ANNEXE DÉFINITION DE LA MÉTHODOLOGIE À SUIVRE PAR LES SERVICES DE LA COMMISSION POUR LA PROSPECTION ET LA NÉGOCIATION D'IMMEUBLES

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1 ANNEXE DÉFINITION DE LA MÉTHODOLOGIE À SUIVRE PAR LES SERVICES DE LA COMMISSION POUR LA PROSPECTION ET LA NÉGOCIATION D'IMMEUBLES 1. INTRODUCTION Dans sa communication sur la politique immobilière 1 la Commission a adopté les principes d'une nouvelle méthodologie dans le but d'améliorer la mise en œuvre des procédures existantes prévues par le législateur pour la signature de contrats immobiliers, d'une part, en incluant l'élément de prospection systématique du marché par la publication d'avis de prospection immobilière et, d'autre part, en structurant et en clarifiant davantage les procédures internes à la Commission. La présente méthodologie sera applicable pour les immeubles destinés à être occupés par les services de la Commission sur les sites de Bruxelles et de Luxembourg, y compris les immeubles occupés par les agences exécutives. Elle pourra être utilisée aussi dans un cadre interinstitutionnel, notamment par les offices interinstitutionnels. Tous les utilisateurs de cette méthodologie devront notamment s'engager à adhérer strictement aux principes de planification à long-terme et de publication à temps de leurs besoins immobiliers. La nouvelle méthodologie est ici présentée en détail. Elle vise à préserver le pouvoir discrétionnaire nécessaire à la Commission dans le domaine des marchés publics immobiliers tout en visant le meilleur rapport qualité-prix. Cette méthodologie, qui s'inscrit dans le cadre des procédures prévues par le règlement financier et ses modalités d'exécution, clarifie et précise les phases de la procédure relatives à la prospection et à la négociation. Cette option présente l'avantage d'améliorer la transparence tout en respectant le cadre réglementaire en vigueur. La méthodologie proposée prévoit six phases: phase préliminaire: recensement et publication des besoins pluriannuels de la Commission; phase 1: définition des besoins pour tout nouvel immeuble; phase 2: publication de l'avis de Prospection d'immeubles (API); phase 3: analyse et présélection; phase 4: pré-études, négociation des conditions techniques et financières et sélection du projet retenu; phase 5: constitution du dossier technique et projet de contrat pour le projet sélectionné; phase 6: consultation interservices et attribution du contrat. 1 COM(2007) 501 du FR 1 FR

2 2. CADRE JURIDIQUE Les marchés immobiliers de la Commission européenne sont régis par le règlement financier (qui intègre les dispositions de la directive 2004/18/CE 2 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services). Le règlement financier prévoit, en son article 91, cinq procédures de passation des marchés publics, à savoir: la procédure ouverte, la procédure restreinte, le concours, la procédure négociée et le dialogue compétitif. Compte tenu de la spécificité des marchés immobiliers, qui ont pour objet l'achat, l'emphytéose, l usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de terrains, de bâtiments existants ou d'autres biens immeubles, le législateur a prévu la possibilité d'avoir recours à une procédure négociée après prospection du marché local sans publication d'un avis de marché (article 126, paragraphe 1, point h) des modalités d exécution du règlement financier). 3. LA NOUVELLE METHODOLOGIE 3.1. Principes La méthodologie proposée prévoit : une meilleure information du marché par la publication annuelle d'une estimation des besoins en surface immobilière de la Commission pour l'année en cours et les quatre années suivantes. Ces renseignements seront publiés au JO S 3, aussi disponible en version électronique via le service TED 4 et sur les sites web pertinents de la Commission au début de chaque année. Cette information du marché viendra s'ajouter à l'étude de marché systématique menée par les services compétents 5 concernant les disponibilités immobilières; une mise en concurrence accrue entre les opérateurs du marché par une publication systématique au JO S et sur les sites web pertinents de la Commission des besoins spécifiques pour tout nouveau projet immobilier ainsi que par l'introduction du concept de la négociation systématique des conditions financières et techniques avec plusieurs proposants à la fois. En cas de développement d'un nouvel immeuble et/ou d'un ensemble de nouveaux immeubles sur des terrains offerts/vendus par un État membre et/ou propriété de la Commission, un tel projet immobilier suivra les procédures de passation des marchés publics conformes au règlement financier et ses modalités d'exécution; une transparence accrue de la procédure, notamment par la publication systématique des avis de prospection immobilière (API) comprenant : les exigences minimales de chaque projet concret, les critères d'exclusion et de prospection, Directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, JO L 134 du Supplément du Journal Officiel de l'union européenne Tenders Electronic Daily: Les services en charge de négociations immobilières, techniques et juridiques, au sein de OIB et OIL et/ou des autres utilisateurs de la présente méthodologie (agences exécutives, offices interinstitutionnels,etc.). FR 2 FR

3 le résultat de la procédure; une coopération et interaction accrues entre les services concernés de la Commission, notamment, d'une part, par la création d'un comité multidisciplinaire, le comité immobilier 6, chargé de fournir des avis consultatifs à l'ordonnateur délégué 7 à toutes les phases prévues au point 3.2 et, d'autre part, par le développement d'une capacité de diagnostic rapide de dossiers pouvant présenter des difficultés financières et/ou techniques majeures Le comité immobilier Le comité immobilier sera constitué de membres des services suivants de la Commission: l'oib ou l'oil en cas d'utilisation de cette méthodologie par une agence exécutive ou un office interinstitutionnel, un représentant dudit utilisateur, la DG ADMIN, la DG DIGIT, un représentant du comité pour la sécurité et hygiène au travail (CSHT) désigné par le CSHT, un observateur du Secrétariat Général, un observateur de la DG/organisme qui sera le futur occupant (s'il est connu). Les membres sont désignés par leur hiérarchie respective. Un seul comité immobilier sera créé par site (Bruxelles et Luxembourg). Il sera en charge de suivre tous les dossiers immobiliers du site. En vue d'assurer une meilleure connaissance des expériences respectives et une cohérence des procédures, la DG ADMIN assurera sur base régulière des réunions avec les comités immobiliers des deux sites. Le comité immobilier adoptera son règlement intérieur. Pour chaque projet, les services compétents devront soumettre les éléments du dossier à l'avis consultatif du comité immobilier aux stades suivants : avant la publication des documents d'un avis de prospection d'immeubles, lors de la sélection de la «short list» pour la négociation, lors de la sélection du candidat pour entamer les études d'aménagement en vue de l'établissement du dossier technique complet, lors de la sélection finale, avant de lancer la CIS. Le comité immobilier pourra solliciter, à tout moment, et notamment aux phases critiques de la procédure, une expertise interne et/ou externe sur toute question de nature technique ou financière. Le recours à cette expertise sera fait de manière ponctuelle, par analogie à ce qui est prévu à l'article 146, paragraphe 2, 4 ème alinéa, des modalités d exécution du règlement financier. L'expert ne fera en aucun cas partie du comité immobilier. 6 7 Voir point 3.2. Le Directeur des services compétents FR 3 FR

4 L'avis du comité immobilier ne sera pas contraignant. L'ordonnateur délégué prendra les décisions sous sa propre responsabilité. Toutefois, l'ordonnateur délégué devra justifier par écrit toute dérogation aux avis du comité immobilier Les phases de la méthodologie Phase préliminaire : recensement des besoins pluriannuels et publication La Commission publiera annuellement au JO S et sur les sites web pertinents de la Commission, au début de chaque année, l'ensemble des besoins estimés pour l'année en cours et ceux pour les quatre années à venir. Ces besoins pluriannuels seront mis à jour à chaque publication annuelle. Cette estimation ne constitue pas un engagement pour la Commission et n'implique pas l'envoi de propositions de la part des parties intéressées. Les offices (OIB/OIL) fixeront les besoins en concertation avec la DG BUDG et la DG ADMIN, notamment sur la base du document de programmation pluriannuelle en matière de politique immobilière (MAPF) Phase I: la définition des besoins Besoin par immeuble Le besoin pour tout nouvel immeuble concret est identifié de deux façons: (a) (b) soit par le suivi des échéances des contrats immobiliers en vigueur par OIB et OIL, et en tenant compte également de l'évolution planifiée des effectifs la Commission; soit à la suite d'une demande en vue de répondre à un besoin spécifique L'avis de prospection d'immeubles (API) Pour chaque marché immobilier les services compétents prépareront les documents de l'avis de prospection d'immeubles qui contiendront au moins les informations suivantes 8 : (a) (b) (c) (d) (e) (f) l'objet de la recherche, les exigences minimales (techniques et juridiques) de chaque projet concret, une liste de conformité au MIT (manuel de l'immeuble type), les éléments essentiels par type de contrat ainsi que les durées envisagées, les critères d'exclusion, les critères de prospection. À ce stade, les conditions pour différents types d'occupation (achat, usufruit, location) seront envisagées et les proposants présenteront leurs propositions en fonction de chacune de ces trois options, en apportant une attention particulière au meilleur rapport qualité-prix. Cette démarche permettra de disposer des éléments financiers nécessaires pour effectuer les analyses successives des aspects relatifs à la TVA et à la fiscalité (phase IV). 8 Ces informations seront reprises suivant un format standard qui aura été établi à cet effet. FR 4 FR

5 Phase II: la publication Pour chaque besoin concret, un API sera publié au JO S et sur le site internet pertinent de la Commission. La publication contiendra toutes les informations utiles à une personne/société qui souhaiterait présenter un/des immeuble(s) dans le cadre de l'api en cours. En plus de l'api, une liste de diffusion (mailing-list) sera créée afin de permettre aux personnes/sociétés intéressées d'être informées des API à venir. Le délai de réponse qui sera octroyé sera défini au cas par cas mais ne pourra pas être inférieur à 37 jours calendriers Phase III: l analyse et la présélection (a) (b) (c) Cette phase se subdivise en plusieurs sous-phases. La première analyse consiste à vérifier la conformité des offres et le respect des exigences minimales définies dans l'api. Les offres non conformes ou ne comportant pas de déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et/ou qui ne répondent pas aux exigences minimales seront écartées. Les proposants des immeubles ainsi exclus en seront informés. Les offres recevables seront alors analysées sur la base des critères de prospection 9, dont notamment, leur qualité (conformité au MIT, au document sur la politique architecturale et au manuel des conditions d'hébergement), l'efficacité, la localisation, la faisabilité, les délais de mise à disposition (immeuble de base et travaux d'aménagements) ainsi que les conditions financières pour répondre aux exigences minimales demandées. Cette présélection retiendra trois immeubles au maximum. Les proposants ainsi présélectionnés seront informés et invités à fournir les preuves relatives aux critères d'exclusion (art 134 des modalités d'exécution du règlement financier). Tous les proposants non retenus à ce stade pour la phase suivante en seront informés. À ce stade de la procédure, les proposants des projets présélectionnés signeront le "guide d'information sur les procédures, expliquant la nouvelle méthodologie, et les conditions applicables en matière de crédit-bail et d'achat immobilier" 10 avant d'entamer les négociations. Cette pré-analyse sera soumise au comité immobilier pour avis. Avant d'émettre son avis, le comité immobilier sollicitera une expertise interne et, le cas échéant, externe sur toute question spécifique de nature technique ou financière concernant ladite présélection. Dans le cas où plusieurs proposants auraient proposé le même projet ou le même bien, la Commission demandera au propriétaire de préciser qui est le mandataire exclusif ou principal pour les négociations. Les négociations seront entamées avec tous les proposants des projets retenus Phase IV: pré-études, négociation des conditions techniques et financières et sélection Les services compétents définissent un programme de besoins (cahier des charges de pré-études) qui sera envoyé aux trois proposants présélectionnés afin qu'ils puissent 9 10 Cette liste de critères n'est pas exhaustive et sera décidée au cas par cas par l'ordonnateur délégué. La communication COM(2007)501 prévoit la publication du guide en FR 5 FR

6 fournir des offres de prix comparables contenant les éléments techniques et financiers suffisants pour permettre d'en effectuer une comparaison. Dans le cas où un achat ou une emphytéose acquisitive sont prévus, les proposants seront informés du possible montage financier qui pourra prévoir un appel au marché financier afin d'obtenir le meilleur taux de financement pour la Commission. Ensuite les services compétents visitent les immeubles, analysent les dossiers de préétudes et mènent la négociation des conditions d'occupation pour chacun des projets présélectionnés. À ce stade, les services compétents peuvent formuler des demandes spécifiques aux proposants aux fins de rendre les offres comparables (voir points (2) et (3) ci-dessous). Si lors de cette phase il est constaté, après une analyse plus détaillée, que les résultats des phases précédentes doivent être remis en cause notamment parce que le/les projets ne respectent pas les exigences minimales établies au moment de l'api, ce/ces projets seront exclus de la procédure. Les services compétents en informent le comité immobilier qui émet un avis sur l'opportunité de réviser la présélection. Le cas échéant un ou plusieurs proposants non retenus lors de la phase précédente, mais respectant les exigences de base et les critères d'exclusion pourront être invités à participer à cette phase IV. Suite aux négociations des conditions techniques et financières avec les trois proposants en parallèle et des analyses menées par les services compétents, un seul projet sera sélectionné pour la phase suivante. Cette sélection tiendra compte du prix global des projets qui sera évaluée en fonction : (1) du prix négocié selon le type de contrat (achat, usufruit, location), (2) d'une estimation des coûts nécessaires pour la mise en conformité avec le MIT, le document sur la politique architecturale et le manuel des conditions d'hébergement, (3) d'une estimation des coûts nécessaires pour les travaux d'aménagements spécifiques, (4) du planning de mise à disposition des surfaces, (5) d'une analyse par les services compétents des implications en matière de fiscalité (TVA, taxes, charges, etc.), (6) d'une appréciation des coûts opérationnels des différents offres dès que les progrès des études du Life Cycle Cost le permettront. Les travaux indiqués à ce stade ne sauraient représenter la liste finale des travaux à réaliser et n'engageront pas la Commission quant à leur réalisation effective. Les services compétents présentent leur rapport au comité immobilier qui rendra son avis et le transmettra à l'ordonnateur délégué. Le proposant retenu sera informé par ce dernier et sera tenu de garantir l'exclusivité du projet pour la Commission jusqu'à la fin de la procédure décisionnelle. Les proposants non retenus seront aussi informés Phase V: phase technique et contractuelle L'établissement du dossier technique Après une première analyse effectuée conformément à la procédure prévue au point 3.3.5, le proposant réalise un dossier technique complet pour les travaux FR 6 FR

7 d'aménagements et de mise à niveau qui lui permettra de consulter le marché afin de remettre un prix définitif ainsi qu'un planning de mise à disposition de l'immeuble. Les services compétents assureront la supervision de la préparation de ce dossier technique, avec l'éventuelle participation de la DG/l'organisme qui sera le futur occupant (s'il est connu). Les services compétents en particulier s'assureront, autant que possible, que les prix des travaux présentés par le proposant n'incluent pas de marges bénéficiaires en plus des frais de coordination et des frais financiers. En outre, ils veilleront à assurer les meilleures conditions de financement possibles, d'une part, en négociant avec plusieurs partenaires financiers à la fois et, d'autre part, en vérifiant, au cas par cas, l'opportunité de l'implication dans le projet de la Banque européenne d'investissements (BEI) ou de l'établissement d'un partenariat publicprivé. Si, lors de cette phase, il est constaté qu'un projet ne respecte pas les exigences minimales établies au moment de l'api, les services compétents en informent le comité immobilier qui évaluera la nécessité de réviser la sélection. Toute modification significative du prix par rapport à l'offre fournie dans la phase IV, pourra amener l'ordonnateur délégué à revoir les conclusions de cette même phase et éventuellement à revenir à la phase précédente L'établissement des documents contractuels (projet) L'analyse détaillée des aspects juridiques (servitudes, permis, pollution, etc.) sera réalisée durant cette phase («due diligence») et les documents contractuels seront négociés avec le représentant du proposant parallèlement aux études techniques Phase VI: procédure d approbation interne Avant de procéder au lancement de cette phase, le comité immobilier rendra son avis sur l'offre retenue à l'issue de la négociation, prévue à la phase V La consultation interservices (CIS) Les services compétents proposeront à l'admin de transmettre la note de procédure immobilière en CIS au service juridique et à la DG BUDG, conformément à la décision de la Commission du 16 janvier 2004 (SEC(2004)62). Les services compétents négocieront avec le proposant l'intégration des avis et suggestions des services consultés dans les documents contractuels. En ce qui concerne les projets soumis en consultation, la Direction générale du budget considère si l'incidence financière est significative et si le projet requiert, conformément aux dispositions du règlement financier (article 179), l'information de l'autorité budgétaire. Pour les projets immobiliers donnant lieu à une information de l'autorité budgétaire, l'ordonnateur peut procéder à l'opération projetée lorsque la procédure prévue à l'article 179 du règlement financier est achevée. Cependant, si la nature des avis notifiés par une ou par les deux branches de l'autorité budgétaire l'exige, il appartient au Membre compétent en liaison avec le Membre chargé du budget de soumettre à la Commission la décision finale sur la réalisation de l'opération immobilière. FR 7 FR

8 Établissement des documents contractuels finaux Le dossier finalisé sera soumis à l'ordonnateur délégué qui prendra la décision finale d'attribution, invitera l'attributaire à remettre à jour les preuves qu'il ne se trouve dans aucune situation d'exclusion et procédera à la signature du contrat. 4. DEROGATIONS CAS DE LA NON-APPLICATION DE LA MÉTHODOLOGIE À titre exceptionnel, notamment pour la prise d'occupation d'un immeuble en urgence, pour la prolongation d'un bail existant ainsi que pour la prise d'occupation d'un immeuble spécifique mitoyen à un immeuble déjà occupé par la Commission ainsi que pour toute autre raison technique, financière ou stratégique dûment motivée, les services compétents pourraient déroger à la méthodologie décrite ci-dessus et procéder à une négociation sans publication préalable d'un API. Les services compétents demanderont au comité immobilier du lieu concerné un avis préalable sur la dérogation envisagée. Ensuite, une fois l'avis recueilli, les services compétents pourront décider d'entamer ou non la négociation avec le proposant concerné. 5. ABANDON DE LA MÉTHODOLOGIE ET/OU ARRET DE LA NEGOCIATION L'utilisation de cette méthodologie n'engage pas l'ordonnateur compétent à la mener jusqu'à son terme. L'ordonnateur compétent, afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix, a le droit de décider à tout moment, et de façon dûment motivée soit d'abandonner cette méthodologie tout en poursuivant les négociations soit de renoncer aux négociations et clôturer la procédure. En tout état de cause, l'ordonnateur pourra abandonner les négociations avec un proposant au cas où il devait se révéler que celui-ci aurait présenté une offre non conforme à n'importe quel stade de la procédure. 6. REVISION Une évaluation de l'impact de cette nouvelle méthodologie et en particulier de son efficacité - sera effectuée trois ans après sa mise en place. FR 8 FR