PARTENAIRES EN PROTECTION (PEP) PROCESSUS DE PEP

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1 PARTENAIRES EN PROTECTION (PEP) PROCESSUS DE PEP ACCEPTATION / REJET o Les demandes sont reçues et révisées pour évaluer l admissibilité (voir l annexe A) et s assurer que les exigences minimales en matière de sécurité sont respectées. o Les demandes qui sont incomplètes ou qui ne répondent pas aux exigences minimales en matière de sécurité peuvent être rejetées. o Les demandeurs seront informés que des parties de leur demande sont incomplètes ou qu elles ne répondent pas aux exigences minimales en matière de sécurité. APPROBATION / REFUS o Les demandes approuvées font ensuite l objet d une évaluation du risque. Si l Unité d évaluation du risque relève des antécédents d inobservation (voir l annexe B) lors de l évaluation du risque, la demande peut être refusée. o Les recommandations de refus sont transmises au gestionnaire de PEP en vue d une décision finale. o Les demandeurs recevront une lettre pour les informer des raisons du refus. o Les demandes pour lesquelles aucun antécédent d inobservation n est relevé seront transmises à un agent régional du renseignement (ARR) à des fins de validation des exigences minimale en matière de sécurité. o L ARR transmettra une recommandation d approbation ou de refus au gestionnaire de PEP. o Si le demandeur ne répond pas aux exigences minimales en matière de sécurité, l ARR peut choisir d utiliser un plan d action (voir l annexe C) ou de recommander un refus. o Les recommandations de refus sont transmises au gestionnaire de PEP en vue d une décision finale. o Les demandeurs recevront une lettre les informant des raisons du refus et de la possibilité de présenter une nouvelle demande en tout temps. o Les demandeurs qui ne sont pas d accord avec leur refus peuvent préparer une réponse écrite, laquelle sera examinée par le directeur de PEP. o Les demandeurs approuvés devront signer deux copies du protocole d entente et les retourner à l ASFC pour la signature finale. Une lettre d approbation sera alors envoyée au demandeur, qui deviendra membre à part entière de PEP.

2 SUSPENSION / ANNULATION o Les incidents d inobservation (voir l annexe A) sont signalés au programme PEP. o Les détails de l incident seront examinés et une ligne de conduite sera établie. Selon les circonstances, les mesures suivantes peuvent être s : o aucune mesure o lettre d avertissement o plan d action (voir l annexe C) o analyse après l incident o suspension o annulation o Dans certains cas, le membre et l ARR établissent une ligne de conduite à adopter et des délais raisonnables pour l accomplir. Ce processus est officialisé dans un plan d action (voir l annexe B). o Dans le cas des infractions 1, 6 ou 9 (voir l annexe D) une analyse après l incident peut aussi être exécutée pour déterminer les circonstances de l incident et faciliter le choix de la prochaine ligne de conduite. Dans le cas de l infraction 6, une suspension immédiate peut être appliquée, selon les résultats de l analyse après l incident. Une décision sera au cas par cas, en fonction des circonstances. o Si le plan d action n est pas exécuté à l entière satisfaction de l ARR dans le délai donné, l ARR peut recommander la suspension ou l annulation de la participation du membre. o La décision finale concernant les suspensions ou les annulations est par le directeur de PEP. o Les suspensions restent en vigueur jusqu à ce qu une mesure correctrice soit à la satisfaction de l ARR désigné. Le statut du membre sera alors rétabli. o Les suspensions qui sont toujours en vigueur un an plus tard sans qu aucune mesure correctrice satisfaisante n ait été entraîneront l annulation de la participation du membre. o Les membres dont la participation est annulée ne peuvent pas voir leurs privilèges rétablis, mais ils doivent présenter une nouvelle demande de participation. APPEL / RÉTABLISSEMENT o Les membres dont la participation au PEP a été suspendue ou annulée peuvent en appeler de cette décision. o Les appels doivent être déposés par écrit, dans les trente jours suivant la réception de la lettre de suspension / d annulation. o Un comité formé de trois directeurs entendront les appels. Le Comité d appel du PEP fera part de sa réponse au membre dans un délai de soixante jours. o Les demandeurs dont l appel est accueilli verront leurs privilèges rétablis immédiatement.

3 GLOSSAIRE PLAN D ACTION: Élaborer par l ARR et le demandeur ou le membre pour établir la mesure correctrice requise et un délai raisonnable pour la mise en œuvre de celle-ci. Deux scénarios exige un plan d action: o Un demandeur doit apporter des changements pour répondre aux exigences minimales en matière de sécurité et obtenir son approbation. o Un incident ou une infraction a eu lieu et le membre doit apporter une mesure correctrice, peut-être en conjonction avec une suspension ou une analyse après l incident. ANNULATION: La cessation de la participation d un membre au PEP. L ancien membre peut présenter une nouvelle demande en tout temps, lorsqu il estime que des changements ont été apportés afin de rendre sa demande acceptable. La décision d annuler un membre est par le directeur de PEP. ANALYSE APRÈS L INCIDENT: Une analyse est menée lorsqu un membre commet une infraction ou un incident. Cette analyse vise principalement à établir les circonstances pertinentes / atténuantes entourant l incident et si d autres mesures devraient être s. SUSPENSION: Un membre dont la participation est suspendue sera informé des mesures correctrices nécessaires par le biais d un plan d action. Il peut prendre les mesures correctrices dès qu il le juge approprié et, à la suite d une vérification par un ARR, on recommandera au gestionnaire de PEP de rétablir le membre. Si aucune mesure correctrice n est au cours de l année suivante, l ARR recommandera l annulation de la participation du membre. La décision de suspendre un membre est par le directeur de PEP. ANNEXE A - CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ NUMÉRO CRITÈRE 1 Le demandeur doit être représenté par une des catégories commerciales admissibles autorisées (importateur, exportateur, transporteur, courtier, messager, exploitant d entrepôt ou transitaire). 2 Le demandeur doit posséder ou exploiter les installations au Canada impliquée directement dans l importation ou l exportation de marchandises commerciales ou être une entre américaine souhaitant être membre du programme EXPRES au Canada. 3 Le demandeur doit être de bonne réputation et avoir de bons antécédents en matière d observation. ANNEXE B - CRITÈRES DE REFUS NUMÉRO CRITÈRE 1 Le demandeur a commis d importantes infractions douanières au cours des cinq dernières années. 2 Le demandeur a des antécédents d inobservation pour d autres exigences législatives et réglementaires pertinentes. 3 Le demandeur n a pas bonne réputation.

4 ANNEXE C PLAN D ACTION PLAN D ACTION DE PARTENAIRES EN PROTECTION Demandeur Membre Nom de l organisation membre Numéro d ID de PEP Date de validation ou de l incident (aaaa-mm-jj) Heure de validation ou de l incident Enjeu / incident : Mesure correctrice et vérification : Mesure correctrice Date d achèvement Action vérifiée? (O / N) Date de vérification Vérification : Toutes les mesures requises ont été exécutées Signature de l AR Si une prolongation est accordée, indiquer le nouveau délais et expliquer les circonstances Explication

5 ANNEXE D - Critères de suspension / d annulation Infraction 1. Défaut de maintenir les exigences minimales en matière de sécurité 2. Défaut d informer le programme PEP de changements pouvant avoir une incidence sur le statut de membre dans le programme (c.-à-d. réduire la qualité de sa sécurité en raison d une décision consciente) 3. Manque de coopération avec PEP (p.ex. a demandé une prolongation à plusieurs res, ne retourne par les appels, ne donne pas accès aux locaux pour des séances de sensibilisation, etc.) 4. Défaut de démontrer une connaissance adéquate, des registres ou des systèmes qui peuvent démontrer la chaîne d approvisionnement du membre 5. Défaut de divulguer des renseignements commerciaux pertinents ayant une incidence directe sur le profil de sécurité du membre 6. A commis une infraction en vertu de la Loi sur les douanes ou est suspendue dans un autre programme de sécurité qu il s agisse d un programme de l ASFC ou d un programme fédéral, provincial ou international 7. Le représentant de l organisation membre n est pas de bonne réputation ou l organisation n est pas de bonne réputation 8. Le membre a obtenu une autorisation à l aide de renseignements frauduleux 9. Défaut de respecter toute autre exigence du PE Lettre d avertissement Plan d action Possible Possible Possible (en conjonction avec PA) AAP Suspension Annulation Jusqu à un an (se Oui Non Non Jusqu à un an pour les incidents subséquents (se Possible Possible Oui Jusqu à un an (se Non Possible Non Jusqu à un an (se Non Non Non Non Oui Possible Possible Possible Jusqu à un an (se Oui - si la période de Non Possible