Service de Messagerie Evoluée

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1 Service de Messagerie Evoluée Guide Administrateur Client novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 1

2 SOMMAIRE 1. QU'EST-CE QUE LE BACK OFFICE / ADMINMAIL? COMMENT ACCEDER AU BACK OFFICE? QUELQUES DEFINITIONS BOITE ET QUOTA COMPTE ADRESSE ALIAS GROUPE CATCH-ALL OU TOUT-ALIAS FORWARD OU RE-DIRECTION FILTRE NOTIFICATION BOITES RESERVEES (OU DMZ) BOITE BLOQUEE BOITE DESACTIVEE BOITE SUPPRIMEE BOITE INACTIVE BCCA INTRODUCTION A L'USAGE DU BACK OFFICE ETABLISSEMENT DE LA CONNEXION ET AUTHENTIFICATION LES ELEMENTS DE L'INTERFACE D'ADMINISTRATION L'AIDE EN LIGNE L'aide générale L'aide contextuelle La demande d'assistance LES FONCTIONS DU BACK OFFICE LES FONCTIONS GLOBALES La recherche d'un utilisateur Les statistiques générales (option) Admin boites réservées (ou admin DMZ) LES FONCTIONS DE PILOTAGE D'UN DOMAINE Création par formulaire Création par lot Login Secondaire de chaque boite aux Lettres Gestion des comptes utilisateurs existants Alias Catch-all Admin Boites Réservées (ou Admin DMZ) Groupe Pied de mail Message de bienvenue GESTION DES QUOTAS ALLOUE AUX BOITES AUX LETTRES LE SUIVI D'EXPLOITATION novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 2

3 Occupation des boites Export des comptes Liste des comptes LES STATISTIQUES PAR DOMAINE Statistiques par mois Recevoir les statistiques par mail novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 3

4 1. Le Back Office est l'outil d'administration en ligne de la plate-forme de Messagerie Evoluée de Completel. Il s'agit d'un service Web consultable depuis tous les Navigateurs Internet du marché (Internet Explorer, Mozilla, Netscape, Opera,...). Le Back Office permet la gestion des domaines, des Boites mail des utilisateurs,... Il permet aussi la consultation des diverses informations et statistiques. Grâce au Back Office, vous êtes à même de pouvoir administrer tout ou partie de votre messagerie en temps réel. 2. Le Back Office de la Messagerie Evoluée est accessible sur la page Web : Un identifiant et un mot de passe administrateur vous seront nécessaires pour pouvoir vous connecter dans votre espace d'administration. Ces paramètres vous sont communiqués par le Service Clientèle de Completel au moment de l'ouverture du service. 3. Une Boîte désigne l'espace physique affecté à un utilisateur pour le stockage de ses messages. Cet espace est limité en volume par une valeur dénommée quota. La Boîte est référencée par une adresse .! " Un compte désigne un identifiant unique pour toute la plate-forme de messagerie Completel associé à une Boîte . Ce compte peut servir à renseigner le champ Login lors de la relève de la Boîte. Ce libellé est habituellement généré automatiquement par le BACK OFFICE à partir de l'adresse et d'un incrément sur trois digits. Une adresse désigne la référence principale associée à une Boîte lors de sa création. Elle se compose de deux parties séparées par le caractère '@' (arobase). La première partie se nomme le 'nom', la deuxième partie le 'domaine'. Une adresse s'écrit donc de la façon suivante : <nom>@<domaine> # Un alias désigne une adresse alternative synonyme d'une autre adresse (il s'agit d'un alias individuel) ou la matérialisation d'une adresse virtuelle en une liste d'adresses concrètes (il s'agit d'un alias virtuel). Un alias virtuel est traduit en un groupe dont le nom est l'alias lui même. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 4

5 $ %" Un groupe permet à l'administrateur d'un domaine de structurer une messagerie à l'image de l'organigramme d'une société. Il est possible de rattacher chaque compte utilisateur à un ou plusieurs groupe. Pour chaque groupe il est alors possible d'associer un alias afin de permettre la diffusion de messages à un département complet d'une entreprise. & ' ( Un Catch-All (nommé aussi Tout-Alias) désigne une adresse vers laquelle sont dirigés les messages destinés à une adresse qui n'existe pas. C'est donc la Boîte de destination par défaut de tous les messages sans destinataire identifié. La portée du Catch-All est limitée au domaine dans lequel il a été défini. ) *+ Un forward désigne une adresse vers laquelle le message est redirigé. Le message ne fait que transiter à travers la plate-forme et n'est donc pas stocké., * Un filtre désigne une suite de tests/actions appliquée à un message avant sa distribution dans la Boîte d'un utilisateur. -. Une notification est un message émis après la distribution réussie d'un dans la Boîte d'un utilisateur. / Les "Boites réservées" ou DMZ (demilitarized-zone) désigne la liste de noms de Boitesréservées. L'usage d'une DMZ se fait principalement lorsque l'utilisateur final a la possibilité de créer sa Boîte (cas des portails). La DMZ empêche aussi les utilisateurs de créer certains alias à partir de leurs préférences. 6 Le blocage d'une Boîte permet d'interdire tout accès et toute distribution de message. Le contenu de la Boîte est conservé, ainsi que les informations en base de données. Le blocage est par exemple employé lors de l'utilisation frauduleuse d'un compte de messagerie et afin de conserver des preuves lors d'une réquisition judiciaire.! 1 La désactivation d'une Boîte permet d'interdire tout accès et toute distribution de message. Le contenu de la Boîte est supprimé mais les informations sur l'utilisateur sont conservées dans la base de données. La désactivation est employée par exemple pour libérer des ressources de stockage liées aux Boitesinactives. La désactivation d'une Boîte permet aussi d'en réserver les noms et alias. Ceci évite que les messages à destination de l'ancien propriétaire ne soient délivrés à tort, à toute personne ayant éventuellement repris un alias ou le nom de la Boîte. Avertissement: La récupération des messages contenus dans une Boîte désactivée est impossible. Aussi, il est recommandé la plus extrême prudence lors de l'appel à cette fonction. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 5

6 "" La suppression d'une Boîte permet d'en effacer toute trace sur la plate-forme. Le contenu de la Boîte ainsi que les informations en base de données sont définitivement perdues. Avertissement: Il est recommandé la plus extrême prudence lors de l'utilisation de cette fonction. En effet, à l'issue de la suppression d'une Boîte, les données associées sont définitivement perdues. De plus, les différentes adresses liées à cette Boîte (nom de Boîte ou alias) sont de nouveau disponibles pour une nouvelle attribution. Une personne peut alors se voir distribuer des messages qui ne lui sont pas destinés si celle-ci elle venait à lier à sa Boîte une des adresses supprimées. # 1 Une Boîte aux lettres est considérée comme inactive dès lors que nous n'avons pas enregistré de connexion sur celle-ci (depuis n'importe quel média) dans un laps de temps défini par l'administrateur. La réception de messages dans la Boîte ne rentre pas en ligne de compte. La surveillance des Boitesinactives doit être activée par l'administrateur. Aucune surveillance n'est activée par défaut. $ Bcca signifie Bcc (Blind Carbone Copy) Automatique. Il s'agit d'une liste d'adresse qui seront en copie des messages de la Boîte ayant configuré ce service. Très utile pour déléguer la gestion des messages d'une personne. Exemple, l'assistant(e) qui gère les messages de son (sa) responsable L'administration depuis le Back Office se déroule essentiellement en trois phases : La connexion avec authentification La sélection du domaine à administrer L'appel aux fonctions de pilotage Dans la majorité des cas, la sélection du domaine est nécessaire. Cependant lors de l'usage de fonctions globales, cette étape n'est pas souhaitée. Le contexte de travail porte alors sur l'ensemble des domaines dont vous avez la gestion. # :6 ; ' Le BACK OFFICE est l'outil d'administration en ligne des comptes et des options d'une messagerie d'entreprise. Il se présente sous la forme d'un service Web consultable depuis un navigateur classique. Ce mode d'administration vous permet ainsi de configurer en temps réel votre messagerie. Une authentification est nécessaire afin de pouvoir accéder aux différentes fonctions d'administration. Celleci se compose d'un login et d'un mot de passe qui vous ont été transmis par Completel lors de la souscription au service de Messagerie évoluée. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 6

7 Cette authentification donne accès à plusieurs niveaux d'administration, allant de la simple consultation des statistiques à la gestion de l'ensemble des fonctions du BACK OFFICE. Afin de garantir une plus grande sécurité d'accès, le BACK OFFICE est accessible (ou redirigé automatiquement) depuis une URL sécurisée via SSL (protocole HTTPS). L'adresse de connexion est alors la suivante : Votre navigateur affiche alors un petit cadenas dans la barre de statut vous confirmant que vous êtes connectés de manière sécurisé : novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 7

8 5. < L'interface se compose en trois zones distinctes comme décrites ci dessous : et dont l'usage est le suivant : (Espace en haut) Zone de sélection des fonctions globales d'administration. C'est ici que tout commence. Cette zone vous permet de sélectionner le ou les domaines dont vous avez la charge, l'accès au module de recherche d'un utilisateur ainsi que l'accès aux statistiques générales à tous vos domaines. (Menu sur le coté) Zone de pilotage du domaine sélectionné. En tête de cette zone se trouve pour rappel le nom du domaine en cours. Les fonctions disponibles sont listées dynamiquement en rapport avec les options souscrites. (Au centre) Zone de travail. Une fois la fonction d'administration sélectionnée, le traitement s'effectue dans cette zone. Les trois étapes décrites en début de ce chapitre sont donc liées à ces trois zones de l'interface d'administration et par lesquelles il vous faudra passer. $ < 9 Plusieurs niveaux d'aide vous sont proposés tout au long de votre session d'administration. Chacune de ces aides en ligne vous informent sur la manière dont les tâches doivent être accomplies, certaines dépendant du contexte courant. Ceci vous rend l'usage du BACK OFFICE plus simple à appréhender et évite de rester bloquer sur un problème de compréhension de son fonctionnement. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 8

9 Lors de la sélection d'un domaine, la zone de travail présente une aide générale. Celle-ci reprend les différentes fonctions de pilotage du domaine. Ensuite, chaque fonction sélectionnée possède une aide en ligne symbolisée par l'icône à proximité immédiate de la fonction concernée. Dans certains cas même, un laïus permet de décrire la méthode d'utilisation d'un formulaire. Dans le cas où la recherche parmi les différentes aides en ligne est infructueuse il est possible de demander assistance à Completel en appelant directement le service clientèle de Completel. 6. < = **7: & < 96 Ces fonctions ne nécessitent pas la sélection d'un domaine en particulier. Leur résultat porte sur l'ensemble des domaines dont l'administrateur a la charge. Cette fonction permet de retrouver une boite, un alias, un forward ou une adresse inscrite dans une mailinglist. Un formulaire de recherche vous demande de saisir l'adresse ou une partie de l'adresse à rechercher. Zone Pilotage->Rechercher un utilisateur Figure 4.1. La fonction de recherche d'un utilisateur Saisir une chaîne de caractères correspondant à la sous-chaîne recherchée. NOTA: Vous pouvez utiliser le caractère '*' (étoile) afin de rechercher de plus groupes d'utilisateurs ou bien d'affiner votre recherche Appuyer sur le bouton "CHERCHER" pour lancer la recherche. Le résultat est présenté par catégorie : Boite Alias Forward Abonné à une mailing-list NOTA: Quand il s'agit d'une boite, un lien donne accès aux détails de l'utilisateur. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 9

10 Les statistiques générales permettent à un administrateur de consulter l'état général des comptes dont il a la charge. Elles permettent aussi de connaître l'activité de ces comptes. La sélection parmi les différents paramètres de ces statistiques se fait à travers une barre de sélection. Trois critères sont disponibles : Domaine Période Données Les statistiques générales présentent le décompte des boites ainsi que les créations du jour (colonne J), de la veille (J-1), du mois courant (MC), du mois précédent (M-1) et enfin de l'année civile courante (AC). novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 10

11 ! "#$ Les boites réservées ou DMZ permet de restreindre, pour l'utilisateur final, les possibilités de création de boite ou d'alias. Le formulaire de gestion présente les différentes entrées domaine par domaine (parmi ceux dont l'administrateur a la délégation). Les adresses se trouvant dans la partie "TOUT DOMAINE" sont celles ayant été configurées par Completel. Ceci, en effet, permet la réservation des adresses légales (postmaster, abuse,...). Cette liste n'est par conséquent modifiable que par Completel. Pour créer une entrée dans la DMZ il faut donc effectuer les opérations suivantes : Zone Globale->Admin Boites Réservées ou Zone Pilotage->Admin Boites Réservées 1. adresse Saisir le nom à réserver 2. Domaine Sélectionner le ou les domaines concernés. Pour faire une sélection de plusieurs domaines, maintenir la touche Ctrl enfoncée et choisir une nouvelle entrée dans la liste. Appuyer sur le bouton "CREER" pour valider la création. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 11

12 !"# novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 12

13 &! < "9 L'ensemble de ces fonctions, accessibles depuis la zone de pilotage, portent uniquement sur le domaine indiqué en tête de cette zone. Ce sont ces fonctions qui sont le plus couramment utilisées. %& Il est temps maintenant de créer les premiers comptes utilisateurs de la messagerie. Il s'agit de compléter un formulaire reprenant les informations sur l'utilisateur. Un Formulaire complet est disponible. Zone Pilotage->Admin utilisateurs->création novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 13

14 1. Nom du compte Ce champ est facultatif. Il sert à forcer le nom du compte de messagerie. S'il n'est pas renseigné, il sera généré automatiquement. Si le libellé sur compte choisi est déjà présent sur la plate-forme, il sera refusé car celui-ci doit rester unique. 2. Saisir le partie de l'adresse correspondant au nom. 3. pass Saisir le mot de passe de la boite. 4. prénom Saisir le nom de l'utilisateur. Ce champ n'est présent qu'à titre d'information sur l'utilisateur mais demeure obligatoire. 5. nom Saisir le prénom de l'utilisateur. Ce champ n'est présent qu'à titre d'information sur l'utilisateur mais demeure obligatoire 6. Envoyer le mail de bienvenue, Agenda, Annuaire Ces cases à cocher n'apparaissent qu'à partir du moment où l'option est souscrite. 7. Ajouter à un groupe Pour inscrire un utilisateur dans un (des) groupe(s) précédemment créé(s), il suffit de sélectionner une (des) entrée(s) dans la liste qui suit. Pour faire une sélection de plusieurs groupes, maintenir la touche Ctrl enfoncée et choisir une nouvelle entrée dans la liste. NOTA: L'Agenda "partagé" et l'annuaire sont disponibles en option. NOTA: Si "Envoyer le mail de bienvenue" est coché le message paramétré dans la fonction Message de bienvenue est envoyé à l'utilisateur. Si "Agenda" est coché, l'utilisateur se verra autorisé à utiliser l'agenda "partagé". (OPTION) Si "Annuaire" est coché, une entrée correspondant à ce nouveau compte sera créée dans l'annuaire. (OPTION) Lorsque le formulaire est complètement renseigné, valider la création en appuyant sur le bouton "CREER CET UTILISATEUR". % Lors de l'initialisation d'un domaine de messagerie, il peut s'avérer pratique de créer un ensemble de comptes en une seule opération. C'est la création par lot. La première étape consiste à constituer un fichier contenant les champs suivants : compte pass nom quota commentaire Chaque ligne du fichier est composée des champs mentionnés ci-dessus, chaque champ étant séparé par le caractère ';', Ce qui donne ceci : LOGIN;PASS;NOM;QUOTA;COMMENTAIRE Exemple de ligne dans le fichier : m.dupond;rf5sc45;marc Dupond;20;Boite Pro l'étape suivante est de transmettre ce fichier au serveur : Zone Pilotage->Admin utilisateurs->création novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 14

15 1. Création par lot Renseigner le chemin d'accès au fichier. Le bouton "PARCOURIR" permet d'utiliser le dialogue de sélection de fichier pour le retrouver sur le disque. Transmettre au serveur le fichier en appuyant sur le bouton "IMPORTER". Le fichier est dans un premier temps analysé, si celui-ci comporte des erreurs, aucune création n'est effectuée. Et la liste des erreurs, ainsi que le numéro de ligne où elles se situent, est retournée. ' A la création des boites aux lettres, un identifiant "secondaire" est généré automatiquement et attribué à chaque nouvelle boite. Cet identifiant est unique à toutes les boites de la plate-forme de messagerie. Ce second identifiant unique peut ainsi être aussi utilisé pour se connecter en Webmail ou relevé sa boite par POP3 ou IMAP4. Pour retrouver ce login "secondaire" d'une boite, positionnez vous dans le menu "Statistique -> Liste des Comptes" puis cliquez sur une des boites aux lettres. Dans la page d'information qui s'affiche alors, vous retrouverez ainsi l'identifiant secondaire de la boite sur la première ligne: Exemple: Informations sur le compte test003 Nom de boite test@test.completel.fr Créa : :49:00 Occupation actuelle : 0 Mo (0 %) Web dern visite : - Wap dern visite : - Dist dern visite : :48:31 créa accès vocal : - Voc dern visite : - nb visite: - nb visite: - nb visite: 24 nb visite: - "Test003" est l'identifiant secondaire de la boite aux lettres test@test.completel.fr Ainsi, pour la boite aux lettres de cet exemple, il est possible de se connecter au webmail ou bien relever cette boite en utilisant les login/password suivants: Soit (cas classique): Login: test@test.completel.fr (adr ) Password: celui définit par l'utilisateur Soit (en passant par le login secondaire): Login: test003 (second identifiant unique à cette boite) Password: celui définit par l'utilisateur NOTA: Le password reste le même pour l'un ou l'autre de ces deux logins disponibles. Ce deuxième login peut par exemple vous être nécessaire si votre client de messagerie ne supporte pas les login avec des caractères du type '@' à l'intérieur. Vous pourrez dans ce cas utiliser votre login secondaire () Cette fonction de gestion des comptes d'utilisateur se compose : d'un module de recherche d'un module de gestion novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 15

16 $ Le module de recherche permet de sélectionner un ou plusieurs comptes parmi ceux présents dans le domaine. NOTA: Le caractère '*' (étoile) vous permet de sélectionner plus facilement plusieurs ou bien toutes les boites aux lettres de votre compte. Attention cependant à ne pas trop l'utiliser si vous possédez vraiment beaucoup de comptes (> 100). Une fois la recherche effectuée, une liste des comptes correspondant aux critères demandés s'affiche dans le module de gestion qui permet d'agir sur chacun de ces comptes. Un système de 'panier' utilisant les "cookies" permet de revenir à une liste précédemment sauvegardée. Le module de gestion est composé d'une barre de boutons permettant d'agir sur les comptes dont la case en tête de ligne est cochée. Vient ensuite un tableau dont chaque ligne correspond à un compte et où chaque colonne correspond à une information sur le compte. NOTA: Cette barre de boutons est à la fois présente au début et à la fin de la liste des boites aux lettres, afin de faciliter son accès en cas de liste très longue. La fonction des boutons est identique sur les deux barres de boutons. Le détail de la barre de boutons est le suivant : Bouton Action Activation de l'agenda pour les comptes utilisateurs sélectionnés. (DISPONIBLE EN OPTION) Blocage des comptes utilisateurs sélectionnés. [Voir définition pour la signification du terme bloquer] Déblocage du compte utilisateur sélectionné. Désactivation des comptes utilisateurs sélectionnés. [Voir définition pour la signification du terme désactiver] novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 16

17 Réactivation des comptes utilisateurs sélectionnés. Suppression des comptes utilisateurs sélectionnés. Si l'option Annuaire est souscrite, la case à cocher Annuaire permet, si elle est cochée, de supprimer par la même occasion les entrées dans l'annuaire associées aux comptes à supprimer. Insertion des comptes utilisateurs sélectionnés dans le 'panier' de gestion des utilisateurs. Le panier est ensuite sauvegardé dans un cookie du navigateur et peut ensuite être rappelé en appuyant sur le bouton du module de recherche. Liens permettant la navigation dans la liste des comptes. << renvoie à la première page, < à la page Précédente, > à la page suivante et >> à la dernière page de la liste. En dehors des actions disponibles dans la barre de bouton, il est possible d'administrer les différents services de chaque compte utilisateur en utilisant les liens présents dans les différentes colonnes de la liste. Colonne(lien) Action Infos(I) Alias(A) Forward(F) Notifs(N) Accès à l'intégralité des informations connues en base sur le compte. Sur cette page d'informations il est possible d'accéder individuellement à chacun des services décrits ci-dessous. Accès au formulaire de gestion des alias utilisateurs. Ce sont les alias individuels du compte utilisateur, c'est à dire ceux qui peuvent être configurés dans les préférences du WebMail. Accès au formulaire de gestion des re-directions des messages destinés aux différentes adresses (adresse principale et alias) du compte. [Voir définition du terme forward]. Accès au formulaire de gestion des notifications. Bcca(B) Services(S) Groupes(G) Accès au formulaire de gestion des Bcca [Voir définition du terme Bcca]. Accès au formulaire permettant la modification des différents services d'un compte (Quota / Accès Extérieur POP/IMAP / Accès WAP / Accès Voic / Sortie SMTP). Accès au formulaire de modification des groupes d'affectation du compte utilisateur. Pass(P) Accès au formulaire de changement du mot de passe du compte. Vous pouvez ainsi cliquez sur le "nom de la boite aux lettres" pour accéder directement à sa fiche détaillée d'information (équivalent si vous cliquez sur le 'I' (de Infos) du tableau d'une boite aux lettres particulière): novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 17

18 % & Sur le même principe, si vous cliquez sur le 'S' (services) d'une Boite au lettres, vous allez pouvoir lui ajuster ses différents paramètres: '& SMTP Quota Pièce Jointe Relève Distante Accès Vocal Accès Wap Autorise la Boite à utiliser un serveur SMTP sortant Authentifié (option de service payante) Fixe le quota de la Boite aux lettres [voir section "gestion des quotas" pour de plus amples informations] (20 Mo en standard) Fixe la taille maximale des pièces jointes qui peuvent être insérés au travers du Webmail. (Maximum: 10 Mo) Autorise la Boite à pouvoir être relevée à distance (en POP ou IMAP) Autorise la Boite à pouvoir être accédée par Voice Mail Autorise la Boite à pouvoir être accédée par Wap novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 18

19 Cette fonction permet la gestion des alias virtuels, à ne pas confondre avec les alias individuels qui eux sont gérés au niveau de l'admin utilisateur. Les notions d'alias virtuel et de groupe sont étroitement liées, ce qui se traduit par une gestion croisée dans les fonctions du BACK OFFICE. En effet, la création d'un alias virtuel provoque la création d'un groupe. De même, l'affectation d'une adresse à un groupe se traduit par la création d'un alias virtuel. Un alias particulier nommé Catch-All ou Tout-Alias dont le libellé est '*' (le caractère étoile) permet de transmettre tous les messages sans destinataire identifié. %* Cette fonction permet de définir un catch-all (ou Tout-Alias voir chapitre 3 : Définitions). Par défaut, un domaine ne possède pas de catch-all. Pour en définir un, il suffit de lui ajouter une boîte existante et active : Zone Pilotage->Catch-all Créer un Catch-All : «CREER UN CATCH-ALL» : Permet d'ouvrir le module de sélection des boîtes existantes Les lettres de A à Z ou chiffres de 1 à 9 permette de sélectionner l'initiale de la boîte recherchée. La liste des boîtes dont le nom commence par la lettre ou le chiffre sélectionné se construit dynamiquement. Confirmer la création du Catch-all en appuyant sur le bouton du dialogue de confirmation : Ajouter une boîte à un Catch-all : Une fois qu'un Catch-all a été initialisé, il est possible de lui ajouter une ou plusieurs autres boîtes émails principales. La procédure est sensiblement la même que pour la création d'un Catchall, novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 19

20 hormis le fait que le bouton est remplacé par le bouton Supprimer une boîte à un Catch-all : Le bouton est prévu à cette effet +,-! "#$ L'usage de la fonction d'administration des Boites réservées (ou DMZ) depuis ce menu de la Zone de Pilotage est équivalent à l'usage de la fonction accessible depuis la Zone Globale. Seul le contexte change, restreignant la gestion au domaine en cours. novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 20

21 .) Ce module vous permet de créer des groupes d'utilisateurs. / 0 Le pied de mail (ou trailer) est un message qui s'affiche automatiquement à la fin de chaque mail envoyé par les utilisateurs du domaine concerné. Il est fonction de la langue de l'utilisateur mais il n'est possible de saisir qu'un ou plusieurs messages parmi toutes les langues proposées. Note: Seuls les messages émis à partir du WebMail sont concernés. Suivant votre contrat, vous pourrez simplement visualiser ou modifier ces messages. L'objectif de ce service est de vous permettre de propager une information du type "service fourni par..." et bénéficier ainsi d'actions de marketing viral. 1#! Dans cette partie, vous pourrez administrer le message de bienvenue envoyé à un utilisateur lors de la création de sa boite. Afin de personnaliser le contenu du message, une liste de mots clés est fournie (voir Tableau Liste des mots clés de substitution dans le message de bienvenue page 22). Chaque mot-clé est alors substitué par une donnée renseignée dans la base de données. Tableau 4.1. Liste des mots clés de substitution dans le message de bienvenue Mot-clé Substitution #nom_part# #votre_adresse# #votre_pass# #url_sommaire# #domaine_part# nom du partenaire adresse de l'utilisateur mot de passe de l'utilisateur URL de la page de sommaire ou de login du webmail nom de domaine & % ; ; La règle est la suivante: - Vous bénéficiez de 20 Mo de Quota à chaque fois que vous créez une Boite aux lettres évoluée. Vous avez ainsi à disposition un espace global, pour l ensemble de vos boites aux lettres, multiple de 20 Mo et égal au nombre de boites aux lettres créées x 20 Mo. - pour chaque boite aux lettres créée, vous pouvez attribuer un quota inférieur, égal ou supérieur à 20 Mo. La seule contrainte est que la moyenne des quotas des boites aux lettres créées doit être égale à 20 Mo. Exemple: Vous créez 10 Boites aux lettres. Vous bénéficiez donc d un quota global de 10 x 20Mo = 200 Mo Vous pouvez alors affecter 20 Mo de quota à chacune de vos 10 Boites (cas standard) Vous pouvez aussi diminuer le quota à 5 Mo pour 9 de vos Boites et affecter (200-9*5 = ) 155 Mo à votre 10eme Boite. (La somme de vos quotas rentre toujours dans votre limite des 200 Mo...) novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 21

22 NOTA: Cas particulier Vous pouvez cependant vous retrouver en "Over Quota" si vous réalisez la manipulation suivante: Si vous supprimez une Boite qui avait un quota inférieur à 20 Mo, le quota global des boites aux lettres activées est alors supérieur au quota autorisé (nb Boites crées x 20 Mo). Le système va alors vous interdire la suppression de cette Boite aux lettres tant que vous n'aurez pas diminuer le quota d autres Boites (qui avait un quota supérieur à 20 Mo) afin de respecter à nouveau la limite du quota global autorisé. &# < 1 ;" Cette rubrique permet de surveiller le taux d'occupation des boites aux lettres, de gérer les boites inactives, de réaliser un export de la liste des comptes ou de consulter cette liste en ligne. ( 2 Ce suivi de quota vous permet de connaître quotidiennement la liste des Boites qui sont en "overquota" (dépassement de quota) ainsi que la liste des Boites dont le taux d'occupation dépasse un certain seuil. Pour consulter ces données, vous pouvez : les interroger en ligne à partir du choix "Suivi en ligne" vous abonner pour recevoir un état quotidien des quotas de vos Boites en paramétrant "Suivi par mail" La collecte des quotas n'est pas systématique sur les domaines de messagerie. Vous devez l'activer pour pouvoir en consulter les données : cochez la case à cocher, indiquez un seuil d'alerte et valider ces informations. Vous avez à présent accès aux modes de consultation des données. Une fois que la première collecte sera faite, vous pourrez consulter en ligne les données par le "Suivi en ligne". (! La page de suivi en ligne vous rappelle la date de dernière collecte des informations affichées et liste les comptes en dépassement de seuil et en dépassement de quota. Vous pouvez consulter les informations utilisateurs des Boites listées en cliquant sur le nom de celle-ci. Le tableau présente aussi, outre le quota maximal de la boite et son taux d'occupation, la date de dernière connexion sur la plate-forme ainsi que le média correspondant : C pour la création du compte W pour le WebMail w pour le Wap V pour le Vocal D pour le Distant Vous pouvez choisir de bloquer(*) les Boites affichées, en les sélectionnant puis en cliquant sur le lien correspondant. (! Après avoir coché la case d'activation de la collecte, cocher la case demandant à recevoir quotidiennement un état par mail et indiquez votre adresse. Astuce: Vous pouvez indiquer comme adresse , une adresse de boite aux lettres ou un alias sur un groupe d'adresses . L'état par mail reprendra les données correspondantes à tous vos domaines et se présentera de la manière suivante: ### ### Domaine DOMAINE.FR ### - Date :00:01 - Synthèse 2 overquota - 1 warning (seuil 75%) # Liste des Boitessaturées %util quota Boîte 100% 15 nomboite1 100% 15 nomboite2 # Liste des Boitesen dépassement de seuil novembre 2006 Messagerie évoluée Guide Administrateur Client 22