Instructions d inventaire physique des stocks & valorisation

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1 SOMMAIRE Page Introduction 3 1 ière Partie : Caractère obligatoire des travaux d inventaire : 4 I. Définition et objectifs des travaux d'inventaire 4 II. Caractère obligatoire des travaux d'inventaire et du livre d'inventaire 4 1. Législation comptable 4 a. Obligations légales 4 b. Conséquences du défaut d'inventaire et du livre d'inventaire 5 2. Législation commerciale 5 a. Caractère obligatoire de l'inventaire 5 b. Conséquences du défaut d'inventaire ou d'un inventaire frauduleux 5 3. Législation fiscale 6 a. Caractère obligatoire de l'inventaire et du livre d'inventaire 6 b. Conséquences fiscales du défaut d'inventaire ou du livre d'inventaire 6 III. Les dates de prise d'inventaire 7 2 ième Partie : Instructions d inventaire physique des stocks 8 I. Objectifs de l'inventaire physique des stocks 8 II. Champ d application 8 1. Biens à inventorier 8 2. Lieux d'inventaire 8 III. Préparation de la base de l inventaire 8 IV. Préparation de l inventaire 9 V. Equipe d inventaire 9 VI. Période d inventaire 11 VII. Contrôle de l opération d inventaire 11 VIII. Contrôle et arrêté du stock théorique 11 IX. Préparation de l inventaire physique 12 X. Stock existant chez les tiers 12 XI. Préparation des fiches de comptages & étiquettes d inventaire 12 XII. Arrêt du mouvement durant l inventaire 13 XIII. Préparation du comptage 14 3 ième Partie : Déroulement de l inventaire physique 15 I. Répartition des équipes d inventaires 15 II. Comptage des quantités en stock 15 III. Renseignement des fiches de comptage 16 IV. Méthodes de comptage 17 V. Contrôle des résultats d inventaire 17 VI. Centralisation et saisie informatique des résultats d inventaire 17 VIII. Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées Arrêt des mouvements durant l inventaire Codification des articles Emplacement physique des articles 19 1

2 4 ième Partie : Approche méthodologique adoptée pour la valorisation des 20 stocks au 31/12/N I. Rappel de la méthode de comptabilisation des stocks appliquée par 20 l entreprise 1. Information à fournir au niveau des états financiers 20 II. Approche adoptée pour la valorisation des stocks au 31/12/N Appréciation de la fiabilité du CMP au niveau du logiciel Méthodes alternatives adoptées pour la valorisation des stocks au 31/12/N Estimation des provisions pour dépréciation des stocks au 31/12/N 22 Conclusion 24 Bibliographie 25 2

3 Introduction Les travaux d inventaire revêtent une importance considérable lors de l arrêté des états financiers. En effet, mis à part les obligations légales de recensement des valeurs d actifs et de passifs au moins une fois par an, l inventaire constitue un moyen de suivi pour les dirigeants de la société et il a une grande influence sur les décisions d investissement. A cet effet, le commissaire aux comptes de la société devrait être présent à chaque inventaire, et ce qu il concerne le stock, les immobilisations ou les autres valeurs de la société, et ce pour prendre une idée sur la fiabilité des instructions à suivre ainsi que sur les opérations de recensement. Ainsi, pour chaque rubrique des états financiers, l opinion du commissaire aux comptes devrait prendre en considération la fiabilité des travaux d inventaire la concernant. L objectif de ce rapport de stage est de présenter, d'expliquer et d'illustrer les travaux d'inventaire devant être effectués pour assurer un recensement exhaustif des stocks de l'entreprise. A cet effet, nous traiterons : Le caractère obligatoire des travaux d inventaire dans la législation en vigueur dans une première partie. Les instructions à suivre pour bien mener une opération d inventaire des stocks dans une deuxième partie. Le déroulement de l inventaire physique dans une troisième partie. La valorisation des stocks dans une quatrième partie. 3

4 1 ière Partie : Caractère obligatoire des travaux D inventaire I. Définition et objectifs des travaux d'inventaire : Les travaux d'inventaire ont pour objectif le recensement tant quantitatif que qualitatif des éléments d'actifs et de passifs de l'entreprise en vue de : Détecter les éléments qui ne sont pas pris en compte au niveau de la comptabilité. S'assurer que le patrimoine de l'entreprise est suffisamment sauvegardé (c'està-dire à l'abri de toute source de fraude, de détournement ou de détérioration) et à défaut, prendre les actions et mesures nécessaires pour assurer la protection et la sauvegarde dudit patrimoine. II. Caractère obligatoire des travaux d'inventaire et du livre d'inventaire : 1. Législation comptable a. Obligations légales : Conformément à l'article 17 de la loi du 30 décembre 1996 relative au système comptable des entreprises stipulant que "l'opération d'inventaire doit être réalisée, au moins une fois par exercice, à l'effet de vérifier l'existence des éléments d'actifs et de passifs et de s'assurer de leur valeur. Les éléments sont regroupés sur le livre d'inventaire selon la nature de chaque élément inventorié et le mode de son évaluation», cet article met à la charge des entreprises deux obligations : L'exécution d'un inventaire au moins une fois chaque exercice. La tenue d'un livre d'inventaire. L'inventaire doit être effectué au moins une fois par exercice. Cette obligation est rappelée par la norme comptable générale qui précise que " toute entité contrôle, au moins une fois tous les douze mois, les données d'inventaire. L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actifs et de passifs, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu des états financiers". La tenue d'un livre d'inventaire Le livre d'inventaire doit être tenu d'une manière conforme aux normes comptables 4

5 Permettant la justification de tous les éléments des états financiers. b. Conséquences du défaut d'inventaire et du livre d'inventaire : Conséquences du défaut d'inventaire Les états financiers établis en l'absence d'inventaire sont dépourvus de leur fiabilité. En effet, les données comptables seraient déconnectées de la réalité et ne peuvent constituer une source fiable d'informations financières. Il en découle ainsi que les états financiers établis en l'absence d'inventaire ou sur la base d'un inventaire frauduleux ne peuvent être valablement certifiés par le commissaire aux comptes de la société. Conséquences du défaut du livre d'inventaire Le défaut du livre d'inventaire ne met pas en cause la fiabilité des états financiers. En effet, il ne s'agit que d'une condition de forme imposée par la loi. Le défaut de tenue du livre d'inventaire peut tout de même être signalé par le commissaire aux comptes dans sa lettre de contrôle interne adressée au conseil d'administration. 2. Législation commerciale a. Caractère obligatoire de l'inventaire : L'article 8 du code de commerce, toujours en vigueur, précise que les personnes physiques ou morales soumises à l'obligation de la tenue d'une comptabilité doivent dresser au moins une fois par an, un inventaire des éléments actifs et passifs de leur entreprise. b. Conséquences du défaut d'inventaire ou d'un inventaire frauduleux : Le défaut de l'établissement d'un inventaire ou l'établissement d'un inventaire frauduleux peut entraîner la consommation : du délit de présentation de faux bilan. et du délit de distribution de dividendes fictifs au cas où la société distribuerait des dividendes. En effet, l'article 223 du code des sociétés commerciales dispose en ce sens que sont punis d'une peine d'emprisonnement d'un an au moins et de cinq ans au plus et d'une amende de 2000 à dinars ou de l une de ces deux peines seulement : Les membres du conseil d administration qui, en l'absence d'inventaires, ou au moyen d'inventaires frauduleux, ont opéré entre les actionnaires la répartition de dividendes fictifs. 5

6 Les membres du conseil d administration qui, même en l'absence de toute distribution de dividendes ont sciemment publié ou présenté aux actionnaires un bilan inexact en vue de dissimuler la véritable situation de la société. On constate ainsi que le code de commerce donne une grande importance aux travaux d'inventaire. Cette position est, à notre avis, parfaitement légitime, étant donné que l'inventaire s'apprête le plus à être "manipulé" au cas où les dirigeants essaieraient de modeler le résultat de l'exercice. C'est pour éviter d'ailleurs que les dirigeants de l'entreprise n'interviennent au niveau des travaux d'inventaire que la norme comptable générale a prescrit que le manuel de procédures comptables contient : - Un guide des travaux d'inventaire. - Et un modèle d'instruction d'inventaire. Ce manuel de procédures étant généralement approuvé par le conseil d'administration, l'inventaire doit être appliqué selon les instructions qui y sont consignées. Les données de l'inventaire seront ainsi fournies avec un degré raisonnable de fiabilité. 3. Législation fiscale a. Caractère obligatoire de l'inventaire et du livre d'inventaire : Le code de l'impôt s'aligne à la législation comptable en ce qui concerne les obligations mises à la charge des redevables de l'impôt (paragraphe I de l'article 62 du code de l IRPP & de l IS). b. Conséquences fiscales du défaut d'inventaire ou du livre d'inventaire : Rejet de la comptabilité et taxation d'office En vertu de plusieurs décisions de la commission de taxation d office, le défaut d inventaire ou l existence d inventaires incomplets permet d écarter la comptabilité et d établir la taxation sur la base des présomptions de droit ou de fait. Paiement d'une amende Selon les dispositions de l'article 97 du code des droits et obligations fiscaux, le défaut de tenue des documents comptables (y compris le livre d'inventaire) donne lieu à l'application d'une amende fiscale de 100 dinars à dinars. En cas de récidive, dans une période de cinq ans, le contrevenant soumis à l'impôt selon le régime réel est puni d'un emprisonnement de seize jours à trois ans et d'une amende de 1000 dinars à dinars. 6

7 III. Les dates de prise d'inventaire : Conformément à la législation commerciale, comptable et fiscale, l'entreprise doit procéder au moins une fois par an à l'inventaire des éléments d'actifs et de passifs. Force est donc de faire coïncider la date des travaux d'inventaire avec celle de la clôture de l'exercice. C'est d'ailleurs la pratique de la quasi-totalité des entreprises. 7

8 2 ième Partie : Instructions d inventaire physique des stocks I. Objectifs de l'inventaire physique des stocks : Le stock constitue généralement une part significative de l actif des entreprises. C est pourquoi il est nécessaire de s assurer de son existence à la date de clôture des comptes et de sa correcte évaluation et comptabilisation pour que les états financiers donnent une image fidèle de la société. Etant le meilleur moyen permettant cette assurance, l inventaire physique est obligatoire (régi par un cadre juridique et comptable approprié) et doit être soigneusement organisé pour le réussir. De ce fait, l inventaire physique des stocks a pour objectifs : Le respect de l obligation légale de procéder, au moins une fois par an, à un inventaire de tous les éléments actifs et passifs de l entreprise. La quantification et la valorisation des stocks existants en fin d exercice en vue de l établissement des états financiers annuels. La détection des stocks inutilisables ou rossignols. Les présentes instructions d inventaire ont pour objet de présenter les différentes étapes de déroulement des inventaires physiques des stocks, de définir les responsabilités de chaque intervenant et de fixer les règles et la démarche à suivre dans cette opération. Elles devraient être communiquées au préalable à toutes les directions et à tous les responsables de la société, concernés directement ou indirectement par les inventaires physiques des stocks. II. Champ d application : L'opération d'inventaire physique des stocks couvrira tous les stocks situés dans tous les centres relevant de la société ou chez les tiers. A cet effet, s il se trouve que la société disposait de plus d un centre (succursales, bureaux régionaux, ), l opération d inventaire devrait être planifiée de telle sorte qu aucun centre ne soit omis. III. Préparation de la base de l inventaire : La préparation de la base d inventaire revêt une importance considérable. En effet, cette préparation constitue une étape primordiale à tout inventaire physique des stocks et c est en fonction de la base que les travaux d inventaire proprement dits peuvent être facilités et menés à leur fin. 8

9 L étendu de la phase de préparation est variable d une société à une autre et ce en fonction de l existence ou non d un système de suivi des stocks. Le système de suivi des stocks varie d une société à une autre. Il pourrait s agir d un logiciel sophistiqué où seront consignées les différentes informations sur les articles de stocks dont la société est propriétaire ou d un simple fichier extracomptable. Pour les sociétés disposant de plusieurs stocks et dont les centres d inventaire sont dispersés sur plusieurs sites, le système de suivi des stocks devrait être mieux adapté pour faciliter les travaux d inventaire. IV. Préparation de l inventaire : Une fois la base d inventaire préparée, elle servira à une deuxième étape de préparation non moins importante. En effet, et en vue de garantir la réussite de l'opération d'inventaire, les préalables ci-après doivent être respectés : Déterminer la localisation de chaque article à inventorier. Rassembler, dans la base d inventaire, les mêmes articles acquis entre des dates différentes pour éviter les doubles comptages en cas d écarts importants. Entreprendre une action de sensibilisation et de formation de tout le personnel intervenant dans cette opération. V. Equipe d inventaire : S il est préférable de confier les travaux d inventaire des stocks à une personne externe à la société, le personnel de la société ne sera pas mis à l écart lors du Comptage. Bien au contraire, il jouera un rôle primordial dans ces travaux du fait que c est à lui que revient la tâche d identification des biens à inventorier. D autre part, et au cas où certains articles ne seront pas identifiés par le personnel, du fait de la différence entre le code d identification du fournisseur et celui de la société ou de l existence d une ressemblance sur le terrain entre divers articles dans la base, le recours aux services du fournisseur devient exigible pour déterminer la bonne identification des articles à inventorier. Nous supposerons dans ce qui suit que l'opération d'inventaire sera menée par un bureau d'expertise indépendant assisté par des cadres et personnel de la société. L'opération de prise d'inventaire devrait être entamée sous le contrôle d un comité de supervision composé d un directeur de mission représentant le bureau chargé de la mission d inventaire ainsi que d une personne représentant la société ayant un pouvoir de prise de décision pour le bon déroulement des travaux. 9

10 L équipe d inventaire sera composée en fonction de la catégorie des articles de stocks à inventorier et de leur localisation. Ainsi, pour chaque catégorie un représentant du cabinet d expertise devrait être assisté par un représentant de la société ayant une connaissance suffisante dans le matériel à inventorier. L organigramme suivant donne un exemple de la composition à suivre pour les travaux de comptage. 1. Composition de l équipe de l Entreprise : Le Comité de pilotage : désigné par l entreprise pour assurer le suivi, la supervision, la coordination et la validation de tous les aspects se rattachant à l inventaire physique des stocks. Le Groupe de travail : désigné par l entreprise, il est chargé de l assistance et la collaboration avec l équipe du bureau d expertise indépendant dans toutes les phases de l inventaire physique des stocks Les responsables des magasins: ayant pour rôle de faciliter les travaux d inventaire physique par l organisation du magasin et d assister les équipes d inventaire dans l identification des articles. Ils sont tenus également de respecter toutes les instructions d inventaire. Toutefois, ils sont interdits de prendre en charge ou partie des opérations de comptage. 2. Composition de l équipe du bureau extérieur : Le responsable d inventaire : Le rôle du responsable d inventaire est de : S assurer de la bonne préparation des inventaires physiques des stocks. Assurer la formation et la sensibilisation des équipes de comptage préalablement aux opérations de prise d inventaire. Organiser les travaux d inventaire et veiller au respect des procédures et instructions en vigueur. S assurer de l exhaustivité des opérations de comptage. Préparer le rapport d inventaire. L équipe des superviseurs : Ces superviseurs sont chargés des tâches suivantes : Expliquer les instructions d inventaires aux équipes de comptage lors d une réunion préalable à l inventaire. Encadrer et superviser les équipes de comptage. Veiller à l application systématique des instructions d inventaires par les équipes de comptages. Veiller à ce que les fiches de stock ne soient pas à la portée des équipes d inventaire et du magasinier. 10

11 Centraliser les fiches de comptages et contrôler les résultats. Procéder au troisième comptage pour les cas présentant des écarts. Vérifier l exhaustivité des inventaires. Etablir le rapport d inventaire. L équipe d inventaire : Composée par les agents de comptage fournis par le Cabinet. Ils devraient procéder à la réalisation des opérations d inventaire conformément aux instructions suivantes. L équipe d inventaire devrait se réunir d une façon continue et des comptes rendus devront être déposés et discutés pour soulever les problèmes rencontrés et prendre les actions adéquates. VI. Période d inventaire : En fonction de la quantité et de la consistance des articles à inventorier ainsi que de la composition de l équipe d inventaire, un planning d inventaire devrait être arrêté. Le planning devrait prévoir le temps alloué à chaque sous équipe et si les centres sont dispersés géographiquement chaque centre sera avisé de la date le concernant préalablement à toute intervention. VII. Contrôle de l opération d inventaire: Les instructions d inventaire devraient être validées par l auditeur interne et le commissaire aux comptes avant le commencement des opérations de comptage. La présence de l auditeur interne et du commissaire aux comptes est sollicitée pour contrôler la régularité des opérations de comptage et le respect des instructions d inventaire. Une application systématique devrait être effectuée de toutes les recommandations pertinentes de l auditeur interne et/ou du commissaire aux comptes survenues avant ou au cours du déroulement des opérations d inventaire. VIII. Contrôle et arrêté du stock théorique : Le magasinier doit s assurer que tous les bons de sortie, les bons d entrée et les bons de retour (le cas échéant) ont été saisis au niveau du logiciel avant le commencement des opérations de comptage. Les mouvements n ayant pas été matérialisés par des bons (sortie urgente contre décharge par exemple) devraient faire l objet d une régularisation avant le commencement des inventaires. Les derniers numéros des bons de sortie et des bons d entrée établis pour chaque article devraient être relevés au niveau de la fiche de contrôle des mouvements des 11

12 stocks. Cette fiche servira à la vérification des écarts lors du rapprochement des quantités physiques avec les quantités théoriques. IX. Préparation de l inventaire physique des stocks : Les responsables des magasins procèdent aux opérations suivantes avant le commencement des opérations d inventaire : Regrouper les lots d un même article en un seul endroit. Faciliter l accès aux différents articles en rangeant les différents lots conformément aux codes des emplacements prévus au niveau du système (par rayon et par caisson). Mettre sur les marchandises en consignation la mention «A ne pas inventoriermarchandise en consignation». Dégager les «emballages à rendre» existant aussi bien dans les magasins, que dans les ateliers. Mettre de côté et indiquer à l équipe d inventaire, les stocks en cours de réception qui doivent être comptés. Identifier le stock des tiers qui se trouve dans les aires de stockage. Mettre à jour les fiches de stocks et ce jusqu à la veille de l inventaire. X. Stocks existant chez les tiers : La direction des approvisionnements doit fournir aux équipes d inventaire les informations suivantes: Les stocks appartenant à la société et se trouvant chez les tiers avec obtention de leurs confirmations. Les livraisons dont les factures ne sont pas encore parvenues à la date du 31/12/N. Les factures d achat dont les livraisons ne sont pas encore parvenues au 31/12/N. Sur la base de ces informations, le responsable de l inventaire détermine les stocks appartenant à l entreprise, à prendre en compte dans l inventaire physique. XI. Préparation des fiches de comptages et des étiquettes d inventaire : Les fiches devraient être éditées par rayon et contenant les codes, la désignation et l emplacement des articles sur la base des états de stocks préparés par la direction d approvisionnement de la société et arrêtés au 31/12/N. Les articles n ayant pas d emplacement au niveau de l état de stocks ou dont l emplacement est erroné (code rayon inexistant) ne devraient pas être reportés au niveau des fiches de comptage. Leur comptage devrait être effectué au niveau des fiches vierges établies par rayon. 12

13 Les étiquettes sont préparées par le responsable d inventaire avant le déroulement des opérations d inventaire. Les étiquettes sont apposées sur les lots d articles après le premier comptage pour s assurer qu il a été inventorié. Les étiquettes d inventaire sont imprimées en deux couleurs : L étiquette de la 1ière couleur est prévue pour les articles dont l emplacement est spécifié au niveau du logiciel. L étiquette de la 2ième couleur ne porte pas d information sur l article. Elle sera opposée sur les articles dont l emplacement n a pas été spécifié au niveau du logiciel ou dont l emplacement est différent de celui prévu. Les informations d identification de l article seront renseignées manuellement au niveau de l étiquette verte par l équipe de comptage. Le modèle de l étiquette indique les informations suivantes : Code de l article. Désignation de l article. Code de l emplacement (code rayon et caisson). Case réservée au premier comptage. Elle devrait être cochée par l équipe d inventaire après la réalisation du premier comptage. Case réservée au deuxième comptage. Elle devrait être cochée par l équipe d inventaire après la réalisation du deuxième comptage. Observation : pour l indication de toute information pertinente sur l état de l article, ces observations devraient être renseignées par les techniciens du groupe de travail et suivies par les superviseurs. XII. Arrêt du mouvement durant l inventaire : Les mouvements d entrée et de sortie de stock devraient être suspendus au moment du déroulement des inventaires conformément au planning d inventaire. Les réceptions réalisées durant le déroulement des inventaires devraient être stockées au niveau d un emplacement à part en dehors des magasins. Toutes les directions devraient être informées par les instructions d inventaires et le planning d inventaire pour prendre les précautions nécessaires en matière d approvisionnement à l avance de leurs besoins de pièces de rechange, de fournitures et de consommables. Toute dérogation à cette instruction est interdite. Toutefois, les directions qui risquent d être exposées à des problèmes de fonctionnement face à cette mesure, peuvent constituer un petit stock de sécurité (tampon/provisoire) en réalisant une sortie du magasin, avant l inventaire, des articles les plus sensibles et procéder ensuite, juste après l inventaire, à un retour des pièces non consommées. 13

14 Toute direction qui gère un stock, même de faible valeur, d articles non encore consommés à la date du 31/12/N, devrait le retourner au magasin (avec bon de retour) pour faire l objet d un inventaire, puis le récupérer, le cas échéant, par une nouvelle sortie. Procédure à suivre en cas de mouvement indispensable : Les sorties indispensables devraient être signées par le Directeur Général. L information au préalable du superviseur de la sortie à réaliser. Le superviseur devrait prendre en considération le bon de sortie dans les comptages déjà réalisés (mise à jour). Un suivi des sorties réalisées devrait être effectué sur la fiche de suivi des mouvements de stocks, tout en précisant si la sortie est intervenue avant ou après inventaire. XIII. Limitation de l'accès aux lieux de stockage : L accès aux lieux de stockage est interdit durant la réalisation des inventaires pour toute personne autre que celles désignées au niveau des instructions. 14

15 3 ième Partie : Déroulement de l inventaire physique I. Répartition des équipes d inventaire : Les superviseurs procèdent à la répartition des équipes de comptage quotidiennement, selon le programme de l inventaire de la journée, entre les rayons tout en assurant un éloignement entre les équipes qui réaliseront le premier et le deuxième comptage. Il procède également à la mise à jour de la fiche de suivi du programme d inventaire. Les fiches de comptage devraient être données aux équipes d inventaire contre décharge sur ladite fiche tout en indiquant la date et l heure de communication. II. Comptage des quantités en stock : Les équipes d inventaire doivent respecter, lors du comptage, l ordre du placement des différents lots et articles (rayon et caisson) et éviter les sauts (les objets seront comptés l un après l autre selon la succession physique). Chaque article est compté, successivement, deux fois par deux équipes différentes dans une période ne dépassant pas deux jours sans que l article ne soit mouvementé durant cette période de prise d inventaire. La première équipe procède au comptage (de droite à gauche du rayon). Elle remplit la fiche de comptage et appose l étiquette de 1ére couleur sur l article puis marque avec croix la case réservée au premier comptage. Les étiquettes pourraient être apposées avant le commencement des inventaires par rayon. Les superviseurs devraient procéder au suivi de ces cas et les inscrire au niveau de la fiche de suivi des anomalies tout en procédant à la correction des codes des emplacements au niveau de l état des stocks. La deuxième équipe procède au deuxième comptage (de gauche à droite du rayon). Elle renseigne la quantité au niveau de la fiche de comptage et marque avec croix la case réservée au deuxième comptage au niveau de l étiquette d inventaire. Dans tous les cas, les équipes d inventaire devraient indiquer sur la fiche de comptage l état de ces articles (vétuste, avariés, obsolètes, endommagés ou à rotation lente) après confirmation par les techniciens de la société désignés dans le groupe de travail. Elles sont tenues d indiquer également, dans la colonne observations, toutes les informations pertinentes pouvant permettre la distinction entre les articles semblables (mesures, usage, matière ) pour éviter les cas de confusion. 15

16 Précaution à prendre : Cas des articles emballés : procéder à leur comptage et ne pas se fier à la seule inscription sur l emballage. Cas des articles non identifiés : faire appel aux techniciens pour identifier ces articles. Cas des articles avariés ou abîmés: ils doivent être mis de coté et inventoriés. Après l achèvement de l inventaire d un rayon, les fiches de comptage signées par les membres des équipes d inventaire seront remises aux superviseurs. III. Renseignement des fiches de comptages : Avant le commencement des opérations de prise d inventaire, les équipes d inventaire devraient obligatoirement renseigner les informations suivantes dans la fiche de comptage : Date et heure de commencement d inventaire. Numéro de la fiche (s il ne figure pas sur la fiche). Noms et prénoms des membres de l équipe d inventaire (s ils ne figurent pas sur la fiche). Code du rayon (s il ne figure pas sur la fiche). Nom du magasin (s il ne figure pas sur la fiche). Les fiches de comptage devraient être remplies au stylo et non au crayon. Ils ne doivent subir aucune altération, ni surcharge et ni grattage. Les fiches remplies par erreur sont gardées, après leurs remplacements, et remis aux superviseurs pour classement à part. Les équipes d inventaire devraient reporter uniquement les stocks existants physiquement dans les lieux d'inventaire. IV. Méthodes de comptage : Les méthodes de comptage seront appliquées selon la nature, le nombre et l unité de mesure des stocks. Il s agit essentiellement de : La méthode de comptage par unité. La méthode de pesage : utilisée pour les articles de faible poids et de grande quantité. La méthode de jaugeage : utilisée pour l inventaire des carburants. La méthode de comptage par groupe : utilisée pour l inventaire des articles stockés par ensemble (carton, fût ). 16

17 Toutes autres méthodes de comptage proposées par les superviseurs devraient être validées par le responsable d inventaire et le groupe de travail. Toute méthode de comptage appliquée devrait être vérifiée au préalable pour s assurer de sa fiabilité. Les quantités comptées sont ensuite converties dans une autre unité de mesure après validation par les superviseurs. V. Contrôle des résultats d inventaire : A la fin de chaque journée ou à l achèvement de l inventaire des articles stockés au niveau d un rayon, le superviseur procède au rapprochement entre les deux comptages. Il vérifie également la pertinence des observations relevées. Au cas où les résultats des deux comptages dégagent un écart, le superviseur ordonnera un troisième comptage. Les quantités définitives du troisième comptage devraient être renseignées au niveau des deux fiches. Le superviseur procède au contrôle de l exhaustivité des inventaires en vérifiant que tous les lots d articles portent une étiquette d inventaire et que les deux cases de comptage ont été cochées. VI. Centralisation et saisie informatique des résultats de prise d inventaire : A l achèvement des travaux d inventaire, les superviseurs devraient procéder aux travaux de centralisation, de saisie informatique et de contrôle des feuilles de comptage conformément aux étapes suivantes : Saisie de toutes les quantités tout en indiquant la date de comptage et l état des articles. Signature des fiches de comptage après saisie. Contrôle de la correcte saisie et de l exhaustivité des feuilles de comptage. Identification et correction des écarts. Edition des états de saisie des inventaires et signature par les superviseurs. Le responsable d inventaire avec les superviseurs procèdent à l arrêté du stock à la date du 31/12/N. La direction d approvisionnement devrait communiquer l état des bons d entrée et des bons de sortie établis entre la date de l inventaire et la date du 31/12/N pour chaque article (un journal des mouvements de stocks réalisés au moment des inventaires devrait être établi par le responsable d inventaire). Les quantités de stocks au 31/12/N seront déterminées comme suit : Si le comptage a eu lieu avant le 31/12/N : Quantités au = quantités du jour de l inventaire + entrées sortie (jusqu au 31-12). 17

18 Si le comptage a eu lieu après le : Quantités au = quantités du jour de l inventaire - entrées + sortie (depuis le 31-12). Un rapprochement entre les quantités physiques arrêtées au 31/12/N et les quantités théoriques des stocks devrait être effectué par le responsable d inventaire et les superviseurs. Un état des écarts d inventaire sera édité et communiqué aux responsables des magasins en vue de présenter les justifications des écarts constatés et ce dans un délai fixé. Les écarts non justifiés seront portés à la connaissance du comité du pilotage. Aucune régularisation, notamment sur le système informatique et les fiches d inventaire, ne peut être effectuée sans son autorisation préalable. VII. Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées : 1. Arrêt des mouvements durant l inventaire : Les mouvements d entrée et de sortie de stock ont été dans l ensemble suspendus au moment du déroulement des inventaires conformément au planning d inventaire. Toutefois, certaines sorties indispensables pour la continuité de l activité ont été permises sur la base d une demande du Directeur Technique. Pour ces cas, la procédure suivante a été appliquée : L information au préalable du superviseur de la sortie à réaliser. L inscription des sorties réalisées au niveau d une fiche de suivi des mouvements de stocks, tout en précisant si la sortie a été intervenue avant ou après inventaire. La prise en compte des quantités sorties au cours des inventaires (selon la fiche de mouvement) pour la mise à jour des quantités inventoriées avant la date la sortie. 2. Codification des articles : Certains articles au niveau du magasin n ont pas été codifiés (étiquette perdue ou non lisible) et leur identification au niveau des fiches d inventaires n a pas été possible. Ces articles ont été déplacés en dehors des rayons et ont fait l objet d identification par les techniciens de l entreprise. Une fiche d inventaire spécifique pour ces articles a été établie. Par ailleurs, certaines difficultés ont été rencontrées au niveau des inventaires des stocks de fournitures, des stocks de PDR des autres magasins régionaux puisque la plupart de ces articles ne portaient pas des codes. Ces articles ont été inventoriés sur la base de leur désignation et de leur référence fournisseur. Ensuite, un travail important a été effectué en collaboration entre les responsables du magasin central et des magasins régionaux pour la codification de tous les articles conformément à la nomenclature adoptées au niveau du logiciel. 18

19 3. Emplacement physique des articles: Certains articles n ont pas été stockés au même emplacement prévu au niveau des fiches d inventaire (emplacement logiciel). Une observation a été mentionnée au niveau des fiches pour permettre la mise à jour des emplacements au niveau de la base définitive des stocks. 19

20 4 ième Partie : Approche méthodologique adoptée pour la valorisation des stocks au 31/12/N I. Rappel de la méthode de comptabilisation des stocks appliquée par l entreprise : La société applique la méthode de l inventaire intermittent dans la comptabilisation de ses stocks. Selon cette méthode, tous les achats sont considérés provisoirement comme des charges de l'exercice et les stocks sont déterminés de manière extracomptable à la date de l'arrêté des états financiers et portés dans les comptes de situation et de résultat. Les stocks correspondent ainsi aux charges préalablement comptabilisées et non consommées à la date d'arrêté des comptes. Les stocks sont évalués au coût historique correspondant au coût d'acquisition pour les éléments achetés. Il inclut l'ensemble des coûts encourus pour mettre les stocks à l'endroit et dans l'état où ils se trouvent. Le coût d'acquisition des stocks comprend le prix d'achat, les droits de douane à l'importation et les taxes non récupérables par l'entreprise, ainsi que les frais de transport et d'assurance et autres coûts directement liés à l'acquisition des éléments achetés. Toutes les réductions commerciales et autres éléments analogues, sont déduits du coût d'acquisition, et ce, à l'exception des subventions se rapportant aux biens stockés. Les coûts d'acquisition peuvent inclure les différences de change provenant directement de l'acquisition récente des stocks facturés dans une monnaie étrangère et ce, dans les limites prévues par la Norme Comptable NC 15 "Opérations en monnaies étrangères" et à l'occasion d'une grave dévaluation ou d'une dépréciation. La valeur des stocks est déterminée en utilisant la méthode du coût moyen pondéré. Cette méthode conduit à estimer le coût des stocks comme étant la moyenne pondérée du coût des éléments existants en début de période et du coût des éléments achetés ou produits au cours de la période. Le coût moyen pondéré est calculé à chaque nouvelle réception. 1. Informations à fournir au niveau des états financiers : Les états financiers devraient faire apparaître : le coût d'origine, la provision pour dépréciation et la valeur comptable nette pour la totalité des stocks et par catégorie de stocks, si l'information est significative. 20

21 le coût des stocks constatés en charge de l'exercice. les méthodes utilisées en matière de traitement des stocks incluant l'évaluation, les éléments de coût, la valorisation et la comptabilisation des stocks. Les changements dans les méthodes de traitement des stocks, qui ont un effet significatif sur le résultat de l'exercice en cours, ou sur les résultats des périodes suivantes, doivent être indiqués. II. Approche adoptée pour la valorisation des stocks au 31/12/N: 1. Appréciation de la fiabilité du CMP au niveau du logiciel : L analyse des méthodes de valorisation des stocks de l entreprise au niveau du logiciel, a permis de conclure que le coût moyen pondéré généré présente des risques d erreurs liés essentiellement aux problèmes suivants : Les bons d entrée des articles importés sont saisis au niveau du système à une valeur nulle. Certains bons d entrée d articles importés sont saisis sans prix. L inventaire physique de l année N-1 n a pas été valorisé et intégré au niveau du système pour permettre la correction du stock initial de l exercice N. D autres bons d entrée présentent aussi des erreurs de saisie de valeurs, de codes et surtout de quantités par application d unités de mesure inappropriées. Des bons de commande et bons d entrée d achats locaux sont saisis sans prix, ce qui générera par la suite un CMP dévalué. Par ailleurs, les stocks de fournitures et de pièces de rechange stockés au niveau des magasins régionaux sont gérés manuellement sur des fiches de stocks. Cette situation ne permet pas de déterminer correctement les valeurs des stocks à la date d inventaire. En conséquence, une valorisation des stocks basée seulement sur les coûts moyens pondérés disponibles sur le système ne peut pas, à notre avis, être valide, du moment qu elle ne présente pas suffisamment de garanties d exhaustivité (articles sans valeurs) et de fiabilité (erreurs multiples). 2. Méthodes alternatives adoptées pour la valorisation des stocks au 31/12/N : Compte tenu des limites citées ci-haut, ayant entaché la fiabilité et l exhaustivité des valeurs attribuées aux articles en stock (issues du système), nous avons adopté une démarche progressive permettant de respecter, au mieux, la méthode du coût moyen pondéré, en apportant les corrections nécessaires, et de chercher ensuite une ou plusieurs méthodes alternatives pour le reste des articles. Cette démarche répond aux hypothèses suivantes : 21

22 Pour les articles dont le CMP est différent du dernier prix d achat de moins de 5%, la valorisation est faite sur la base du coût moyen pondéré généré par le système, considéré ainsi comme fiable. Pour les articles dont le CMP est différent du dernier prix d achat de plus de 5%, la valorisation est faite sur la base des prix d achat selon les dernières factures ou les bons de commande disponibles. Pour les articles dont le CMP est nul au niveau du système, la valorisation est faite, dans l ordre, selon les sources d information disponibles suivantes : factures d achat, bons de commande, demandes d achat, devis fournisseurs, articles similaires. Pour les articles importés, la valorisation est faite sur la base des factures d achat avec conversion des prix en devise au cours de change en vigueur à la date de la facture ou à la date du bon de commande, qui correspond, généralement, à la date de réception. Les cours de change retenus, sont ceux appliqués par le service comptable pour la valorisation des stocks (taux mensuels). La société est une société partiellement assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée. Le taux de la déduction de la TVA sur ses achats est de 10% seulement. De ce fait, la partie de la TVA non déductible, qui correspond à 90% du montant total de la TVA facturée par le fournisseur, est considérée comme élément du coût des achats. Ainsi, les stocks relatifs à des articles achetés localement ont été valorisés au prix majoré de 90% du montant de la TVA facturée ou ré-estimée. Les frais d approche sont composés essentiellement des frais de transit et des frais de douanes. En l absence d un suivi des frais d approche par dossier d importation, et d une valorisation au coût global d acquisition au niveau du système, ces frais ont été estimés sur la base du rapport (pourcentage) du montant des frais d approche engagés en N (totalisant DT) par le coût global des importations de la même année, totalisant environ DT (arrêté sur la base des bons des commandes étrangères). Ce taux s est arrêté à 7% rapporté à la valeur en dinars des achats importés. 3. Estimation des provisions pour dépréciation des stocks au 31/12/N : L estimation des provisions pour dépréciation des stocks inventoriés au 31/12/N est effectuée en deux étapes : Les articles identifiés et déclarés rossignols par les services techniques de la société sont réputés hors d usage et provisionnés, par conséquent, pour leur valeur totale. Les articles jugés d usage par les mêmes services, ont été partiellement provisionnés pour tenir compte de leur rotation lente. Le stock de pièces de rechanges inventorié au niveau du magasin central est composé d une grande partie de pièces de rechange transférées à la société depuis 22

23 plus que 4 années et qui constituent un stock rossignol (hors usage d après l avis des techniciens). Ce stock a fait l objet d une provision totale, à l exception de certains Articles considérés comme étant d usage (provisionnés à 75% pour rotation lente - aucun mouvement durant les quatre dernières années). Pour les autres articles d usage, l estimation des provisions pour rotation lente est effectuée selon les règles suivantes : Pour les articles n ayant pas subi de sorties en N, aucune provision n est constatée (le taux est 0%). Pour les articles n ayant pas subi de sorties depuis N-1, une provision de 25% est appliquée. Pour les articles n ayant pas subi de sorties depuis N-2, une provision de 50% est appliquée. Pour les articles n ayant pas subi de sorties depuis N-3, une provision de 75% est appliquée. Manifestement, et contrairement aux articles rossignols (hors usage), la dépréciation des articles à rotation lente n a pu être opérée qu au niveau du magasin central. Les magasins régionaux ainsi que les stocks de fournitures et de consommables, ont été exclus faute de données fiables sur les mouvements. 23

24 Conclusion Les travaux d'inventaire ont pour objectif essentiel l'ajustement, la correction et la mise à jour des informations comptables. C'est ainsi que l'inventaire physique des stocks est destiné à fournir à la comptabilité des informations réelles sur les stocks détenus par l'entreprise. La comptabilité doit ajuster, corriger et mettre à jour les informations théoriques (par opposition aux informations réelles) dont elle dispose. Par ailleurs, le recensement des éléments d'actifs et de passifs doit être effectué à la fois d'un point de vue quantitatif que qualitatif en ce sens qu'il ne suffit pas de s'assurer de l'existence d'un élément mais aussi de ses qualités notamment physiques. C'est ainsi que lors de l'inventaire physique des stocks, par exemple, l'équipe qui procédera à l'inventaire doit relever les anomalies, pannes, dysfonctionnements ou autres vices constatés. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle l'équipe chargée de la prise d'inventaire doit le plus souvent être constituée par (ou du moins comporter) des techniciens en la matière. Sur un autre plan, il ne faut pas entendre par travaux d'inventaire uniquement les travaux d'inventaire physique. En effet, le patrimoine d'une entreprise ne se compose pas uniquement d'éléments physiques mais aussi d'éléments incorporels (droits, créances et dettes). 24

25 Bibliographie o Ouvrage : 1. travaux comptables de fin d exercice ; Thabet Khaled 2. Code des droits & procédures fiscaux, contrôle, contentieux & sanctions ; Abouda Abdelmadjid o Lois et textes juridiques tunisiens : o Loi du 30 décembre 1996 relative au système comptable des entreprises. o Code de commerce. o Code des sociétés commerciales. o Code de l IRPP & de l IS. o Code des droits & procédures fiscaux. 25