Poll-O Guide de l utilisateur. Pierre Cros

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1 Poll-O Guide de l utilisateur Pierre Cros

2 TABLE DES MATIÈRES Table des matières Table des matières 1 1 Créer un site sur Poll-o.fr 2 2 Configurer le site 2 3 Créer une enquête ou un vote Ajouter, déplacer, supprimer et configurer une question Paramétrer une question Différents types de champs Questions Champs de mise en forme Création d un questionnaire multipage avec conditions 6 5 Activer et diffuser une enquête ou un vote Afficher ou cacher l adresse du questionnaire Choisir qui est autorisé à participer Ajouter ou supprimer des participants Ajout Suppression Anonymat Publier le questionnaire Envoyer un mail aux personnes participants à l enquête ou au vote Mail avec codes d accès Relances (Option disponible pour l offre Poll-O XL uniquement) Consulter et analyser les résultats Statistiques internes Liste et tableau des résultats Export CSV et logiciels externes Système de jetons Qu est-ce qui est fait avec mon adresse mail et les autres données déposées sur le site? 14 1

3 3 CRÉER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 1 Créer un site sur Poll-o.fr Pour créer un site avec un nom de domaine du type ce-que-vous-avez-choisi.poll-o.fr, il suffit de se rendre sur le site web de Poll-O. Vous y êtes invité à saisir le nom choisi pour le site et une adresse courriel valide à laquelle vous sera expédié un message avec vos identifiants de connexion. Le site est déployé en moins de deux minutes et le courriel envoyé vous indique comme vous connecter à son backoffice pour commencer la création de votre enquête ou de votre vote. 2 Configurer le site Après création vous pouvez paramétrer différents éléments du site : Son titre ; Le texte de la page d accueil (sur laquelle vont figurer automatiquement les liens vers vos différents questionnaires) ; L apparence du site (Uniquement pour l offre XL) : permet de choisir le thème graphique qui sera utilisé ; Texte des messages (Uniquement pour l offre XL) : permet de configurer le message qui sera affiché à l issu de la complétion d un formulaire. 3 Créer une enquête ou un vote La première chose à faire est de choisir un titre pour votre questionnaire. Après l avoir saisi, cliquez sur le bouton Création d un nouveau questionnaire. Le questionnaire est alors créé mais il ne contient encore aucune question. Son statut est bientôt disponible. Si des utilisateurs essayent de le consulter, ils verront un message Ce questionnaire sera bientôt disponible. C est le statut utilisé par défaut quand vous êtes en train de concevoir votre questionnaire. 2

4 3 CRÉER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 3.1 Ajouter, déplacer, supprimer et configurer une question Il faut maintenant ajouter des questions au questionnaire. C est la partie droite de l interface qui permet de : Donner un nom à la question (ce nom sera affiché tel quel à l utilisateur) ; Choisir son type de question dans la liste déroulante ; Ajouter la question au questionnaire en cliquant sur le bouton. Une fois la question créée, elle apparaît dans la partie gauche de l interface. Un survol à la souris sur cette dernière affiche les opérations disponibles la concernant : Modifier : permet d accèder à un nouvel écran de l interface où l on paramètre la question ; Dupliquer : permet de créer une question identique, c est utile pour créer rapidement une série de questions proches les unes des autres ; Supprimer : permet d effacer la question Paramétrer une question L écran de paramétrage d une question apparaît quand on clique sur Modifier lors du survol de cette dernière et dépend de son type. Toutefois on y retrouve toujours les éléments suivants : Possibilité de changer le nom (le libellé tel qu il est affiché à l utilisateur) ; Possibilité de rendre la question obligatoire (l utilisateur ne pourra pas compléter le questionnaire sans répondre à cette question) ou facultative ; Possibilité d ajouter une remarque (qui s inscrira en italique à côté de la question, par exemple pour aider l utilisateur à y répondre). 3

5 3 CRÉER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 3.2 Différents types de champs Questions Un questionnaire se compose de questions. Ce truisme assumé, regardons quels sont les différents types de questions disponibles et ce qu ils permettent : Texte : C est la question de base invitant l utilisateur à saisir une réponse courte (taille paramétrable) ; Texte long : Même chose que pour texte mais sur plusieurs lignes (largeur et nombre de ligne paramétrables) ; Courriel : adresse électronique, avec contrôle effectué sur sa validité ; Case à cocher (choix unique) : permet à l utilisateur de cocher de valider la proposition qui figure à côté de la case (par exemple : je déclare avoir plus de 18 ans ) ; Date : affiche un calendrier à l utilisateur, lui permettant de sélectionner une date ; Liste : affiche une suite d éléments (sous forme de liste déroulante ou de bouton radio). Les éléments et le type d affichage (liste déroulante ou bouton radio) sont 4

6 3 CRÉER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE définis dans l interface de paramétrage après avoir cliqué sur Modifier. L utilisateur choisit un et un seul élément ; Liste à choix multiple : affiche une suite d éléments (sous forme de liste déroulante ou de bouton radio). Les éléments et le type d affichage (liste déroulante ou bouton radio) sont définis dans l interface de paramétrage après avoir cliqué sur Modifier. L utilisateur choisit 0 ou plusieurs éléments (nombre maximal de choix défini dans l interface de paramétrage) ; Tableau : affiche un tableau dans le questionnaire dont le nombre de ligne n est pas fixé à l avance. Lorsqu on le paramètre on choisit le nombre de colonnes et de lignes qu il va compter ainsi que les libellés qui apparaîtront au-dessus des colonnes et devant les lignes ; Tableau avec listes : affiche un tableau dont chaque case est une liste déroulante (le même pour chaque case) permettant à l utilisateur d effectuer un choix. On le paramètre comme un tableau mais en ajoutant en plus les diférents éléments qui vont composer la liste déroulante. Tableau de longueur libre : affiche un tableau de longueur libre dans le questionnaire. Lorsqu on le paramètre, on choisit le nombre de colonnes ainsi que les libellés qui apparaîtront au-dessus des colonnes. On peut choisir d ajouter ou non une ligne faisant le total des colonnes ; Éléments classés : affiche un certain nombre d éléments avec une zone de saisie en face d eux. Cela va permettre à l utilisateur de les classer par ordre de préférence en mettant 1, 2, 3 etc. en face de l élément adéquat. Il est important de compléter le champ remarque de ce type de champs pour aider l utilisateur à le remplir correctement. * Téléchargement de fichier : autorise l utilisateur à télécharger dans le système un fichier se trouvant sur son ordinateur ; Champs de mise en forme Certain champs du questionnaire ne sont pas des questions mais des éléments de mise en forme destinés à améliorer la présentation du questionnaire à l utilisateur. Titre : affiche un titre (Police plus grosse et plus grasse que pour une question) n importe où dans le questionnaire ; Sous-titre : affiche un sous-titre n importe où dans le questionnaire ; Commentaire : affiche un commentaire dans le formulaire. Attention il n est pas forcément judicieux de l utiliser pour donner des informations concernant la façon de remplir tel ou tel champ : l option Remarque sert à cela ; Nouvelle page : permet de spécifier qu une nouvelle page doit commencer à cet endroit lorsque l on souhaite que le questionnaire comporte plusieurs pages. Le champ nouvelle page permet également de gérer la notion d affichage conditionnel : certaines pages ne seront affichées qu en fonction d une réponse à une question précédente (voir ce paragraphe). À noter qu un formulaire comportant plusieurs pages doit obligatoirement commencer par un champ de type Nouvelle page. 5

7 5 ACTIVER ET DIFFUSER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 4 Création d un questionnaire multipage avec conditions Lorsque l on souhaite conditionner l affichage d une page à une réponse précédente dans le questionnaire, il faut trouver l identifiant du champ sur lequel on va faire porter la condition. Pour cela on regarde l url spécifique de ce champ quand on l édite (pour paramétrer ses options). On obtient une URL du type http ://exemple.poll-o.fr/- 1/15/, et le dernier chiffre désigne l identifiant du champ en question, ici 15. Imaginons que ce champ se rapporte à la question Êtes-vous favorable à un moratoire sur le développement de l énergie nucléaire? qui est une liste de deux éléments Oui et Non. Je souhaite afficher une page de mon questionnaire uniquement aux utilisateurs ayant répondu oui à cette question dont l identifiant est 15. Je vais alors éditer le champ nouvelle page qui marque le début de ladite page et je vais inscrire dans l option condition : f15 == "Oui" Attention la casse des caractères est prise en compte, un oui à la place d un Oui empêchera le fonctionnement de l ensemble. 5 Activer et diffuser une enquête ou un vote 5.1 Afficher ou cacher l adresse du questionnaire Lorsque vous avez fini de concevoir votre questionnaire, vous devez décider si un lien vers ce dernier doit apparaître depuis la page d accueil de votre site ou non. Pour cela vous cliquez sur l onglet diffusion et vous choisissez Visible ou Cachée en face de adresse du formulaire. Si vous choisissez Cachée, vous voyez que l adresse de votre questionnaire (qui apparaît à la ligne du dessous) devient plus complexe : elle est inaccessible depuis la page d accueil ou depuis un moteur de recherche, le questionnaire ne seront donc accessible qu à des personnes à qui vous avez choisi de communiquer son adresse. 6

8 5 ACTIVER ET DIFFUSER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 5.2 Choisir qui est autorisé à participer Vous pouvez choisir qui pourra à répondre à votre questionnaire : Soit tout le monde y a accès ce qui signifie qu il n y a pas besoin d identifiant et de mot de passe pour pouvoir le remplir ; Soit vous réservez son accès à une liste de personnes auxquelles le système devra communiquer individuellement par courriel un identifiant et un mot de passe. 5.3 Ajouter ou supprimer des participants Ajout Si vous choisissez de réserver l accès du questionnaire à une liste de personnes, vous voyez apparaître de nouveaux liens sur la gauche de l interface. le lien Importer une liste de participants vous permet ce choisir sur votre ordinateur un fichier contenant cette liste. Ce doit être un fichier au format CSV (que l on peut obtenir depuis un tableur en faisant enregistrer sous et en choisissant le format CSV) comprenant la liste des courriels des participants (un courriel par ligne). Vous pouvez aussi choisir d ajouter un participant unique en cliquant sur ajouter un participant à droite du lien Importer une liste de participants Suppression Comme pour l ajout vous pouvez choisir de supprimer une liste de participants au format CSV, grâce au lien Importer une liste de participants à retirer. Le format du fichier est identique à celui utiliser pour ajouter des participants. Vous pouvez aussi choisir de supprimer un participant unique, le lien supprimer apparaît lors du survol du nom d un participant. Lorsque les participants sont nombreux, ils ne sont pas tous affichés dans l interface. Vous devez donc utiliser la fenêtre de recherche pour les retrouver et pouvoir les supprimer. 5.4 Anonymat Le choix de l anonymat n a de sens que lorsque le questionnaire est réservé à une liste de personne : s il peut-être rempli sans identification, les personnes l ayant complété seront nécessairement anonymes. C est pourquoi cette option n apparaît que lorsque l on a choisi dans l interface de réserver le questionnaire à une liste de personne. Dans l onglet conception, vous devez choisir si les participants au questionnaire seront anonymes ou pas. Si l anonymat est activé, il ne sera conservé dans le système aucun lien entre une réponse et un répondant. C est particulièrement intéressant pour l organisation de votes, quand le secret du scrutin à une importance. L anonymat n est pas incompatible avec la nécessaire traçabilité du vote grâce à un système de jetons. 7

9 5 ACTIVER ET DIFFUSER UNE ENQUÊTE OU UN VOTE 5.5 Publier le questionnaire Dernière étape lorsque vous avez fini de paramétrer le questionnaire et que vous souhaitez l ouvrir au public, il vous faut changer son statut pour le positionner à En cours. Pour cela rendez-vous sur l onglet conception et cliquez sur le statut En cours. Le formulaire est alors prêt à être rempli par les utilisateurs. 8

10 6 ENVOYER UN MAIL AUX PERSONNES PARTICIPANTS À L ENQUÊTE OU AU VOTE 6 Envoyer un mail aux personnes participants à l enquête ou au vote 6.1 Mail avec codes d accès Lorsque que l on a réservé l accès du questionnaire à une liste de personne et que l on a défini cette liste, il faut communiquer à chaque participant ses codes d accès. C est ce que permet le lien Envoyer les codes d accès par courriel dans l onglet diffusion (il n apparaît, sur la droite de l interface, que lorsque Liste de personnes a été retenu pour le critère Participants ). Vous choisissez alors le sujet de votre message (dans lequel il est recommandé de ne pas mettre d accents pour échapper aux anti-spam de certains fournisseurs comme Free), et le corps du message. Dans le corps vous pouvez utiliser quatre variables qui seront remplacées par leurs valeurs dans les s que recevront les utilisateurs : 9

11 6 ENVOYER UN MAIL AUX PERSONNES PARTICIPANTS À L ENQUÊTE OU AU VOTE questionnaire name : sera remplacé par le nom de votre questionnaire dans le courriel reçu par l utilisateur ; questionnaire url : sera remplacé par l adresse de votre questionnaire dans le courriel reçu par l utilisateur ; user sera remplacé par l identifiant de l utilisateur (qui est son courriel) dans le courriel qu il recevra ; access code : sera remplacé par le mot de passe de l utilisateur pour accéder au questionnaire dans le courriel qu il recevra. Vous choisissez aussi le comportement à adopter concernant les participants à qui un code d accès a déjà été attribué : soit vous les ignorez soit vous leur envoyer un nouveau code d accès. Cette option n a d intérêt que lorsque certains participants ont déjà un code d accès. 6.2 Relances (Option disponible pour l offre Poll-O XL uniquement) Vous pouvez aussi contacter les participants pendant la diffusion du questionnaire pour les relancer ou leur donner une information supplémentaire. Dans l onglet Diffusion, cliquez sur Envoyer un courriel aux participants sur la droite de l interface. 10

12 7 CONSULTER ET ANALYSER LES RÉSULTATS Vous saisissez alors le sujet (dans lequel il est recommandé de ne pas mettre d accents pour échapper aux anti-spam de certains fournisseurs comme Free) et le corps du message. Vous choisissez aussi le comportement à adopter concernant les participants qui ont déjà complété un questionnaire : soit vous décidez qu ils doivent recevoir le mail soit vous les ignorer ce qui permet de ne relancer que les personnes qui ne se sont pas encore prononcées. 7 Consulter et analyser les résultats Quand votre enquête est terminée, commencez par changer son statut pour le positionner à Fermé dans l onglet conception. Les utilisateurs cherchant à le consulter verront alors un message La consultation est terminée. Vous pouvez alors exploiter les résultats. 11

13 7 CONSULTER ET ANALYSER LES RÉSULTATS 7.1 Statistiques internes Des statistiques élémentaires sont présentées dans le backoffice dans l onglet Analyse. Elle vous fournissent les pourcentages de base pour les réponses aux différentes questions. La participation peut aussi être affichée grâce au lien Participation dans la partie de droite de l onglet Analyse. 7.2 Liste et tableau des résultats Dans l onglet Analyse du backoffice les liens sur la droite vous permettent aussi d afficher les résultats sous forme de tableau ou de liste. Après avoir suivi le lien adéquat, vous pouvez sélectionner (toujours sur la droite de l interface) les informations que vous souhaitez voir apparaître dans la liste ou le tableau. 7.3 Export CSV et logiciels externes Dans l onglet Analyse du backoffice, vous trouverez également un lien Export CSV permettant de générer un format au fichier CSV contenant toutes les réponses aux 12

14 7 CONSULTER ET ANALYSER LES RÉSULTATS questionnaires. Ce fichier pourra être enregistré sur votre ordinateur et soumis en entrée à un tableur ou à des logiciels permettant des traitements statistiques poussés comme R ou PSPP 7.4 Système de jetons Une consultation anonyme est soumise à plusieurs contraintes en apparence contradictoires : une identification du répondant ; l anonymat de son bulletin ; Or pour l organisation de votes en particulier, la traçabilité est de mise afin de pouvoir procéder à un recomptage en cas de contestation. Poll-O dispose d un système basé sur un code alpha-décimal attribué à chaque bulletin et baptisé jeton. Ce jeton est généré et affiché à l utilisateur après la validation de ses réponses à la consultation. Il sera connu de l utilisateur et de lui seul (l application ne fait pas l association entre le jeton et l utilisateur), il devra le conserver pour pouvoir l utiliser. Le jeton va lui permettre, à l issue du scrutin, de vérifier dans le système que son bulletin a bien été pris en compte et qu il est conforme à ce qu il a souhaité exprimer. À la fin du scrutin, la liste des jetons et le contenu du bulletin associé sont publiés permettant à chaque participant de vérifier la bonne prise en compte de son vote mais aussi de procéder à un recomptage le cas échéant. C est par exemple le système utilisé pour les votes de la communauté Gnome. 13

15 8 QU EST-CE QUI EST FAIT AVEC MON ADRESSE MAIL ET LES AUTRES DONNÉES DÉPOSÉES SUR LE SITE? 8 Qu est-ce qui est fait avec mon adresse mail et les autres données déposées sur le site? Si vous vous soucier de savoir ce qu il advient de vos données en ligne, vous avez raison! Et la meilleure solution est d héberger, chaque fois que c est possible, vous même les données en question. Poll-O est un logiciel libre ce qui signifie que si vous ou votre entourage disposez des compétences nécessaires, vous pouvez l installer sur le serveur de votre choix, administré par des personnes de confiance. Concernant Entr ouvert (la société qui héberge et administre l offre en ligne Poll-O), il s agit d une coopérative citoyenne extrêmement attentive aux problèmatiques relatives au respect de la vie privée. Nous vous invitons à lire les conditions générales d utilisation pour vérifier qu elles sont conformes à vos attentes. 14