Aide-mémoires. Mise à jour des renseignements personnels du client par le biais d Aide juridique en ligne

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1 Aide-mémoires Mise à jour des renseignements personnels du client par le biais d Aide juridique en ligne

2 La nouvelle fonction de mise à jour des renseignements personnels du client d Aide juridique en ligne vous permet de visionner et de mettre à jour le nom et les coordonnées principales du client rattachés à tous les certificats actifs et ouverts que vous avez acceptés. IMPORTANT L adresse du client saisie lors de la mise à jour par le biais d Aide juridique en ligne deviendra l adresse du domicile principal du client quel que soit le type de son adresse antécédente (par ex. : domicile, bureau, établissement correctionnel, etc.). Le nom du client saisi lors de la mise à jour par le biais d Aide juridique en ligne deviendra le nom principal du client. Ne faites pas la mise à jour de l adresse du client si son adresse principale actuelle n est pas l adresse de son domicile ou si le client ne veut pas recevoir sa correspondance à la nouvelle adresse. Veuillez informer le client qu il doit appeler le Centre de service à la clientèle au pour mettre à jour une adresse autre que celle de son domicile principal. Vous ne pouvez faire aucune mise à jour des renseignements personnels (nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel) de tout client qui s est dit victime de violence familiale. Vous ne pouvez faire aucune mise à jour des renseignements personnels des clients qui ont signé une entente de contribution lorsqu une tierce partie aide à effectuer les paiements. Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

3 Mise à jour des renseignements personnels du client par le biais d Aide juridique en ligne Étape 1: Cliquez sur le lien Update Client Information à la page d accueil d Aide juridique en ligne (encerclé à la Figure 1 ci-dessous). Figure 1 : Nouveau lien Update Client Information à la page d accueil La page Renseignements relatifs au certificat sera affichée (voir Figure 2 ci-dessous). Sur cette page se trouvent tous les certificats ouverts et actifs que vous avez acceptés. Cliquez sur Français dans le champ Language. Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

4 Vous pouvez cliquer sur le titre des colonnes : Certificat, Client(e) ou Date de délivrance du certificat (encerclés à la Figure 2 ci-dessous) pour classer (en ordre ascendant ou descendant), la liste des certificats, des noms de clients ou des dates de délivrance. Figure 2 : Renseignements relatifs au certificat Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

5 Étape 2: Pour mettre à jour les renseignements sur le client, cliquez sur le nom du client (encerclé à la Figure 3 ci-dessous) sous le titre Client(e) à la page Renseignements relatifs au certificat. Figure 3 : Sélection du client pour la mise à jour Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

6 La nouvelle page Mise à jour du dossier du client sera affichée (voir Figure 4 ci-dessous). Cette page comprend le nom principal et les coordonnées principales du client. Les champs obligatoires (nom et prénom du client) sont marqués d un astérisque. Vous pouvez imprimer une copie de cette page indiquant les renseignements courants en cliquant sur le bouton d impression (encerclé à la Figure 4 ci-dessous) Figure 4 : Mise à jour du dossier du client Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

7 Pour retourner à la page Renseignements relatifs au certificat sans faire de mise à jour, cliquez sur le bouton Retour (encerclé à la Figure 5 ci-dessous). Figure 5 : Retour à la page Renseignements relatifs au certificat sans mise à jour IMPORTANT Le nom du client saisi lors de la mise à jour par le biais d Aide juridique en ligne deviendra le nom principal du client. Les nouvelles coordonnées du client (adresse, numéro de téléphone, adresse courriel) deviendront les coordonnées principales. Toute la correspondance en provenance d AJO sera envoyée à cette nouvelle adresse. Ne faites pas la mise à jour de l adresse du client si celui-ci ne souhaite pas recevoir de correspondance à cette adresse. Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

8 Étape 3 : Saisissez les nouveaux renseignements dans les champs appropriés. Étape 4 : Vérifiez l exactitude des renseignements avec le client. Confirmez l exactitude des renseignements en cochant la boîte (encerclée à la Figure 6 ci-dessous). Figure 6 : Confirmation des renseignements Remarque : Le message «Avertissement : la boîte Vérification n'a pas été cochée.» sera affiché à l écran si vous tentez de soumettre une mise à jour sans avoir coché la boîte de confirmation des renseignements. Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

9 Étape 5 : Vous pouvez imprimer une copie de cette page indiquant les nouveaux renseignements en cliquant sur le bouton d impression (encerclé à la Figure 7 ci-dessous). Figure 7 : Mise à jour du dossier du client Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

10 Étape 6 : Cliquez sur le bouton Mise à jour des renseignements, un message sera affiché à l écran (encerclé à la Figure 8 ci-dessous). Figure 8 : Confirmation de la mise à jour Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

11 Étape 7 (dernière étape) : Choisissez «Oui» (encerclé à la Figure 9 ci-dessous) pour soumettre la mise à jour des renseignements sur le client et retourner à la page Renseignements relatifs au certificat. Vous pouvez choisir «Non» pour retourner à la page Renseignements relatifs au certificat sans faire la mise à jour. Figure 9 : Fin de la mise à jour Remarque : Le nouveau nom du client ne sera pas affiché à la page Renseignements relatifs au certificat, car le nom sur cette page vient du profil du client au moment de la délivrance du certificat. Pour tous les certificats issus après la mise à jour, le nouveau nom du client sera affiché à la page Renseignements relatifs au certificat. Préparé par le Soutien aux programmes, novembre

12 Remarque : Le système interdit les mises à jour des renseignements personnels des clients qui sont victimes de violence familiale et des clients qui ont signé une entente de contribution lorsqu une tierce partie aide à effectuer les paiements. Un message semblable à celui qui est illustré à la Figure 10 ci-dessous sera affiché. Figure 10 : Message d interdiction de mise à jour Préparé par le Soutien aux programmes, novembre