Créer un publipostage avec Microsoft Word

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1 Créer un publipostage avec Microsoft Word Cette technique permet de créer un document type et de le fusionner avec une base de données. Si vous devez créer et envoyer un document à de nombreuses personnes, le publipostage peut vous faire gagner un temps considérable. En effet, Word va utiliser votre document type et créer automatiquement les documents personnalisés en allant reprendre les informations inclues dans votre base de données (Excel dans notre cas). Pour illustrer cette fonction, nous allons créer un document type avec Word et utiliser un fichier Excel comme base de données. Nous demanderons à Word de créer également les étiquettes qui seront apposé sur l enveloppe. Sommaire : La base de données Création de la lettre type Fusion des documents Création des étiquettes I/ La base de données C'est elle qui servira de source pour votre document. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un unique document (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document. Pour notre exemple, nous allons créer nos documents grâce à des données provenant d'un tableau Excel : Aperçu du tableau de données :

2 II/ Création de la lettre Type La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (Entête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données. Pour notre exemple, nous allons créer un document Word : Aperçu de la lettre type :

3 Les caractères XXXXXXX remplacent les Zones qui seront publipostées. Maintenant que le document est créé, il faut saisir les champs de fusion (mis sous forme «XXXXXX» dans notre exemple). Ces champs de fusion seront remplacés par les données de notre tableau Excel lors de la fusion des deux documents. Dans cet exemple, nous allons ajouter à notre document les coordonnées de chaque personne. L'objectif est de créer un courrier par personne. Dans le détail, les champs utilisés seront : Le titre et le nombre du correspondant Le nom de l établissement L adresse Le code Postal et la ville Correspond à : Le titre et le statut de la personne concernée en début de lettre ainsi que dans la formule de politesse en fin de lettre. III/ Fusion des documents Maintenant que nos documents sont prêts, nous allons voir en image la procédure à suivre pour créer le publipostage. Dans la lettre type (document Word) :

4 Cliquer : Outils Lettres et Publipostage Fusions et Publipostage La fenêtre suivante apparaît sur le côté droit : Il y a maintenant 6 étapes à suivre : a) Cliquer sur le type de documents à suivre et cliquer sur «Suivante : Document de base».

5 b) cette fenêtre apparaît : Choisir la première option (cochée automatiquement par le logiciel) Faire «Suivante» c) Continuer avec ceci : 1. Choisir la 1ère option (cochée automatiquement par le logiciel) 2. Il faut alors choisir le fichier Excel préalablement créé sous forme de base donnée qui est enregistrée, pour notre exemple sur la clé CASDEN. Ici, le fichier est déjà présélectionné, en cas de mauvais fichier cliquer sur «sélectionner une autre liste» et choisir le bon fichier. 3. Faire «Suivante»

6 d) et on continue : Le plus simple et rapide dans notre cas est d utiliser la catégorie «Autres Eléments» Une fenêtre apparaît qui permettra de choisir les différents champs que nous feront apparaître dans notre lettre type. Il suffira alors de SE PLACER AU BON ENDROIT sur la lettre et de double-cliquer sur les champs dont nous avons besoin ou un clic simple sur le champ pour le sélectionner et cliquer sur «Insérer» NB : - ne pas oublier de supprimer les XXXXXX qui ont été créés pour qu ils n apparaissent pas. - Penser à la mise en forme de la lettre (mettre un «espace» entre chaque champs, aller à la ligne si besoin, etc )

7 A l issue de cette étape la lettre doit se présenter comme suit avec les champs choisit entre : Lorsque cette étape est terminée et après avoir vérifié l exactitude des champs, fermer la fenêtre et cliquer sur «Suivante : Aperçu de vos lettres» :

8 e) Aperçu de vos lettres : La lettre apparaît alors avec les champs «réels» qui sont dans notre base de données : - aperçu de la lettre avec les champs : La fenêtre qui apparaît sur la droite va donner la possibilité de choisir dans la base de données Excel entre les différents établissements en fonction d un critère choisi (civilité, type d établissement, ville, etc.) : Vous avez alors le choix entre : - une recherche par destinataire - exclure un destinataire Il suffira alors d exclure manuellement tel ou tel chef d établissement. Il suffira alors de choisir les critères de sélection. Faire «Suivante : Fin de la fusion»

9 e) Fin de la fusion : Cliquer sur «OK» pour imprimer la sélection publipostée. Le publipostage est alors terminé. Pour la réouverture du document, il suffit d ouvrir le document WORD. A l ouverture, il apparaît ce message : Microsoft reconnaît un publipostage dans le document, par conséquent, il suffit de cliquer sur «oui» et il fera le lien avec la base de données Excel qu il faut aller ouvrir : Cliquer sur les zones entourées de ROUGE :

10 Et ainsi de suite, pour retrouver l emplacement de la base de données Excel

11 La lettre type est maintenant ouverte, pour accéder au publipostage et effectué une nouvelle sélection, il suffira de suivre à nouveau l étape «FUSION DES DOCUMENTS» avec : Outils Lettres et Publipostage Fusion des publipostages Word vous guidera directement à l étape 3 : Cliquer sur «suivante» jusqu à l impression.