TRAITEMENTS de FIN D ANNEE

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1 TRAITEMENTS de FIN D ANNEE à réaliser dans ERP CEGID - Clôture comptable LCS GROUP 261 rue de Paris Montreuil Tel : Fax : SARL au capital de Euros RCS : Bobigny N Siren : Code APE : 6201Z N de TVA intracommunautaire : FR

2 Comptabilité PGI Service d'assistance Téléphonique

3 Produit(s)...: Comptabilité CEGID BUSINESS N FAQ/ Version... : 1108 Emetteur...: Support ERP Services Négoce & Finances Date de création...: 23/02/2010 Mise à jour...: 12/05/2010 Sommaire Introduction -. 3 Pré requis avant tout traitement 4 Mise en œuvre dans l application 6 Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 2 / 12

4 Introduction La clôture définitive est l opération comptable générant les à nouveaux sur l exercice suivant, et figeant ainsi toutes écritures de la période clôturée, rendant impossible toutes nouvelles saisies ou modifications d écritures sur la période clôturée. La clôture va générer des à nouveaux par établissement, et devise. Elle a pour incidence de modifier l état de l exercice pour le mettre en «clôturé définitivement», état que vous pouvez voir en allant dans les structures et Paramètres \ Paramètres \ Exercices. Le traitement décale donc également les exercices, c'est-à-dire que l'exercice en cours que vous clôturez va devenir l'exercice précédent. Pour rappel, la comptabilité CEGID BUSINESS ne gère que 2 exercices ouverts simultanément, aussi cette opération de clôture définitive sera rendue nécessaire pour toute nouvelle ouverture d exercice dans ce cas là. Si le client utilise le module amortissement, il faut obligatoirement lancer la clôture des immobilisations avant la clôture comptable (faire toutes les éditions concernant les immobilisations préalablement) Ce traitement pouvant être long, et par précaution avant toute opération de clôture, nous vous recommandons de faire une sauvegarde de votre dossier préalablement. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 3 / 12

5 Pré requis avant tout traitement Avant tout traitement, il faut vérifier sur votre dossier, l existence des paramètres suivants : - Un journal de nature à nouveaux (Structures et Paramètres \ Journaux) - Un journal de nature clôture (Structures et Paramètres \ Journaux) Il est conseillé de créer une souche comptable réservée aux écritures de clôture à laquelle vous rattacherez un journal de nature "Clôture" et une autre souche réservée aux écritures d'à-nouveaux à laquelle vous rattacherez un journal de nature "A-nouveaux". - L existence et le paramétrage des comptes spéciaux dans les paramètres société, ainsi que l information des journaux d ouverture et de fermeture : Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 4 / 12

6 - Vérifier que tous et seuls les comptes 6 soient bien de nature charges, et que tous et seuls les comptes 7 soient bien de nature produit. Faire la modification si nécessaire dans les structures et paramètres, modification de nature des comptes. Comptes de la classe 6 n ayant pas la nature charge : Comptes de la classe 7 n ayant pas la nature produit : Comptes de nature produit ne faisant pas partie de la classe 7 : Comptes de nature charge ne faisant pas partie de la classe 6 : - Avoir fait vos opérations de fin d exercices, et vérifier que vos éditions de balance et grand livre soient correctes. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 5 / 12

7 Mise en œuvre dans l application Vous trouverez l option de clôture dans le menu suivant : Traitements (Courants) \ Clôtures \ Clôture Définitive. Ce faisant, vous arrivez sur l écran suivant : 1/ Le premier traitement, va consister à lancer L AUDIT AVANT CLOTURE, cliquer dessus. Apparait alors l écran suivant : 1-1 La vérification comptable : Cette option permet de lancer un contrôle d'existence et de cohérence de certains champs des pièces "normales" de l'exercice en cours ainsi que leur équilibre et leurs caractéristiques. Si des erreurs sont décelées un rapport sur les erreurs comptables est alors présenté à la fin du traitement, éditez-le afin d aller faire les corrections nécessaires. Cliquer sur le en face de la vérification comptable pour lancer ce traitement. Une fois terminé, correct s affiche si aucune erreur n a été détectée. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 6 / 12

8 Voici quelques erreurs sur lesquelles il faudra absolument intervenir avant d aller plus loin dans le traitement de clôture : Pièce non équilibrée en devise pivot La somme totale des débits de la pièce n'est pas égale à la somme des crédits en pivot uniquement. Pièce non équilibrée en devise La somme totale des débits de la pièce n'est pas égale à la somme des crédits en devise uniquement. Pièce non équilibrée en devise et en devise pivot Les totaux débits et crédits de la pièce sont incohérents en devise ET en devise pivot. Les montants en devise n'existent pas Une pièce a été saisie en devise autre que pivot mais les montants E_DEBITDEV et E_CREDITDEV sont égaux à 0. L'écriture n'a pas d'analytique(s) rattachée(s) Une ligne de mouvement de l'écriture avec un compte général ventilable et acceptant de l'analytique n'a pas de mouvement analytique (table ANALYTIQ). Total analytique différent du total de l'écriture (Pivot) Le total analytique débit ou crédit est différent de la ligne de mouvement de l'écriture générale en pivot. Total analytique différent du total de l'écriture (Devise) Le total analytique débit ou crédit est différent de la ligne de mouvement de l'écriture générale en devise. Total analytique différent du total de l'écriture (Pivot et Devise) Le total analytique débit ou crédit est différent de la ligne de mouvement de l'écriture générale en pivot ET en devise. Pour chacun de ces messages, vous devez retourner en modification de la pièce concernée, afin de corriger l information, le compte en erreur. La clôture devra être lancée qu après correction de ces erreurs. Le mode de paiement n'existe pas Le mode de paiement n'existe pas dans la liste des modes de paiement (table MODEPAIE). Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 7 / 12

9 Pour ce type de message, il vous suffit de créer le mode de paiement correspondant, en Structures et Paramètres \ Société \ Tables \ Modes de paiements. (Correction non indispensable pour le traitement de la clôture) Champ e_eche ou e_ana ou e_etatlettrage incorrect" => Il faut faire une réparation des fichiers par Module Administration/Outils \ Outils \ Réparations des fichiers. Cocher Equilibrage des mouvements faire puis indiquer les références de la pièce à réparer (N et code journal), sélectionner l'exercice et cocher toutes les options à l'exception du recalcul des n de compteur et équilibre en comptabilité analytique. (La coche «Pièce de règlement» ne concerne que les pièces des journaux de nature banque, donc ne la cochez que dans ce cas là) 1-2 Vérification des périodes validées Cette option vérifie si les périodes de l'exercice en cours sont bien validées. Si elles ne le sont pas, il vous est alors proposé de les valider. Cette opération n est pas obligatoire, ainsi que celles qui suivent dans l audit. Pour plus d information, vous pouvez vous référer à l aide en renseignant «Clôture» en rubrique d aide. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 8 / 12

10 2 Lancement du traitement de Clôture : Une fois que la vérification comptable est correcte, procéder au traitement de clôture en faisant puis Cliquez sur le bouton Apparaît l écran suivant : Renseigner éventuellement une référence et un libellé de fermeture et d'ouverture puis faire de nouveau (ces références et libellés seront repris dans le journal de clôture et d ouverture). Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 9 / 12

11 A ce moment là, le produit va procéder à quelques vérifications et pourrait vous afficher les messages suivants, bloquant ou non : BLOQUANT : Vous ne pouvez pas effectuer la clôture définitive de l exercice car il existe des pièces en Gestion commerciale susceptibles d'être intégrées en Comptabilité, selon les paramétrages effectués sur votre dossier en Gestion commerciale. Cliquez sur le bouton [OK] pour refermer cette fenêtre de message. Et procédez alors à l'intégration des écritures devant l'être préalablement à la clôture.(--> vous pouvez vous référer à la fiche connaissance «pièces vivantes en clôture d exercice comptable) NON BLOQUANT : vous avez des écritures non validées, ce message renvoie au point 1-2 qui n a pas été traité. BLOQUANT : lors du traitement, un contrôle est fait sur l égalité Débit/Crédit sur l exercice. En cas d inégalité, la clôture est stoppée. Si vous avez traité le point 1-1 vérification comptable, et corrigé les erreurs, vous ne devriez pas avoir de message. BLOQUANT : un contrôle sur les natures des comptes 6 et 7 est également fait. Si vous avez respecté les pré-requis, vous n aurez pas ce type de message. Modifier la nature par Structures et Paramètres \ Modification de nature des comptes et recommencer le traitement de clôture. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 10 / 12

12 Suite aux différents contrôles, vous arrivez sur l écran suivant : Ecran en version 7.xx Ecran en version 8.xx : Certaines zones de cet écran peuvent être grisé comme ci-dessus. Elles s activent ou se désactivent en fonction de l utilisation ou non dans la base de certains comptes (ex :un compte de la classe 4, pointable et ventilable analytiquement vous activera ces zones). Habituellement, on valide cet écran tel qu il apparaît par défaut, par le Confirmez ensuite en validant les 2 messages suivants : Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 11 / 12

13 Le traitement de clôture commence alors, vous avez l écran suivant qui va dérouler les comptes, les devises, établissement Le traitement une fois terminé, vous affichera le message suivant : Vous pouvez alors éditer ou consulter votre journal d à nouveaux. Note technique Mise à jour le 31/12/2010 Page 12 / 12