Livret des Procédures

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1 Livret des procédures administratives et financières à destination des organismes de formation labellisés dans le cadre du Plan Régional de Professionnalisation des Acteurs du Tourisme (PRPAT) pour la période 2014/2015 Programme régional d actions de formation tourisme organisé en partenariat avec : AGEFOS-PME Limousin, FAFIH, OPCALIA Limousin, UNIFORMATION, AFDAS, le CNFPT, la Région Limousin et le Comité Régional du Tourisme Livret des Procédures A l attention des organismes de formation

2 Avant la formation Promotion du programme régional d actions de formation tourisme 2014/2015 PLAQUETTES D'INFORMATION ET BULLETIN D'INSCRIPTION Les financeurs, partenaires dans ce programme régional d actions de formation, l Agefos-PME Limousin, le FAFIH, OPCALIA Limousin, Uniformation, le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT), l AFDAS, la Région Limousin et le Comité Régional du Tourisme, adressent à l'ensemble de leurs entreprises concernées et aux différentes structures susceptibles de relayer cette opération une plaquette d'information et des bulletins d'inscription. Ces membres partenaires présentent sur leurs sites Internet respectifs la programmation des formations (dates, lieux et organismes de formation de chaque formation). Tout le programme de formation est consultable en ligne à l adresse : Les organismes de formation sont autorisés et vivement encouragés à assurer la promotion du dispositif par tous les moyens à leur disposition. RELANCES PAR TELEPHONE, PAR FAX, PAR MAILING Les organismes de formation s engagent à réaliser une relance par tous les moyens à leur disposition auprès des futurs stagiaires, afin de tout mettre en œuvre pour que le stage soit ouvert. Les partenaires s engagent à effectuer la même démarche auprès de leurs adhérents si le nombre d'inscrits est insuffisant pour un module donné. Gestion des inscriptions Pour toutes les formations du programme régional d actions de formation 2014/2015, Le Comité Régional du Tourisme du Limousin (CRT) centralise les inscriptions depuis le site Internet et peut ainsi constater ou non de l effectif requis de 5 personnes minimum pour le démarrage de la formation. L inscription d un stagiaire n est définitive qu après respect de la procédure suivante : Recueil des inscriptions par le CRT sur le site pro.tourismelimousin.com Transmission des dossiers d inscription ou d un tableur récapitulatif des inscriptions par le CRT à l organisme de formation avant la formation Transmission des dossiers d inscription ou d un tableau récapitulatif des inscriptions par le CRT aux organismes gestionnaires concernés (OPCA, CNFPT) Transmission, par écrit si possible, des accords de principe de prise en charge des organismes gestionnaires (OPCA, CNFPT) au CRT Envoi par le CRT d un accord de principe à l organisme de formation pour effectuer la formation Confirmation de prise en charge par les organismes gestionnaires (OPCA, CNFPT) aux entreprises et aux organismes de formation Rappel procédures d inscription et de création de compte : Tourisme-en-Limousin/Zoom-sur/Comment-s-inscrire 2

3 Attention Toute inscription n ayant pas permis la validation de tous ne pourra être prise en compte. Le nombre minimum d inscrits requis pour l ouverture du stage est de 5 stagiaires qui s engagent à suivre la formation dans sa globalité. L accord d ouverture de la formation est donné par le Comité Régional du Tourisme après concertation avec les partenaires. Cet accord garantit le financement des prestations sous réserve d une réalisation satisfaisante des formations et de la réception des pièces demandées dans les délais impartis. Convocation des stagiaires Le CRT adresse à chaque futur stagiaire : une convocation précisant le lieu, la date et les horaires de la formation le rappel du programme de la formation. Annulation / Modification Tout report ou annulation des dates de formation du fait de l'organisme de formation devra être spécifié au Comité Régional du Tourisme et aux entreprises participantes au moins cinq jours ouvrés avant la date prévue. Les partenaires du programme régional d actions de formation se réservent le droit d annuler des actions de formation notamment si le nombre d inscrits est insuffisant au regard des conditions d'ouverture. Le Comité Régional du Tourisme préviendra l'organisme de formation labellisé ainsi que les partenaires financiers de toute annulation de session, au moins cinq jours ouvrés avant la date prévue. L'action annulée ne donnera alors lieu à aucune facturation. 3

4 Pendant la formation Information et émargement L organisme de formation s engage à faire partager aux stagiaires les choix stratégiques du positionnement Limousin en matière de Plan Marketing, de code de Marque et inscrire le Plan de formation comme l outil de mobilisation des acteurs touristiques. L organisme de formation s engage à informer les stagiaires que l action qu il dispense relève d un projet cofinancé. A cet effet, en début d'action, l'intervenant fait compléter et signer à chaque stagiaire une feuille d émargement. Ces dernières seront transmises par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme. Le formateur fait émarger les stagiaires matin et après-midi. Pour ce faire, le Comité Régional du Tourisme vous fera suivre un modèle type qu il conviendra d utiliser (présentant notamment les logos des partenaires). Attestation de présence A l'issue de chaque session, l'intervenant établi et remet à chaque stagiaire une attestation de présence constatant de l'assiduité du stagiaire en trois exemplaires minimum, préalablement complétées, signées et revêtues du cachet de l'organisme de formation. Chaque stagiaire repart avec 2 exemplaires de l'attestation (un exemplaire à remettre à l'entreprise et un à conserver pour son usage personnel). Un exemplaire de chaque attestation est transmis par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme avec les autres pièces indispensables. L attestation de présence devra préciser l'objectif de la formation, sa nature, sa durée et les résultats de l'évaluation des acquis. Evaluation Lors de la clôture de la session, l'organisme de formation fait compléter la fiche d'évaluation par chaque stagiaire et la récupère en salle. Les fiches d'évaluation complétées sont transmises par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme avec les autres pièces indispensables pour le règlement. Ces documents doivent être envoyés impérativement à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme, dans les meilleurs délais, dès la fin de la formation. 4

5 Après la formation Retour des pièces A l issue de la formation et dans un délai de 3 semaines maximum, l organisme de formation transmet à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme les pièces indispensables pour le règlement de la formation : La liste collective d émargement signée par le formateur (avec logos des partenaires et logo de l OF) Les fiches d'évaluation individuelle Les attestations de présence individuelle Les factures libellées au nom de chaque financeur : IMPORTANT : UNE FACTURE PAR STAGIAIRE ET/OU PAR STRUCTURE Factures établies au prorata du nombre de stagiaires participants au stage. Pour faciliter les démarches, il est demandé aux organismes de formation des respecter les conditions de chaque partenaire. Pour vous aider, le CRT, dès réception des pièces justificatives demandées, réalisera et vous transmettra un tableau récapitulatif (Cf. paragraphe ci-dessous). Il conviendra d adresser à chaque financeur les documents suivants : POUR LES STRUCTURES RELEVANT D UNIFORMATION : Uniformation (délégation Sud-Ouest) : 61, rue Minvielle, Bordeaux Cedex La copie de l attestation de présence remise par le formateur, signée par le stagiaire et par le formateur mentionnant la période et le nombre d heures suivies La facture originale libellée au nom de la structure et précisant les éléments suivants : nom des stagiaires, intitulé de la formation, dates, nombre d heures et coût POUR LES STRUCTURES RELEVANT D AGEFOS-PME : Agefos-PME Limousin : 5-7 ter bd Victor Hugo - CS Limoges cedex 2 Attestation de présence (copie certifiée conforme ou original) remise par le formateur, signée par le stagiaire et par le formateur mentionnant la période et le nombre d heures suivies. Ou copie de la feuille d'émargement, certifiée conforme à l'original par l'organisme de formation La facture originale par structure, libellée au nom d'agefos PME et précisant les éléments suivants : nom des stagiaires, intitulé de la formation, dates, nombre d heures et coût POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU FAFIH : FAFIH (délégation Sud-Ouest) : Immeuble Plaza 2-B, 2 place Ravesies, Bordeaux L organisme de formation adresse la facture selon un modèle qui est joint lors de l accord de prise en charge, les attestations de présence signées par les stagiaires et le formateur mentionnant les dates de formation et durée (il n y a pas de modèle particulier). 5

6 POUR LES STRUCTURES RELEVANT D OPCALIA LIMOUSIN : OPCALIA Limousin : 7 bis rue du Général Cérez Limoges La copie de l attestation de présence remise par le formateur, signée par le stagiaire et par le formateur mentionnant la période et le nombre d heures suivies La facture originale libellée au nom du stagiaire et précisant les éléments suivants : nom des stagiaires, nom de la structure, intitulé de la formation, dates, nombre d heures et coût Le renvoi de la facture acquittée après le règlement de la part d OPCALIA POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU CNFPT : Centre National de la Fonction Publique Territoriale (délégation régionale du Limousin) : Chéops , rue de l'ancienne Ecole Normale d'instituteur. BP339, Limoges Cedex La liste collective d émargement signée par le formateur Les fiches d'évaluation individuelle La facture libellée au nom du CNFPT POUR LES STRUCTURES RELEVANT DE L AFDAS : AFDAS (délégation Sud-Ouest) : 6, cours de Tournon, Bordeaux L attestation de présence signée du formateur et du salarié précisant les dates, jours et nombre d'heures. POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU CRT (pour les non-salariés) : Comité Régional du Tourisme du Limousin : Maison Régionale du tourisme, 30 cours Gay Lussac, Limoges Cedex La liste collective d émargement signée par le formateur Les fiches d'évaluation individuelle Les attestations de présence individuelle La facture libellée au nom du CRT Préparation à la facturation Le Comité Régional du Tourisme, dès réception des pièces justificatives, réalisera un tableau récapitulatif sur lequel apparaîtra : Le coût de la prestation de la session de formation La ventilation des participants par financeurs Les coordonnées des financeurs concernés par cette session Le Comité Régional du Tourisme transmettra cette pièce aux organismes de formation pour faciliter et permettre la facturation. Conditions de règlement des formations Les financeurs paieront la (les) facture(s) transmise(s) par l organisme de formation sous réserve de la réalisation de l action de formation et du respect des conditions de la proposition. Attention : toutes les formations du programme régional d actions de formation 2014/2015 à destination des acteurs touristiques devront impérativement être comprises entre mars 2014 et décembre

7 Pour toute correspondance : Comité Régional du Tourisme du Limousin Maison Régionale du Tourisme 30, Cours Gay-Lussac C.S LIMOGES Cedex 1 Florent Guitard / fguitard@crt-limousin.fr formation@crt-limousin.fr 7