Manuel d utilisation NETexcom

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1 Manuel d utilisation NETexcom

2 Table des matières Vos s avec NETexcom... 3 Présentation... 3 GroupWare... 3 WebMail s sur internet... 4 Se connecter au Webmail... 4 Menu principal... 5 La liste des dossiers... 5 Le bloc central... 5 Les actions sur les dossiers... 6 Suppression des éléments d'un dossier... 6 Opérations avec les messages... 6 Les dossiers Filtres, Spam et Quarantaine... 7 La recherche dans les dossiers... 7 Création d un contact... 7 Le calendrier... 9 Messagerie instantanée... 9 Activer le répondeur sur son adresse mail... 9 Gérer le partage et les droits Outlook Configuration des s sur Microsoft Outlook ipad / iphone Configuration d un compte de messagerie sur ipad / iphone : Configuration d un compte de calendrier sur ipad / iphone :

3 Vos s avec NETexcom Présentation Félicitations! Vous disposez d une adresse de messagerie personnelle qui vous permettra de consulter vos s à tout moment, où que vous soyez. En souscrivant l offre GroupWare et Instant Messaging, vous bénéficierez en plus d une multitude de fonctionnalités directement intégrées à votre compte de messagerie (votre Calendrier, vos Contacts, vos Documents partagés ) Votre adresse de messagerie peut être consultée directement sur internet à la page Nous vous invitons à privilégier cet accès : vous pouvez consulter l état de votre courrier tel qui est sur le serveur de messagerie, sans passer par un logiciel qui doit d abord relever le courrier l interface a été étudiée pour rendre votre expérience de navigation plus intuitive et plus efficace vous bénéficiez sur cet accès de l accès au GroupWare, votre espace de travail (votre Calendrier, vos Contacts, vos Documents partagés ) et d une messagerie instantanée vous pouvez accéder à plusieurs adresses de messagerie simultanément ainsi qu à leurs espaces de travail (partage des Calendriers, des Contacts, des Documents ) Votre compte de messagerie peut être aussi configuré sur votre ordinateur, votre tablette et votre smartphone (vous trouverez en fin de document les fiches d aide aux configurations). Vous avez maintenant la possibilité de synchroniser vos données sur l ensemble des appareils que vous utilisez. GroupWare Vous bénéficiez maintenant d un outil qui vous ouvre les portes du travail collaboratif : le GroupWare. Ce service permet de partager des informations entre les membres d un même groupe de travail : par exemple, un assistant peut mettre à jour un calendrier et suivre les contacts du dirigeant, sans pourtant avoir accès aux s de celui-ci. Votre organisation au quotidien peut être reproduite dans le GroupWare, vous apprécierez le gain de temps et de productivité dans votre travail. Le GroupWare ajoute plusieurs fonctionnalités à votre compte de messagerie : votre calendrier votre liste de contacts un espace de partage de documents un récapitulatif de vos taches en cours un espace de sauvegarde de notes de travail Toutes ces fonctionnalités peuvent être partagées avec d autres utilisateurs. Vous pourrez désormais travailler en mode collaboratif en partageant votre organisation du travail : vos réunions, vos documents de travail, votre planification des tâches Le paragraphe Gérer le partage et les droits explique comment partager les fonctionnalités du GroupWare. 3

4 WebMail s sur internet Se connecter au Webmail La connexion au Webmail se fait directement sur le site Les identifiants de connexions correspondent aux identifiants de l adresse de messagerie. Si par exemple l adresse est le login est monadresse, le mot de passe est celui transmis lors de la création de l adresse Une fois connecté, voici comment se présente l interface du Webmail : L interface est composée de plusieurs parties : un menu principal : la partie haute est constituée d une bande bleue la liste des fonctionnalités (Courier, Calendrier, Contacts, Documents, Tâches, Notes) : la colonne la plus à gauche est la liste des fonctionnalités disponibles pour le compte sélectionné la liste des dossiers : la deuxième colonne en partant de gauche contient la liste des comptes accessibles (il est possible de configurer plusieurs comptes) et les dossiers de chaque compte 4

5 un bloc central : selon la fonctionnalité choisie le contenu du bloc varie, par exemple si la fonction choisie est Courier le bloc contient deux volets, le premier contenant la liste des messages présents en boîte de réception, le second contenant le détail de chaque message sélectionné Menu principal La partie haute est constituée d une bande bleue : c est le menu principal Il contient plusieurs boutons, notamment un indicateur d'activité (bouton Recevoir), les commandes Rédiger, Créer, Répondre, Transférer A droite se trouvent un champ de recherche et une icône qui regroupe plusieurs fonctions, dont un bouton permettant d accéder aux Options du compte, un bouton Aide et un bouton Déconnexion (c'est la seule façon de fermer proprement la session). Lorsque l indicateur d activité tourne, cela indique que le Client Web travaille (par exemple la relève automatique du courrier est en cours d exécution) Un clic sur l indicateur d activité (bouton Recevoir) permet de forcer la réception des messages et la mise à jour du dossier complet (par exemple la mise à jour des événements sur le calendrier). Le bouton Prévisualiser permet de modifier la présentation de la fenêtre principale : découpe verticale/horizontale ou pas de prévisualisation. Ce bouton apparaît pour tous les types de dossiers sauf le calendrier. La liste des dossiers La deuxième colonne en partant de gauche contient la liste des comptes accessibles et les dossiers de chaque compte. Un clic droit sur un dossier ou sur le bouton permet d'accéder à un certain nombre de commandes décrites dans la section suivante «Les actions sur les dossiers» Le bloc central Le bloc central affiche le contenu du dossier sélectionné. L ordre et la largeur des colonnes est modifiable avec la souris. 5

6 La fenêtre Chercher apparaît en haut à droite et permet d effectuer des recherches par mot-clé parmi les éléments du dossier sélectionné. Les actions sur les dossiers Un clic droit sur un dossier ouvre un menu contenant différentes options selon du type de dossier. Les commandes suivantes peuvent apparaître : Gestion du contenu : permet d'effectuer les actions suivantes : Marquer comme lu, Copier dans un dossier, Déplacer vers un dossier, Vider le dossier. Nouveau dossier : création d un nouveau dossier sous le dossier sélectionné (qu il s agisse de messages, contacts, calendrier ) Renommer dossier : changement du nom (il suffit de taper le nouveau texte et puis appuyer sur la touche Entrée) S il s agit d un dossier par défaut, celui-ci est modifié automatiquement. Attention : le fait de renommer un dossier élimine les liens de partage qui auraient pu être affectés à ce dossier. Suppression des éléments d'un dossier La suppression d'un déplace le message dans la Corbeille. Le dossier Corbeille est défini par défaut. De façon similaire, la suppression d'un élément d'un dossier de type Groupware (Calendrier, Contacts, Documents, Tâches, Notes) déplace l'élément dans le dossier spécifique Corbeille Groupware. Ce dossier n'est visible que si tous les dossiers sont affichés dans la liste des fonctionnalités. Pour restaurer un élément supprimé d'un dossier, il suffit de cliquer sur Restaurer les éléments supprimés (menu contextuel du dossier). Il est alors possible, soit de supprimer définitivement l'élément, soit de le restaurer. Attention : par défaut les fichiers ne restent qu'un temps limité dans la corbeille puis sont supprimés automatiquement au bout de 30 jours (cette valeur peut être modifiée par l administrateur). Opérations avec les messages Le bloc Courier est composé de 2 volets : en standard, la liste des mails se trouve dans la partie supérieure du bloc et le contenu dans la partie inférieure ; la découpe peut être modifiée verticalement en cliquant sur le menu Prévisualiser situé à droite du menu principal. Les messages se déplacent soit grâce à un simple glisser / déposer avec la souris, soit par la commande Déplacer vers un dossier disponible dans le menu contextuel (clic droit sur le message). Le double clic permet l'ouverture du message. Les raccourcis existants sont donnés en annexe. Pour créer un nouveau message, il suffit de cliquer su Créer > Nouvel Dans la fenêtre de création de mail qui apparaît, le champ en haut à droite permet de sélectionner le mode Texte ou HTML (la valeur par défaut est modifiable dans les Options). 6

7 Dans le volet listant les messages du bloc Courier, la sélection d'une colonne provoque le tri alphabétique des mails selon le critère de cette colonne. Les colonnes De, Objet, Date et Taille apparaissent dans tous les dossiers mail. Les colonnes peuvent être modifiées en largeur. La couleur du drapeau peut être modifiée par un clic droit. Les dossiers Filtres, Spam et Quarantaine Le dossier Filtres permet de participer à la lutte anti-spam. Il suffit de classer manuellement un message dans : liste noire : les prochains messages émis par le même émetteur seront considérés comme des Spams liste blanche : les prochains messages émis par le même émetteur ne seront pas considérés comme des Spams Il est possible en sélectionnant ces dossiers de consulter ses propres listes noires et blanches. Pour classer un message dans l une de ces liste il suffit de faire un clic droit sur le message puis cliquer sur Gérer l expéditeur > Mettre en liste noire / Mettre en liste blanche ou bien faire un glisser-déposer avec la souris vers l'un des deux dossiers. Lorsqu'un message est mis en liste noire, il est supprimé de son dossier d'origine et placé dans le dossier Spams. Lorsqu'un message est mis en liste blanche, il est conservé dans son dossier d'origine sauf s'il provient du dossier Spams auquel cas le message passe dans la boîte de réception. Les dossiers Quarantaine et Spam permettent de consulter et manipuler les messages qui ont été mis en quarantaine par le serveur ou identifiés comme Spams. La politique de détection des Spams et de mise en quarantaine est définie par l'administrateur. La recherche dans les dossiers En entrant le caractère «?» dans la fenêtre de recherche d un dossier mail, une liste de commandes adaptée au dossier apparaît. Il est possible d'utiliser les opérateurs NOT, OR, AND. Exemple de recherche : «subject:2267 fulltext:skin» va sélectionner les messages contenant 2267 dans l'objet et skin dans le corps du message. Création d un contact Lorsqu'un dossier Contacts est sélectionné, l affichage du bloc principal prend la forme suivante : 7

8 Les colonnes du carnet d'adresses peuvent être déplacées et modifiées en largeur. Le bouton Prévisualiser permet d'ouvrir une fenêtre faisant apparaître le contenu d'un contact à côté de la liste. Il est possible de créer aisément des nouveaux contacts (menu Créer > Nouveau contact ou bien clic droit dans le volet listant les contacts puis Créer), de les supprimer (menu Supprimer), de les modifier (en double-cliquant dessus), ou d effectuer des recherches (barre de recherche en bas de l'écran). Toutes ces fonctions et d'autres encore sont accessibles par un clic droit de la souris dans la fenêtre des contacts. Il est possible aussi de créer des listes de diffusion personnelles qui apparaissent comme des éléments du carnet d'adresses. Plusieurs dossiers contacts personnels peuvent être créés, un seul est défini par défaut. En plus de son propre carnet d'adresses, il est possible d'avoir accès aux carnets d'adresses partagés d autres comptes à condition de disposer des droits d accès (voir la partie «Droits d'accès au dossier» pour la configuration). Les carnets d'adresses des groupes publics (groupe défini par l'administrateur sous forme d'un carnet d'adresses partagé) apparaissent implicitement dans la colonne dossier et dans la recherche d'adresses à l'envoi d'un mail. Lorsqu'un carnet d'adresses public contient les propres données de l'utilisateur, celui-ci a la possibilité de mettre à jour ces données même si le dossier n'est pas partagé en modification. L'écran de création et de modification d'un contact se présente comme ci-dessous : La taille maximale de la photo est d'environ 110 par 150 pixels. Attention : la synchronisation des numéros de téléphones ne se fait que si un type est donné (bureau, domicile...). Le champ Marques champ permet d'associer des mots clés aux contacts. La fenêtre permet de gérer les marques suivantes : création, listage, comptage, association. Il est possible de faire des recherches sur ces marques (tag:...). 8

9 Les marques peuvent être associées à des couleurs. Le calendrier L affichage des évènements présents dans le calendrier se présente comme ci-dessous : Sélectionner une tranche horaire puis double cliquer permet de créer un nouvel événement pour cette tranche horaire. Le double clic sur l'entête de la journée ouvre un nouvel événement pour la journée entière. Sur un événement créé, il est possible de déplacer ses heures de début et de fin avec la souris (côtés haut et bas du rectangle). Il est possible de déplacer l'événement en cliquant sur la barre bleue côté gauche (elle n'existe que si le compte possède des droits de modifications sur ce calendrier). Cela est possible aussi pour les événements de type «Journée entière» placés en haut de la colonne. Double cliquer sur un événement ouvre la fenêtre de modification. Le clic droit ouvre un menu contextuel Pour changer de mois/semaine/jour sélectionner les doubles flèches de la barre supérieure ou maintenir la sélection et utiliser la touche entrée. Messagerie instantanée La messagerie instantanée dispose d'un client complètement intégré au Client Web. La fenêtre apparaît en cliquant sur le bouton gris en haut à gauche. Pour se connecter si ce n'est pas déjà le cas, cliquer sur Chat - Déconnecté et choisir le mode Connecté Pour ajouter un contact, cliquer sur + (en bas de la colonne) et donner l'identifiant du correspondant (l'adresse mail). Activer le répondeur sur son adresse mail Pour activer le répondeur sur la nouvelle interface, cliquer en haut à droite sur le portrait puis sur le menu Options. 9

10 Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur l onglet Courrier puis sur le menu Répondeur. Il est possible d activer le répondeur personnalisé parmi les options proposées. Gérer le partage et les droits Cette commande est disponible par un clic droit sur un dossier, elle ouvre la fenêtre suivante : Cet écran permet de définir les utilisateurs (bénéficiaires) qui ont le droit d'accéder à ce dossier et de préciser leurs droits. Le bénéficiaire doit figurer avec son adresse complète. Si le système ne peut pas affecter les droits à l'utilisateur indiqué, une erreur se produit au moment de la Validation de la fenêtre. 10

11 Les droits portent sur le contenu du dossier et sur la gestion du dossier lui-même : lire (R), écrire (W), modifier (M), supprimer (D), administrer (A). Le bouton Hériter permet d'hériter les droits du dossier parent. Note : le droit Administrer donne tous les droits sur le dossier, y compris le droit de voir et de modifier les éléments privés. Il a les mêmes droits que le propriétaire. Le bénéficiaire reçoit un message lui indiquant ses droits (Si la notification a été validée par l'administrateur), par exemple : Le bénéficiaire peut immédiatement s'abonner ou non à ce partage en cliquant sur le bouton approprié, un message de confirmation apparaît. Une fois qu'un bouton a été activé, le message est supprimé. S'abonner au dossier ne fait apparaître que le dossier en question (ici Contacts) alors que S'abonner au compte fait apparaître tous les dossiers partagés du même compte. Il peut aussi utiliser la commande Ajouter un compte partagé accessible depuis le menu contextuel qui apparaît en cliquant sur le dossier racine. Les comptes qu'il a le droit de partager et qu'il n'a pas encore partagés apparaissent alors dans la fenêtre : Lorsqu'un Carnet d'adresse global (GAL) a été défini par l'administrateur, il apparaît dans la liste des dossiers de façon automatique. 11

12 Outlook Configuration des s sur Microsoft Outlook. Les étapes de configuration ci-dessous s appliquent à Outlook Il est à noter que les étapes de la configuration d un compte de messagerie restent très semblables sur les différentes versions. Depuis la fenêtre principale suivre le chemin Fichier > Informations > Paramètres du compte, la fenêtre Comptes de messagerie s ouvre (cette fenêtre s ouvre en suivant le chemin Options > Paramètres du compte sur les versions antérieures). Cliquer ensuite sur Nouveau pour ajouter un compte. La fenêtre suivante s ouvre, cocher l option Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs supplémentaires puis cliquer sur Suivant. Cochez l'option Configuration manuelle ou types de serveurs supplémentaires puis cliquez sur Suivant. Cocher l option Messagerie internet (POP ou IMAP) puis cliquer sur Suivant. A l étape suivante, saisir les informations demandées puis cliquer sur Suivant. 12

13 Votre nom : indiquer le nom sous lequel doit apparaître le compte lors de l envoi des messages Adresse de messagerie : l'adresse complète de messagerie Type de compte : POP3 (sauf si IMAP est spécifiquement précisé à l administrateur lors de la création des comptes) Serveur de courrier entrant : mail.lewebexpert.com Serveur de courrier sortant : mail.lewebexpert.com Nom d'utilisateur : la partie de l adresse Mot de passe : mot de passe de l adresse de messagerie Une nouvelle fenêtre apparaît indiquant un test des paramètres du compte. Cliquer ensuite sur le bouton Fermer puis sur le bouton Suivant de la fenêtre précédente. Cliquer sur Terminer. Le compte est maintenant ajouté sur Outlook. 13

14 ipad / iphone Configuration d un compte de messagerie sur ipad / iphone : Cliquer sur l icône Réglages, puis dans l onglet Mail, Contacts, Calendrier cliquer sur Ajouter un compte La fenêtre Bienvenue dans Mail s ouvre, choisir l option Autre 14

15 Dans le paragraphe S, cliquer sur Ajouter un compte Mail Indiquer les paramètres du compte : nom, adresse mail, mot de passe, description Indiquer les informations relatives aux serveurs d envoi et de réception : Serveur de réception : mail.lewebexpert.com Serveur d envoi : mail.lewebexpert.com 15

16 Cliquer sur suivant, puis patienter quelques instants pour permettre la vérification des informations du compte. Une fois vérifié le compte est configuré et apparaît dans la liste des comptes. Configuration d un compte de calendrier sur ipad / iphone : Cliquer sur l icône Réglages, puis dans l onglet Mail, Contacts, Calendrier cliquer sur Ajouter un compte La fenêtre Bienvenue dans Mail s ouvre, choisir l option Autre 16

17 Dans le paragraphe S, cliquer sur Ajouter un compte CalDAV Indiquer les paramètres du compte : Serveur : mail.lewebexpert.com Nom d utilisateur : renseigner l adresse mail complète (exemple : Cliquer sur Enregistrer à l étape suivante Patienter quelques instants pour permettre la vérification des informations du compte. Une fois vérifié le compte est configuré et apparaît dans la liste des comptes. 17

18 Pour permettre la synchronisation des données, depuis la fenêtre Mail, Contacts, Calendrier, cliquer dans le paragraphe COMPTES sur Nouvelles données Sélectionner le compte de calendrier créé puis choisir la méthode de mise à jour manuel 18

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