MANUEL FOURNISSEUR. Procédure pour prendre connaissance d une consultation en ligne et soumettre une offre

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1 MANUEL FOURNISSEUR Procédure pour prendre connaissance d une consultation en ligne et soumettre une offre 0 SNCF

2 INTRODUCTION Les objectifs de ce document : Présenter, pas à pas, les différentes étapes nécessaires pour répondre en ligne à une consultation SNCF. Sensibiliser les fournisseurs sur la nécessité de la mise en place d un tel outil en regard de la législation sur la dématérialisation des consultations. Les avantages de l outil : Facilite le processus de consultation Garantit la confidentialité de vos offres Garantit le principe d équité Permet d avoir un historique de l ensemble de vos offres IMPORTANT L outil PeopleSoft Oracle est certifié pour fonctionner sous le Navigateur Internet Explorer, donc sous Windows. Si vous utilisez un système d exploitation différent de Windows, vous pouvez télécharger le navigateur FireFox. Ce navigateur gratuit, a la particularité de fonctionner avec n importe quel système d exploitation. 1 SNCF

3 SOMMAIRE INTRODUCTION page 1 CONNEXION AU PORTAIL page 4 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION page 10 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE page 18 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL page 21 Une seule offre autorisée REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER page 37 Offres multiples autorisées REPONDRE A UNE CONSULTATION : PHASE 2 ou + page 43 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES page 45 EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES page 50 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE page 58 2 SNCF

4 CONNEXION AU PORTAIL 3 SNCF

5 CONNEXION AU PORTAIL 1. Se connecter à l adresse suivante: 2. Accepter le certificat de sécurité de notre site sécurisé https Cliquez sur Oui 4 SNCF

6 CONNEXION AU PORTAIL En amont de la consultation, le Support Fournisseur SNCF vous a fait parvenir vos identifiants de connexion via un mail de ce type SNCF

7 CONNEXION AU PORTAIL Vous vous connectez dans un 1er temps au Portail SNCF (Accès Extranet) Saisissez votre identifiant et votre mot de passe SNCF 1 Cliquez sur Ouverture de session 6 SNCF

8 CONNEXION AU PORTAIL Dans un 2 ème temps, une fois identifié, vous accédez au portail ERP ORACLE /PEOPLESOFT Saisissez votre identifiant et votre mot de passe ERP 2 Cliquez ici Pour des raisons de sécurité, SNCF ne communique pas le mot de passe ORACLE. C est à vous de l initialiser lors de votre première connexion et de le réinitialiser en cas de perte (voir mode opératoire page 57 à 61) 7 SNCF

9 CONNEXION AU PORTAIL Une fois connecté à l application, afin de sécuriser votre accès, nous vous conseillons de modifier votre mot de passe ERP. Cliquez sur «Modifier mon mot de passe» Complétez ces champs Puis cliquez ici 8 SNCF

10 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION 9 SNCF

11 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Pour consulter un événement, cliquez sur «Gérer évén. et placer offres» puis sur «Consulter évén. / placer offres» Cliquez sur «Gérer éven.et placer offres» Cliquez Consul.even/placer offres 10 SNCF

12 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Par défaut, dans le cartouche «Résultats», vous visualisez toutes les consultations en cours auxquelles votre entreprise a été invitée à participer (Numéro de l événement, nom de l événement, et date de fin de la consultation). Cliquez sur le lien correspondant à l évènement pour y accéder. XXXX 11 SNCF Cliquez sur le code événement

13 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Page «Détail Événement» : Pour prendre connaissance des Pièces Jointes (PJ) associées à l événement, cliquez sur «Consulter les PJ / Déposer Offre». Cliquez sur Consulter les P.J. / Déposer Offre 12 SNCF

14 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Pour accéder aux documents, cliquez sur le bouton jaune «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête» Cliquez ici 13 SNCF

15 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Pour télécharger chacune des pièces jointes, cliquez sur le bouton «consulter» au niveau de chacune des pièces. En cas de difficulté pour télécharger les fichiers, pensez à vérifier le paramétrage du bloqueur de fenêtre publicitaire de votre navigateur internet Si le problème persiste, reportez vous au chapitre «en cas de difficulté pour ouvrir les pièces jointes» à partir de la page 50 de ce manuel. Cliquez sur Consulter XXXXXXXXX XXXXXXXXX Ces deux pièces jointes sont générées automatiquement par l outil. Elles correspondent à la consultation dématérialisée. Elles sont identiques à ceux transmis avec le mail d invitation envoyé par l acheteur SNCF. 14 SNCF

16 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION L acheteur peut également avoir associé des documents (pièces jointes) aux lignes d événement. Sur la page «détail évènement» (voir p12), descendez jusqu à la zone article dans laquelle vous retrouvez toutes les lignes relatives à l évènement. A chacune des lignes peuvent être associées des pièces jointes. Cliquez sur le lien «Offre» pour accéder au détail de la ligne d article 15 SNCF

17 PRENDRE CONNAISSANCE D UNE CONSULTATION Sur la page «détail ligne», cliquez sur le lien hypertexte intitulé «Afficher/ajouter des questions, commentaires et docs joints» pour accéder à la page «Doc joints/commentaires ligne». Cliquez sur le bouton «Consulter» au niveau de chacun des fichiers joints, pour télécharger les pièces jointes (manipulations identiques à celles décrites page 14). XXXXXXXXXXX Cliquez ici Cliquez ici 16 SNCF

18 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE 17 SNCF

19 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE Consulter l évènement comme indiqué pages 10 à 12. Si vous souhaitez répondre à la consultation, il est recommandé et très important de le faire savoir à l acheteur, en cliquant sur «Accepter invitation». Il est important et donc conseillé d accepter (ou de refuser) l invitation. L acheteur est ainsi informé que vous avez pris connaissance de la consultation. N.B : Cette action ne vous engage pas à remettre une offre mais ne vous permet plus de refuser une invitation (voir page suivante) 18 SNCF

20 ACCEPTER / REFUSER L INVITATION A UN APPEL D OFFRE Si vous ne souhaitez pas répondre à la consultation, cliquez «Refuser invitation», et indiquez si vous le souhaitez, un motif de refus. L acheteur est ainsi informé que vous ne répondrez pas à sa consultation et, si vous avez saisi un commentaire, cela lui permettra de connaitre le motif de votre déclin. Vous avez la possibilité de choisir de continuer à recevoir les mises à jour de l évènement Refuser une invitation n interdit pas de soumettre une offre ultérieurement NB : Cette action n est plus possible si vous avez préalablement accepté l invitation 19 SNCF

21 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS GENERAL 20 SNCF

22 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL Une seule offre est autorisée. L offre est modifiable jusqu à la date limite de réception des offres fixée par l acheteur. 1- Saisir une Offre Consulter l évènement comme indiqué pages 10 à 12. Cliquez sur «Consulter les P.J / Déposer offre». 21 SNCF

23 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 1- Saisir une Offre Page «détail événement pour le compte de» : Commencez par répondre à l ensemble des questions générales. XXXXXXX Répondez à toutes les questions 22 SNCF

24 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 1- Saisir une Offre En bas de la page, dans la zone article, saisissez votre prix sur chacune des lignes. Saisissez le prix, en fonction de l Unité de Mesure Cliquez sur offre 23 SNCF

25 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 1- Saisir une Offre Pour accéder à la page «détail ligne», pour chaque ligne, cliquez sur «offre» Cette page peut contenir des questions propres à la ligne et qui sont également à compléter. X X X X X Pour accéder à la ligne suivante Cliquez sur «Page début» pour revenir à la page principale «détail événement» Répondez aux éventuelles questions supplémentaires sur chacune des lignes puis cliquez sur OK. 24 SNCF

26 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 1- Saisir une Offre Après avoir cliqué sur «page début», vous revenez sur la page «Détail événement pour le compte». Enregistrez votre offre en cliquant sur «Enregistrer pour + tard». XXXXXXX XXXXXXXX Cliquez sur Enregistrer Pour + tard Attention! Une offre enregistrée n est pas transmise. 25 SNCF

27 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 2- Associer des pièces jointes Après avoir enregistré votre offre, vous pouvez lui associer des Pièces jointes. Nous vous conseillons d ajouter ces Pièces Jointes uniquement au niveau de l en-tête Sur la page «Détail événement pour le compte», cliquez sur «Afficher/Ajouter P.J. et commentaires en-tête». XXXXXXXX XXXXX Cliquez sur le lien 26 SNCF

28 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 2- Associer des pièces jointes Page «P.J. et commentaires en-tête» : Cliquez sur Importer Cliquez sur Charger pour rapatrier la PJ sur votre offre. Une fois la PJ téléchargée, vous pouvez indiquer une description supplémentaire. Cliquez sur Parcourir pour rechercher sur votre poste le fichier à joindre 27 SNCF

29 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 2- Associer des pièces jointes Règles à respecter : - Chaque pièce jointe ne doit pas excéder 30 Mo - Le volume total de toutes les pièces jointes est 100 Mo maximum Cliquez sur Ajouter nouveaux documents Joints Cliquez Ok pour valider Cliquez sur importer puis sur charger pour joindre un nouveau document 28 SNCF

30 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 3- Valider une offre Dès que vous avez terminé la saisie de votre offre, vous pouvez soit l enregistrer soit la soumettre directement. Après avoir cliqué sur l un des deux boutons, si le système détecte des anomalies, celles-ci sont spécifiées en rouge en haut de la page. Vous devez les corriger. XXXXXXXXXXXX Pour transmettre votre offre, cliquez sur Pour enregistrer votre offre sans la soumettre 29 SNCF

31 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 4- Soumettre une offre Si vous n avez plus de modification à apporter, vous devez soumettre votre offre. Seule une offre au statut «transmise» pourra être prise en compte par l acheteur. XXXXXXXX XXXXXX xxxxxxxx Cliquez sur Soumettre Offre 30 SNCF

32 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 4- Soumettre une offre Cliquez sur OK Votre offre est maintenant transmise à la SNCF Vous allez recevoir un mail de confirmation 31 SNCF

33 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 4- Soumettre une offre NOTA : Une fois l offre transmise, vous recevez un mail de confirmation contenant les informations relatives à votre offre, notamment la liste des documents joints. Tous les mails envoyés par l outil sont envoyés au contact qui a reçu le mail d invitation 32 SNCF IMPORTANT : Lorsque vous modifiez une offre transmise, IL EST IMPERATIF DE LA SOUMETTRE DE NOUVEAU. (Vous devez recevoir un nouveau mail de confirmation d offre transmise).

34 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Dès que l offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier ou l annuler. Seule une offre au statut «Annulée» peut être copiée. Cliquez sur le code événement 33 SNCF XXXX XXXXXXXXX

35 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Sur la Page «Détail événement» (voir p12 du manuel), cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres». 34 SNCF

36 REPONDRE A UNE CONSULTATION CAS GENERAL 5- Consulter/ Modifier/ Annuler/ Copier une offre Page «Consulter, modifier ou copier des offres enregistrées» Cette page permet de lister toutes les offres pour une consultation donnée. Lorsque vous annulez une offre, vous recevez un mail de confirmation de cette annulation Pour réaliser une action cliquer sur le lien bleu au niveau de la ligne. Vérifier le statut de l offre que vous avez saisie : - Enregistrée -Transmise - Annulée IMPORTANT : Pour qu elle puisse être prise en compte le statut de l offre doit être «Transmise». Lorsque vous modifiez une offre transmise ou bien que vous venez tout simplement la consulter, IL EST IMPERATIF DE LA SOUMETTRE DE NOUVEAU (vous devez recevoir un nouveau mail de confirmation d offre transmise) 35 SNCF

37 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER 36 SNCF

38 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER Si le REC de la consultation permet de proposer des variantes sous forme d offres séparées, même après avoir transmis une offre vous pouvez en saisir d autres jusqu à la date limite de réception des offres (Date Fin Evènement). Cliquez sur «Consulter les P.J. / Déposer offre» puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu à la page 32 (4- Soumettre une offre) 37 SNCF

39 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER 1- Saisir une offre Chaque transmission d offre déclenche l envoi d un mail de confirmation de notification d offre. Vous pouvez distinguer vos différentes offres grâce au «Code offre» qui s incrémente à chaque nouvelle offre, 38 SNCF

40 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Dès qu une offre est enregistrée vous pouvez la consulter, la modifier, la copier ou l annuler. Cliquez sur le code événement XXXX XXXXXXXXX 39 SNCF

41 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Page «Détail événement» (voir p12 du manuel) : Cliquer sur le bouton «Consult, modif, copier offres». 40 SNCF

42 REPONDRE A UNE CONSULTATION : CAS PARTICULIER 2- Modifier/ Annuler/ Copier une offre Pensez à vérifier le statut de votre offre : - Transmise, - Enregistrée, - ou Annulée Pour réaliser une action cliquez sur le lien bleu correspondant - Soumettre une offre déclenche l envoi d un mail de confirmation d offre - Annuler une offre déclenche l envoi d un mail d annulation d offre - C est le contact fournisseur renseigné dans la consultation qui reçoit les mails RAPPEL IMPORTANT Seule une offre au statut «Transmise» pourra être prise en compte par l acheteur. 41 SNCF

43 REPONDRE A UNE CONSULTATION : Phase 2 et + 42 SNCF

44 REPONDRE A UNE CONSULTATION PHASE 2 ET + Après l analyse des offres d un événement, l acheteur peut définir un ou plusieurs autres tours de négociation et les matérialiser dans le Portail de consultation, Vous serez invités à répondre sur une nouvelle phase de cet événement et à remettre une Contre-offre. Chaque nouveau tour de consultation correspondra à une nouvelle phase. Cliquez sur «Contre-offre» puis suivez la procédure décrite à partir de la page 21 (1- Saisir une offre) jusqu à la page 32 (4- Soumettre une offre) 43 SNCF

45 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES 44 SNCF

46 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES L outil de consultation en ligne vous permet de lister et de visualiser toutes les offres que vous avez enregistrées. Connectez vous (voir page 5) puis Cliquez sur «Mon activité événement» Cliquez ici 45 SNCF

47 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES Vous accédez à la page ci-dessous : Invitations : nombre d invitations qui vous ont été envoyées Even. soumiss : nombre de consultations auxquelles vous avez soumissionné Even. Attribués : nombre de consultations qui ont été attribuées (pour connaître l attributaire, rapprochez vous de l acheteur) Vous visualisez tous les appels d offres pour lesquels vous avez été consulté. 46 SNCF

48 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES Cliquez pour chaque consultation sur l icône qui se trouve à gauche du code évènement SOURC-XXXXXXXXX : Cliquez sur l icône Pour accéder au contenu d une offre, cliquez sur l icône qui se trouve à droite Cliquez sur l icône L événement comporte une offre au statut «Enregistrée» L événement comporte deux offres, une au statut «Enregistrée» et l autre au statut «transmise» 47 SNCF

49 GERER L HISTORIQUE DES OFFRES En cliquant sur l icône loupe, vous accédez au détail de l offre XXXXXXXXXXXXXX Pour accéder à tous les documents joints : - ceux que l acheteur SNCF a joint à la consultation et - ceux que vous avez joints à votre offre 48 SNCF

50 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES 49 SNCF

51 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE ENCAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Activer la demande de confirmation pour les téléchargements Onglet sécurité Cliquez ici Cliquez ici 50 SNCF

52 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Assurez-vous que les trois valeurs ci-contre sont bien activées Utilisez la barre de défilement pour visualiser les options à modifier (descendez tout en bas) Puis cliquez ici Valider les modifications en cliquant sur Oui puis sortez des options Internet en cliquant sur OK 51 SNCF

53 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Configurer le bloqueur de fenêtre publicitaire. Aller dans le menu Outils / Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive>paramètres du bloqueur de fenêtre intempestive. Cliquez ici Si «Paramètres du bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives» est grisé, c est-à-dire que vous ne pouvez pas cliquer dessus, c est que votre bloqueur n est pas activé, passez à l étape suivante. (page 52) 52 SNCF

54 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Écrivez l url suivante : puis cliquez sur Ajouter Une fois que le site apparaît dans la liste des sites autorisés vous pouvez cliquez sur le bouton Fermer 53 SNCF

55 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTES POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Ajouter le site aux sites de confiance Onglet sécurité Cliquez ici Cliquez Site de confiance 54 SNCF

56 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTES POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Cliquez sur site Saisir l url Cliquez sur Personnaliser le niveau Cliquez sur ajouter 55 SNCF

57 LES SOLUTIONS A METTRE EN ŒUVRE EN CAS DE DIFFICULTE POUR OUVRIR LES PIECES JOINTES Modifier le paramétrage du navigateur Internet Explorer Le site SNCF est ajouté dans les sites de confiance Cliquez sur OK Cliquez sur OK Une fois toutes ces modifications effectuées, reprenez la procédure page 14. Si malgré ces modifications vous n arrivez toujours pas à ouvrir les pièces jointes, vous devez prendre contact avec le service informatique de votre entreprise 56 SNCF

58 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE 57 SNCF

59 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Connectez-vous au portail en utilisant : - le Code utilisateur AUC_MDP - le mot de passe AUC_MDP comme indiqué dans le message ci-dessous 58 SNCF

60 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Cliquez sur «Réinitialisation mot de passe» Renseignez votre code utilisateur et votre adresse (respectez la casse) puis cliquez sur valider 59 SNCF

61 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Si une erreur est détectée lors de la saisie du code utilisateur ou de l adresse mail ce message apparaît à l écran Si la saisie est correcte une confirmation vous sera demandée Message final vous confirmant l envoi par mail de votre nouveau mot de passe 60 SNCF

62 INITIALISER / REINITIALISER LE MOT DE PASSE ORACLE Vous recevez un mail avec votre mot de passe réinitialisé. 61 SNCF