DATAWAREHOUSE ADIFAC Saisie dans les applications ADIFAC

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1 DATAWAREHOUSE ADIFAC Saisie dans les applications ADIFAC 1. ADIR (ADIFAC RECHERCHE) MyUNIL-Publications FOREVE Résumé à imprimer et afficher... 40

2 1. ADIR (ADIFAC RECHERCHE) La partie profil peut être mise à jour toute l année mais pour que les données se retrouvent dans le rapport annuel elles doivent être saisies avant le délai fixé par ADIFAC = en général vers le 15 février. Les axes de recherche/le personnel/les ventilations peuvent être mis à jour toute l année mais pour que les données se retrouvent dans le rapport annuel elles doivent être saisies avant le délai fixé par ADIFAC = en général vers le 15 février. Les collaborateurs sont ceux dont le salaire est géré par le CHUV ou l UNIL = qui ont un contrat au CHUV ou à l UNIL. Les autres appartiennent à la catégorie «personnes nonrémunérées», même s ils sont payés! Un collaborateur (collaboratrice) en arrêt maladie/maternité peut éventuellement être remplacé(e) temporairement (1 an maximum) par un autre collaborateur : seul ce dernier sera alors ventilé (sous personnes non rémunérées). Un professeur en visite dans le laboratoire pour un congé sabbatique ayant participé à l activité de recherche sur les axes décrits doit être ventilé après avoir été ajouté à la liste des personnes non rémunérées. Tout responsable de recherche doit être ventilé sur tous ses axes de recherche. 2

3 - Pour l UNIL, passer par le site (chemin possible également pour le Chuv et l extérieur mais existent également des chemins spécifiques) 3

4 - Pour le CHUV, aller dans les applications sécurisées (raccourci sur bureau ou sur première page intranet CHUV) et s identifier (mêmes login et mot de passe que pour le mail). Adifac apparait à gauche dans la liste des applications. 4

5 - Depuis l'extérieur, passage par HSEC : Identifiants Chuv (idem Adifac) Code à saisir se trouve sur la carte HSEC 5

6 puis une fois connecté (authentification réussie), saisir l'url dans la fenêtre en haut : 6

7 Pour CHUV et UNIL, on arrive sur la page d identification (identifiants Chuv) puis application. De l extérieur, on arrive directement sur la page de l application. 7

8 Pour les chargées de saisie, la liste des responsables de recherche pour lesquels vous pouvez saisir est dans «changer de responsable». Cliquer sur la ligne du RR pour lequel vous voulez saisir, la ligne devient bleue et son nom apparait en haut de la page (saisie). Vous pouvez alors aller dans le dossier du RR. 8

9 PROFIL 9

10 Cependant il est clair que si vous voulez que les données d une année soient incluses dans le rapport annuel elles doivent être saisies avant le 15 février de l année suivante. 10

11 ATTENTION : dans la partie profil, tout événement n ayant duré qu une ou quelques journée(s) doit avoir une date de fin! S il n y a pas de date de fin, l événement se retrouvera dans les rapports tous les ans = a contrario bien sûr si c est un événement qui dure, par ex une tâche administrative, ne pas mettre de date de fin. 11

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13 AXES DE RECHERCHE 13

14 COLLABORATEURS 14

15 Préférer l item «toutes les personnes» dans le menu déroulant, permet d avoir la liste entière des collaborateurs. Les personnes suggérées sont celles ayant la même affectation que le RR, on risque donc de ne pas trouver toutes les personnes travaillant sur les axes du RR. S il y a le moindre doute sur une affectation, penser à chercher la personne dans cette liste avant de créer une fiche «non rémunéré» (des personnes dont vous pensez qu elles ne sont pas à la FBM peuvent y avoir un contrat tout de même). 15

16 VENTILATIONS NB : ne pas effacer les ventilations antérieures!!!!! 16

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19 FINANCEMENTS 19

20 A RETENIR POUR ADIFAC RECHERCHE Profil peut être mis à jour toute l année mais données dans rapport seulement si saisies avant la deadline Axes de recherche et ventilations soumis à deadline Vérifier la liste des axes Faire la liste des collaborateurs +/- personnes non rémunérées Faire les ventilations une fois que les listes sont complètes Bien ventiler l année entière en cas de contrats multiples sur l année Ne pas oublier de ventiler le responsable de recherche RR sur tous ses axes (ou axe de recherche commune si chef d unité/département) 20

21 2. MyUNIL-Publications Saisie des publications de tous les chercheurs ayant une page Unisciences, mais bien sûr seuls les RR pourront en tirer parti = bibliométrie sur les rapports annuels d activité fournis par Adifac Identifiants UNIL. Si perdus, nous contacter au Pour UNIL ET CHUV, passer par le site 21

22 UNIL Login (carré vert en haut à droite) Identification avec identifiants UNIL Attendre quelques secondes (écran redirection) 22

23 Bienvenue XX Onglet Publications : comprend trois items : recherche, gestion (comprend tous les dossiers gérés par la chargée de saisie CS, doit choisir le dossier concerné), workflow NB à partir de là il y a une aide détaillée sur la droite de toutes les pages. 1) Gestion : entrée nouvelles publis, édition publis existantes. Pour CS : Autre dossier Recherche possible par utilisateur (saisie nom) et/ou unité ur_ + abréviation du service 3 lettres Cliquer sur rechercher : si propose plusieurs noms, sélectionner le bon (si ne propose rien c est que le contrat a été changé et n a pas été chargé, donc il disparait du système = nous contacter) 23

24 Cliquer sur sélectionner : fournit le dossier complet existant dans le système du RR avec classement des publications par année. Etat (à droite) : P = entrée au stade personnel = pas partie dans Serval = visible seulement par le RR ou la CS (= ne sert donc à rien ) U, W = différents niveaux de visibilité S = Serval = visible par tous et partout! E = éditer X = supprimer + = liens = tous les auteurs FBM + le service du propriétaire (= celui qui a rentré la publi) doivent être obligatoirement liés à la publication! Pour créer une nouvelle entrée, choisissez son type dans le menu déroulant "Déposer un nouveau document" (article, chapitre de livre ) puis cliquez sur le bouton Nouveau = saisie avec le PMID copié-collé dans PubMed Nouveau, entrer le PMID dans le champ de saisie ad hoc. Cliquer sur Remplir. Les autres champs se saisissent automatiquement! Sauf Peer Reviewed qu il faut cocher si besoin. Bien vérifier que l ISSN est présent. Sauvegarder. 24

25 Le lien se fait automatiquement avec la personne dans le dossier de laquelle on est mais il faut nécessairement au moins lier l unité, au plus les autres auteurs FBM. + Lier l unité (+/- co-auteurs, reconnus direct par le système = les cocher, ou s ils n ont pas été reconnus par le système, les chercher en recherche manuelle en bas), enregistrer. 25

26 Il y a possibilité d ajouter le dernier document de travail envoyé à l éditeur, sous forme de pdf (attention : les épreuves à corriger sont, pour la majorité des journaux, déjà la propriété de l éditeur). Rajout manuel. 2) Workflow Une fois que toutes les publications sont entrées dans la partie gestion, il faut les faire passer dans Serval (qui ensuite les validera et les dispatchera vers Unisciences et Adifac). Cliquer sur publications, workflow, affiche la liste des publis non validées. Cliquer à droite sur Serval, présente ce qu on va valider. 26

27 Si le lien à l unité n a pas été fait, le système le précise ici, il est alors possible de revenir au lien directement : SI OK cocher «déposer sur Serval», représente une page de description (il est possible d ici de modifier encore les données de publication si on a oublié quelque chose + encore les lines), recocher «déposer sur Serval». 27

28 Disparaissent alors au fur et à mesure de la liste Les publications apparaissent alors en S rouge jusqu à ce que Serval les ait validées (passent alors au vert). A RETENIR POUR MYUNIL-Publications Plus simple de saisir chaque publication quand elle parait dans PubMed et de faire la vérification de la liste entière à la fin de l année avant la deadline Saisie simplifiée par entrée du PMID (+ clic remplir) Cocher Peer reviewed si c est le cas Ne pas oublier de lier tous les auteurs UNIL ou CHUV, le système ne lie automatiquement que le propriétaire de l article Ne pas oublier de lier l unité Ne pas oublier d aller dans le workflow et d envoyer chaque publication dans Serval, une fois que les liens sont faits Si pas liaison auteur(s) ET unité ET passage dans Serval, la publication ne sera pas dans les rapports d activité!!! 28

29 3. FOREVE Application réservée à une chargée de saisie désignée par le service. Saisie obligatoire! Attention à ne pas avoir à rattraper toute l année, saisir au fur et à mesure si possible Sert à introduire les événements de formation post-grade et continue des services (+ permet d annoncer sur le mémento de la page d accueil de la FBM des événements qui n ont rien à voir avec la formation + permet d éditer un planning hebdomadaire sous forme de liste ou de tableau). Saisie à l avance possible mais ne seront en ligne que 3 mois avant la date prévue pour l événement. Identifiants UNIL. Si perdus, nous contacter au (UNIL JG). Passer par le site 29

30 Identification avec identifiants UNIL Attendre quelques secondes (écran redirection) 30

31 Utilisateur XXX Page d explications a) Ajouter Ajout d événement. Champs de Saisie * sont à renseigner Liste description (modifiable, si on ne trouve pas un item nous le demander et on peut le faire rajouter) Type de formation : attention! N est pas indiqué comme à renseigner (pas *) mais si item pas rempli, événement pas pris en compte dans Adifac. Si formation, doit être rempli! 31

32 Formation structurée = doit comprendre une heure et un lieu obligatoirement. NB : formation au lit du malade ou discussion avec doctorant ne sont pas considérées comme formation structurée = pas effort supplémentaire du chercheur pour assurer la formation mais temps de travail «normal» (par contre l encadrement des doctorants et post-doctorants peut et doit - être ventilé dans ADIR ) Enregistrer, écran qui récapitule la saisie. Pour que l événement puisse aller dans Adifac (et donc être pris en compte dans l activité du service), il doit être valide = avoir au moins 1 organisateur (service) + au moins 1 intervenant (peutêtre interne ou externe). Organisateur : mettre l abréviation du service (structure retrouvée dans le petit carré gris ). Possibilité de mettre plusieurs services en collaboration. Intervenants : nom, nombre d heures (temps intervention! Ne pas compter le temps de préparation). 32

33 Si un intervenant interne ne peut pas être trouvé, c est qu il y a un souci de contrat, dans ce cas le mettre en externe pour éditer l événement et corriger en fin d année/début année suivante avant clôture pour que l événement lui soit attribué dans Adifac (attribution rétrograde). NB. Générique : idem fonction dans Adir, permet d attribuer l événement à plusieurs personnes sans donner leur nom. Attention : si 2 personnes avec même fonction, attribuer le temps total (car si on utilise une fonction, elle disparait de la liste). Ex : si deux médecins font chacun 1 h de présentation, attribuer 2x1=2 h de médecin. Audience et thématique pas obligatoires mais bien si remplis Dupliquer l événement = le répéter dans le temps : dupliquer implique que tous les champs sont remplis à l identique. Attention, quand duplication, le titre comprend «événement dupliqué». Penser donc à faire la modification de date ET de titre (et d intervenant si change mais même contexte). 33

34 Le passage au mémento est un acte volontaire = il faut cocher Oui à chaque fois qu on le demande (ne se fait pas par défaut). Envoyer au mémento à la fin, quand tout le reste est fini! Si besoin, envoyer au mémento quand tout est fini : le bouton «Envoyer au mémento» apparait quand Mémento est coché partout. Seule indication de réussite = petite ligne en rouge en haut! Attention, après envoi au mémento, si besoin de modification (n de salle par ex), il faut envoyer un mail à Communication.fbm@UNIL.ch (voir pop up). Penser à noter quelque part le numéro de l événement, ou mieux encore faire une copie papier de chaque événement et l archiver, les recherches ultérieures seront facilitées. 34

35 b) Rechercher Propose toute une série d items de recherche, dont la date par ex. Penser à cocher tout ou tous partout. Chercher. Donne la liste des événements du service Possibilité alors de les supprimer par ou les dupliquer par + Possibilité aussi d ajouter un événement par là : on se retrouve alors sur les mêmes pages que précédemment. Emission de liste ou tableau d événements possible = regroupe tous les événements enregistrés par le service. 35

36 A RETENIR POUR FOR-EVE Type de formation pas indiqué comme à renseigner (pas *) mais si item pas rempli, événement pas pris en compte dans Adifac. Si formation, doit être rempli! Pour que l événement puisse aller dans Adifac (et donc être pris en compte dans l activité du service), il doit être valide = avoir au moins 1 organisateur (service) + au moins 1 intervenant (peutêtre interne ou externe). Attention, quand duplication, le titre comprend «événement dupliqué». Penser à faire la modification de date ET de titre (et d intervenant si change mais même contexte). Le passage au mémento est un acte volontaire = il faut cocher Oui à chaque fois qu on le demande (ne se fait pas par défaut). Le bouton «Envoyer au mémento» apparait quand Mémento est coché partout. Envoyer au mémento à la fin, quand tout le reste est fini! Penser à noter quelque part le numéro de l événement, ou mieux encore faire une copie papier de chaque événement et l archiver, les recherches ultérieures seront facilitées. NB : POUR FOREVE DE L EXTERIEUR OU EN CAS D ECHEC A PARTIR DU CHUV : PROCEDURE EXTERNE CRYPTO Aller sur internet (si message d erreur sécurité, cliquer sur continuer sur cette page) Demande votre nom utilisateur + mot de passe (identifiants UNIL), enter 36

37 Cliquer sur Intranet administratif Redemande votre nom utilisateur + mot de passe (identifiants UNIL), enter 37

38 Menu principal = longue liste d'applications : en bas cliquer sur Adifac-ForEve 38

39 Page blanche avec liens Informations, Rechercher, Ajouter Pour ajouter un événement cliquer sur ajouter et vous vous retrouvez enfin sur la page ForEve habituelle de saisie des événements 39

40 Résumé à imprimer (et afficher!!!!) A RETENIR - ADIFAC RECHERCHE Profil peut être mis à jour toute l année mais données dans rapport seulement si saisies avant la deadline Axes de recherche et ventilations soumis à deadline Vérifier la liste des axes Faire la liste des collaborateurs +/- personnes non rémunérées Faire les ventilations une fois que les listes sont complètes Bien ventiler l année entière en cas de contrats multiples sur l année Ne pas oublier de ventiler le responsable de recherche RR sur tous ses axes (ou axe de recherche commune si chef d unité/département et participe à tous les axes du service) A RETENIR - MYUNIL-Publications Plus simple de saisir chaque publication quand elle parait dans PubMed et de faire la vérification de la liste entière à la fin de l année avant la deadline Saisie simplifiée par entrée du PMID (+ clic remplir) Cocher Peer reviewed si c est le cas Ne pas oublier de lier tous les auteurs UNIL ou CHUV, le système ne lie automatiquement que le propriétaire de l article Ne pas oublier de lier l unité Ne pas oublier d aller dans le workflow et d envoyer chaque publication dans Serval, une fois que les liens sont faits Si pas liaison auteur(s) ET unité ET passage dans Serval, la publication ne sera pas dans les rapports d activité!!!! A RETENIR - FOR-EVE Type de formation pas indiqué comme à renseigner (pas *) mais si item pas rempli, événement pas pris en compte dans Adifac. Si formation, doit être rempli! Pour que l événement puisse aller dans Adifac (et donc être pris en compte dans l activité du service), il doit être valide = avoir au moins 1 organisateur (service) + au moins 1 intervenant (peut-être interne ou externe). Attention, quand duplication, le titre comprend «événement dupliqué». Penser à faire la modification de date ET de titre (et d intervenant si change mais même contexte). Le passage au mémento est un acte volontaire = il faut cocher Oui à chaque fois qu on le demande (ne se fait pas par défaut). Le bouton «Envoyer au mémento» apparait quand Mémento est coché partout. Envoyer au mémento à la fin, quand tout le reste est fini! Penser à noter quelque part le numéro de l événement, ou mieux encore faire une copie papier de chaque événement et l archiver, les recherches ultérieures seront facilitées. 40