Thierry HOULOU, Conseiller Principal des APS Direction des Sports, Ville de Toulouse

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1 Thierry HOULOU, Conseiller Principal des APS Direction des Sports, Ville de Toulouse

2 La définition d de la politique sportive Préambule : Aucune obligation n incombe aux communes en matière de politique sportive, mais dans la mesure où le sport n a pas fait l objet de répartition de compétences dans les lois de décentralisation, les élus doivent donc définir une politique sportive. Elle doit être établie dès la première année du mandat et doit s articuler avec d autres politiques globales comme l éducation, la citoyenneté, l aménagement, la solidarité Avant d éd établir ou de créer une politique sportive, il faut tenir compte : - De l implantation l des équipements sportifs sur la collectivité - Des modalités s d attribution d de subvention - Des moyens humains dont disposent le service des sports

3 La définition d de la politique sportive L élaboration d une d politique sportive se réalise r à travers une succession d éd étapes: 1. Déterminer D les orientations politiques Le loisir ou le spectacle = Logique économique L éducation ou l insertion l = Logique sociale Plusieurs choix peuvent se combiner comme dans l exploitation l d une d piscine : Education,, Santé,, Compétition, Loisir sportif 2. Etablir un diagnostic L objectif est de recueillir des informations pertinentes qui permettent ettent d analyser d une situation. 2 formes de diagnostic peuvent être réalisr alisées : - Diagnostic externe : Etude de la population (Identifier les caractéristiques ristiques et la demande de la population) Analyse de l environnement l (Comment est il organisé? Offre similaire dans le privé?)

4 La définition d de la politique sportive - Diagnostic interne : Etude des actions engagées es (nature et nombre de prestations proposées) Analyse de l organisation l et des moyens (l organisation en place est elle adaptée e aux objectifs souhaités s?) 3. Elaborer des actions (par catégorie de public) 1. Actions dans le champ scolaire : - Mise à disposition des installations - Mise à disposition des éducateurs territoriaux des APS - Exemple : convention IA/Mairie de Toulouse 2. Actions auprès s des clubs : - Mise à disposition des équipements - Contractualisation (convention d objectifs) d - Exemple de convention avec les clubs Toulousains

5 La définition d de la politique sportive 3. Elaborer des actions (par domaine d intervention) d : Actions dans le domaine des équipements : - Mise à disposition de bureaux et d éd équipements sportifs auprès s des clubs - Développement des équipements sportifs dans les quartiers - Développement des équipements de loisirs (parcours de santé,, piscines ludiques ) Actions dans le domaine de l animation l sportive : - Animations le mercredi AM et pendant les vacances scolaires - Animation dans les quartiers en soirée e après s 17h00 - Actions auprès s du public senior Actions dans le domaine du soutien sportif : - Mise à disposition des ETAPS dans les écoles (de la GS au CM2) - Mise à disposition des ETAPS dans les clubs sportifs - Subventionnement des associations sportives

6 La définition d de la politique sportive 4. Déterminer D des priorités s et choisir des actions : Au regard des actions énoncées précédemment, il est souvent indispensable de fixer des priorités. Le premier choix permet, au regard des orientations politiques fixf ixées et de l analyse l de l environnement, de déterminer d : - Ce qui est indispensable - Ce qui peut faire l objet l d un d débatd - Ce qui est facultatif L élu devra définir d le périmp rimètre du service public des sports en éliminant ce qui ne sera pas offert par la commune. Le second choix consiste à décider de ce qu il est possible de faire au regard des moyens disponibles. Chaque action est ainsi analysée e au regard d un d certain nombre de critères res : - Le critère re financier (coût t prévisionnel de l action) l - Le critère re des compétences des agents - Le critère re technique (les équipements et le matériel sont ils adaptés s?) - Le critère re organisationnelle (l organisation du service des sports est elle adaptée e pour réaliser r les actions souhaitées?)

7 Le processus de décisiond 1. Les différentes instances de décision d et de validation - Le bureau municipal : Garde rapprochée e du Maire composée e des adjoints au Maire, du directeur de cabinet, du DGS et des DGA (pas systématique). - Les commissions : Le plus souvent organisées sur le découpage d des délégations. d Composées de certains adjoints, quelques conseillers municipaux et des directeurs de service concernés. - Le conseil municipal : Composé du Maire, de ses adjoints, des conseillers municipaux, des élus des différentes listes, du directeur de cabinet et du DGS (selon les collectivités). Fréquence : 4 à 8 selon les collectivités

8 Le processus de décisiond Dans les 2 situations suivantes, le bureau municipal a un rôle de décision d et la commission municipale, un rôle d orientation. Situation 1 : Le bureau municipal examine toutes les décisions d présent sentées es en CM. Services Commissions Bureau Conseil Municipal Situation 2 : Le bureau municipal valide politiquement les dossiers travaillés s par les services et les réexamine r avant de les présenter en CM. Bureau Services Commissions Bureau C. Municipal

9 Le processus de décisiond Dans les 2 situations suivantes, c est c la commission des sports qui joue un rôle majeur. Situation 3 : Le bureau municipal ne joue pas de rôle de filtre. La commission valide tous dossiers présent sentés s en CM. Situation 4 : Services Commissions Conseil Municipal Le bureau municipal propose les dossiers présent sentés s en commission. Bureau Commissions Conseil Municipal

10 Le processus de décisiond 2. Elus et fonctionnaires Une des caractéristiques ristiques de la gestion publique locale réside r dans la collaboration étroite entre les élus et fonctionnaires. Une règle r d or d : Le politique décide, d le fonctionnaire exécute cute 4 niveaux de décision d : - Niveau politique : Fixer les orientations dans le champ politique - Niveau stratégique : Définir des actions et les objectifs - Niveau tactique : Mettre en place des ressources pour parvenir au résultat et coordonner des moyens - Niveau opérationnel : Déterminer des plans d actions d et mise en œuvre sur le terrain La zone de partage entre élus et fonctionnaires est elle pour autant si simple?

11 Le processus de décisiond 3. Qui élabore la politique sportive? La concertation caractérise rise l él élaboration d une d politique sportive. De nombreuses commissions (municipales ou extra municipales) associent des associations, des enseignants, des pratiquants Pourtant, elles ne doivent rester que des organes consultatifs et ne peuvent remplacer le pouvoir de décision d des élus. Lorsque les élus agissent sur les niveaux politiques et stratégiques, nous sommes dans un processus normal de décision. d Lorsque l administration l agit sur les niveaux tactiques et opérationnels, nous sommes dans un processus normal de décision.

12 Les missions d un d service des sports Une direction des sports s appuie s sur 3 grandes fonctions : - Une fonction technique - Une fonction administrative - Une fonction éducative 1. Le service technique - Gestion, entretien et maintenance de l ensemble l des installations sportives - Accueil des usagers et des utilisateurs des installations sportives - Suivi et contrôle des travaux réalisr alisés s sur les équipements - Réalisation et suivi des travaux réalisr alisés s en régier - Commande et approvisionnement d éd équipements et de matériels sportifs - Soutien logistique aux différentes manifestations organisées - Montage des dossiers d homologation d des enceintes sportives

13 Les missions d un d service des sports 1. Le service technique - Elaboration de cahiers des charges (CCTP) nécessaires n à la commande publique (travaux, acquisition de matériel, transport scolaire ) - Rédaction des pré programmes liés à la réhabilitation r ou à la construction d équipements sportifs - Description technique et cartographie des installations sportives - Suivi de l él évolution des normes (ERP, accessibilité,, fédérales) f liées à l exploitation des équipements sportifs - Travail transversal avec les autres directions (espaces verts, architecture, a bâtiment et énergie, service communal d hygid hygiène et de santé é ) - Gestion du personnel

14 Les missions d un d service des sports 2. Les services administratifs La GRH : - Gestion des effectifs de la Direction - Superviser les recrutements de personnel - Gestion des carrières res des agents - Gestion des congés s et des arrêts de travail des agents - Gestion du plan de formation des agents de la Direction - Gestion des saisonniers recrutés s pendant les congés s scolaires - Gestion de l aml aménagement du temps de travail La gestion informatique : - Installation et maintenance des postes informatiques La gestion du courrier et de l él économat : - Distribution des notes et courriers sur l ensemble l des installations

15 Les missions d un d service des sports 2. Les services administratifs La communication interne : - Communication interne du service La gestion financière - Gestion du budget du service - Gestion des subventions aux clubs élites conventionnés - Gestion des subventions aux autres clubs sportifs - Gestion des subventions exceptionnelles pour les organisateurs de manifestations sportives - Gestion des engagements et des factures - Gestion des crédits

16 Les missions d un d service des sports 2. Les services administratifs La gestion financière - Gestion des régies r de recettes (animation sportive, piscines, patinoires, tennis is ) - Rédaction des délibd libérations présent sentées es en Conseil Municipal - Rédaction des conventions d objectifs d établies avec les clubs élites - Rédaction des conventions de mise à disposition d installationd

17 Les missions d un d service des sports 2. Les services administratifs Les réservations r et les manifestations sportives - Planification des créneaux d utilisation d des installations sportives pour les entraînements, nements, l enseignement l de l EPSl EPS,, les manifestations, les compétitions : Stades, gymnases, piscines, patinoires, tennis Sur Toulouse, environ heures de planification terrestre et aquatique. - Interface entre le service des sports et les différents utilisateurs : Ecoles primaires, collèges, lycées, universités, s, clubs et associations sportives, comités s départementaux d et ligues, fédérations, f comités d entreprise Sur Toulouse, il y a environ 500 utilisateurs différents. - Régulation des difficultés s rencontrées es avec les utilisateurs - Coordination des manifestations sportives et des inaugurations d équipements sportifs. Sur Toulouse, plus de 500 manifestations et inaugurations par an.

18 Les missions d un d service des sports 3. Le service des activités s physiques et sportives - Etablir les programmations payantes, à destination du public des ZUS, des seniors, sur l ensemble l des périodes p de l annl année - Etablir les programmations des interventions pédagogiques p auprès s des scolaires en fonction des priorités s fixées avec l Educationl Nationale - Elaborer l ensemble des plannings des ETAPS - Encadrer, gérer g et manager les ETAPS - Veiller à l application et au respect de la réglementation r des APS - Actualiser les POSS et les règlements r intérieurs des piscines

19 Les missions d un d service des sports 3. Le service des activités s physiques et sportives - Organiser et encadrer les manifestations sportives - Assurer la continuité du service public des activités s programmées - Suivre les achats de matériel sportif - Superviser les affectations de matériel sportif en fonction des programmations proposées tout au long de l annl année - Renseigner et inscrire les usagers sur les activités s proposées - Communiquer sur les activités s proposées aux usagers

20 Les missions d un d service des sports Exemple de la Direction des Sports de Toulouse Fréquentations 2010 : - TENNIS : PATINOIRES : PISCINES : GYMNASES : STADES : TOTAL :

21 1. Les effectifs Le personnel Environ agents travaillent dans les services des sports des d collectivités s territoriales. Ces agents se repartissent dans 3 filières (étude( CNFPT en 2000 ): - Filière sportive (environ 25%) - Filière technique (environ 65%) - Filière administrative (environ 10%) Exemple de répartition r des agents de la Direction des Sports en 2007 : Effectifs = 507 agents - Filière sportive = 19,9% - Filière technique = 71,2% - Filière administrative = 8,9%

22 2. La filière sportive Le personnel Création et publication en 1992 des décrets d créant statut particulier des cadres d emploi d de la filière sportive des collectivités s territoriales. Le recrutement d un d agent dans un cadre d emplois d de la filière sportive se fait sur concours, même sur le grade de catégorie C. L accès s au concours externe est réservr servé aux titulaires d un d diplôme homologué à un niveau prévu pour chaque cadre d emploi. d L accès s au concours interne est réservr servé aux agents ayant accompli au minimum 4 années d anciennetd ancienneté de service public et étant en fonction à la date du concours. Les 3 cadres d emploi d : - Les conseillers territoriaux des APS (cadre A) Etre titulaire d un d diplôme de second cycle ou d un d diplôme de niveau 2 (L3 STAPS, BEES 2 e degré é )

23 Le personnel - Les éducateurs territoriaux des APS (cadre B) Etre titulaire d un d baccalauréat at de l enseignement l général g ou d un d titre ou diplôme homologué de niveau 4 (BEES 1 er degré). - Les opérateurs des APS (cadre C) Etre titulaire d un d baccalauréat at de l enseignement l général g ou d un d titre ou diplôme homologué de niveau 5 (CAP, BEP, BAPAAT). La filière sportive compte près s de agents. (source INSEE 2002,2003,2004) Répartition des agents de la filière sportive par cadre d emploi d : - CTAPS = 6,4% - ETAPS = 77,3% - OTAPS = 16,3% Exemple de la Direction des Sports en 2010 : - CTAPS = 7,2% - ETAPS = 90,7% - OTAPS = 2,1%

24 Le personnel Répartition des agents de la filière sportive selon la nature des collectivités s : 1. Les Communes : 75,3% 2. Les Communautés s de communes : 6,6% 3. Les Communautés s d Agglomd Agglomération : 5,4% 4. Les SIVU (syndicat intercommunal à vocation unique) : 3,8% 5. Les départements d : 2,3% 3. La filière technique Les principaux cadres d emploi d des agents des services des sports : - Les ingénieurs nieurs subdivisionnaires (cadre A) - Les techniciens territoriaux (cadre B) - Les agents de maîtrise (Cadre C) - Les adjoints technique (cadre C)

25 4. La filière administrative Le personnel Les principaux cadres d emploi d des agents employés s dans les services des sports : - Les attachés s territoriaux (cadre A) - Les rédacteurs r territoriaux (cadre B) - Les adjoints administratifs (Cadre C) 5. Le temps de travail des agents Il appartient à la collectivité d aménager le temps de travail de ses agents dans le respect de la jurisprudence administrative. Le temps effectif de travail doit être conforme à la durée e hebdomadaire de travail fixée e par délibd libération. - Généralités - Exemples et études comparatives

26 Les différents modèles d organigramme Nous pouvons distinguer 3 types d organisation d : 1. L organigramme L fonctionnel : Dans une commune, 3 fonctions sont classiquement représent sentés s : - L administration - Les équipements - L animation sportive Avantages : - Possibilité d identifier des spécialistes à la tête de chaque fonction - Simplicité - Clarté Inconvénients nients : - Rigidité - Lenteur des communications - Difficultés s de coordination des fonctions dans la mise en œuvre des politiques - Difficultés s pour quantifier les prestations de services - Création de domaine autonome et difficultés à travailler transversalement

27 Les différents modèles d organigramme Nous pouvons distinguer 3 types d organisation d : 1. L organigramme L fonctionnel : Dans une commune, 3 fonctions sont classiquement représent sentées es : - L administration - Les équipements - L animation sportive Avantages : - Possibilité d identifier des spécialistes à la tête de chaque fonction - Simplicité - Clarté Inconvénients nients : - Rigidité - Lenteur des communications - Difficultés s de coordination des fonctions dans la mise en œuvre des politiques - Difficultés s pour quantifier les prestations de services - Création de domaine autonome et difficultés à travailler transversalement

28 2. L organigramme L divisionnel : Découpage par projet, par usager, par nature d éd équipement. Les divisions les plus représent sentées es dans les services des sports sont construites à partir des équipements sportifs : - Equipements couverts (gymnases ) - Terrains de grands jeux (terrain de foot et rugby ) - Bases de plein air - Piscines - Patinoires Les différents modèles Avantages : - Rapidité d action - Etude de coûts : «rentabilité des activités» - Motivation des individus - Qualité des communications d organigramme Inconvénients nients : - Duplication des services - Augmentation des coûts de structure - Difficultés s pour travailler transversalement (coordination des différentes divisions)

29 3. L organigramme L matriciel : Les différents modèles d organigramme C est la combinaison de l organisation l fonctionnelle et de l organisation l divisionnelle. Nous retrouvons les 3 fonctions en abscisse : - Administration - Equipements - Animation Et les différents divisions en ordonnée e : - Equipements couverts (gymnases ) - Terrains de grands jeux (terrain de foot et rugby ) - Avantages : - Mise en commun des moyens - Possibilité de mener des politiques sectorielles et transversales Inconvénients nients : - Conflits - Difficultés s de coordination - Surcoûts liés à la complexité

30 Les différents modèles d organigramme Les 3 organigrammes proposés s montrent des avantages, mais aussi des inconvénients. nients. Il n y n y a pas de solution unique, mais il faut surtout trouver l organigramme l idéal en fonction des critères res suivants : - La taille de la collectivité (nombre d habitants) d - Le nombre d éd équipements gérés g s par le service des sports - Le type de gestion des équipements sportifs - Le nombre d agents d du service des sports - Les grandes missions du service des sports - La politique d animation d sportive Il demeure toutefois important : - De disposer d une d équipe d agents d de maintenance du patrimoine sportif qui peuvent intervenir sur les différents types d éd équipements - De disposer d ETAPSd polyvalents (encadrement aquatique et terrestre )

31 Etude de cas n 1n Concevoir l organigramme d un service des sports

32 Le budget d un d service des sports Le budget alloué au sport dans les communes est en moyenne de 6,0 %. En fonction du nombre d habitants d et des orientations générales g de la politique sportive, ce chiffre peut varier légèrement l : - De à habitants = 5,7 % - De à habitants = 6,5 % - + de habitants = 5,7 % Source Direction Générale G des Collectivités s Locales Ne sont pas intégr grés s les dépenses d pour le sport scolaire ou les subventions. Le budget d un d service des sports, comme celui d une d commune est scindé en 2 grandes entités s : - Le budget de fonctionnement - Le budget d investissementd Le budget primitif annuel des services est transmis à la direction des finances avant l été. Les élus valident ensuite les budgets des services au cours des mois de novembre et décembred cembre.

33 Le budget d un d service des sports Ventilation du budget de la Direction des Sports de la ville de Toulouse en 2007 : Budget annuel = Dépenses de fonctionnement = 6% - Dépenses d investissement d = 23% - Subventions alloués s aux clubs sportifs = 21% - Dépenses liés s au personnel = 50%

34 Le budget d un d service des sports Ventilation du budget de la Direction des Sports de la ville de Toulouse en 2010 : Budget annuel = ,95 % du budget de la ville - Dépenses de fonctionnement = 7 % - Dépenses d investissement d = 28 % - Subventions alloués s aux clubs sportifs = 17 % - Dépenses liées au personnel = 47 % Recettes de la Direction des Sports = Entrées piscines, patinoires, activités s sportives municipales, location des installations

35 Le subventionnement des associations sportives Détail des subventions alloués s par la Direction des sports de la ville de Toulouse en 2010 : - 25 clubs élites conventionnés s (+ de ) ) = Aide aux clubs (130 clubs environ) = Subventions exceptionnelles = Total = Les communes sont les premiers financeurs public des associations sportives. Selon l INSEE l et le Ministère de la Jeunesse et des Sports, le budget moyen d une d association sportive en France s élève à Sur ces ,, 25% en général g provienne des collectivités : - 20% de ces subventions sont versés s par les communes - 2% par les départementsd - 1% par les régionsr

36 Le subventionnement des associations sportives - Seules les associations agréé éées par le préfet de département d et affiliées à une fédération f sportive peuvent prétendre au versement de subventions - L attribution d une d subvention municipale n est n pas automatique - Une association sportive ne peut percevoir une subvention qu apr après avoir rempli et renvoyer le dossier à la collectivité - Les subventions sont versées es en fin de premier trimestre de chaque année e après s vote du budget par le Conseil Municipal - Chaque nouveau club sportif qui demande pour la première fois une aide perçoit une subvention de base - Des subventions de base sont affectées es à des classes de sports regroupant des disciplines ayant un caractère re commun

37 Le subventionnement des associations sportives - Exemples de classification : - Rugby (XV-XIII), XIII), Football, Football américain, Hand, Volley, Basket, Base Ball - Athlétisme, tisme, Cross Country, Natation, Gymnastique - Sports de glace, sports de combat, sports de raquettes, aviron, kayak, triathlon, escrime, haltérophilie

38 Le subventionnement des associations sportives Exemples de critères res de subvention : - Niveau de compétition de l él équipe 1 du club - Nombre d éd équipes engagées es en compétition (> niveau départemental) d - Effectifs des licenciés s du club - Nature de la discipline sportive - Nombre de licenciés «jeunes» de moins de 18 ans pour valoriser les clubs formateurs - Nombre de licenciés s de moins de 18 ans issus des ZUS pour encourager les clubs de quartier - Nombre de filles ou de femmes licenciées es pour encourager le sport fémininf - Nombre d éd éducateurs diplômés s (BEES, diplômes fédérauxf raux ) - Participation à l animation sportive de la ville - Clubs handisports - Clubs ayant des frais de déplacement d ou des coûts de matériel importants

39 Quelques outils de management 1. Les fiches de poste Outil de management indispensable pour faire fonctionner tout type d organisation. Elles permettent de cadrer les missions principales, les activités s et les horaires de travail pour chaque type de poste occupé. Exemples 2. Les feuilles d éd évaluation des agents Outil qui permet d éd évaluer la manière de servir des agents sur une année. Elles permettent de proposer la note annuelle de chaque agent. Exemples

40 Etude de Cas n 2n Création de fiches de poste

41 Etude de Cas n 3n Subventionnement des associations sportives