DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES MARCHE DE PRESTATION DE SERVICES FOURNITURE DE VEHICULES DE SOCIETE. 7 octobre 2011

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1 DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES MARCHE DE PRESTATION DE SERVICES FOURNITURE DE VEHICULES DE SOCIETE 7 octobre 2011 Date limite de dépôts des candidatures : mardi 8 novembre 2011 à 12h00

2 I. PREAMBULE 3 II. PRINCIPES DIRECTEURS DU PROJET Décomposition des lots Critères des choix de l offre 3 III. DETAIL DE LA MISSION Dispositions communes aux 2 lots Lot 1 : Fourniture de 6 véhicules et 1 en option Composition de l offre Caractéristiques du matériel Lot 2 : Fourniture d un véhicule en location longue durée Composition de l offre Caractéristiques du matériel 12 IV. REGLES DE CONSULTATION Organisation de la réponse Planning du projet 13

3 1. PREAMBULE La SEMIGA est une société d économie mixte immobilière qui a pour objet social la construction, l achat et l exploitation de logements sociaux dans le Gard. L actionnaire principal est le Département du Gard. Créée en 1964, la SEMIGA produit et gère des logements sociaux. A ce jour son parc locatif social compte logements dont 365 équivalents logements en location globale, réparti dans tout le département du Gard. L objectif de production de la SEMIGA est de 80 logements neufs ou en réhabilitation par an. La SEMIGA lance une consultation pour la fourniture de véhicules de service. L offre est décomposée en 2 lots : Achat de 6 véhicules plus un en option (lot 1) Location longue durée d un véhicule (lot 2) 2. PRINCIPES DIRECTEURS DU PROJET 2.1. Décomposition des lots L appel d offre est composé de 2 lots : Lot 1 : Fourniture de 6 véhicules et un en option comprenant : La fourniture d un contrat global d assurance pour les 6 véhicules et un en option. Lot 2 : Fourniture d un véhicule en location longue durée comprenant : La fourniture d'un contrat d'entretien (comprenant le changement des pneus). La fourniture d un contrat global d assurance Critères de choix de l offre Le choix du prestataire pour chaque lot sera effectué selon les critères suivants : Les réponses techniques et fonctionnelles de l offre, 50% Les délais de mise à disposition des véhicules, 30% Le coût, 20%.

4 3. DETAIL DE LA MISSION La prestation devra réunir les caractéristiques suivantes : 3.1. Dispositions communes aux 2 lots Chaque contractant pourra proposer plusieurs modèles de véhicule. Les indications précisées ci-après serviront de base à chaque candidat devant proposer les modèles les plus approchants. Le prestataire indiquera de façon claire et détaillée pour chacun des modèles de véhicule le coût, les délais de livraison, les consommations en cycle urbain, les émissions de CO² et la fiche technique. Le matériel proposé sera neuf. Le matériel proposé sera conforme à la législation en vigueur le jour de la livraison. La fourniture des matériels sera accompagnée de tous les documents se rapportant à la construction, au fonctionnement et à l'entretien ainsi que les documents techniques. Le titulaire du marché sera tenu d'assurer gratuitement la formation du personnel à l'utilisation des matériels proposés. La date de livraison est fixée au 1 er décembre Garantie des véhicules : Les véhicules bénéficieront de la garantie normale du constructeur. Formalités administratives - Dépenses fiscales : Toutes les démarches administratives, notamment celles relatives à la délivrance des cartes grises et aux immatriculations, seront entreprises par le prestataire. L'achat des vignettes sera effectué chaque année par le prestataire qui devra les transmettre à la SEMIGA dans les délais légaux. En cas de non respect des délais, le prestataire prendra à sa charge le paiement des amendes de majoration et des contraventions dressées. Carte grise : Le coût des cartes grises sera inclus dans l offre globale. Les démarches nécessaires pour l'immatriculation seront à la charge du prestataire. Livraison des véhicules : Tout véhicule commandé sera livrable en France, au lieu indiqué par la SEMIGA. Quelque soit le lieu de livraison, aucun supplément ne sera réclamé par le prestataire. Tout véhicule sera livré avec dix litres minimum de carburant dans le réservoir. Un procès-verbal sera dressé à la livraison. Suivi et gestion : Le prestataire s'engagera à répondre dans les 24 heures à toute demande d'information. Le prestataire s'engagera à informer le gestionnaire du parc désigné, un message indiquant la proximité d'une révision ou d'un remplacement de pneumatiques.

5 Caractéristiques des contrats d assurance : Les propositions commerciales des lots 1 et lot 2 seront obligatoirement accompagnées d un contrat d assurance, intégrant les garanties suivantes : Durée : 1 an, renouvelable. Garanties: Assurance tous risques (préciser le montant de la franchise) avec garantie corporelle pour les conducteurs et les passagers. Vol, vandalisme, incendies, évènements climatiques, bris de glaces, optiques de phares, feux et clignotants. Assistance: En cas de panne ou d'accident, le dépannage et (ou) la réparation seront faits sur place par l'assistance dont les coordonnées exactes seront données au début du contrat. Dans le cas où le dépannage et (ou) la réparation ne pourraient être faits sur place, le remorquage sera pris en charge par le prestataire (assistance 0 kilomètre). Le prestataire mettre à disposition de la SEMIGA un véhicule suite à la déclaration de tous sinistres nécessitant l immobilisation du véhicule. Un véhicule de confort sera mis à la disposition de la SEMIGA en cas de panne et pendant les périodes d'entretien.

6 3.2. Lot 1 : Fourniture de 6 véhicules et un en option : Composition de l offre : La SEMIGA souhaite faire l acquisition de 6 véhicules neufs. Ces véhicules seront utilisés par l ensemble du personnel de la société dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Outre le respect des conditions générales décrites dans l article 3.1, la proposition devra intégrer les deux points suivants : Une offre commerciale correspondant à l achat de 6 véhicules et un en option. Les véhicules répondront aux caractéristiques techniques décrites dans l article caractéristiques du matériel. Le prestataire détaillera le coût de chaque véhicule et le coût global. L offre intégrera un outil d aide à la gestion de flotte automobile et de géo-localisation. L offre commerciale proposera la prise en charge de l installation de la signalétique de la société (logo) sur les véhicules. Un contrat d assurance global : L offre correspondra aux conditions générales décrites dans l article 3.1. et détaillera le coût annuel de l assurance des véhicules, la durée du contrat, la durée d engagement, les garanties intégrées au contrat d assurance (garanties, sinistre, franchise, prêt de véhicule, ), ainsi que les coordonnées précises des personnes en charge du contrat d assurance. Véhicule en option : Dans le cas où les besoins de la SEMIGA nécessiteraient l achat d un septième véhicule dans les 2 ans suivants le présent appel à candidatures, le prestataire devra proposer un nouveau véhicule. Le coût de ce septième véhicule, les conditions d achat et les contrats y afférents (assurance) seront identiques aux véhicules achetés de même catégorie à l issue de la présente procédure Caractéristiques du matériel: La SEMIGA entend se rendre acquéreur de 6 véhicules répartis dans les gammes suivantes : Utilitaire : Affaire : Citadine : 2 véhicules 2 véhicules 2 véhicules Kilométrage annuel par véhicule : km. (pour la mise en place du contrat d assurance)

7 Descriptif de la gamme «Utilitaire» Nombre de véhicules : 2 Nombre de places : 2 Volume utile : entre 2.5 et 3 m 3 Boite de vitesse : manuelle Motorisation: Cylindrée inférieure ou égale à cm 3. Puissance administrative : inférieure ou égale à 6 CV fiscaux. Moteur diesel avec bonus écologique ou moteur Hybride. Consommation : émission de CO² inférieure ou égale à 115 g/km. cycle mixte compris entre 4 et 5 litres/ 100. Peinture couleur : blanc Eléments d'équipements: radio air conditionné Régulateur et limiteur de vitesse Bluetooth Porte coulissante latérale

8 Descriptif de la gamme «Affaire» Nombre de véhicules : 2 Nombre de places : 2 Volume de coffre : compris entre 600 et L Boite de vitesse : manuelle Motorisation: Cylindrée inférieure ou égale à cm 3. Puissance administrative : inférieure ou égale à 6 CV fiscaux. Moteur diesel avec bonus écologique ou moteur Hybride. Consommation : émission de CO² inférieure ou égale à 110 g/km. cycle mixte : 5 litres/ 100. Peinture couleur : blanc Eléments d'équipements: radio air conditionné Régulateur et limiteur de vitesse Bluetooth

9 Descriptif de la gamme «citadine» Nombre de véhicules : 2 Nombre de places : 5, avec sièges à l arrière rabattables Boite de vitesse : manuelle Motorisation: Cylindrée inférieure ou égale à cm 3. Puissance administrative : inférieure ou égale à 6 CV fiscaux. Moteur diesel avec bonus écologique ou moteur Hybride. Consommation : émission de CO² inférieure ou égale à 110 g/km. cycle mixte : 5 litres/ 100. Peinture couleur : blanc Eléments d'équipements: radio air conditionné Régulateur et limiteur de vitesse Bluetooth

10 3.3. Lot 2 : Fourniture d un véhicule en location longue durée : Composition de l offre : Le lot 2 concerne la location en longue durée d un véhicule de direction. La durée du marché est fixée à 3 ans. Outre le respect des conditions générales décrites dans l article 3.1, la proposition devra intégrer les trois points suivants : Une offre commerciale correspondant à la location en longue durée d un véhicule. Le véhicule répondra aux caractéristiques techniques décrites dans l article caractéristiques du matériel. Un contrat d entretien global (comprenant le changement des pneus) : L offre détaillera le coût annuel du contrat d entretien du véhicule, la durée du contrat, les garanties intégrées au contrat, les coordonnées du service en charge de l entretien. Détail des prestations : Carburant - gestion du carburant: Sauf cas particulier de véhicules hybrides, les véhicules seront équipés d'un moteur diesel. En option (non obligatoire) le prestataire indiquera le cout mensuel de la gestion du carburant et la fourniture d'une carte essence. Maintenance - Entretien du véhicule - Réparations: Seront à la charge du prestataire : - Les visites de garantie, les révisions périodiques prévues par le constructeur, y compris les pièces, la main d'œuvre et la fourniture de lubrifiants. - L'ensemble des opérations nécessaires à la réparation des véhicules suite à une panne ou usure. - Les appoints d'huile entre deux révisions, la fourniture de liquide de refroidissement, les balais d'essuie-glaces, les ampoules, les fusibles, les piles, la batterie. - Les contrôles techniques réglementaires, visites et mises en conformité. Pneumatiques: La prestation sera incluse dans la maintenance. Un nombre de pneumatiques sera défini par le kilométrage contractuel et les normes de sécurité. Dans le cas où l'usure le justifie, des pneus supplémentaires seront délivrés sur demande écrite de la SEMIGA. La dépose et le montage, le parallélisme et l'équilibrage seront inclus dans la prestation ainsi que les interventions pour réparation suite à crevaison ou éclatement.

11 Un contrat d assurance : L offre correspondra aux conditions générales décrites dans l article 3.1. et détaillera le coût annuel de l assurance du véhicule, la durée du contrat, la durée d engagement, les garanties intégrées au contrat d assurance (garanties, sinistre, franchise, prêt de véhicule, ), ainsi que les coordonnées précises des personnes en charge du contrat d assurance. Suivi et gestion : Le prestataire adressera trimestriellement à la SEMIGA (au gestionnaire du parc désigné), une situation sur le kilométrage réellement parcouru, les écarts par rapport à la base contractuelle ainsi qu'une simulation sur la durée de la location. Modification et prolongation de contrat : Le contrat sera modifiable en cours d'exécution; les ajustements concerneront essentiellement la durée ou le kilométrage contractuel. En cas de prolongation de contrat, le loueur devra indiquer à la SEMIGA quels sont les éléments pour déterminer le nouveau loyer. Privation d'usage: Pour toute panne immobilisant le véhicule plus de 48 heures, déduction sera faite sur le loyer du mois considéré, du nombre exact de jours (exprimé en 1/30emes par jour) pendant lesquels la SEMIGA aura été privée de l'usage dudit véhicule. La régularisation devra être faite au plus tard le deuxième mois après l'immobilisation du véhicule. Fin de location : Le véhicule devra être restitué par la SEMIGA au plus tard le dernier jour de la location. Dans le cas exceptionnel où le véhicule ne pourrait être restitué avant la fin de la location, aucune pénalité ne sera due par la SEMIGA. Le loyer sera, dans ce cas, calculé au prorata temporis. La SEMIGA pourra également à tout moment et sans justification mettre fin à un ou à plusieurs contrats. Elle en informera le loueur par simple lettre indiquant la date et le lieu de restitution anticipée. Le loueur proposera dans ce cas un nouveau contrat prenant en compte la modification de la durée et de kilométrage. Hors la tolérance kilométrique admise, le loueur facturera à la SEMIGA des kilomètres supplémentaires parcourus au-delà du kilométrage contractuel ou remboursera les kilomètres non parcourus selon un barème qu'il indiquera. A la restitution, l'état du véhicule fera l'objet d'une expertise faite conjointement par le garage et par le conducteur. Des éventuels frais de remise en état pourront être facturés à la SEMIGA si l'état d'usure et de vieillissement n'est pas conforme aux normes contractuelles du loueur. Ces normes seront précisées par le loueur. Rachat : La SEMIGA ou l'utilisateur se réserve le droit d'acquérir le véhicule en fin de location. Facturation : La facturation sera établie mensuellement et précisera le détail des prestations (loyer financier, maintenance, pneumatique, perte financière, ).

12 Caractéristiques du matériel: Nombre de véhicule : 1 Gamme : Breack Kilométrage : km / an Nombre de véhicules : 1 Nombre de places : 5 Boite de vitesse : automatique Motorisation: Cylindrée inférieure ou égale à cm 3. Puissance administrative : inférieure ou égale à 6 CV fiscaux. Moteur diesel avec bonus écologique ou moteur Hybride. Consommation : émission de CO² inférieure ou égale à 150 g/km. cycle mixte inférieure à 6 litres/ 100. Peinture couleur : noir Eléments d'équipements: ABS et aide au freinage d urgence Airbags frontaux Direction assistée Air conditionné Régulateur et limiteur de vitesse Bluetooth GPS

13 4. REGLES DE CONSULTATION 4.1. Organisation de la réponse La construction des offres devra permettre : D identifier précisément le type de véhicule proposé au regard des prestations demandées, le détail de la maintenance et l ensemble des coûts afférents, Indiquer les moyens humains et techniques mis en œuvre pour assurer la mission (personne en charge du dossier, ses coordonnées téléphoniques, postales) Le pli cacheté contenant les deux enveloppes également cachetées porte l'indication de l'appel d'offres auquel il se rapporte. Monsieur le Directeur de la SEMIGA Offre pour la fourniture de véhicules de société Lot 1 : fourniture de véhicules plus un en option Ou Lot 2 : fourniture d un véhicule en location longue durée NE PAS OUVRIR avant la séance d ouverture des plis Les deux enveloppes intérieures porteront la mention : Offre pour : Offre pour la fourniture véhicule de société Lot 1 ou Lot 2 Nom de l entreprise : Enveloppe n 1 pièces administratives ou Enveloppe n 2 - Offre Le pli cacheté, devra être à l adresse suivante : SEMIGA Forum Ville Active bâtiment F CS rue Robert Mallet Stevens Nîmes cedex 9 Avant le jour et l heure inscrits sur la première page du présent règlement de la consultation. S ils sont envoyés par la poste, ils devront l'être à cette même adresse, par pli recommandé avec avis de réception postal, et parvenir à destination avant ces mêmes dates et heures limites. Les dossiers qui seraient remis, ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées, ainsi que ceux remis sous enveloppes non cachetées, ne seront pas retenus : ils seront renvoyés à leur auteur Planning du projet Date de publication de l appel d offres : vendredi 7 octobre 2011 Date limite de dépôts des candidatures : mardi 8 novembre 2011 à 12h00

14 ACTE D'ENGAGEMENT Lot 1 Article 1- contractant Je soussigné, M Après avoir pris connaissance du cahier des charges et du règlement de consultation et des documents qui y sont mentionnés; M'ENGAGE à produire, si mon offre est retenue et si je ne les ai pas déjà fournies à l'appui de mon offre, les pièces prévues au règlement de consultation dans un délai de 8 jours francs à compter de la date de réception de la demande qui m'en sera faite par la personne signataire du marché. M'ENGAGE sans réserve, conformément aux stipulations des documents visés cidessus, à exécuter la prestation dans les conditions ci-après définies. L'offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m'est notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée dans le règlement de consultation. Article 2- Prix Proposition 1: Fourniture de 6 véhicules plus 1 en option. MODELES DES VEHICULES PROPOSES : Coût. En toutes lettres Délais de livraison Consommation en cycle mixte Emission de CO² Marché de fourniture de véhicules de société lot 1 : 6 véhicules et un en option Octobre 2011

15 CONTRAT D ASSURANCE : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût Proposition 2 : Fourniture de 6 véhicules plus 1 en option. MODELES DES VEHICULES PROPOSES : Coût En toutes lettres Délais de livraison Consommation en cycle mixte Emission de CO² CONTRAT D ASSURANCE : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût Marché de fourniture de véhicules de société lot 1 : 6 véhicules et un en option Octobre 2011

16 Article 3- Durée du marché La période de validité du marché débutera à la date de l'ordre de service de notification. Article 4- Paiements La SEMIGA se libérera des sommes dues au titre du présent marché par chèque ou virement après livraison des véhicules et réception de la facture. Fait en un seul original A le.. Mention manuscrite " lu et approuvé" Signature(s) de l' (des) entrepreneur(s) Acceptation de l'offre. Est accepté la présente offre pour valoir acte d'engagement. A le... Le Président Directeur Général. Yvan VERDIER Marché de fourniture de véhicules de société lot 1 : 6 véhicules et un en option Octobre 2011

17 Article 1- contractant ACTE D'ENGAGEMENT Lot 2 Je soussigné, M Après avoir pris connaissance du cahier des charges et du règlement de consultation et des documents qui y sont mentionnés; M'ENGAGE à produire, si mon offre est retenue et si je ne les ai pas déjà fournies à l'appui de mon offre, les pièces prévues au règlement de consultation dans un délai de 8 jours francs à compter de la date de réception de la demande qui m'en sera faite par la personne signataire du marché. M'ENGAGE sans réserve, conformément aux stipulations des documents visés cidessus, à exécuter la prestation dans les conditions ci-après définies. L'offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m'est notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres fixée dans le règlement de consultation. Article 2- Prix Proposition 1: Fourniture d un véhicule en location longue durée (marché sur 3 ans). MODELE DU VEHICULE PROPOSE : Durée de la location : Nombre de mensualité : Coût mensuel En toutes lettres Délais de livraison Consommation en cycle mixte Emission de CO² Marché de fourniture de véhicules de société lot 2 : 1 véhicule en LLD Octobre 2011

18 CONTRAT D ENTRETIEN : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût CONTRAT D ASSURANCE : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût Proposition 2 : Fourniture d un véhicule en location longue durée (marché sur 3 ans). MODELE DU VEHICULE PROPOSE : Durée de la location : Nombre de mensualités : Coût En toutes lettres Délais de livraison Consommation en cycle mixte Emission de CO² Marché de fourniture de véhicules de société lot 2 : 1 véhicule en LLD Octobre 2011

19 CONTRAT D ENTRETIEN : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût CONTRAT D ASSURANCE : Garanties : Durée du contrat : Nombre de mensualités : Coût Article 3- Durée du marché La période de validité du marché débutera à la date de l'ordre de service de notification. Article 4- Paiements La SEMIGA se libérera des sommes dues au titre du présent marché par chèque ou virement après livraison des véhicules et réception de la facture. Fait en un seul original A le.. Mention manuscrite " lu et approuvé" Signature(s) de l' (des) entrepreneur(s) Acceptation de l'offre. Est accepté la présente offre pour valoir acte d'engagement. A le... Le Président Directeur Général. Yvan VERDIER Marché de fourniture de véhicules de société lot 2 : 1 véhicule en LLD Octobre 2011