CONTRAT DE PREVOYANCE MAINTIEN DE SALAIRE GUIDE DEMANDES DE PRESTATIONS

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1 CONTRAT DE PREVOYANCE MAINTIEN DE SALAIRE GUIDE DEMANDES DE PRESTATIONS 1. L ouverture de droits : le départ de demi traitement Le complément de dossier : la prolongation de l arrêt La reprise du travail La mise en invalidité : pour les collectivités ayant souscrit à l option 2 ou Le paiement des prestations Comment effectuer sa demande de prestations? L envoi dématérialisé de la demande de prestations via AGIRHE L envoi courrier du rapport médical La liquidation des prestations... 19

2 1. L ouverture de droits : le départ de demi traitement L imprimé d ouverture des droits est à compléter par la collectivité et par l agent dès qu il y a passage à demi-traitement. Chaque reprise de travail même d un seul jour, suivie à nouveau d un arrêt indemnisé à demi-traitement oblige à remplir une ouverture de droits pour ce nouvel arrêt et à fournir un nouveau rapport médical. La transformation du congé en longue maladie oblige également à remplir une ouverture de droits pour ce nouvel arrêt et à fournir un nouveau rapport médical. L agent doit y joindre le rapport médical de la MNT complété par son médecin traitant. Le rapport médical et l enveloppe confidentielle sont à retourner par la collectivité au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. L agent règle la consultation et sera remboursé ultérieurement par la CPAM. La collectivité vérifie que la demande d ouverture de droits est complète avant l envoi au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. Les imprimés «rapport médical» et l enveloppe confidentielle sont à demander au service assurances du centre de gestion : La totalité des documents demandés sur l imprimé d ouverture de droits doit être jointe au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. Mis à jour le 03/10/2014 1

3 les pièces à joindre à la demande d ouverture de droits : La demande d ouverture de droits Les trois derniers bulletins de salaire (ou figurent le salaire à plein traitement) Le rapport médical de la Mutuelle Nationale Territoriale (Rapport et enveloppe) Pour les agents affiliés à la Sécurité sociale : les décomptes des Indemnités Journalières de la Sécurité sociale (même en cas de subrogation) Le cas échéant, la copie de l'avis du Comité médical départemental relatif au congé de maladie ou de l'arrêté municipal ou de la Commission de réforme Le RIB de l agent Tout dossier incomplet sera renvoyé et entraînera des délais supplémentaires de traitement. Mis à jour le 03/10/2014 2

4 Remarques : - Il convient de rappeler à l agent qu il s engage, lors de la signature de sa demande d ouverture de droits à prestations, à rembourser toutes prestations indûment perçues, notamment en cas de rétablissement par l employeur du plein traitement avec effet rétroactif suite à la modification du congé maladie. Dans ce cas, la collectivité doit prévenir le service assurances du Centre de gestion et envoyer l avis du comité médical ou l arrêté dans les meilleurs délais. Un courrier sera envoyé à l agent pour la restitution des sommes indues à la MNT. - Si la convention de remboursement des prestations indues a été signée par la collectivité, l adhérent doit également signer une attestation autorisant son employeur à reverser à la MNT les prestations éventuellement trop-perçus (exemple : régularisation du plein-traitement à effet rétroactif en cas de modification du congé de maladie ordinaire en congé longue maladie). - Pour les agents ne bénéficiant pas d une période à plein traitement de leur employeur et qui relèvent directement du régime général de la Sécurité sociale (exemple : les agents non titulaires ayant moins de 4 mois d ancienneté dans la collectivité), l ouverture des droits est à remplir à compter du 61 e jour d arrêt de travail continu ou discontinu. - Pour les agents en arrêt de travail à la date d effet du contrat et bénéficiant d un ancien contrat collectif avec la MNT, les dossiers seront indemnisés dans le cadre de l ancien contrat collectif et doivent être transmis directement à la MNT. Ces agents n entrent pas dans le cadre du contrat entre la MNT et le Centre de gestion. Mais étant adhérents sous l ancien contrat, ils pourront adhérer au contrat CDG au 1er jour du mois qui suit leur reprise d activité. - Pour les agents en arrêts de travail à la date d effet du contrat et ne bénéficiant pas d un ancien contrat de prévoyance, l article 4 des conditions générales du contrat s applique : «Les agents en arrêt de travail pour maladie ou accident à la date d effet du contrat, ne peuvent pas adhérer au contrat. Ils ne peuvent y adhérer qu à l issue d une reprise effective de leur activité au moins égale à 30 jours continus. Ces adhésions doivent être formalisées à l aide d un bulletin d adhésion». Le bulletin d adhésion devra être accompagné d une attestation de la collectivité mentionnant que l agent a bien repris à telle date. Mis à jour le 03/10/2014 3

5 2. Le complément de dossier : la prolongation de l arrêt Chaque mois, en cas de prolongation de l arrêt de travail au-delà du mois en cours, le formulaire «complément de dossier» doit être communiqué à l agent par la collectivité, qui le transmet au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. Selon la situation des agents, les arrêtés, les avis du Comité médical ou de la Commission de réforme et des décomptes de la Sécurité sociale doivent être joints au complément de dossier. La totalité des documents demandés sur l imprimé du complément de dossier doit être jointe au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. Les pièces à joindre au complément de dossier : La demande de complément de dossier Le bulletin de salaire du mois (ou figure le salaire à demi-traitement) Pour les agents affiliés à la Sécurité sociale : les décomptes des Indemnités Journalières de la Sécurité sociale (même en cas de subrogation) Le cas échéant, la copie de l'avis du Comité médical départemental relatif au congé de maladie ou de l'arrêté municipal ou de la Commission de réforme Tout dossier incomplet sera renvoyé et entraînera des délais supplémentaires de traitement. Mis à jour le 03/10/2014 4

6 3. La reprise du travail Lorsque l agent reprend le travail, la collectivité doit adresser au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle le justificatif de reprise de travail produit par ses soins (arrêté ou attestation). Cette démarche permet à la MNT de fermer rapidement le dossier de l agent et évite de recevoir de la part de la MNT un courrier de relance pour leur permettre de connaître la situation de l agent. Mis à jour le 03/10/2014 5

7 4. La mise en invalidité : pour les collectivités ayant souscrit à l option 2 ou 3 Si l agent est placé en retraite pour invalidité, le document de demande de rente invalidité est à réclamer au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. Une fois le dossier d invalidité enregistré et validé, la collectivité n aura plus à suivre le dossier. Par contre, l agent sera toujours adhérent au contrat et ressortira en tant que tel sur les listes du personnel couvert dans la collectivité et indemnisé au titre du contrat. A contrario, il ne sera plus intégré dans l effectif assuré utiliser pour le calcul du taux de mutualisation. 6

8 5. Le paiement des prestations Le paiement des prestations s effectue directement sur le compte bancaire de l agent. Les délais de paiement, à réception au Centre de gestion de Meurthe et Moselle d un dossier complet, sont de l ordre de : - 15 jours pour le dossier d ouverture de droits, - 10 jours pour le complément de dossier. Les dossiers doivent être adressés au Centre de gestion de Meurthe et Moselle avant la fin du mois. Il convient de les préparer dès que vous avez connaissance des conséquences de l arrêt de travail. Tout élément manquant au dossier peut entraîner des délais supplémentaires de traitement. La MNT veille à ce que les dossiers soient réglés dans les meilleurs délais. Il convient cependant d informer l adhérent que le paiement ne fonctionne pas comme le salaire à date fixe. Il dépend des délais de poste, de contrôle et des délais bancaires. L adhérent reçoit un décompte mensuel à son domicile. Dans la majorité des cas, le règlement est sur son compte bancaire avant qu il ait reçu le décompte. Pour les rentes invalidité et les compléments retraite, le règlement est automatique. La collectivité est déchargée de toute gestion dès qu elle a établi la demande de prestation d invalidité. Le montant des prestations est accessible directement dans AGIRHE. En cas de doute sur le versement d une prestation, n hésitez pas à contacter votre interlocuteur, le service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle, qui pourra vous communiquer la date du dernier virement effectué sur le compte bancaire de l adhérent. 7

9 6. Comment effectuer sa demande de prestations? Avant toute demande de prestations, et afin de réduire les délais de traitement, veuillez-vous assurer de : - L envoi du bulletin d adhésion de l agent au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle ; - La saisie dans le logiciel AGIRHE des données suivantes : o le numéro de sécurité sociale de l agent (15 chiffres dont la clé) ; o les arrêts de l agent. 8

10 6.1 L envoi dématérialisé de la demande de prestations via AGIRHE La demande d ouverture de droits et l ensemble des pièces à joindre au dossier sont à insérer dans le logiciel AGIRHE. Les étapes sont les suivantes : Etape 1 : Numérisation des pièces du dossier - Numériser en amont, les pièces demandées séparément et uniquement au format PDF dans un dossier de votre choix : o Un fichier PDF pour la demande d ouverture de droits (DOD) ou pour le complément de dossier (CD) o Un fichier PDF pour le RIB o Un fichier PDF pour les BULLETINS DE PAIE o Un fichier PDF pour les AVIS DU COMITE MEDICAL relatif au congé de maladie ou de L ARRETE MUNICIPAL ou de la COMMISSION DE REFORME et les DECOMPTE IJ 9

11 Etape 2 : Transmission des pièces via AGIRHE - Se connecter au logiciel AGIRHE et se rendre dans le menu «Agent» puis «Liste des agents» - Rechercher et sélectionner le nom de l agent concerné par la demande de prestations. 10

12 - - Se rendre dans le menu «Prévention» - Puis cliquez sur «Adhésion MNT» Remarque : A cette étape, vous avez la possibilité de vérifier si l adhésion de votre agent est bien validée par le Centre de gestion de Meurthe et Moselle et la MNT. Dans ce cas, le commentaire «Demande validée par la MNT» apparait en vert. Le cas échéant, il conviendra de prendre contact avec le service assurances du centre de gestion de Meurthe et Moselle pour régulariser le dossier de l agent. 11

13 - - Sélectionner dans «Nouvelle demande» (1), «Demande de prestations» (2) puis «Valider» (3). 12

14 - Sélectionner le «Motif de la demande» (4), soit o «Demande d ouverture de droits» (5) (voir les explications au paragraphe 1) o «Demande de complément de dossier» (6) (voir les explications au paragraphe 2) 13

15 - - Selon la demande sélectionnée, la fenêtre suivante apparaît : Exemple : Insérer une demande d ouverture de droits 14

16 Une fois, les documents numérisés un à un dans un dossier de votre choix : - Cliquez sur «Parcourir» (7) et recherchez le dossier dans lequel vous avez répertorié les documents. - Une fenêtre s ouvre, cliquez sur le document en PDF à joindre (8), cliquez sur «ouvrir» (9) - Nommer la pièce dans «Description de la pièce» (10) : o DOD o RIB o BULLETINS DE PAIE o ARRETES/DECOMPTE IJ - Cliquez sur «Ajouter la pièce» (11) - Renouveler l opération pour les autres pièces. - 15

17 - - Les pièces insérées sont visibles dans «pièces complémentaires». - Une fois toutes les pièces jointes, sélectionner la ou les période(s) d arrêt concernée(s). - Enfin «Valider votre demande». - Un message apparaît «demande enregistrée» - Votre demande de prestation apparaît dans le menu «Adhésion MNT», le statut de votre demande est «En attente de validation du CDG». 16

18 - - Si votre demande est complète et correctement saisie, le Centre de gestion de Meurthe et Moselle la valide et la transmet informatiquement à la mutuelle pour traitement. - Si votre demande est rejetée par le Centre de gestion de Meurthe et Moselle (manque de pièces par exemple), vous recevrez un mail d information. Il conviendra alors d insérer les pièces demandées. 17

19 6.2 L envoi courrier du rapport médical Le rapport médical n est pas dématérialisé en raison de sa confidentialité. Le rapport médical n est pas ouvert par les services du Centre de gestion de Meurthe et Moselle mais par un médecin agréé de la MNT. Il convient donc de le renvoyer «papier» par courrier au service assurances du Centre de gestion de Meurthe et Moselle. 18

20 6.3 La liquidation des prestations Le paiement des prestations est indiqué directement dans AGIRHE. - Cliquez sur «Détails» de la demande de prestations - En bas de la page, les liquidations sont disponibles 19

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