Marché de Maintenance Lot 3 CFO

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1 Fondation Imagine 24, BOULEVARD DE MONTPARNASSE PARIS MARCHE DE CONDUITE, D EXPLOITATION ET DE MAINTENANCE SUR LE BATIMENT de la FONDATION IMAGINE - Lot 3 : Courant Fort CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES INDICE A

2 SOMMAIRE 1. CONTEXTE ET OBJECTIFS OU AVANT PROPOS GENERALITES OBJET PRESENTATION DU SITE DUREE DU MARCHE CHAMP D APPLICATION NATURE DES PRESTATIONS SOUS-TRAITANCE DOCUMENTS GENERAUX DE REFERENCE CONDITIONS GENERALES D EXPLOITATION PRISE EN CHARGE Inventaire Installations nouvelles Compteurs et sous-compteurs SURVEILLANCE, CONDUITE ET EXPLOITATION, MAINTENANCE DES INSTALLATIONS MAINTENANCE PREVENTIVE SELON DEFINITION DE LA NORME NFX Gamme de maintenance Maintenance préventive systématique Maintenance préventive conditionnelle ASTREINTE ET DELAIS D INTERVENTION RESPECT DU TAUX DE PANNES ET DE DISPONIBILITE DES INSTALLATIONS MAINTENANCE CORRECTIVE SELON DEFINITION DE LA NORME NFX Prise en charge d un appel Dépannages Réparations Compte rendu FOURNITURE ET PIECES DE RECHANGE INCLUSES DANS LES PRESTATIONS LOCATION DE MATERIEL CONTROLES REGLEMENTAIRES Contrôles à la charge de la FONDATION IMAGINE Contrôles à la charge du TITULAIRE Respect des réglementations RAPPORT D ACTIVITE Reporting et réunions d exploitation Registre de demande d intervention GESTION DES OPERATIONS DE MAINTENANCE CONTROLE DES PRESTATIONS DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 2.

3 Indicateurs clé de performance (KPI) Contrôles de la FONDATION IMAGINE Audit Tiers indépendant DOCUMENTS D EXPLOITATION PENALITES CONTESTATION DISPOSITIONS PARTICULIERES PRESTATIONS DE TYPE P2 : CONDUITE, MAINTENANCE ET ENTRETIEN COURANT FORT EQUIPEMENTS COURANTS FORTS Installations et ouvrages pris en charge Limite des installations prises en charge Nature des prestations Poste Haute Tension TGBTN, TGBTN/R, et tableaux de distribution Groupes électrogènes Limites de prise en charge OBLIGATIONS DES CONTRACTANTS OBLIGATIONS DE LA FONDATION IMAGINE Mise à disposition des installations Responsabilité et assurances Prestations, contrôles et visites réglementaires OBLIGATIONS DU TITULAIRE Responsabilités et assurances Prestations, contrôles et visites réglementaires QUALITE DES PRESTATIONS DU TITULAIRE Qualité de service Prestations de conduite et de dépannage Qualité des prestations d entretien courant Qualité des prestations de documentation MODIFICATIONS DES BASES DU MARCHE Mesures de sécurité Travaux sur installations techniques Extension ou suppression PILOTAGE DE LA PHASE FIN DE CONTRAT Etats des lieux de sortie Recouvrement avec le prestataire entrant DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 3.

4 1. CONTEXTE ET OBJECTIFS OU AVANT PROPOS Les stipulations du présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et de ses annexes sont relatives au marché de conduite, d exploitation et de maintenance sur le bâtiment de la FONDATION IMAGINE. Le marché a pour principaux objectifs : - D assurer la continuité de service de l ensemble des équipements techniques avec le niveau de sécurité requis, - D assurer la permanence des fonctions d usage, de confort et de sécurité par rapport à l évolution des besoins des usagers ainsi qu à celle de la réglementation, - De préserver les bâtis des dégradations dues au vieillissement ou à un usage inadéquat, - Garantir le service et la fourniture d électricité pour les zones de criticité importante (zones secourues et/ou ondulées). DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 4.

5 2. GÉNÉRALITÉS 2.1 OBJET Le présent marché concerne la Maintenance, l Exploitation, la Conduite des Equipements de courant fort. Le présent marché a pour objet de définir la nature, le champ d application ainsi que les conditions d exécution des prestations précitées. Les caractéristiques et quantités des équipements mentionnés dans le CCTP et l annexe 1 sont données à titre indicatif. Le TITULAIRE étant réputé en avoir vérifié le contenu préalablement à l établissement de son offre. Le TITULAIRE devra également fournir 1 mois après le début du marché, un inventaire complet des installations prises en charge. Cet inventaire peut être modifié, par voie d avenant, pendant la durée du marché, sans que le TITULAIRE puisse de ce fait élever de réclamations. Dans le présent document, les parties contractantes sont désignées : «La FONDATION IMAGINE» : La FONDATION IMAGINE représentant la FONDATION IMAGINE, «Le TITULAIRE»: le TITULAIRE du marché d exploitation. 2.2 PRÉSENTATION DU SITE ERP type U. Il se compose d un bâtiment d environ m², réceptionné en 2013 qui abrite : - Ses bureaux et salles de réunion, - Des laboratoires de criticité variable allant de P1 à P3 1, nécessitant une alimentation électrique secourue/ondulée, - Une animalerie abritant souris, poissons (zébrafish) et drosophiles, nécessitant une alimentation électrique secourue/ondulée, - Une zone plateforme génomique secourue/ondulée - Une cafétéria, - Une clinique comportant 18 boc de consultation et un hôpital de jours (CIC, 4 lits), - Des salles informatiques (salle serveur et locaux VDI), 1 Du fait du contenu de certains laboratoires, et des niveaux de risques très élevés, des procédures de confinement sont mise en œuvre, avec la mise en place de niveaux de pression variable. Le TITULAIRE doit prendre en compte la criticité du site, notamment au niveau des délais d intervention, et à la qualité de la prestation qui doit être livrée. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 5.

6 2.3 DURÉE DU MARCHÉ Le présent marché est passé entre la FONDATION IMAGINE et le TITULAIRE pour une durée d 1 an à compter du 1er Janvier 2015, renouvelable 4 fois par tacite reconduction, sauf en cas de résiliation par la FONDATION IMAGINE au terme d un préavis de trois mois signifié au préalable par lettre recommandée avec accusé de réception. La durée totale du marché de peut excéder 5 (cinq) ans. Aucune pénalité n est encourue en cas de résiliation par la FONDATION IMAGINE. 2.4 CHAMP D APPLICATION Le champ d application concerne les installations suivantes : Lot Courant Fort : - Le poste haute tension, - Les transformateurs, - Les TGBT, - L ensemble des tableaux divisionnaires, - Le groupe électrogène, - Le réseau électrique entre chaque équipement énuméré ci-avant, - Font partie, sans aucune restriction de l'objet du marché tous les organes, systèmes et équipements participant au fonctionnement des installations, tous les réseaux les reliant entre eux ainsi que leurs supports, leurs éléments de fixation et leurs éléments de signalisation. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 6.

7 2.5 NATURE DES PRESTATIONS Les prestations assurées par le TITULAIRE sont les suivantes : Les prestations de type P2 : Conduite et entretien des installations de Courant Fort décrites précédemment dans le champ d application : Avec garantie de résultat, y compris les dépannages et réparations d urgence avec astreinte 24/24h, afin d assurer une continuité totale des prestations, Le TITULAIRE pourra éventuellement, durant la durée du contrat, soumettre à l accord de la FONDATION IMAGINE. Pour l ensemble des prestations, des indicateurs clés de performances (KPI) sont prévus afin de mesurer l efficience des opérations réalisées. Le non respect des KPI entrainera des pénalités financières. Le TITULAIRE assure l ensemble des interventions de maintenance corrective des niveaux 1 à 5 de la norme AFNOR X Les cinq niveaux de maintenance caractérisent la complexité croissante des opérations : Niveau 1 : réalisé par l exploitant du matériel sans outillage particulier et à l aide de la notice d utilisation - Réglages simples prévus par le constructeur au moyen d organes accessibles sans démontage ou ouverture du matériel. - Remplacements de consommables accessibles en toute sécurité. Niveau 2 : réalisé par un technicien habilité avec les outils et notices définis par les instructions de maintenance : - Dépannages par échange standard d éléments, - Opérations simples de maintenance préventive (graissage, contrôle de fonctionnement). Niveau 3 : réalisé par un technicien spécialisé, utilisant l ensemble de la documentation nécessaire à la maintenance du matériel et les pièces détachées adéquates avec l outillage et les appareils de mesure prévus par la documentation technique. - Identification et diagnostic de pannes, réparations par échange de composants ou d éléments fonctionnels, réparations mécaniques, réglage des appareils de mesure et opérations courantes de maintenance préventive. Niveau 4 : nécessite un encadrement technique spécialisé et une équipe dotée d un outillage spécialisé (moyens mécaniques, de câblage ), de bancs de mesure et des étalons de travail. - Regroupe les travaux importants de maintenance corrective ou préventive à l exception de la rénovation et de la reconstruction. - Réglage des appareils de mesure utilisés pour la maintenance, éventuellement vérification des étalons de travail par les organismes spécialisés. Niveau 5 : réalisé par le constructeur ou le reconstructeur. - Rénovation, reconstruction ou exécution des réparations importantes confiées à un atelier central. - Inspection complète de tous les organes, reprise complète ou remplacement des pièces déformées par des pièces d origine ou des pièces neuves équivalentes. - La reconstruction peut être assortie de travaux de modernisation. 2.6 SOUS-TRAITANCE DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 7.

8 Le TITULAIRE fait son affaire de la sous-traitance, et prend en charge toutes les obligations afférentes, afin de respecter le contrat : opérationnellement, contractuellement, financièrement et juridiquement, ainsi que sur le plan des obligations réglementaires ou des questions d assurance. Pour chaque sous-traitant, le TITULAIRE du marché devra joindre : - Une déclaration du sous-traitant concerné indiquant qu il ne tombe pas sous le coup de l interdiction découlant de l article 43 du Code des marchés publics. - Une attestation sur l honneur du sous traitant indiquant qu il n a pas fait l objet au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L.324-9, L , L.341-6, L et L du code du travail. Le TITULAIRE reste : - Responsable de l exécution et du contrôle de l ensemble des prestations prévues au contrat - L interlocuteur unique de la FONDATION IMAGINE pour l ensemble des prestations Toute sous-traitance occulte pourra être sanctionnée par la résiliation du marché aux frais et risques de l entreprise TITULAIRE du marché. Pendant toute la durée du marché, le remplacement d un sous-traitant par un autre, devra faire l objet d un avenant au présent contrat. 2.7 DOCUMENTS GÉNÉRAUX DE RÉFÉRENCE Le TITULAIRE devra prendre en compte l intégralité des textes réglementaires et textes normatifs applicables dans le cadre du marché qu il s agisse de prestations d exploitation, maintenance, de mise en conformité. Ceux-ci seront réputés être connus du TITULAIRE et devront être respectés durant toute la durée du marché. La liste ci-dessous est donnée à titre d indication et ne constitue en aucun cas une liste exhaustive : Arrêté du 19 Janvier 2009, approuvant le Cahier des Clauses Techniques Générales applicables aux marchés de fournitures courantes et de services, passés pour le compte des collectivités locales et leurs établissements publics Dans le domaine de la sécurité des biens et personnes : l Arrêté modifié du 25 Juin 1980 règlement de sécurité contre le risque d incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP). l Arrêté du 14 Février 2000 sur la réglementation de sécurité incendie dans les établissements recevant du public. circulaires du 03 Mars 1982, du 30 décembre 1994 et du 21 Juin 1982 concernant les IT n 246 et 247 l arrêté du 23 Mai 1989 (JO du 14/06/1989) Brochure n 5659 GPEM / ME Dans le domaine de la sécurité incendie : - Règlements de sécurité contre incendie relatif aux établissements recevant du public. Dispositions générales et particulières 5ème catégorie et commentaires officiels DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 8.

9 Et plus généralement : Les normes électriques en vigueur (NFC ) Les dispositions du Code du Travail Les dispositions du Code de la Construction et de l'habitat Les Normes AFNOR D une manière générale, toutes les réglementations et normes en vigueur sont applicables dans le cadre de ce marché, sauf exceptions détaillées dans le présent C.C.T.P. où sur demande du TITULAIRE exprimé et référencé à l acte d engagement. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 9.

10 3. CONDITIONS GÉNÉRALES D EXPLOITATION 3.1 PRISE EN CHARGE Inventaire Les listes des équipements annexées au présent CCTP sont données à titre indicatif. Dans le cadre de la prise en charge du contrat, le TITULAIRE réalisera et remettra au plus tard un mois après la prise d effet du contrat, un inventaire des installations prises en charge. Cet inventaire devra permettre : De connaître précisément les installations (liste du matériel, caractéristiques techniques, quantitatif, localisation géographique, ), De consigner l état apparent des installations. Le TITULAIRE renonce à faire état d éventuelles difficultés provenant de l état des équipements ou installations qu il a reconnu avoir visité avant la remise de son offre. De ce fait, le TITULAIRE ne peut se prévaloir de ses éventuelles difficultés pour ne pas accomplir tout ou partie des prestations décrites au présent marché Installations nouvelles Le TITULAIRE dispose d'un droit d information sur tous les travaux dont il n'est pas lui-même chargé, ayant un effet réel sur les performances des installations dont il assure la conduite et la surveillance. A titre consultatif et d observation, le TITULAIRE aura l'autorisation de suivre l'exécution des travaux et d'assister aux réunions avec un accès au chantier, dans la limite des dispositions de sécurité applicables aux agents de la FONDATION IMAGINE. Ce point s applique également aux installations reprises par avenant. Au cas où LE TITULAIRE constaterait quelque omission ou malfaçon d'exécution susceptible de nuire au bon fonctionnement des installations, il devra le signaler immédiatement à la FONDATION IMAGINE et le lui confirmer par écrit dans un délai maximum de huit jours. Le TITULAIRE sera invité à assister aux essais de performance et devra présenter ses observations éventuelles, qui seront consignées au procès-verbal des opérations préalables à la réception. Faute d'avoir signalé à temps ses constatations d'omission ou de malfaçon en cours de chantier ou d'avoir présenté ses observations lors des opérations de réception des ouvrages, le TITULAIRE ne pourra refuser de recevoir et d'exploiter les ouvrages comme indiqué ci-après. Après réception des travaux, la FONDATION IMAGINE remettra les installations au TITULAIRE. Cette remise des installations sera constatée par un procès-verbal signé des deux parties et sera suivie de la remise au TITULAIRE des plans et descriptifs de l ouvrage exécuté, dans un délai le plus court possible. Le TITULAIRE, ayant eu pleine connaissance des projets et ayant pu en suivre l'exécution, ne pourra à aucun moment en invoquer les dispositions pour se soustraire aux obligations du présent marché. Toutefois, le TITULAIRE est autorisé par la législation en vigueur à exercer tout recours vis-à-vis des entrepreneurs et des fournisseurs, soit directement, soit par l'intermédiaire de la FONDATION IMAGINE. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 10.

11 3.1.3 Compteurs et sous-compteurs L inventaire comportera également une liste de l ensemble des compteurs et sous-compteurs d énergie relatifs aux installations du présent lot, placés en différents points (TGBT, Tableaux Divisionnaires ). Un plan de comptage sera mis en œuvre, et les relevés seront effectués périodiquement (mensuel). 3.2 SURVEILLANCE, CONDUITE ET EXPLOITATION, MAINTENANCE DES INSTALLATIONS Le TITULAIRE a pour mission de surveiller et contrôler les installations, par des visites périodiques, et de prévenir ainsi tout incident, panne ou dérèglement. Il doit assurer la continuité de service et la permanence du bon fonctionnement des installations. Toutes les missions du TITULAIRE seront réalisées dans le respect des obligations légales et réglementaires, avec du personnel formé et habilité. Le TITULAIRE est responsable de l organisation qu il a mise en place, en intégrant les besoins d astreinte et les délais d intervention suivant les installations concernées. LE TITULAIRE doit conduire et piloter les installations, avec un souci permanent d optimisation, en fonction des objectifs et des contraintes liées au site. Le personnel du TITULAIRE et des éventuels sous-traitants, sera compétent pour utiliser les outils d aide à l exploitation, établir les premiers éléments de diagnostic, rétablir le fonctionnement normal des installations dans le cas de défauts et faire intervenir du personnel spécialisé en cas de besoin. La conduite des opérations comporte notamment : Le passage, lors de chaque intervention sur site, au poste de sécurité, afin de prendre en compte les éventuelles alarmes ou messages qui sont rapportés à la GTB. Le TITULAIRE signalera chacun de ses passages sur la GMAO, L analyse des dérives et la correction des paramètres de fonctionnement des installations, avec tenue à jour des documents nécessaires, L adaptation des actions aux spécificités du site, Le pilotage des installations via les moyens automatiques (supervision, GTB, ) et manuels à sa disposition, La tenue à jour des documents relatifs à la conduite des installations, en particulier en cas d évolution de celles-ci, ou de modification des conditions demandées, La mise en marche et arrêt des installations avec un accord écrit de la FONDATION IMAGINE, La prise des mesures conservatoires propres à assurer la sécurité des biens et des personnes ainsi que la sauvegarde des installations en cas d incidents, L information par écrit à la FONDATION IMAGINE de tous les incidents ou risques potentiels d incidents risquant d entrainer une dégradation du service ou un danger pour les biens ou les personnes. Le TITULAIRE établira par ailleurs un état des lieux des pièces manquantes indispensables à la conduite des installations dont il a la charge, qui comprendra notamment : Les schémas électriques, avec liste des points d alarme, Les notices d entretien des constructeurs de matériel, Les caractéristiques de référence des installations, Les performances à atteindre, Les instructions de conduite, Les procédures de demande d intervention, Les consignes de sécurité, Plan de prévention, DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 11.

12 Ce dossier sera communiqué à la FONDATION IMAGINE lors du premier mois suivant la prise d effet du contrat, et un exemplaire sera déposé dans chacun des locaux techniques. Il sera tenu de renouveler à chaque changement afin d être constamment à jour. La fourniture de l ensemble de ces pièces administratives est à la charge du TITULAIRE. Le TITULAIRE aura la possibilité d équiper les installations primaires et secondaires de tous dispositifs complémentaires de sécurité de son choix, à condition d avoir reçu au préalable l accord de la FONDATION IMAGINE, de respecter les réglementations en vigueur et de prendre en charge toutes les dépenses nécessaires. Le fonctionnement de ces dispositifs ne devra perturber en aucune façon les installations techniques voisines, en particulier les réseaux de communication. 3.3 MAINTENANCE PRÉVENTIVE SELON DÉFINITION DE LA NORME NFX Gamme de maintenance La gamme de maintenance annexée au présent CCTP n est pas exhaustive ni définitive. Le TITULAIRE devra fournir à la remise de son offre, une gamme de maintenance préventive minimum par équipement et une proposition de planning d intervention. Les opérations de maintenance préventives devront être planifiées sur la GMAO. La périodicité des interventions est sous la responsabilité du TITULAIRE, mais validée par la FONDATION IMAGINE pour des raisons de disponibilité des installations et de gêne vis-à-vis des occupants du site Maintenance préventive systématique Les visites de maintenance préventives sont effectuées dans le respect des gammes de maintenance et de l échéancier préétabli par le TITULAIRE. Il est procédé plus particulièrement : A la visite et au contrôle des installations, A la visite générale planifiée par unité technique, avec examen détaillé des différents éléments de l unité, impliquant éventuellement des démontages, A l ensemble des contrôles réglementaires, A une série de tests et vérifications permettant de mettre à jour les anomalies éventuelles, A toute remise en état des éléments dont la visite aura mis à jour un défaut de fonctionnement. Lors de ces visites, le TITULAIRE effectue, de façon systématique, les opérations du type : Graissage, Resserrages, Réglages, Tests de régulation, d automatisme et de sécurité, Contrôles de performances, Vérification du bon fonctionnement, Toutes les opérations spécifiques décrites au titre de la maintenance dans les documents constructeurs. Les gammes de maintenance peuvent être modifiées par les fabricants, en fonction de l évolution des produits et l apparition de vices cachés. Le TITULAIRE devra s assurer de disposer des gammes de maintenance à jour. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 12.

13 3.3.3 Maintenance préventive conditionnelle Les interventions effectuées au titre de la maintenance préventive conditionnelle résultent des constatations faites lors des visites systématiques. Elles sont limitées au remplacement des pièces reconnues défectueuses avant défaillance des installations. 3.4 ASTREINTE ET DÉLAIS D INTERVENTION Le TITULAIRE organise un service d astreinte technique, qui interviendra sur tout appel de la FONDATION IMAGINE ou de tout défaut transmis par les outils d exploitation (reports d alarmes, ). La procédure d appel est décrite au paragraphe Le TITULAIRE prend toutes les mesures conservatoires nécessaires afin de remettre les installations en service normal dans le moindre délai, afin de garantir les résultats contractuels. Le TITULAIRE affectera le personnel d encadrement et d exécution, en nombre suffisant et possédant les qualifications nécessaires pour effectuer toutes les opérations demandées. La responsabilité de l exploitation sera confiée à du personnel possédant une expérience de durée suffisante et des références d exploitation, en tant que responsable, sur des sites comparables à ceux du présent marché. Il devra pouvoir être joignable à tout moment, aux heures ouvrables. Il devra présenter les compétences suivantes : Encadrement et management de l équipe intervenante, y compris les sous-traitants, Gestion de la GMAO et suivi des indicateurs clés de performance (KPI), Gestion et établissement des devis, Gestion des achats, pièces, matériels, stocks, Suivi des consommations d électricité, Gestion de la maintenance préventive, palliative et corrective, au titre du P2, Gestion de l outillage nécessaire à l accomplissement de la prestation de type P2, Gestion des contrôles réglementaires, Gestion sécuritaire et environnementale (bordereau de suivi des déchets, fiches de données de sécurité, habilitations, certificats, ), Etablissement des rapports des réunions mensuelles et annuelles, De manière générale, la gestion de l ensemble des tâches liées à la conduite des installations. La liste des personnes composant l équipe avec leur qualification accompagnée de leur curriculum-vitae y compris les références dans l entreprise auprès d une clientèle similaire sera fournie à la FONDATION IMAGINE dans l offre et sera régulièrement tenue à jour. Le personnel sera en tenue identifiable et badgé ainsi que les voitures identifiées. Le TITULAIRE devra présenter l ensemble des habilitations électriques du personnel intervenant in situ requises. (Habilitations nominatives pour le personnel titulaire comme pour les équipes de remplacement et d astreintes. La FONDATION IMAGINE pourra exiger le remplacement du personnel ne présentant pas les compétences requises. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 13.

14 Suite aux interventions, Le TITULAIRE transmettra mensuellement à la FONDATION IMAGINE, l historique des alarmes et des interventions d astreinte avec le compte-rendu des essais, des incidents ou accidents, les causes, remèdes apportés ou à apporter, etc. Ces données devront être disponibles au niveau de la GMAO. Le service d astreinte garantit une capacité d intervention pour l ensemble des techniques dont fait l objet le contrat, et ce 24h/24 et 365 jours par an. Les délais d intervention et les équipements concernés par l astreinte sont spécifiés dans le tableau page suivante. Causes Délais d intervention (h) Astreinte Electricité Disjonction 1 Défaut du réseau normal 1 Défaut du réseau ondulé 2 10 minutes Défaut du réseau secouru 0 Défaut groupes électrogènes 0 La FONDATION IMAGINE se réserve le droit de modifier les délais d interventions en fonction de l évolution de la criticité de ses installations. 3.5 RESPECT DU TAUX DE PANNES ET DE DISPONIBILITÉ DES INSTALLATIONS Une panne est comptabilisée comme un arrêt de fonctionnement non programmé ou un fonctionnement en mode dégradé d une installation pendant les heures d ouverture des sites et 24h/24. Une installation est considérée comme indisponible lorsqu elle n est plus en état d accomplir la fonction essentielle requise (hors indisponibilité pendant les prestations de maintenance préventive ou en conséquence d un acte de malveillance). Un jour ouvré d indisponibilité est comptabilisé lorsque l installation est encore indisponible 24 heures après constat de la FONDATION IMAGINE. Un jour supplémentaire est comptabilisé par chaque période suivante de 24 heures. Le TITULAIRE doit impérativement remettre en état de fonctionnement l installation défectueuse sous un délai maximum de 2 jours ouvrés. L exigence relative au respect du taux de panne et de la disponibilité est mesurée chaque mois pour chaque installation à l occasion de la remise du rapport d activités mensuel. Ces données devront être disponibles à partir de la GMAO. 2 Hors onduleurs DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 14.

15 Le nombre annuel de panne et le nombre de jours d indisponibilité des installations doivent être inférieurs aux valeurs du tableau suivant : Installation Nombre de panne Indisponibilité Niveau de criticité de l installation 3 Transformateurs, départs des TGBT ou équivalent 1 par an Aucune 1 Groupes électrogènes 1 par an Aucune 1 TGBT 1 par an Aucune 1 Tableaux divisionnaires non secourus/ondulés 1 par an 0,5 jour/an 2 La définition d un stock minimum de pièces, essentielles au bon fonctionnement des équipements est nécessaire au respect des critères définis dans le tableau ci-dessus, est faite au plus tard à la fin du premier trimestre d entrée en vigueur du contrat. La gestion de ce stock est assurée par le TITULAIRE. Lorsque le TITULAIRE constate qu une performance contractuelle n est pas atteinte, il en détermine la cause. Il définit le programme d actions qu il s engage à mettre en œuvre sous un mois et en fait état dans le rapport d activités mensuel. Des pénalités relatives au manquement de ces obligations peuvent être appliquées par la FONDATION IMAGINE telles que définis à l annexe 3 traitant des indicateurs clé de performance. 3.6 MAINTENANCE CORRECTIVE SELON DÉFINITION DE LA NORME NFX Le TITULAIRE assure l ensemble des interventions de maintenance corrective des niveaux 1 à 5 de la norme AFNOR X , qui ont pour objectif la remise en état des installations suite à une défaillance ou dégradation (cf. article 2.5). Ces interventions visent en particulier la limitation du temps d arrêt des installations et l éradication des conséquences induites. Le TITULAIRE rendra compte à la FONDATION IMAGINE des anomalies ou défauts détectés par les systèmes de supervision et il conservera soigneusement les listings des événements Prise en charge d un appel La prise en charge d un appel pour dépannage, se fait de la manière suivante : La permanence téléphonique du TITULAIRE, joignable 24h/24 et 365 jours par an, prend en compte les appels téléphonique de la FONDATION IMAGINE ou le report des alarmes. La permanence du TITULAIRE renvoie immédiatement par mail, à l adresse indiquée par la FONDATION IMAGINE, un accusé de réception qui indique : date et heure de l appel, l auteur de l appel et son interlocuteur, l objet de l appel ou de l intervention. Le TITULAIRE consigne sur la GMAO, les défauts signalés par les outils d aide à l exploitation et les systèmes de supervision. Le TITULAIRE doit être en mesure de fournir l ensemble des éléments consignés, sur simple demande de la FONDATION IMAGINE Dépannages 3 1 : Très forte criticité ; 2 : Forte criticité ; 3 : Criticité moyenne ; 4 : Faible criticité ; 5 Très faible criticité DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 15.

16 Les dépannages visent à la remise en état de fonctionnement, même provisoire. Les opérations de dépannage de niveau 3 de maintenance peuvent être réalisées par échange de composants ou d éléments fonctionnels ainsi que par réparations mécaniques mineures Réparations Les opérations de réparation correspondent aux interventions définitives de maintenance corrective ou aux interventions de maintenance palliative, suite à une défaillance et peuvent être réalisées immédiatement, ou après une opération de dépannage. Les opérations de réparation de niveau 4 de maintenance peuvent être réalisées par remplacement de sousensemble et de composants ainsi que par réparations spécialisées, mais excluent la rénovation et la reconstruction. Le délai de réparation définitive désigne le temps nécessaire pour clore définitivement l intervention de maintenance corrective, à savoir le rétablissement du fonctionnement d une installation permettant de respecter les conditions normales de sécurité et de confort des sites. Par définition, les interventions de maintenance palliative doivent être limitées dans le temps. Pour les opérations de réparation, il apparaitra après un premier diagnostic effectué par le personnel du site, qu il convient de faire intervenir du personnel plus qualifié, les délais contractuels restent identiques. La date programmée pour la réparation définitive doit figurer dans le planning d activité du personnel du TITULAIRE et se distingue clairement des taches de maintenance préventives. Tout prolongement du délai de réparation définitif doit être dûment justifié et soumis à l approbation de la FONDATION IMAGINE. Cette approbation ne dégage pas le TITULAIRE de sa responsabilité Compte rendu Un compte rendu circonstancié et détaillé est réalisé par le TITULAIRE suite à chaque opération de maintenance corrective, avec la cause de l intervention et le détail des travaux. De plus, il sera fourni un planning de réparation si cela est nécessaire. Le compte rendu devra être consigné dans la GMAO. 3.7 FOURNITURE ET PIÈCES DE RECHANGE INCLUSES DANS LES PRESTATIONS Sont compris dans la prestation et sans seuil financier, tous les consommables tels que l huile, graisse, joint, filtre, fusible, ampoule, etc. Pour les pièces de rechange accompagnées d une main d œuvre, un devis systématique sera présenté à la FONDATION IMAGINE. Ce devis devra obligatoirement mentionner la nature des prestations, le nombre d heures, le taux horaire, l ensemble des détails des interventions dans le cadre de ce contrat, le lieu d exécution, les intervenants, les factures des sous-traitants. 3.8 LOCATION DE MATÉRIEL Le TITULAIRE doit inclure dans son offre la location de l ensemble du matériel nécessaire à la conduite des installations dont il a la charge, y compris le matériel des éventuels sous-traitants. De manière plus générale, le TITULAIRE doit disposer de tout matériel et outillage destiné à l accomplissement de sa tâche. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 16.

17 Par conséquent, la FONDATION IMAGINE refusera systématiquement de prendre à sa charge tout montant concernant la location de matériel. 3.9 CONTRÔLES RÉGLEMENTAIRES Contrôles à la charge de la FONDATION IMAGINE Les contrôles réglementaires périodiques sont réalisés par un organisme agréé, à la charge et aux choix de la FONDATION IMAGINE. Cependant, le présent marché impose au TITULAIRE d accompagner l organisme de contrôle et de participer à tous les essais, contrôles obligatoires, quelle que soit la date et l heure, des installations soumises aux contrôles prescrits par la réglementation en vigueur Contrôles à la charge du TITULAIRE Le TITULAIRE prend en charge les contrôles techniques de maintenance liés à l entretien normal des équipements. Le TITULAIRE procède autant que nécessaire, aux mesures et contrôles concernant les installations électriques et en particulier aux essais mensuels du groupe électrogène, aux horaires en accord avec la FONDATION IMAGINE. Il procède également à tout contrôle de type, isolement des conducteurs par rapport à la terre, contrôle de connexions De manière générale, le TITULAIRE effectue toutes mesure et analyse périodique relatives aux équipements pris en charge dans le marché. Les dates de ces contrôles sont fixées par le TITULAIRE en accord avec la FONDATION IMAGINE. Le résultat de ces essais ou contrôles sont consignés dans les documents de maintenance (GMAO ou équivalent). Une copie de tous les rapports de passage doit être donnée à la FONDATION IMAGINE lors de la remise du rapport mensuel d exploitation Respect des réglementations Le TITULAIRE conduira les installations en prenant toutes mesures nécessaires pour que soient respectées les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Le TITULAIRE devra : Avertir la FONDATION IMAGINE de l évolution de la réglementation concernant les installations, Assister la FONDATION IMAGINE et les organismes de contrôle chargés des visites périodiques et réglementaires (la FONDATION IMAGINE informera le TITULAIRE des dates de visite et lui transmettra les rapports de visite et d épreuve émanant des contrôleurs), Respecter la législation et la réglementation en vigueur, notamment pour ce qui concerne l hygiène et la sécurité des personnes, la sécurité incendie, Etablir et tenir à jour les livrets réglementaires pour les locaux techniques (laissés en permanence dans les locaux techniques), Etablir un plan de prévention, Assistance éventuelle en vue d établir le rapport de sécurité incendie, en référence au règlement de sécurité contre l incendie, DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 17.

18 3.10 RAPPORT D ACTIVITÉ Reporting et réunions d exploitation Le TITULAIRE s engage à remettre à la FONDATION IMAGINE un rapport mensuel qui comprend : Le nombre d interventions curatives et les heures correspondantes de la période par type d installations concernées et par programme, Les délais d intervention et de réparation, Le taux de disponibilité des équipements, Les opérations de maintenance préventives par équipements réalisées pendant la période et les écarts avec le planning prévisionnel, La prise en compte et le suivi des actions correctives demandées dans le rapport des bureaux de contrôle, Le bilan des interventions hors forfait (technique et financier), Le bilan des indicateurs clés de performance (KPI), Les courbes d évolution des consommations électriques, Les devis réalisés et validés par la FONDATION IMAGINE, Les devis réalisés mais non validés par la FONDATION IMAGINE, Ce rapport sera commenté à la FONDATION IMAGINE lors de réunions mensuelles où seront également abordé tout autre sujet relatif à la maintenance / exploitation des bâtiments concernés par le présent contrat. Le TITULAIRE s engage également à réaliser au minimum deux réunions annuelles. Ces réunions se tiendront semestriellement en présence de la FONDATION IMAGINE ainsi que le responsable d agence, le chef d exploitation et une personne du service commercial du TITULAIRE. Elle aura pour but d analyser la période écoulée et de faire remonter les éventuels dysfonctionnements de l exploitation et les problèmes rencontrés par le TITULAIRE Registre de demande d intervention Dès le début du marché, le TITULAIRE ouvrira un registre d intervention. La FONDATION IMAGINE mentionnera toute anomalie concernant les installations portées à sa connaissance. Le TITULAIRE devra apporter les éléments de réponse dans les 24 heures. Le registre de demande d intervention devra être renseigné au niveau de la GMAO. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 18.

19 3.11 GESTION DES OPÉRATIONS DE MAINTENANCE Le TITULAIRE doit la mise en place, l initialisation et l exploitation d un logiciel de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) destiné à assurer la planification et la traçabilité des interventions de la maintenance du site, et assurant également une fonction de gestion des demandes d intervention (GDI). L outil proposé doit être hébergé dans les locaux de la FONDATION IMAGINE et accessible par internet. Le contrat d hébergement de l outil sera cessible à la FONDATION IMAGINE en fin de contrat. Cet outil est destiné à être renseigné uniquement par le TITULAIRE pour l ensemble des domaines techniques dont il a la charge. Fonctionnalités minimales : Le logiciel proposé doit être un logiciel «courant» du commerce, ce qui exclu tout développement interne ou spécifique du TITULAIRE. Il a les fonctionnalités courantes d une GMAO : Description technique et fonctionnelle des équipements : codification, localisation, caractéristiques techniques des pièces de rechange, fournisseurs et nomenclatures des documents techniques, criticité des équipements («équipements essentiels» ou «autres équipements»). Organisation et suivi de la maintenance : définition des modes opératoires, programmation de la maintenance préventive, prise en compte, suivi et analyse de la maintenance palliative et corrective, Historique détaillé du patrimoine, Suivi budgétaire : P2 (heures préventif, coût palliatif, coût correctif), Devis Le logiciel doit permettre le report des données de télérelève des compteurs d énergies. Il permet également l émission et le suivi des demandes d intervention émises par la FONDATION IMAGINE : - L enregistrement des réclamations par le TITULAIRE : problème rencontré, localisation du lieu concerné par la réclamation, identification du demandeur, - La classification des réclamations : sections concernées, type d incident, délais contractuels, - Le suivi de l état des interventions : prise en compte, en cours, en attente, clôturée,, et la mise à disposition de ces informations en temps réel pour la FONDATION IMAGINE. - La notification par mail auprès de la FONDATION IMAGINE de la création de chaque demande émise et leur évolution de statut (clôture, mise en attente, ). Une liste des s des représentants de la FONDATION IMAGINE sera fournie au TITULAIRE lors du paramétrage de l outil. L outil doit permettre de paramétrer et suivre facilement les indicateurs de performance clés présentés en annexe 3. Le logiciel se doit également de générer en temps réel, les rapports d analyse de la maintenance qui seront présentés lors des réunions de reporting. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 19.

20 Utilisateurs : Il n est pas à prévoir une possibilité de connexion pour chaque occupant. Une liste des utilisateurs ayant accès à l outil sera fournie au TITULAIRE lors du paramétrage de l outil, en fonction de l organisation retenue. Mise en place : Le TITULAIRE présente dans son offre les caractéristiques détaillées du matériel et du logiciel qu il propose de mettre en place. La mise en place de l outil est soumise à l accord préalable écrit de la FONDATION IMAGINE. Le TITULAIRE doit la formation de son personnel et des utilisateurs de la FONDATION IMAGINE à l utilisation de la GMAO. Le TITULAIRE prend également à sa charge : - Tout matériel nécessaire à sa propre utilisation de la GMAO (poste déporté, moyens de communication, périphériques, ) - Les fournitures nécessaires au fonctionnement et à l exploitation de la GMAO (papier, toner, ) Le TITULAIRE assure directement avec l éditeur et au titre de la mise en place, l intégration des données dans l outil (équipements, gammes, planification, stocks, ). Comme indiqué au présent CCTP, la GMAO devra être mise en place et fonctionnelle 2 mois après le début du contrat. En cas de retard, la FONDATION IMAGINE se réserve le droit d appliquer les pénalités mentionnées à l article CONTRÔLE DES PRESTATIONS Indicateurs clé de performance (KPI) Les indicateurs clés de performance ont pour but de mesurer les résultats des prestations du TITULAIRE au titre du présent marché, et de surveiller les progrès réalisés. Les KPI sont détaillés en annexe 3 du présent CCTP. Les «KPI» sont décomposés en deux catégories : KPI Pilotage et Réglementation KPI Maintenance Pour chaque catégorie, des sous critères ont été établis avec des seuils limites. En cas de non-respect des seuils de la part du TITULAIRE, La FONDATION IMAGINE se laisse le droit d appliquer les pénalités prévues. Ces indicateurs et leurs mesures peuvent être amenés à évoluer dans le cadre de plans de progrès ou de l évolution des prestations Contrôles de la FONDATION IMAGINE Pendant toute la durée du contrat, la FONDATION IMAGINE se réserve le droit de vérifier le respect des engagements contractuels par ses propres moyens ou par un Tiers de son choix. DOCUMENT ETABLI PAR H3C-ENERGIES 20.