : 48 structures le souhaitent, 22 n en veulent pas, 3 se posent la question, 1 déclare l avoir déjà fait en 2012 (!!). Collecte groupée : 47 structures la souhaitent, 22 n en veulent pas, 2 se posent la question.

40 Enquête sur l archivage dans les collectivités Le traitement des archives «anciennes» (avant 1940) Le dépôt aux Archives départementales : 37 communes le plébiscitent, 5 se posent la question, 2 ne donnent pas de réponse claire. La conservation sur place : 56 communes la préfèrent au dépôt. 2 se posent la question, 2 ne donnent pas de réponse claire et 1 donne 2 avis différents Réglementairement la question s adresse en priorité aux communes, mais 4 EPCI se sont sentis concernés. Les AD connaissent bien la problématique des archives des EPCI qui soit suivent le transfert des compétences, soit sont laissées à l abandon. Quand les EPCI ne fonctionnent plus, les archives sont orphelines

41 Enquête sur l archivage dans les collectivités Le traitement des archives «contemporaines» (1940 à nos jours) Développement de la fonction «Archives» en interne : 71 collectivités choisissent cette solution. Archiviste itinérant mutualisé : 39 collectivités sont intéressées par cette proposition. Prestataire privé : 1 commune est intéressée.

42 Enquête sur l archivage dans les collectivités 24 communes ont des projets de valorisation. Les projets de valorisation des archives 58 déclarent avoir déjà utilisé leurs archives, et 13 envisagent de le faire (dans un cadre administratif, culturel ou touristique?). 10 communes ont des partenariats : Musée municipal de Cosne, Médiathèque intercommunale Loire et Nohain, Camosine, DRAC, Société scientifique de Clamecy, SIEEEN, association «Patrimoine de Dornes», agglomération de Nevers, communautés de communes, Fondation du Patrimoine. 3 EPCI ont des projets de valorisation et travaillent en partenariat (Société scientifique de Clamecy ou office du tourisme). Restauration des archives : subvention de la DRAC 19 communes et 3 EPCI connaissent cette possibilité. 75 déclarent ne pas la connaître et 13 n ont pas répondu.

43 3 e rendez-vous de l Eco-exemplarité Projets et chantiers en cours 10 juin 2015 Saint-Saulge

44 Les formations décentralisées Depuis début 2015, des formations décentralisées sont organisées par le CNFPT et assurées par les AD, en partenariat avec Le SIEEEN et l UAMN. 10 avril 2015 : Corbigny (14 participants) 17 avril 2015 : Magny-Cours (14 participants) 22 mai 2015 : Château-Chinon (15 participants) Ces formations accueillent toutes les collectivités : communes, communautés de communes, syndicats intercommunaux Elles sont accessibles aux agents territoriaux et aux élus D autres formations sont prévues à l automne 2015

45 Les formations décentralisées Le déroulement d une formation Matinée (9h00 12h00) : Présentation des stagiaires et de la situation de chaque collectivité Les archives : définitions et réglementation Les archives publiques en France Les archives communales et intercommunales Une vie d'archives L'élimination des documents Après-midi (13h30 16h30) : Conseils pratiques Travaux pratiques dans le local d'archives de la collectivité d accueil La conservation des archives La communication des archives La valorisation des archives Les Archives départementales et le Centre des Archives historiques de la Nièvre Bilan et évaluation du stage

46 Le projet «d archiviste itinérant» Les résultats de l enquête de 2013, et les retours des visites de conseil et des formations à l archivage montrent un besoin important en termes de tri, de classement des archives et d élaboration des bordereaux d élimination. Les Archives départementales souhaitent que le recrutement d un(e) archiviste qualifié(e) et expérimenté(e) soit effectué par une structure à vocation départementale pour répondre à ce besoin. Le service proposé aux collectivités serait une prestation payante. Il comprendrait : le tri et le classement des archives contemporaines (après 1940), la préparation des dépôts des archives anciennes aux AD pour les communes de moins de 2000 habitants, la sensibilisation des agents et des élus, le suivi des actions menées, le tout sous le contrôle scientifique et technique des AD. Il est important que les collectivités manifestent aux AD leur souhait de recourir à cette prestation, afin de préciser la charge de travail réelle et le type de contractualisation à rechercher.

47 Contacts aux Archives départementales de la Nièvre Jean Marie LINSOLAS, directeur Myriam BERNARD-LAVIE, directrice adjointe Catherine BESTARD