VILLE D ASNIERES SUR SEINE PLAN DE CONTINUITE DE L ACTIVITE DES SERVICES MUNICIPAUX - PANDEMIE GRIPPALE

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1 VILLE D ASNIERES SUR SEINE PLAN DE CONTINUITE DE L ACTIVITE DES SERVICES MUNICIPAUX - PANDEMIE GRIPPALE A. EQUIPE PANDEMIE... 1 B. ORGANIGRAMME DEGRADE... 2 C. GESTION DES SERVICES DELEGUES... 4 D. FORMATION ET INFORMATION DU PERSONNEL :... 4 E. ACHAT DU MATERIEL DE PREVENTION ET DE PROTECTION... 5 F. GESTION DU PRESENTEISME ET SUIVI DE L ABSENTEISME :... 6 G. TELETRAVAIL :... 6 H. REPRISE DE L ACTIVITE NORMALE :... 7 Modifications apportées le 02/09/2009 Pour établir son plan de continuité, la Ville d Asnières a retenu les hypothèses suivantes : - Première vague pandémique : prévue pour septembre - 25 % d absentéisme pendant 9 à 12 semaines - 40 % d absentéisme pendant 1 à 2 semaines A. EQUIPE PANDEMIE Responsable du plan de continuité de l activité des services municipaux: le DGS, suppléé par le DGAS chargé du pôle «Ressources» Composition cellule de crise : Monsieur le Maire et un représentant du cabinet DGS ensemble des DGAS, la direction de la santé (hygiène, CMSM et santé), le médecin de prévention, la direction des ressources humaines, l ingénieur hygiène et sécurité, la direction de la communication, la direction du CCAS, la direction de la police municipale, le responsable du PCS La cellule de crise sera dotée d un secrétariat. L ingénieur hygiène et sécurité de la Ville est mandaté pour coordonner les activités de prévention à destination du personnel municipal en suivant les préconisations de l Etat et en particulier de l INPES en concertation avec le service santé de la Ville et le médecin de prévention. 1 / 9

2 Dans l hypothèse des 40% d absentéisme, afin de fixer les effectifs nécessaires et les agents disponibles pour venir travailler, une réunion hebdomadaire aura lieu. La direction des ressources humaines pourra ainsi établir les réaffectations dans les services dont l ouverture est maintenue même en mode dégradé. Un représentant de chaque direction générale adjointe sera mis à la disposition des ressources humaines pour prévenir les agents de leur affectation provisoire. En raison de l importance de l effectif, la direction générale adjointe chargée de l enfance comptera 2 représentants. Lieu de réunion en cas de situation critique : Salle du conseil municipal B. ORGANIGRAMME DEGRADE Il y a 2 hypothèses : 25% d absentéisme : le fonctionnement des services sera quasiment habituel les aménagements suivants seront mis en place : les regroupements de population seront réduits (les directions de l audiovisuel et de la vie associative et des manifestations seront donc fermées). Le personnel sera provisoirement réaffecté dans les autres services. Pour les autres services, l accueil physique ne sera plus assuré ou limité et la priorité sera donnée aux communications par mail, fax et téléphone. Dans cette phase, il est probable que les écoles soient encore ouvertes. Les prestations municipales devront donc être assurées largement Les demandes d absence pourront être suspendues dans l intérêt du service Pic pandémique avec 40% d absentéisme : les services listés dans l organigramme dégradé seront maintenus. Les effectifs de ces services seront complétés au maximum par des agents des autres services. Les achats seront centralisés au pôle comptabilité des finances. Les demandes d absence acceptées auparavant seront annulées sauf accord expresse du DGS ou de son représentant Les services sont répartis en 3 catégories : 1. Services prioritaires indispensables à la population : o La Direction générale des Services pour la tenue de la cellule de crise et le suivi des opérateurs chargés de répondre au numéro vert spécial o Le Service état civil (activité accrue) o les Services funéraires (activité accrue) o la Direction de la santé et en particulier le centre médico-social municipal o la Direction de la prévention et de la sécurité et en particulier la police municipale et les agents de surveillance de la voie publique o le CCAS et en particulier le CLIC pour le suivi des personnes âgées et/ou isolées o le Service propreté 2. Services internes apportant un soutien logistique : o La Direction des Ressources Humaines pour gérer les affectations provisoires du personnel apte au travail o La Direction des Systèmes d Information pour assurer la maintenance du réseau téléphonique et informatique o La Direction des finances et de la commande publique pour la gestion des achats indispensables à la gestion de la crise pandémique. L ensemble des 2 / 9

3 cellules comptables des directions fermées seront rattachées à la Direction des Finances pendant la phase de pic pandémique o Le Self municipal pour assurer un service de restauration aux agents en poste et préserver le portage des repas pour les personnes isolées. o La Direction du patrimoine notamment les ateliers avec les électriciens et les plombiers pour assurer la maintenance des sites prioritaires (Hôtel de Ville ou se situera la cellule de crise, centres de vaccinations, centres d hébergements). o Les services généraux pour assurer le portage des repas et diverses manutentions pour équiper les centres de vaccination et les centres d hébergement o Le service communication pour informer la population par voie électronique et d affichage 3. services fermés dont les agents deviennent «Personnel ressources» : o l ensemble des autres services sont fermés au public o les agents aptes au travail dans ces services sont réaffectés pour pallier à l absence des agents des services prioritaires ou des services internes selon leur compétence : METIER Filière administrative et culturelle Agents d entretien (agents des écoles, des gymnases et stades, personnel technique des crèches ) Agents des cuisines Agents techniques, de maîtrise Agents d'animation Auxiliaires de puériculture Infirmières des secteurs enfance et petite enfance Agents de l audiovisuel Maitre nageur secouriste, professeurs de sports REAFFECTATION POSSIBLE Services nécessitant un soutien administratif tels que la cellule de crise, le service de l état civil, les centres de vaccination, le service courrier, les services financiers ou la DRH Entretien, nettoyage et désinfection des bâtiments Self municipal Services généraux ou direction du Patrimoine Affectation au CLIC pour suivre les personnes âgées ou isolées et dans les centres d hébergement Affectation dans les centres de vaccination pour faciliter l accueil des familles Affectation à la Direction de la Santé pour gérer les vaccinations et suivre les personnes regroupées en centres d hébergement Electricien (si les agents ont le niveau d habilitation suffisant). Les agents n étant pas habilités, ils ne pourront assurer cette mission Manutention, portage des repas pour les agents possédant le permis de conduire Dans les centres de vaccination, il conviendra de prévoir 2 agents de la filière administrative pour chaque vaccinant afin d assurer le recensement des asniérois vaccinés. Le centre de vaccination d Asnières sur Seine sera composé de 4 équipes. Une équipe de base étant elle-même composée de 15 personnes : 2 médecins + 2 infirmières + 11 personnels administratifs. Les agents qui ne seront pas réaffectés resteront dans leur service pour poursuivre leurs missions (gestion administrative, accueil téléphonique ) même si le service est fermé au public. 3 / 9

4 Le personnel vacataire ne sera pas sollicité sauf en cas de défaillance majeure d agents permanents. Chaque service restant ouvert a rédigé un plan de charge dégradé pour n assurer que les missions prioritaires. Le Self municipal assurera la préparation de repas en favorisant les solutions simples de portage afin de ne pas concentrer les agents dans la salle de restaurant du self qui pourrait devenir un lieu privilégié de contagion. Le recensement du personnel ressource est en cours afin de tenir compte des risques sanitaires pour certaines personnes souffrant déjà de pathologies diverses. Le recensement tient compte également des difficultés de garde d enfant ou de réduction des moyens de transport individuels et collectifs. La fiche de renseignement est jointe en annexe. Nous avons reçu 831 fiches sur 1371 envoyées au début du mois d août (soit près de 61% de retour) Un envoi va être prochainement fait aux agents vacataires. Un annuaire de crise est en cours de finalisation. C. GESTION DES SERVICES DELEGUES Outre ses services, internes, la Ville d Asnières-sur-Seine a confié ses missions à des tiers sous forme de marchés publics ou de délégations de service public. Les missions prioritaires qui devront être assurées sont : - la gestion funéraire déléguée au Syndicat Intercommunal FUnéraire de la REgion Parisienne qui dispose d un plan de continuité d activité, - la collecte des déchets restera assurée par la société DERICHEBOURG dans le cadre du plan de continuité de l activité établi par cette société, - la restauration scolaire sera maintenue pendant toute la période d ouverture des écoles par la société AVENANCE dans le cadre du plan de continuité qui lui a été demandé, - le nettoyage de la voirie et des espaces publics sera assuré par la société SEPUR en mode dégradé en maintenant au minimum 50 % de l activité dans le cadre du plan de continuité de l activité établi par cette société, - le nettoyage et la désinfection des locaux municipaux sera assuré par les prestataires de la Ville en mode dégradé en maintenant au minimum 50 % de l activité. Le reste sera assuré par des agents municipaux réaffectés. - La maintenance de la signalisation tricolore et de l éclairage public ainsi que des réseaux d assainissement restera assurée par les entreprises titulaires des marchés afin de préserver la salubrité et la sécurité des usagers dans le cadre d un plan de continuité qu elles ont établi. Les autres prestations pourront être suspendues. En l absence de service fait, elles ne seront pas facturées à la Ville. D. FORMATION ET INFORMATION DU PERSONNEL : - 06/08/2009 : réunion des cadres pour faire le point sur les objectifs des recensements du personnel et des besoins des services. - Avant le 03/09/2009 : Information et formation des équipes d entretien dans les écoles pour les sensibiliser particulièrement sur la désinfection et le nettoyage accrus des foyers d infection (poignées de porte, surfaces souillées ). Un guide des consignes 4 / 9

5 sera rédigé avant la rentrée scolaire et diffuser par la Direction de l Education et de l Enfance. - 04/09/2009 : réunion exceptionnelle du CHS pour informer les représentants du personnel des actions menées et programmées. - entre le 04/09/2009 et 11/09/2009 : diffusion d un «chardon express», journal interne du personnel de la Ville d Asnières pour détailler le plan de continuité de l activité et répondre aux questions administratives concrètes sur les jours d absence par exemple. - 11/09/2009 : réunion des cadres pour faire le point sur les actions de prévention à mettre en œuvre à l issue de la réunion en Préfecture du 1 er septembre. - Semaine du 14 au 18/09/2009 : information au personnel lors de sessions ouvertes aux agents qui se seront inscrits (50 personnes maximum par session) avec Magalie Martin, directeur de la santé, Dominique Priour, DRH, Cécylia Ilic, son adjointe, Aurore Gaillard, ingénieur Hygiène et Sécurité, et Mme le Dr Pineau, médecin de prévention : o Formation du personnel sur les missions à assurer o Formation aux mesures d hygiène (port des masques FFP2 ) o Diffusion des vidéos de l INRS De manière générale, les agents seront régulièrement tenus informés de l état d avancement de la pandémie via : - Les affiches de l INPES diffusées dans tous les établissements municipaux en fonction du public accueilli (fiches à destination des enfants, des adultes). - Le journal interne, Chardon express - Mailing - Ligne téléphonique pour répondre aux questions des agents : même numéro vert que pour les asniérois soit le « » E. ACHAT DU MATERIEL DE PREVENTION ET DE PROTECTION Depuis fin juin 2009, ont été distribués dans les services : - 40 flacons de solution hydro-alcooliques 500 ml flacons de solution hydro-alcooliques 300 ml flacons de solution hydro-alcooliques 70 ml - Sacs poubelles individuels blancs (format mouchoir en papier) dans 96 établissements La Ville a en stock au magasin des services techniques : paires de gants vinyles jetables pour le personnel médical des centres de vaccination ou d hébergement pulvérisateurs de 750 ml pour désinfecter les tables d examens pour les centres de vaccination et le Centre Médico-social Municipal flacons de solution hydro-alcooliques 500 ml flacons de solution hydro-alcooliques 100 ml masques chirurgicaux masques FFP2 La Ville a commandé et attend la livraison de : flacons de solution hydro-alcooliques 500 ml (mi-septembre) flacons de solution hydro-alcooliques 500 ml (mi-septembre) masques FFP2 (mi-septembre) Les stocks seront reconstitués dès que les quantités disponibles passeront en dessous de 50 % des quantités cumulées mentionnées ci-dessus. 5 / 9

6 La Ville a des dérouleurs de tissus essuie-mains dans ses sanitaires. Les Services techniques ont commandé des distributeurs essuie-mains jetables. Ils seront installés au fur et à mesure de la livraison en commençant par les sites prioritaires (Hôtel de Ville, centres de vaccination, centres d hébergement ). La généralisation de l usage de sacs poubelles pour DASRI (déchets d activité de soins à risque infectieux) n est pas envisagée. Ils seront installés seulement dans les centres de vaccination. La préfecture se renseigne actuellement sur la gestion des DASRI que généreront les centres de vaccination. L achat de plaque hygiaphone pour isolé le personnel d accueil est actuellement en cours d étude à la Direction du patrimoine. Finalement, ces plaques seraient sources d agents pathogènes. De plus, le virus se propageant également dans l air, elles ne protégeraient pas les agents de ce mode de propagation. L ensemble des stocks sont sous la responsabilité des services généraux au magasin des techniques. Une fiche de demande de matériel a été établie. Les services généraux auront à disposition la liste des personnes susceptibles de recevoir ce matériel (organigramme dégradé). Les services généraux assureront la distribution de ces équipements. Chaque demande de fournitures (masques, solutions hydro-alcooliques) doit préalablement passée par Aurore Gaillard (17 59). En cas de crise pandémique, le pôle comptabilité de la Direction des finances gérera les achats. Avant cette phase, les commandes sont faites par les services généraux sous le contrôle de l ingénieur hygiène et sécurité. Les dépenses afférentes sont imputées sur le budget DRH/hygiène et sécurité. A ce jour, le montant des commandes atteint F. GESTION DU PRESENTEISME ET SUIVI DE L ABSENTEISME : La Direction des Ressources Humaines sera renforcée par des agents de la filière administrative provenant des services fermés au public afin d assurer : - l affectation provisoire du personnel ressource disponible chaque matin, - le recensement des agents absents. Tout agent absent prévient son chef de service ou son référent hiérarchique en poste. Il doit indiquer le motif et la durée prévisionnelle de son absence : maladie, garde d une personne malade, impossibilité de se déplacer Si un agent qui a été réaffecté tombe malade, l agent prévient de son absence son chef de service d affectation provisoire (ou son représentant). Le représentant du poste d affectation provisoire sollicitera la DRH pour que lui soit affecté un autre agent ressource si nécessaire. G. TELETRAVAIL : Pour les agents qui ne peuvent pas se déplacer mais dont les compétences seront requises par le DGS ou son représentant, ils seront considérés comme en poste et auront recours au télétravail. Seuls les travaux sur des logiciels communs tels que word, excel, ou des recherches internet pourront être demandés aux agents concernés. Un accès à la messagerie professionnelle est prévu à l adresse : 6 / 9

7 Le télétravail ne sera réalisé que par des agents pour lesquels cette modalité n entraine pas de frais supplémentaire (abonnement internet en illimité). Concernant les appels téléphoniques, les agents pourront bien entendu demander à être rappelé par leur collègue. La DSI est dotée d un logiciel permettant l accès complet à son poste de travail. Le télétravail n aura lieu que sur requête de l administration et sollicitation du chef de service. H. REPRISE DE L ACTIVITE NORMALE : La réouverture des établissements scolaires marquera le retour à la normal du fonctionnement des services municipaux. Chaque établissement qui aura été fermé aura fait l objet d une désinfection d un nettoyage complet (recommandation du ministère). La régularisation des congés, RTT, arrêts maladies, journées enfants malades sera fait à l issue de la phase pandémique. Exemple de régularisation : un agent qui a été malade aura la possibilité, s il le souhaite, de poser des congés payés sur cette période plutôt que des congés pour maladie ordinaire. La contamination par le virus H1N1 ne sera pas reconnue en maladie contractée pendant le service puisqu il sera impossible de prouver que l origine de la maladie est professionnelle. Pièces annexes : Annexe 1 : Organigramme dégradé Annexe 2 : Fiche de recensement des agents ressources 7 / 9

8 Annexe 1 : Organigramme dégradé

9 Annexe 2 : Fiche de recensement des agents ressources 9 / 9