Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers

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1 Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers 1

2 Introduction La vente des produits financiers de la branche Vie individuelle est complexe. Cette activité appelle beaucoup de questions: - Quel est le rôle de chaque acteur (entreprise d assurances, intermédiaire d assurances et client) dans le cadre de l information précontractuelle? Quelles sont les règles applicables pour faire de la publicité? - Quel est le champ d application de la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive? Quelles sont les obligations à charge des entreprises d assurances Vie? Quelles sont les obligations à charge des intermédiaires d assurances actifs dans la branche Vie? - Qu est-ce qu un mécanisme particulier ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers? Quelle est la politique mise en place par les entreprises d assurances dans ce domaine? - Comment établir de manière optimale une nouvelle affaire? Comment la gérer efficacement? Quels documents fournir en fin de contrat? Etc. Le présent Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers est le résultat d un travail de collaboration qui a réuni des représentants des entreprises d assurances (Assuralia) et des intermédiaires d assurances (Feprabel, FVF et UPCA). Ce Code sectoriel informe quant: - aux exigences en matière d information précontractuelle et de publicité (chapitre 1), - à la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive (chapitre 2), - à la Communication D.207 de l Office de Contrôle des Assurances relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers (chapitre 3), - aux règles pratiques à respecter pour le projet d assurance, la souscription, la gestion et la liquidation d un contrat (chapitre 4). 2

3 Le Code sectoriel a pour but: - de donner une explication des dispositions légales et réglementaires pour chaque sujet traité, - le cas échéant, d attirer l attention sur les directives sectorielles qui sont considérées dans ce cadre comme une pratique commerciale loyale ; - de définir le rôle des différents acteurs concernés. Il ne porte pas atteinte à l application des dispositions légales et réglementaires auxquelles il est référé pour des renseignements plus précis. Le Code sectoriel n impose pas aux parties concernées des obligations plus lourdes ou supplémentaires que celles qui émanent de l application des dispositions légales et réglementaires et, le cas échéant, des directives sectorielles considérées comme une pratique commerciale loyale. Le Code sectoriel est signé pour prise de connaissance en ce qui concerne les dispositions légales et réglementaires et pour approbation en ce qui concerne les autres dispositions administratives. En cas de modifications légales ou réglementaires, le Code sectoriel sera modifié en accord avec toutes les parties qui ont participé à sa constitution. Les mises à jour seront transmises par le circuit habituel d information commerciale. Les textes légaux et réglementaires auxquels il est fait référence dans le présent Code sectoriel peuvent être consultés sur le site Web de Brocom ( Il s agit notamment: - Information précontractuelle et publicité Loi du 6 avril 2010 relatives aux pratiques du marché et à la protection du consommateur 1, Arrêté Royal du 14 novembre 2003 relatif à l'activité d'assurance sur la vie 2, Arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d assurances, Loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l information. - Prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive, Règlement de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances 3 relatif à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme du 23 février 2010, tel qu approuvé par l Arrêté Royal du 16 mars 2010, 1 Dénommée ci-après Loi sur les pratiques du marché. 2 Dénommé ci-après AR Vie. 3 Dénommée ci-après CBFA. 3

4 Circulaire CBFA-2010_09 du 6 avril Devoirs de vigilance à l égard de la clientèle, la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction, Schéma de répartition des tâches entre les intermédiaires d assurances et les entreprises d assurances, tel que communiqué à la FSMA. - Mécanismes particuliers Communication D.207 du 30 novembre 2001 relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers. 4

5 Chapitre 1 - L information précontractuelle et la publicité Une offre transparente de produits financiers dans la branche Vie individuelle requiert une communication claire notamment en matière de taux d intérêt, de rendement, de participation bénéficiaire et de frais. Un client correctement informé est un plus pour l intermédiaire d assurances et pour l entreprise d assurances. Tant l entreprise d assurances que l intermédiaire d assurances et le client ont un rôle et une responsabilité dans cette matière. Pour la publicité de produits (à savoir toute communication visant à promouvoir la vente d un produit spécifique) et l information (précontractuelle) sur les assurances-vie individuelles relevant de la branche 21, de la branche 23, d une combinaison de ces branches et de la branche 26, le secteur a également élaboré en 2006 le Code de bonne conduite relatif à la publicité et à l information sur les assurances-vie individuelles qui est entré en vigueur le 1 er janvier Ce code de bonne conduite fait partie intégrante du présent Code sectoriel et peut être consulté sur les sites web: et 1. L entreprise d assurances: une information «produit» complète De manière très générale, l article 4 de la Loi sur les pratiques du marché impose au vendeur une obligation d information précontractuelle. Le consommateur est en effet en droit d attendre, avant la conclusion du contrat, des informations correctes et utiles sur les caractéristiques du produit ou du service qu il entend acquérir, en tenant compte de son besoin d information exprimé et de l usage déclaré ou raisonnablement prévisible du produit ou du service. C est ainsi qu il doit être informé sur les spécificités et les paramètres du produit tels que l horizon de placement, le niveau de risque, sa liquidité et l objectif de l investissement (capitalisation ou retraits réguliers). De manière spécifique, l AR Vie impose aux entreprises d assurances de communiquer au candidat preneur d assurance, avant la conclusion du contrat, les informations suivantes: (1) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme dont le niveau est garanti et pour les contrats branche 26: - le montant des primes avec, le cas échéant, mention des conditions d obtention du tarif, - les prestations assurées relatives à chaque garantie, - un tableau donnant l évolution annuelle de la valeur de rachat (sauf en cas de contrats 8 ans avec taux fort ou taux limité au spot rate), - le rendement des opérations comportant une prestation en cas de vie au terme du contrat, - l indication des frais à charge du preneur d assurance en cas de résiliation, rachat ou réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l échéance du contrat et en cas de rachat anticipé, 5

6 - pour les contrats à primes uniques successives et les contrats à primes flexibles, un aperçu des informations ci-dessus ou les modifications y apportées doivent être fournis annuellement, pour autant qu au moins une prime ait été versée. (2) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme mais sans garantie de son niveau: - la nature et la durée de la garantie du tarif ainsi que, le cas échéant, les conditions d obtention de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l âge ainsi que les éléments auxquels ils s appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l indication des chargements d inventaire, d acquisition et d encaissement, - l indication des frais à charge du preneur d assurance en cas de résiliation, rachat ou réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l échéance du contrat et en cas de rachat anticipé. (3) - Pour les contrats liés à des fonds d investissement de la branche 23: - la nature et la durée de la garantie ainsi que, le cas échéant, les conditions d obtention de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l âge ainsi que les éléments auxquels ils s appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l indication des chargements d inventaire, d acquisition et d encaissement. (4) - Nonobstant ce qui précède: - toute offre faisant référence à un tarif doit mentionner les conditions d obtention et la portée de la garantie de ce tarif, - toute référence à des rendements réalisés par le passé doit être accompagnée de l indication que ces rendements ne constituent pas une garantie pour l avenir, - toute offre d un contrat 8 ans avec taux fort ou limité au spot rate doit mentionner soit le taux de rendement interne soit le rendement brut avec précision des différents coûts, - toute offre en branche 23 doit reprendre non seulement la dénomination du fonds d investissement et les objectifs d investissement avec indication de la classe de risque, mais également la mention du fait que le risque financier de l opération est entièrement supporté par le preneur d assurance. L entreprise d assurances mettra à la disposition de l intermédiaire d assurances les outils pratiques tels que logiciels et documents qui regrouperont notamment l ensemble des exigences légales et réglementaires en la matière. 6

7 2. L intermédiaire d assurances 4 : information, conseil et assistance L intermédiaire d assurances assume un devoir d information, de conseil et d assistance visà-vis du client. Il posera les questions adéquates afin de cerner les besoins et le profil du client candidat preneur d assurance. Ceci lui permettra de conseiller le client en toute indépendance. Il communiquera au client également les renseignements et caractéristiques techniques, lui transmis préalablement par l entreprise d assurances, des produits qu il propose à ce client. Nonobstant l information et le conseil donné par l intermédiaire d assurances, le client reste libre du choix du produit qu il décide de souscrire. L intermédiaire d assurances s assurera que les documents de souscription adressés à l entreprise d assurances correspondent effectivement à l offre émise et acceptée par le client. Enfin, l intermédiaire d assurances assistera le client dans l accomplissement des tâches administratives qui accompagnent la souscription d une affaire financière (par exemple, en complétant avec lui des questionnaires, des propositions d assurance et des polices pré signées). Il veillera également à transmettre correctement à l entreprise d assurances les informations et déclarations en provenance du client. 3. Le client Le candidat preneur d assurance détient également un rôle en matière d information précontractuelle. Il lui appartient de fournir, par le biais des documents de souscription ou à la demande de l entreprise d assurances ou de l intermédiaire d assurances, les informations nécessaires à l appréciation du risque qu il souhaite faire couvrir et du risque financier qu il entend assumer. - En ce qui concerne le «risque d assurance», le candidat preneur d assurance doit, en vertu de l article 5 de la Loi du 25 juin 1992 sur le contrat d assurance terrestre 5, déclarer spontanément à l entreprise d assurances toutes les circonstances connues de lui et qu il doit raisonnablement considérer comme étant pour l entreprise d assurances des éléments d appréciation du risque. Toute omission ou inexactitude intentionnelle à ce sujet rend l assurance nulle (article 6 de la Loi sur le contrat d assurance terrestre). L omission ou l inexactitude faite de bonne foi peut néanmoins être couverte en assurance Vie par la clause d incontestabilité et n invalide dès lors pas la police. - En ce qui concerne le «risque financier», le candidat preneur d assurance doit aviser clairement l intermédiaire d assurances du niveau de risque financier qu il entend assumer et l informer de sa motivation (constitution d épargne ou gestion de patrimoine). Il va de soi que seul le client candidat preneur d assurance est responsable des déclarations qu il fait. 4 Voir aussi le devoir d information pour les intermédiaires d assurances prévu dans la loi du 27 mars 1995 relative à l intermédiation en assurances et en réassurances et à la distribution d assurances. Pour plus d informations : et 5 Dénommée ci-après Loi sur le contrat d assurance terrestre. 7

8 Chapitre 2 - La prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive Lutter contre le blanchiment de capitaux comporte deux volets: un volet répressif (article 505 du Code Pénal recel élargi) et un volet préventif (Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive). Ce chapitre est uniquement consacré au volet préventif tel qu il découle de la réglementation. Une première partie du chapitre donne un aperçu des principales obligations légales et réglementaires. Une seconde partie explicite la répartition des tâches entre l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances et est principalement consacrée au rôle de l intermédiaire d assurances dans le cadre de cette répartition. 1. Cadre juridique La Loi du 11 janvier 1993 oblige: - toutes les entreprises d assurances de droit belge et les succursales en Belgique d entreprises d assurances étrangères, que celles-ci relèvent ou non du droit d un Etat membre de l Espace Economique Européen, qui sont habilitées à exercer en Belgique l activité d assurance vie (dénommées ci-après «les entreprises d assurances»), - tous les intermédiaires d assurances non exclusifs exerçant leur activité professionnelle dans le groupe d activités vie (dénommés ci-après «les intermédiaires d assurances»), à respecter un certain nombre d obligations afin de prévenir le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. La Loi du 11 janvier 1993 oblige les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances à diverses obligations qui sont détaillées ci-après, et notamment à identifier leurs clients, à vérifier leur identité, à exercer une vigilance particulière avant et après la souscription d un contrat d assurance vie et à coopérer activement avec la Cellule de traitement des informations financières 6. Les modalités d application des obligations découlant de la Loi sont précisées pour le secteur de l assurance dans un Règlement 7 et dans une Circulaire 8 de la CBFA (maintenant FSMA) 9. 6 Ci-après dénommée C.T.I.F. ( 7 Règlement du 23 février 2010 de la Commission bancaire, financière et des Assurances relatif à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, tel qu approuvé par l'arrêté Royal du 16 mars 2010 M.B. du 24 mars Circulaire CBFA_2010_09 du 6 avril Devoirs de vigilance à l'égard de la clientèle, la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction massive. 9 La Loi du 11 janvier 1993, le Règlement et la Circulaire sont dénommés ci-après ensemble Loi Anti-blanchiment. 8

9 1.1. Quels sont les actes qui tombent dans le champ d application de la Loi Antiblanchiment? Blanchiment de capitaux: Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par blanchiment de capitaux: - la conversion ou le transfert de capitaux ou d autres biens dans le but de dissimuler ou de déguiser leur origine illicite ou d aider toute personne qui est impliquée dans la réalisation de l infraction d où proviennent ces capitaux ou ces bien, à échapper aux conséquences juridiques de ses actes, - la dissimulation ou le déguisement de la nature, de l origine, de l emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété des capitaux ou des biens dont on connaît l origine illicite, - l acquisition, la détention ou l utilisation de capitaux ou de biens dont on connaît l origine illicite, - la participation à l un des actes visés aux trois points précédents, l association pour commettre ledit acte, les tentatives de le perpétrer, le fait d aider, d inciter ou de conseiller quelqu un à le commettre ou le fait d en faciliter l exécution. Financement du terrorisme: Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par financement du terrorisme: le fait de fournir ou de réunir des fonds 10, directement ou indirectement et par quelque moyen que ce soit, dans l intention de les voir utilisés ou en sachant qu ils seront utilisés, en tout ou en partie, par un terroriste ou une organisation terroriste ou pour la commission d un ou plusieurs actes terroristes Quand l origine d un capital ou d un bien est-elle illicite au sens de la Loi Antiblanchiment? Pour l application de la Loi Anti-blanchiment, l origine de capitaux ou des biens est illicite lorsque ceux-ci proviennent de la réalisation: - d une infraction liée: au terrorisme ou au financement du terrorisme, à la criminalité organisée, au trafic illicite de stupéfiants, au trafic illicite d armes, de biens et de marchandises, en ce compris les mines anti-personnel et/ou les sous-munitions, au trafic de main d œuvre clandestine, au trafic d êtres humains, à l exploitation de la prostitution, 10 Dans ce cadre, tous les fonds doivent être pris en considération et ce, sans imposer que ceux-ci aient effectivement servi à commettre ou tenter de commettre un ou plusieurs actes terroristes ni qu ils soient liés à un ou plusieurs actes terroristes spécifiques. La Convention sur le financement du terrorisme définit ce qu il convient d entendre par «fonds» soit des biens de toute nature, corporels ou incorporels, mobiliers ou immobiliers, acquis par quelque moyen que ce soit et des documents ou instruments juridiques sous quelque forme que ce soit, y compris sous toute forme électronique ou numérique, qui attestent un droit de propriété ou un intérêt sur ces biens et notamment les crédits bancaires, les chèques de voyage, les chèques bancaires, les mandats, les actions, les titres, les obligations, les traites et les lettres de crédit, sans que cette énumération soit limitative. 9

10 à l utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal ou au commerce illégal de telles substances, au trafic illicite d organes ou de tissus humains, à la fraude au préjudice des intérêts financiers des Communautés Européennes, à la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale, au détournement par des personnes exerçant une fonction publique et à la corruption, à la criminalité environnementale grave, à la contrefaçon de monnaie ou de billets de banque, à la contrefaçon de biens, à la piraterie. - d un délit boursier ou d un appel public irrégulier à l épargne ou de la fourniture de services d investissement, de commerce de devises ou de transfert de fonds sans agrément, - d une escroquerie, d un abus de confiance, d un abus de biens sociaux, d une prise d otages, d un vol ou d une extorsion, d une infraction liée à l état de faillite Quelles sont les obligations découlant de la Loi Anti-blanchiment? La Loi Anti-blanchiment impose aux entreprises d assurances et aux intermédiaires d assurances une obligation générale de coopérer à la lutte contre le blanchiment d argent, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. Cette obligation générale se décline en diverses obligations plus détaillées, notamment: - l obligation d identifier et de vérifier l identité, - l obligation de définir et de mettre en œuvre une politique d acceptation des clients en fonction d une échelle de risque, - l obligation de conserver les documents liés à l identification et aux opérations effectuées, - l obligation d exercer une vigilance constante à l égard des relations d affaires avec les clients et des opérations conclues avec ces derniers, - l obligation d attacher une attention particulière aux opérations atypiques des clients et de les analyser afin de déterminer si elles sont entachées de soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, - l obligation de coopérer activement et utilement avec la C.T.I.F. en lui communiquant toutes les opérations et tous les faits suspects détectés et en répondant à ses demandes d information. Satisfaire à l ensemble de ces obligations requiert, plus généralement: - que les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances disposent d une organisation administrative et de procédures de contrôle interne adéquates, incluant la désignation d'un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment (voir ci-dessous), et 10

11 - que les membres de leur personnel ou les personnes qui les représentent en qualité d indépendant disposent d'une honorabilité adéquate en fonction des risques liés à leurs tâches et fonctions, et qu'ils soient adéquatement sensibilisés et formés en la matière de manière à pouvoir coopérer constructivement à la prévention. Indépendamment du respect des dispositions légales, il ressort de la Loi Anti-blanchiment que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme s impose également au regard des exigences de gestion saine et prudente et, plus précisément, au regard de la gestion du risque de réputation Le devoir d identification et de vérification de l identité Notions L identification consiste à prendre connaissance des données d identification. La vérification de l identité consiste à confronter les données d identification à une source fiable d information apte à confirmer ou à infirmer ces données et est exécutée au moyen d un document probant dont il est pris copie, sur support papier ou électronique (voir la répartition des tâches pour les modalités pratiques) Qui doit être identifié? Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent identifier et vérifier l identité des personnes suivantes: 1. les preneurs d assurance 12, Si en cours de contrat, le preneur d assurance change, le nouveau preneur d assurance doit être dûment identifié. 2. le/les mandataire(s) éventuel(s) du preneur d assurance, 3. le/les bénéficiaire(s) effectif(s). Seules les personnes physiques peuvent être considérées comme bénéficiaires effectifs au sens de la Loi Anti-blanchiment. Dans le cadre d une assurance vie sont considérés comme bénéficiaires effectifs: Les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui investit l argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société 13 ) à savoir: - les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote, 11 S il n y pas de contact face to face, à côté de la carte d identité, la Loi Anti-blanchiment prévoit encore d autres documents auxquels il peut être recouru pour procéder à la vérification de l identité d un client qui est identifié à distance. Attention: les documents ne présentent pas des degrés égaux de fiabilité. Pour plus de détails, voir la Loi Anti-blanchiment. 12 Attention: si le preneur d assurance est une structure sans personnalité juridique, des dispositions spécifiques doivent être respectées. 13 En cas de personne morale autre qu une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7. 11

12 - les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société, - les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion. La personne qui reçoit l argent (peu importe le moment du paiement: paiement à l échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, rachat (partiel), demande d une avance ou résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription) à savoir: - la personne physique à qui la prestation sera payée au terme du contrat, en sa qualité de personne au bénéfice de laquelle le contrat est conclu, - les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui reçoit l argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société 14 ): les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote, les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société, les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l organe d administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion. Afin de faciliter l identification du/des bénéficiaire(s) effectif(s), les sociétés, les autres personnes morales et constructions juridiques sont désormais obligées par la Loi Anti-blanchiment de communiquer aussi l identité de leur(s) bénéficiaire(s) effectifs et sur demande de les mettre à jour Sur quoi porte l identification? 1. Pour les personnes physiques, l identification porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance. Dans la mesure du possible, des informations pertinentes concernant l adresse doivent en outre être recueillies. Pour les personnes morales, l identification porte sur la dénomination sociale, le siège social, les administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d engager la personne morale. 2. L identification porte sur l objet et la nature envisagée de la relation d affaires. L objet et la nature de la relation d affaires sont en principe déterminés par l information précontractuelle comprenant la proposition d assurance vie ou tout autre formulaire de souscription. 3. L identification porte sur les données qui déterminent le profil du preneur d assurance. Ces données sont nécessaires pour mettre en œuvre la politique d acceptation des clients et le respect du devoir de vigilance à l égard de la relation d affaires et des opérations et peuvent notamment concerner les activités professionnelles, le secteur économique 14 En cas de personne morale autre qu une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7. 12

13 d activité, ses sources de revenus ou l origine des fonds. Le secteur estime que ces données sont notamment reprises dans la proposition d assurance et les questionnaires sectoriels à remplir en cas de présence d un clignotant ou d un indicateur. Ceci n empêche pas que chacun doit rester vigilant aux données complémentaires éventuelles qui peuvent être nécessaires pour l implémentation de la politique d acceptation des clients Quand faut-il identifier? 1. L identification et la vérification de l identité du preneur d assurance et du/des bénéficiaire(s) effectif(s) doivent en principe être effectuées avant la souscription du contrat. L identification et la vérification de l identité du bénéficiaire effectif à qui la prestation prévue par le contrat d assurance vie sera payée, peuvent être opérées au plus tard lorsqu il fait valoir son droit au paiement de la prestation résultant du contrat et préalablement au paiement de celle-ci, à savoir lors du paiement à la date d échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, en cas de rachat (partiel), en cas de demande d une avance ou lors de la résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription. L identification et la vérification de l identité du/des mandataire(s) éventuel(s) du preneur d assurance doit/doivent être effectuées préalablement à l exercice par ce(s) mandataire(s) de son/leur pouvoir d engager le preneur d assurance qu il(s) représente(nt). 2. Lorsqu un preneur d assurance a été identifié à l occasion de l ouverture d une relation d affaires, cette identification couvre l ensemble des opérations réalisées dans le cadre de cette relation L obligation d identifier le preneur d assurance et son/ses mandataire(s) éventuel(s) est une obligation de résultat, ce qui implique qu il est interdit de nouer ou de maintenir une relation d affaires ou de réaliser une opération tant que ces devoirs n ont pas pu être pleinement accomplis. En ce qui concerne le(s) bénéficiaire(s) effectif(s), l obligation de résultat concerne l identification du nom et du prénom Que faire en cas de doute après une identification? Une nouvelle identification et vérification de l identité sont nécessaires notamment dans les cas suivants: - lorsque lors de l identification initiale, il existe des raisons de douter de l exactitude ou de la véracité des données d identification fournies par le preneur d assurance et si celui-ci n apparaît pas de bonne foi, - lorsque postérieurement à l identification du preneur d assurance en vue de nouer avec lui une relation d affaires, apparaissent des raisons de croire que les données d identification qu il a fournies à cette occasion étaient inexactes ou mensongères, 15 Par exemple, lorsqu un preneur d assurance souhaite contracter simultanément un prêt hypothécaire et un contrat d assurance vie qui est lié au prêt hypothécaire auprès d'un même organisme financier, une relation d affaires est nouée entre le preneur d assurance et l'organisme financier, de sorte que l'identification et la vérification de l'identité du preneur d assurance au moment de nouer cette relation d'affaires vaudra tant pour l'un que pour l'autre contrat souhaité par le preneur d assurance. 13

14 - lorsqu il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d une relation d affaires antérieurement nouée est effectivement le preneur d assurance identifié en vue de cette relation d affaires ou son mandataire autorisé et identifié. Lorsqu après la nouvelle identification et vérification de l identité, les soupçons d informations mensongères ou de substitution de personnes semblent fondés ou lorsqu un preneur d assurance refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s il tarde excessivement ou de manière suspecte à s y soumettre, il y a lieu d établir un rapport écrit et le cas échéant de procéder à une communication à la C.T.I.F. (voir ci-après). Si le client refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s il tarde excessivement ou de manière suspecte à s y soumettre, la relation d affaires ne peut, en outre, être maintenue Dispenses d identification La Loi Anti-blanchiment prévoit différentes dispenses d identification. Ainsi il y a notamment une dispense applicable: - aux contrats d assurance retraite qui ne comportent pas de clause de rachat et qui ne peuvent être utilisés en garantie, - aux régimes de retraite ou dispositifs similaires versant des prestations de retraite aux salariés, pour lesquels les cotisations sont prélevées par déduction de salaire et dont les règles ne permettent pas aux participants de transférer leurs droits (par exemple : assurances de pensions complémentaires pour travailleurs salariés qui relèvent du 2 ème pilier). Ces dispenses ne peuvent pas être invoquées dès l instant où surgissent des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si de tels soupçons apparaissent après que la relation d affaires ait été nouée en faisant application d une dispense d identification, toutes les mesures requises d identification et de vérification de l identité du preneur d assurance, de son/ses éventuel(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) doivent être prises Vigilance renforcée lors de l identification La Loi Anti-blanchiment définit diverses situations qui doivent être obligatoirement considérées comme présentant des risques accrus de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et qui requièrent dès lors une vigilance renforcée (Voir Annexe 6 - Tableau des clignotants et indicateurs) La politique d acceptation des clients Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent définir et mettre en œuvre une politique d acceptation des clients permettant: - de soumettre l entrée en relation d affaires ou la conclusion d opérations à une évaluation préalable des risques de réputation associés au profil du client et à la nature de la relation d affaires ou de l opération souhaitée, - de concourir pleinement à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme par une prise de connaissance et un examen approprié des caractéristiques des nouveaux clients et/ou des services ou des opérations pour lesquels ils les sollicitent. 14

15 La politique d acceptation des clients se concrétise essentiellement dans: - une évaluation préalable des risques à l aide notamment des clignotants et des indicateurs repris à l Annexe 6 16, et - l attribution du pouvoir de décider de nouer la relation d affaires ou pas ou d effectuer ou non l opération souhaitée par le client à des personnes d un niveau hiérarchique adéquat au regard du niveau évalué des risques. L échelle de risque sur laquelle se fonde la politique d acceptation des clients doit logiquement tenir pleinement compte des situations que la Loi Anti-blanchiment identifie comme objectivement risquées. Le fait qu une personne: - est une personne politiquement exposée (voir définition reprise à l Annexe 5), - réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux par le GAFI 17, - est une personne physique dont l identification a été opérée à distance 18, - évite de se laisser clairement identifier ou agit de manière à ne pas permettre à l entreprise d assurances et à l intermédiaire d assurances d exercer leur devoir de vigilance, - est une personne morale dont les bénéficiaires effectifs sont des personnes dont l identité n a pu être vérifiée, et/ou dont le lieu et la date de naissance n ont pu être identifiés, et/ou au sujet desquelles aucune information pertinente concernant leur adresse n a pu être trouvée. constituent notamment des critères de niveau particulier de risque. Le résultat de l analyse de ces critères peut conduire au refus de conclure ou de maintenir le contrat. La C.T.I.F. doit en être informée Le devoir de vigilance constante Règle générale Le devoir de vigilance constante à l égard de la relation d affaires et des opérations constitue le prolongement logique de la politique d acceptation des clients. 16 Les clignotants et les indicateurs repris à l Annexe 6 peuvent être complétés par d autres critères de risque. Sous «indicateurs» sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs déterminés par l Arrêté Royal du 3 juillet 2007 repris à l Annexe Groupe d Action Financière 18 S il n y pas de contact face to face, la Loi Anti-blanchiment prévoit des dispositions particulières. Ces dispositions visent d une part, à tendre vers une identification plus fiable et une meilleure connaissance du client et, d autre part, à limiter le risque que des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement de terrorisme soient réalisées. 15

16 Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent: - exercer une vigilance constante à l égard de la relation d affaires et procéder à un examen attentif des opérations effectuées et lorsque cela est nécessaire, de l origine des fonds, et ce, afin de s assurer que celles-ci sont cohérentes avec la connaissance qu ils ont de leur client, de ses activités commerciales, de son profil de risque, - examiner avec une attention particulière, toute opération ou tout fait qu ils considèrent comme particulièrement susceptible d être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme et ce, en raison de sa nature ou de son caractère inhabituel par rapport aux activités du client ou en raison des circonstances qui l entourent ou de par la qualité des personnes impliquées, - établir un rapport écrit de l examen réalisé qui est transmis au Responsable Antiblanchiment (voir ci-dessous). A défaut de pouvoir accomplir cet examen, le contrat ne peut pas être conclu ou doit être résilié. La C.T.I.F. doit en être informée Mise à jour des données d identification et du profil du preneur d assurance Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances vérifient et, le cas échéant, mettent à jour les données d identification du preneur d assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et du/des bénéficiaire(s) effectif(s), ainsi que des autres informations relatives au profil du preneur d assurance lorsqu il apparaît que les informations ne sont plus actuelles Surveillance de première et deuxième ligne Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances exercent une surveillance de première et de seconde ligne pour détecter les opérations atypiques. Une opération atypique est une opération qui est particulièrement susceptible d être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, notamment, de par sa nature, de par les circonstances qui l entourent, de par la qualité des personnes impliquées, de par son caractère inhabituel au regard des activités du client, ou parce qu elle n apparaît pas cohérente avec ce que l organisme connaît de son client, de ses activités professionnelles, de son profil de risque et, lorsque cela s avère nécessaire, de l origine des fonds. La surveillance de première ligne est celle qui s opère en contact direct avec les clients et qui s exerce sur base notamment des clignotants et des indicateurs prévus à l Annexe 6. Cette surveillance consiste à recourir à l expérience et l esprit critique et à la capacité d appréciation des situations. La surveillance de première ligne doit être complétée par une surveillance de deuxième ligne. L objectif de cette surveillance consiste à détecter de manière systématique les opérations qui, bien qu atypiques, ne pouvaient être détectées en tant que telles par la surveillance de première ligne ou qui ont échappé à sa vigilance et de tenir compte des contraintes en matière d embargo financier et de gel des avoirs de certaines personnes. La surveillance de deuxième ligne est exercée en principe par un système de surveillance informatique. 16

17 Collaboration avec la C.T.I.F Déclarations à la C.T.I.F. Le Responsable Anti-blanchiment 19 (voir ci-dessous) doit faire une déclaration à la C.T.I.F. dans les cas suivants: - lorsqu il sait ou soupçonne qu une opération à exécuter est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. En principe, la transmission de l information doit être préalable à l exécution de l opération. Dans ce cas, la déclaration doit indiquer le délai dans lequel l opération sera exécutée afin de permettre à la C.T.I.F., si elle estime nécessaire en raison de la gravité ou de l urgence de l affaire, de faire opposition avant l expiration de ce délai à l exécution de l opération. Par dérogation à la règle générale, l information peut être communiquée à la C.T.I.F. postérieurement à l exécution de l opération, soit si son report est impossible en raison de la nature même de l opération, soit si ce report est susceptible d empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Dans ces hypothèses, la C.T.I.F. doit être informée immédiatement après l exécution de l opération, en lui indiquant la raison pour laquelle l information n a pas été transmise préalablement à l exécution de l opération. - lorsqu il a connaissance, dans le cadre des activités professionnelles de son entreprise, d un fait qui pourrait être l indice d un blanchiment de capitaux ou d un financement du terrorisme. Contrairement au premier cas, celui-ci ne vise pas l exécution d une opération en particulier, mais est plus général. Ainsi, il pourrait s agir d un ensemble d opérations qui, prises séparément, n avaient pas éveillés de soupçons, mais qui apparaissent à posteriori susceptibles d être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. - lorsque des personnes habitant ou résidant dans des pays ou territoires qualifiés de non coopératifs sont impliquées dans les opérations. Actuellement, l arrêté royal qui doit désigner ces pays et territoires n a pas encore été pris. Néanmoins, le fait qu une personne réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux par le GAFI 20 constitue un critère de niveau particulier de risque. Les formulaires de déclaration sont disponibles sur le site de la C.T.I.F. ( Cellule de Traitement des Informations Financières (C.T.I.F.) Avenue de la Toison d'or 55 boîte Bruxelles Tél.: 02/ Fax: 02/ ctif-cfi@brutele.be 19 Si le Responsable Anti-blanchiment est empêché, tout employé est autorisé à procéder à la déclaration. 20 Groupe d Action Financière 17

18 Demandes d information de la C.T.I.F. Quand la C.T.IF. demande des informations, le Responsable Anti-blanchiment doit y donner suite dans les délais impartis Interdiction d informer le client ou les tiers Il est absolument indispensable que le secret des déclarations d'opérations suspectes soit respecté afin: - d une part que les auteurs d'opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme puissent être appréhendés et leurs avoirs saisis par les autorités judiciaires, et - d autre part que la réputation des personnes concernées soit préservée aussi longtemps que ces déclarations de soupçon n'ont pas conduit au prononcé d'une sanction pénale par les autorités judiciaires. Par exception à cette interdiction, il est autorisé d'informer un autre organisme financier qu'une opération effectuée par un client a fait l'objet d'une déclaration de soupçon à la C.T.I.F., lorsque le destinataire de cette information est un organisme qui intervient dans le cadre de la même opération en relation avec le même client, ou lorsqu'il appartient au même groupe que l'organisme qui la transmet. Ainsi, l interdiction ne vaut pas, par exemple, entre l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances Suivi des déclarations Dès réception de l information, la C.T.I.F. en accuse réception. Si en raison de la gravité ou de l urgence de l affaire, la C.T.I.F. l estime nécessaire, elle peut faire opposition à l exécution de l opération avant l expiration du délai d exécution communiqué. Dans ce cas, la C.T.I.F. le notifie immédiatement par fax ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Cette opposition fait obstacle à l exécution de l opération pendant une durée maximale de cinq (5) jours ouvrables à compter de la notification par la C.T.I.F. de son opposition. Si la C.T.I.F. estime que le délai de cinq (5) jours ouvrables doit être prolongé, elle en réfère sans délai au procureur du Roi ou au procureur fédéral, qui prend les décisions nécessaires Conservation des données Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances conservent sur quelque support d archivage que ce soit pendant cinq (5) ans au moins après la fin de la relation d affaires: - les données d identification des preneurs d assurance et, le cas échéant, de ses mandataires et de ses bénéficiaires effectifs, - une copie des documents probants ayant servi à la vérification de l identité de ces personnes, - les rapports écrits relatifs aux opérations atypiques et faits suspects transmis au Responsable Anti-blanchiment (voir ci-dessous), 18

19 - les analyses de ces opérations et de ces faits par le Responsable Anti-blanchiment, - les décisions qu il a prises sur cette base. Pour les documents relatifs aux opérations d assurance (ex. proposition d assurance, quittance de règlement, avenant au contrat,.), le délai est également de cinq (5) ans mais il court à partir de l exécution des opérations. Il est recommandé de conserver également ces pièces cinq (5) ans à partir de la fin du contrat. Les documents sont conservés sur support papier ou électronique Organisation et contrôle interne Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances désignent un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment qui est/sont notamment chargé(s): - de mettre en œuvre des mesures et des procédures de contrôle adéquates en vue d assurer le respect de la Loi Anti-blanchiment, - de mettre en œuvre des procédures de communication et de centralisation des informations afin de prévenir, de détecter et d empêcher la réalisation d opérations liées au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme, - d examiner les rapports écrits qui lui sont immédiatement transmis par le rédacteur, afin de déterminer s il y a lieu de procéder à la communication des opérations ou des faits à la C.T.I.F., - d être la personne de contact privilégiée à l égard de la FSMA (intermédiaire d assurances) / Banque Nationale de Belgique (entreprise d assurances) et la C.T.I.F.. Le Responsable Anti-blanchiment doit: - être désigné par l organe de direction effective de la société après que cette dernière se soit assurée que cette personne dispose de l honorabilité professionnelle adéquate nécessaire pour exercer la fonction avec intégrité, - disposer de l expérience professionnelle et de la connaissance de la Loi Antiblanchiment, - disposer du niveau hiérarchique adéquat et du pouvoir nécessaire au sein de la société, - disposer de la disponibilité nécessaire à l exercice effectif et autonome de la fonction, - disposer du pouvoir de proposer de sa propre initiative à la direction effective de la société toutes mesures nécessaires ou utiles, en ce compris la libération des moyens requis, - établir et transmettre une fois par an au moins un rapport d activités à l organe de direction effective de la société. Ce rapport doit permettre d évaluer l ampleur des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme qui ont été détectées et d émettre un jugement sur l adéquation de l organisation administrative et des contrôles internes mis en œuvre et, de la collaboration des services de la société à la prévention. 19

20 Les cinq derniers rapports annuels doivent être tenus à la disposition de la FSMA (intermédiaire d assurances) ou de la Banque Nationale de Belgique (entreprise d assurances) et doivent leur être communiqués sans délai à leur demande Qualité, formation et sensibilisation du personnel Les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent également former et sensibiliser à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme les membres de leur personnel et les personnes qui les représentent en qualité d indépendant: - dont les tâches en relation avec les clients ou les opérations les exposent au risque d être confrontés à des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, ou - dont les tâches consistent à développer des procédures ou des outils informatiques ou autres applicables à des activités sensibles du point de vue de ce risque. La formation, la sensibilisation et l information régulière visent notamment: - à acquérir les connaissances et développer l esprit critique nécessaire pour détecter les opérations atypiques, - à acquérir la connaissance des procédures qui est nécessaire pour réagir adéquatement face à de telles opérations, - à intégrer adéquatement la problématique de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme dans les procédures et outils développés pour être appliqués à des activités sensibles du point de vue de ce risque. Au cours de cette formation, une attention particulière sera portée: - aux obligations légales et réglementaires belges applicables à l organisme dans leur contexte international, - à l organisation et les procédures de prévention au sein de l organisme, - à l étude du phénomène de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans la pratique (typologies, facteurs de risques, etc.). Lors du recrutement et de l affectation des employés ou lors de la désignation des représentants indépendants, les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances doivent mettre en place des procédures pour vérifier que ces personnes disposent d une honorabilité adéquate en fonction des risques liés aux tâches et fonctions à exercer Sanctions En cas de non respect des obligations par les entreprises d assurances et les intermédiaires d assurances, des sanctions sont prévues par la Loi Anti-blanchiment. 20