40 individus qui se sont branchés à la conférence, pour la totalité de la conférence ou en partie. 144 personnes ont procédé au vote en différé
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- Aimé Paris
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1 Procès-verbal de l assemblée générale annuelle de la Caisse populaire Desjardins de Baie-Comeau, tenue le jeudi 8 avril 2021 à 18 h 30 en mode virtuel en raison de la pandémie. Présences : Madame Cynthia Mercier, présidente Madame Marielle-Dominique Jobin, secrétaire Présences en ligne : Monsieur René Lepage, vice-président Madame Solange Beaulieu, administratrice Monsieur Cédric Bérubé, administrateur Monsieur Steeve Soucy, administrateur Personnes-ressources : Monsieur Alain Leblanc, directeur général Monsieur Philippe Tremblay, agent services aux membres Madame Nancy Boucher, adjointe à la direction générale Total des présences écoute en direct : 40 individus qui se sont branchés à la conférence, pour la totalité de la conférence ou en partie. 144 personnes ont procédé au vote en différé Mot de bienvenue La présidente du conseil d administration, Mme Cynthia Mercier, préside l assemblée. Elle souhaite la bienvenue aux membres à cette assemblée générale annuelle de la Caisse populaire Desjardins de Baie-Comeau, dont la formule cette année a lieu en mode virtuelle en raison du contexte exceptionnel lié à la pandémie de la Covid Ouverture de l'assemblée La présidente d assemblée présente les personnes qui l accompagnent à l animation ou qui sont en soutien : M. Alain Leblanc, directeur général ; Mme Marielle-Dominique Jobin, secrétaire du conseil d administration qui sera assisté dans ses fonctions par Mme Nancy Boucher, adjointe à la direction générale. Elle ajoute que M. Philippe Tremblay, agent services aux membres, l assistera dans ses fonctions. Comme précisé dans l avis de convocation, Mme Mercier informe les membres que la formule d assemblée à distance implique qu ils pourront voter en direct sur certains sujets alors que d autres feront l objet d une période de votation en différé qui aura lieu au cours des quatre (4) prochains jours suivant l assemblée. Une votation en différé sera en effet faite pour la répartition des excédents annuels et les ristournes. Elle fournit par la suite des informations concernant l exercice du droit de vote qui précise que seuls les membres de plein droit depuis au moins 90 jours pourront exercer leur droit de vote. Mme Mercier déclare l assemblée ouverte. Capsule vidéo du Président du Mouvement Nous procédons par la suite au visionnement d une capsule vidéo introductive du président et chef de la direction du Mouvement Desjardins, M. Guy Cormier. Elle demande par la suite à Mme Marielle-Dominique Jobin, secrétaire, de présenter les règles de fonctionnement afin d assurer un bon déroulement.
2 Vote en direct Nomination des scrutateurs La présidente Mme Cynthia Mercier, explique que pour cette assemblée à distance comme il y aura de la votation en direct, nous devons nommer deux (2) scrutateurs. Elle recommande Mme Nancy Boucher et M. Philippe Tremblay afin d agir comme scrutateurs. Ils seront chargés de recueillir le résultat des votes auprès du technicien responsable du système de votation afin que les résultats des votes puissent être communiqués. Les scrutateurs s engagent à agir en toute discrétion et à conserver le résultat du vote secret et confidentiel. Il est proposé par (retiré), et appuyé par (retiré) d adopter la recommandation. Les membres procèdent au vote en direct La proposition de nommer Mme Nancy Boucher et M. Philippe Tremblay comme scrutateurs est adoptée à l unanimité. 2. Adoption de l ordre du jour Avant de procéder à l adoption de l ordre du jour, la présidente Mme Cynthia Mercier, rappelle qu étant donné qu il s agit d une assemblée générale à distance il serait difficile d ajouter des propositions ou autres éléments séance tenante, il ne sera pas possible d ajouter d autres sujets à ceux déjà prévus à l ordre du jour. Au besoin, les membres pourront profiter de la période de questions qui se tiendra plus tard pour exprimer leurs propositions ou besoins d information. Elle demande par la suite à Mme Marielle-Dominique Jobin de nous présenter l ordre du jour de l assemblée. Il est proposé par (retiré), et appuyé par (retiré) que l ordre du jour soit accepté tel que lu. Nous attendons les résultats du vote en direct. La proposition est acceptée à l unanimité. 3. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 24 avril 2019 Puisque nous n avons pas tenu d assemblée générale annuelle complète l an passé, nous devons procéder à l adoption du procès-verbal de l assemblée tenue au printemps La présidente demande une proposition autorisant le secrétaire à lire seulement un résumé du projet de procès-verbal, c est-à-dire seulement une lecture des décisions prises lors de l assemblée. Il est proposé par (retiré), appuyée par (retiré) que soit faite la lecture d un résumé seulement du procès-verbal de l assemblée générale annuelle de la Caisse populaire Desjardins de Baie- Comeau. Nous attendons les résultats du vote en direct. La proposition est acceptée à l unanimité. Mme Marielle-Dominique Jobin procède donc à la lecture du résumé. Il est proposé par (retiré), appuyé par (retiré) que le procès-verbal de la trentième assemblée générale annuelle de la Caisse populaire Desjardins de Baie-Comeau soit accepté tel qu il a été lu. Proposition acceptée à l unanimité. 4. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire du 15 septembre 2020 À l été 2020, nous avons tenu une assemblée générale extraordinaire virtuelle pour permettre le versement des ristournes individuelles et collectives. Nous devons procéder à l adoption du procèsverbal de cette assemblée extraordinaire. La présidente demande une proposition autorisant à lire seulement un résumé du procès-verbal.
3 Il est proposé par (retiré), appuyée par (retiré) que soit faite la lecture d un résumé seulement du procès-verbal de l assemblée générale annuelle extraordinaire de la Caisse populaire Desjardins de Baie-Comeau. Nous attendons les résultats du vote en direct. La proposition est acceptée à l unanimité. Mme Marielle-Dominique Jobin procède donc à la lecture. Il est proposé par M. (retiré), appuyé par (retiré) que le procès-verbal de la Caisse populaire Desjardins de Baie-Comeau soit accepté tel qu il a été lu. La proposition est acceptée à l unanimité. 5. Rapport du conseil d administration La présidente procède à la présentation du rapport du conseil d administration. Tout d abord elle présente les membres du conseil d administration qui représentent l intérêt des membres dans le cadre de leur fonction. Elle présente par la suite les principales réalisations de la Caisse et les orientations qu elle s est fixées, dont les mesures d allègement mis en place par la Fédération en raison de la pandémie. Elle termine en remerciant les employés pour leur dévouement et les membres de la confiance témoignée. 6. Rapport sur la surveillance des règles déontologiques Mme Cynthia Mercier procède à la présentation du rapport du conseil d administration sur la surveillance de trois règles déontologiques. Elle explique que le bilan de la surveillance fait référence à trois règles déontologiques pour la dernière année. Aucune situation de conflit d intérêts n a été constatée; Les dépôts et les prêts accordés aux personnes intéressées à l égard de la Caisse ont tous été consentis en conformité avec les règles déontologiques qui s appliquent; La Caisse n a octroyé aucun contrat de fourniture de biens et de services à des personnes visées par le Code. 7. Rapport annuel au 31 décembre 2020 La présidente invite les membres présents de manière virtuelle à regarder une courte capsule vidéo qui présente les faits saillants du rapport annuel de la caisse. Par la suite elle demande aux membres s ils ont des questions ou commentaires concernant les résultats financiers. Aucune question n est formulée par les membres. 8. Présentation de l utilisation du Fonds d aide au développement du milieu et autres engagements de la Caisse dans son milieu Mme Cynthia Mercier, mentionne qu au cours des derniers mois le conseil d administration a débuté l élaboration d un Plan d engagement et de proximité auprès des membres et de notre communauté. Elle mentionne qu il s agit d une vision sur 3 ans de l engagement dans le milieu et de l implication de la Caisse et des membres du conseil dans la communauté. Elle ajoute que la Caisse s est également dotée d une Politique d investissement qui sera rendue publique sur le site internet de la caisse. Cette politique vise à assurer la transparence avec les membres de l utilisation du Fonds d aide au développement du milieu. Elle présente les priorités d investissement pour aider les promoteurs et demandeurs à connaître les types de projets attendus par la caisse ainsi que le processus de réception et d analyse d une demande. Elle invite par la suite les membres à visionner une courte capsule vidéo qui présente le bilan de la nature coopérative de la Caisse.
4 Rapport sur l exercice du pouvoir de délégation de l assemblée par le conseil d administration La présidente explique que le conseil d administration peut dans certaines circonstances, par l exercice d un pouvoir de délégation, modifier le Règlement intérieur de la Caisse afin d assurer le respect de la Loi. L article 12.5 du Règlement intérieur du Groupe coopératif prévoit que le nombre d administrateurs d une caisse ne doit pas être inférieur à 9. Les caisses dont le conseil d administration est composé de moins de 9 administrateurs devaient s assurer d atteindre ce nombre d ici le début de l année Afin de s assurer du respect de cette obligation, le conseil d administration a modifié le nombre d administrateurs au conseil d administration faisant passer ce nombre de 7 à 9 lors d une réunion du conseil d administration qui a eu lieu le 24 novembre Les membres n ont pas à se prononcer sur cette modification étant donné qu il s agit d une obligation réglementaire. 10. Période de questions au conseil d administration La présidente indique que tout au long de l assemblée les membres ont pu s exprimer sur certains sujets plus spécifiques et qu il est maintenant possible de recevoir tout commentaire ou question aux membres du conseil d administration via la boîte de dialogue. Aucune question n est transmise par les membres. 11. Présentation des scénarios en vue de la votation pour : La présidente indique que l assemblée vise à permettre le versement des ristournes individuelles et à la communauté. Une capsule vidéo illustrant cet élément distinctif de notre coopérative est présentée. Mme Mercier reprend la parole. Elle mentionne qu il est maintenant temps de prendre connaissance du rapport annuel 2020 et des scénarios de ristournes pour lesquels les membres seront appelés à voter après les présentations de ce soir. Elle indique que la documentation de référence sera d ailleurs disponible sur le site Internet ou sur demande auprès de la Caisse. Elle précise que les scénarios qui sont recommandés par le conseil d administration sont les plus avantageux et totalement conformes aux encadrements applicables. Elle demande aux membres s ils ont des questions ou des commentaires concernant les ristournes. Aucune question n est transmise. Votes en différé Adoption de la répartition des excédents annuels (ristournes) : Elle mentionne que comme mentionné précédemment les excédents se chiffrent à $. Voici la recommandation du conseil d administration concernant la façon de les répartir. Le directeur général, M. Alain Leblanc en fait la présentation.
5 Mme Mercier reprend la parole et mentionne que les membres doivent se prononcer sur cette recommandation et demande aux membres s ils ont des questions ou des commentaires sur cette proposition. Aucune question ou commentaire n est émis par les membres. Il est proposé par (retiré), et appuyé par (retiré) que le projet de répartition des excédents annuels soit soumis au vote après l assemblée. La façon de voter sera précisée plus tard au cours de l assemblée. Vote en différé adoption du versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et sur le versement de toute somme au FADM La présidente du conseil d administration cède la parole à M. Alain Leblanc afin qu il présente la recommandation du conseil d administration pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes. Mme Mercier reprend la parole et mentionne que les membres doivent se prononcer sur cette recommandation. Il est proposé par (retiré) et appuyé par (retiré) que le scénario recommandé par le conseil d administration soit soumis au vote après l assemblée. Vidéo Devenez administrateur(trice) Avant d ouvrir la période d élection, la présidente informe les membres de la présentation d une courte vidéo qui présente succinctement la démarche du profil collectif, le processus d appel de candidatures et le rôle du conseil d administration. 12. Rapport du comité de mise en candidature La présidente fait part du rapport du comité de mise en candidature lancé durant la 3 e semaine de janvier. Elle indique que pour l assemblée générale de cette année, 4 postes sont à combler et le conseil d administration est plus particulièrement à la recherche de membres répondant aux critères suivants : - Gestion d entreprise, comptabilité et droit - 2 femmes et 2 hommes - Âgés de ans et 65 ans et plus Les membres provenant du secteur de l éducation, des technologies de l information, de l ingénierie et du domaine de la santé sont recherchés. À l issue de la période d appel de candidatures, la Caisse a reçu 2 candidatures qui répondent aux conditions et aux qualités requises par la Loi, le Règlement intérieur et le Code de déontologie de Desjardins. Cependant une personne candidate a retiré sa candidature après la diffusion de l avis de convocation à l assemblée générale annuelle.
6 Un document de présentation de la candidature éligible a été déposé sur le microsite de la caisse et est disponible à la caisse sur demande. 13. Élection par acclamation Elle présente par la suite à l écran les personnes candidates éligibles à la fonction d administrateur cette année : M. Cédric Bérubé, proposé par M. René Lepage Mme Joanie Perron, proposée par Mme Solange Beaulieu Mme Mercier mentionne que Mme Joanie Perron s est désistée depuis la publication de l avis. Le document de présentation de M. Cédric Bérubé a déjà été déposé sur le site internet de la Caisse et elle invite les membres à consulter son profil et son texte de motivation à briguer un poste au conseil d administration. Nomination des officiers pour la période d élection Mme Mercier mentionne qu elle agira comme présidente d élection et que Mme Marielle-Dominique Jobin agira comme secrétaire d élection. Comme mentionné précédemment, nous avons quatre (4) postes à pourvoir au conseil d administration et nous avons reçu un nombre de candidatures inférieur au nombre total de postes à combler. Par conséquent, M. Cédric Bérubé est élu aux postes de membres du conseil d administration. Elle félicite M. Bérubé pour son nouveau mandat. Il procédera à la signature de l engagement solennel à la fin de l assemblée. 14. Précision sur l exercice du vote sur les propositions de partage des excédents La présidente, Mme Cynthia Mercier, fait part aux membres des précisions sur l annonce des résultats du vote. Les membres auront deux (2) votes distincts à faire, soit : Un vote pour la répartition des excédents annuels (ristournes) Un vote pour le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles et le versement de sommes au Fonds d aide au développement du milieu (FADM) et les taux de ristourne. Elle précise que dès ce soir le 8 avril 2022 à minuit, la période de votation sera ouverte pour une période de 4 jours, soit jusqu à 23 h 59 le lundi 12 avril Elle rappelle que seuls les membres de plein droit pourront voter. Prix de présence Nous procédons aux tirages des prix suivants après l assemblée : 1 carte-cadeau du Centre des arts de Baie-Comeau - 80 $ (retiré) 2 chèques-cadeaux de la Boucherie du Boulevard - 50,00 $ (retirés) 2 livres Desjardins, Ensemble depuis 120 ans 32,95 $ Les membres peuvent participer en répondant à une question mathématique via la boîte de dialogue et fournir leur nom et courriel afin d être éligibles. Les règlements du cours sont disponibles sur demande à votre caisse. Les gagnants seront rejoints par courriel. 15. Suivi des résultats de vote et levée de l assemblée Mme Mercier rappel que la publication des résultats mettra officiellement fin à l assemblée à moins d un vote négatif auquel cas, le processus devra être repris une seconde fois. Elle remercie les membres de leur participation à cette assemblée générale annuelle complète à distance. L ordre du jour étant épuisé, Mme Mercier précise que la période de votation mettra fin officiellement à notre assemblée générale. Il est 19 h 44.
7 À l issue de la période de votation auprès des membres le 12 avril 2021, voici les résultats obtenus à l égard des scénarios recommandés par le CA : Proposition sur la répartition d excédents annuels 93 % des membres ont voté en faveur de la recommandation. La proposition est : Adoptée Refusée Proposition sur le versement de ristournes provenant de la réserve pour ristournes éventuelles, du versement de toute somme au Fonds d aide au développement du milieu (FADM) et des taux de ristournes 83 % des membres ont voté en faveur de la recommandation. La proposition est : Adoptée Refusée Les résultats ayant été publiés sur le microsite et disponibles auprès de la Caisse, l AGE est officiellement levée le 12 avril Cynthia Mercier, Présidente Marielle-Dominique Jobin, Secrétaire
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