QuadraFACT version 1.92 du 11/03/2014. Réédition des factures, édition prioritaire du duplicata. Saisie de pièces, enrichissements

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1 QuadraFACT version 1.92 du 11/03/2014 Réédition des factures, édition prioritaire du duplicata En cas de demande de réédition de facture (à partir de la saisie comme en édition groupée), QuadraFact propose désormais par défaut l'impression du duplicata de la facture initiale. Il est possible de désactiver cette option pour obtenir une nouvelle image de la facture (le fichier pdf correspondant est alors recréé). Saisie de pièces, enrichissements Impression directe des étiquettes spécifiques client ou fournisseur En saisie de commande client/fournisseur, BL/BR, le bouton permet de lancer directement les étiquettes spécifiques au client ou au fournisseur. Rappels pour gérer les étiquettes spécifiques clients/fournisseurs : Cocher l'option dans les constantes du dossier, chapitre Facturation. 2 nouveaux choix apparaissent dans les modules Achats et Ventes au menu Paramétrage : "Paramétrage des étiquettes" et "Gestion des étiquettes" Paramétrer les modèles d'étiquettes au choix Paramétrage des étiquettes du menu Paramétrage Pour chacun des clients/fournisseurs, cocher l'option "Etiquettes à éditer" dans QuadraCLIENT, chapitre Généralités, page 2/3 Sélectionner un modèle d'étiquette pour chaque article dans leur fiche, onglet Conditionnement. Pour créer, modifier ou supprimer des étiquettes, rejoindre le choix "Gestion des étiquettes" dans le menu Paramétrage 1/11

2 Mention Franco de port Affichage du montant "Franco de port" en bas de la fenêtre de saisie si un montant a été saisi dans la fiche client, onglet Facturation. Duplication de pièce Option "Appliquer les tarifs actuels" : récupération des prix d'achat du jour pour les articles sauf pour les hors stock, et les articles sans prix. Alerte stock "Alerte sur le stock réel", nouvelle option "Pas en saisie de commande" dans les constantes du dossier, chapitre Facturation / Saisie de pièces (suite). Article ensemble, signalement des composants inactifs Depuis la version 1.90, QuadraFact signale la présence de composant inactif dans un ensemble, en l'affichant en rouge. Avec la version 1.92, ce signalement en rouge est étendu au code de l'article ensemble. Dans le cas où la gestion de la confidentialité est activée par le mot de contrôle "ARTINACTIF", la saisie de la clé d'accès qui permet de continuer la saisie, est demandée dès la sélection de l'article ensemble et non plus au niveau du composant. 2/11

3 Gestion de la contremarque Dans le cas où on décide de générer une nouvelle commande fournisseur à chaque demande de contremarque, il est désormais possible de faire suivre les pièces jointes et/ou les références 1/2/3/4 de l'en tête sur chaque nouvelle commande générée. Prélèvements SEPA, accès aux mandats gérés dans QuadraCompta Les mandats de prélèvements SEPA sont gérés par Quadratus depuis décembre 2013 grâce au développement du module QSepa et aux aménagements introduits dans les applicatifs, un seul applicatif assurant de façon EXCLUSIVE la gestion des prélèvements SEPA. Dans un contexte d'utilisation conjointe de QuadraFact et QuadraCompta, 2 modes de gestion sont donc autorisés mais un seul peut être activé : Mode QuadraFact Mandats sont codifiés selon le n client Fichiers de prélèvements générés au menu "Paiements" de QuadraFact Mode QuadraCompta Mandats sont codifiés selon le n comptable du client Fichiers de prélèvements générés en "Saisie des règlements clients" (menu "Saisie") après transfert du journal des ventes et des règlements QuadraFact. Jusqu'à maintenant, la gestion des prélèvements clients en comptabilité, ne permettait pas d'associer un mandat SEPA à une facture, et de répondre ainsi à l'obligation de pré-notification des échéances en imprimant les mentions SEPA (ICS et RUM) sur cette facture. Avec QuadraFact en version 1.92, il est désormais possible : d'associer à une pièce QuadraFact (devis, commande, facture), un mandat SEPA créé via QuadraCompta, de basculer le mode de gestion des mandats de la comptabilité vers la facturation et inversement. Activation de la gestion des mandats via QuadraCompta Dans les "Constantes du dossier" QuadraFact, chapitre Facturation, cocher la rubrique "Gérer SEPA en compta". sélectionner l'ics renseigné sur le dossier comptable. L'accès au module QSepa à partir de QuadraFact est alors désactivé. 3/11

4 Exemple de sélection du mandat dans le contexte QuadraFact : Le client est identifié par son n client. La gestion des prélèvements SEPA dans QuadraFact est documentée au module QSepa (menu "?"). Exemple de sélection du mandat dans le contexte QuadraCompta : Le client est identifié par le n du dossier comptable + son n de compte. La gestion des prélèvements SEPA dans QuadraCompta est documentée au module QSepa (menu "?"). L'outil de" Basculement de la gestion de SEPA entre les modes Compta et Fact" Disponible au menu "Outils / Utilitaires dossier", l'outil de basculement permet de changer de mode de fonctionnement alors que des mandats SEPA ont déjà été en comptabilité ou en facturation. Le basculement est sans conséquence sur les éléments d'identification des mandats à la banque qui sont conservés : Le code ICS de l'entreprise, La RUM (Référence Unique du Mandat). Le mode de fonctionnement actuel est détecté automatiquement et les conséquences du basculement sont affichées. En cas de passage du mode QuadraFact au mode QuadraCompta : Les mandats vont être recodifiés en fonction du n de compte du client (et dossier comptable), Les fichiers de prélèvements seront générés via la "Saisie des règlements clients" au menu "Saisie" de QuadraCompta, Le module QSEPA ne pourra plus être lancé via les dossiers de facturation associés à l ICS concerné. En cas de passage du mode QuadraCompta au mode QuadraFact : Les mandats vont être recodifiés en fonction du n client, Les fichiers prélèvements seront générés au menu "Paiements" de QuadraFact, Le module QSEPA sera accessible à partir les dossiers de facturation associés à l ICS concerné. 4/11

5 Nouvelle fonctionnalité : Sessions FTP personnalisées Préambule : Un site FTP est un espace de stockage sur Internet, dont le propriétaire maîtrise la taille et l'organisation (création de dossiers et sous dossiers). La mise en place de "Sessions FTP personnalisées" intéresse les utilisateurs QuadraFact qui gèrent un site FTP du type webmarchand et échangent des données entre ce site Web et le dossier de facturation local. Disponible au menu Outils/Utilitaires dossiers, l'outil "Sessions FTP personnalisées" permet : de gérer des configurations FTP pour un serveur FTP donné, d'assurer la réception et l'envoi de données, d'associer un fichier de traitement par lot (Batch) à une configuration FTP pour planifier l'exécution automatique des opérations de réception et/ou d'envoi des fichiers. Remarque : il est conseillé de soumettre à confidentialité, l'utilisation de cet outil. Lorsqu'il lancé, l'icône est présente sur la barre des tâches Windows. Paramétrage de la configuration serveur FTP Renseigner les éléments permettant d'accéder au serveur FTP : Donner son adresse IP fixe. L'identifiant et le mot de passe de connexion. Conserver la valeur "Par défaut" du "Mode transfert" Localiser les dossiers d'émission et réception du site FTP : Le dossier émission est le dossier dans lequel le site FTP dépose les fichiers destinés au serveur local, Le dossier réception est le dossier où sont déposés les fichiers reçus du serveur local. Effectuer un test de la connexion par le bouton correspondant. Mémorisation de la configuration FTP Après avoir renseigné les éléments du cadre "Serveur FTP", spécifier le nom de la configuration. Il est proposé par défaut en fonction de l'adresse IP du site FTP (le point étant remplacé par le caractère "_") mais il est possible de le remplacer par un nom significatif. Cliquer sur le bouton <Enregistrer>. 5/11

6 Avant le lancer des opérations de transfert, il suffira de sélectionner cette configuration dans la zone "Charger la configuration". Choisir ensuite l'ordre des opérations automatisées, "Réception puis Envoi" ou "Envoi puis Réception". Ce choix est nécessaire : Si un fichier de traitement par lot est associé à la configuration FTP pour planifier l'exécution automatique des opérations (Cf. plus loin dans ce chapitre). Si les deux types d'opérations sont activées sur les onglets "Envoi" et Réception" (Cf. plus loin dans ce chapitre). Paramétrage de la configuration sur le poste en local Deux onglets permettent de définir les règles pour la réception et/ou l'envoi de fichiers. Onglet Réception : cocher l'option "Utiliser les instructions de réception" pour pouvoir recevoir des données envoyées par le site FTP. Indiquer le chemin du dossier dans lequel les données seront réceptionnées sur le poste local. Par défaut, le dossier FTP_RECEP est créé dans le dossier de facturation. Onglet Envoi : cocher l'option "Utiliser les instructions d'émission" pour pouvoir envoyer des données sur le site FTP. Indiquer le chemin du dossier dans lequel sont stockées les données à envoyer du poste local. Par défaut le dossier FTP_ENVOI est créé dans le dossier de facturation. Dans les 2 cas, renseigner le ou les fichiers à traiter (fichiers distants à réceptionner et fichiers locaux à envoyer). Un seul nom de fichier est autorisé mais il est possible d'utiliser les caractères jokers de type * pour spécifier une sélection multiple de fichiers. Indiquer le traitement à effectuer dans le cas où un fichier du même nom existe déjà dans le dossier de destination. Opter ou non pour la suppression des fichiers du dossier d'origine après le transfert. Remarque : Les données transférées peuvent être intégrées dans un dossier de facturation ou à l'inverse, être extraites d'un dossier de facturation grâce aux outils d'import / export de QuadraFact. Les fichiers échangés sont aux formats ASCII ou CSV. Il peut s'agir de fiches Articles, Clients ou de pièces (devis, commandes BL ). Cf. Documentation technique "Import / Export fichiers et pièces dans QuadraFACT" 6/11

7 Envoi et/ou Réception de données en mode manuel Le mode manuel permet de : Lancer une opération de transfert à la demande, Vérifier le bon déroulement des opérations avant de créer un fichier de traitement par lot qui automatisera les transferts. Sur l'onglet "Réception", cliquer sur le bouton <Recevoir les données> Sur l'onglet "Envoi", cliquer sur <Envoyer les données>. Dans les 2 cas, le rapport du transfert s'affiche. Visualisation des fichiers sur le serveur FTP Après avoir testé la connexion avec le serveur (bouton correspondant), l'onglet "Liste des fichiers sur le serveur FTP" apparaît à droite de l'onglet "Envoi". Il affiche : Le contenu du dossier d'émission sur le serveur FTP, Le contenu du dossier de réception sur le serveur FTP. Génération du fichier de traitement par lot (Batch) Pour mettre en place des opérations de transfert planifiées et automatisées, cliquer sur <Générer le fichier de commandes>. Le fichier batch de traitement par lot est créé. Il est localisé dans le sous-dossier FTP_CFG du dossier de facturation. Il est nommé en fonction du nom de la configuration FTP et suivi de l'extension ".bat". 7/11

8 Planification des opérations de transfert Il est possible de planifier l'exécution du fichier batch dans le planificateur Windows du système choisi pour l'exécution, ou dans QxChange. Pour utiliser le planificateur Windows, ajouter le fichier batch dans la liste des tâches planifiées à la fréquence souhaitée. Pour utiliser QxChange, 1. Créer une opération de transfert dans QuadraParametrage. Au menu Paramétrage, choisir "Transferts", puis "Opérations de transfert". Codifier librement l'opération puis passer sur l'onglet "6 Commandes externes". Rejoindre la ligne "Commande externe à exécuter avant les opérations de transfert" et renseigner le nom complet du fichier batch. 2. Dans QxChange, afficher le séquenceur. Insérer l'opération créée dans QuadraParamétrage Préciser les jours et heures d'exécution. Cf. Documentations techniques QuadraParamétrage "Messagerie centralisée" et "Gestion Multi sites" Aménagements divers Définition d'une monnaie de tenue du dossier de facturation QuadraFact permet désormais de déterminer la monnaie de tenue d'un dossier, différente de l'euro. Sélectionner dans les constantes du dossier une monnaie. En saisie de pièces, le symbole est alors remplacé par le code devise. En cas de gestion des devises, les taux seront donnés sous la forme suivante : Exemple pour un dossier tenu en XPF: 1 USD vaut x XPF Remarque : Aucune conversion n'est effectuée lors du transfert en comptabilité, le dossier comptable étant considéré être tenu dans la même monnaie que le dossier de facturation. 8/11

9 Vues sur les pièces Sur les devis et commandes archivées, possibilité dorénavant de modifier le code état sur une sélection de lignes. Auparavant, la modification pouvait s'effectuer uniquement ligne à ligne. Articles de type "Port" et "Emballage" Possibilité de gérer ces articles en TTC. Pour cela, aller cocher "TTC" dans la fiche de chacun d'entre eux. Article de type "Taxes" Pour les articles de type Q "Montant par quantité" et F "Montant par colis" ou X "% Montant", gestion de 6 entiers et 6 décimales à la place de 8 entiers et 4 décimales. Liste articles, statistiques Pour une liste d'articles non vendus, nouvelles colonnes "PR" et "PAMP". Gestion des véhicules, enrichissement Mise à disposition des informations véhicules dans les statistiques croisées. 9/11

10 Transfert en comptabilité Journal des ventes : l'option "Centralisation vente" est dorénavant disponible dans le cas d'une gestion analytique et des affaires. Journal des achats : pour les factures fournisseurs réglées par lettre chèque, lettrage automatique de la facture et de son règlement. Déclaration Européenne de Services (DES) QuadraFact permet désormais de produire la DES dans un fichier au format "xml". Après avoir sauvegardé la DES, cliquer sur le bouton <Fichier>. Attention! La longueur de l'identifiant TVA est contrôlée (elle doit être impérativement comprise entre 7 et 14 caractères). Le fichier est automatiquement nommé en fonction de la période de déclaration et stocké dans un sous répertoire DES du dossier de facturation Il est alors possible de le déposer sur site Pro.douane.gouv.fr (téléservice ProDou@ne). Module Caisse La touche de fonction <F3> permet en saisie de ligne la modification du code ventilation et du code TVA article à la ligne. Edition du journal de caisse : nouvelle option dans "Détail des ventilations et TVA à la ligne" permettant de repérer les erreurs de ventilation. Transfert en comptabilité : nouvelle option en pour les utilisateurs n'ayant jamais archivé les tickets et pour qui il n'est pas possible d'utiliser l'utilitaire de purge des historiques. 10/11

11 Nouvel outil : Purge des mouvements de stock Ce nouvel outil de purge est disponible au menu Outils / Utilitaires dossier / Purges. Un message d'avertissement s'affiche pour préserver la cohérence des stocks. Renseigner la date de purge incluse. Tous les mouvements concernés seront supprimés sauf ceux rattachés à un article de type lot existant. 11/11