Apprenez à : - Mettre des tableaux en forme - Faire des calculs simples - Faire des graphiques. Initiation à EXCEL

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1 Apprenez à : - Mettre des tableaux en forme - Faire des calculs simples - Faire des graphiques Initiation à EXCEL

2 Partie 1 : Mise en page 1. Créer un tableau et changer la taille des cellules Rentrez les données dans votre tableau, cellule par cellule. Vous pouvez naviguer entre les cellules avec les flèches du clavier. Vous pouvez voir ici que les cellules ne sont pas forcément à la taille adaptée à leur contenu.

3 Pour agrandir une cellule, placez votre curseur sur la petite ligne qui sépare le haut (cellules grises) de la colonne de celle qui est à côté, cliquez lorsque la forme du curseur change et étirez la colonne.

4 2. Changer la position du contenu de la cellule Pour changer la position du contenu, il vous suffit de cliquer sur la cellule concernée ou de sélectionner l ensemble des cellules que vous voulez modifier et d utiliser ces outils : Alignement, haut, milieu ou bas Retour à la ligne automatique (en cas de texte important) Alignement, droit, centré ou gauche Fusionner et centrer! Astuce! : Si vous voulez aller à la ligne au sein d une cellule (pour une liste par exemple), il faut taper votre première ligne, puis utiliser le clavier en appuyant sur «Alt» et «Maj» en même temps, afin de vous placer en dessous.

5 3. Changer le format des nombres (devise, date, pourcentage, ) Sélectionnez les cellules concernées et utilisez ces outils : Devise, pourcentage, Si vous souhaitez changer le format des nombres dans une colonne ou une ligne, il vous suffit de la sélectionner et d ensuite choisir le format voulu dans la liste déroulante. ATTENTION : si vous choisissez «comptabilité», il sera ensuite impossible de modifier la position du nombre dans la cellule (il restera toujours à droite). Si vous voulez le changer, sélectionnez à la place «monétaire»

6 4. Ajouter une bordure Sélectionner votre tableau, puis utilisez l outil «bordure» dans l encart «Polices». Vous pouvez choisir ici le style de bordure, la couleur, l épaisseur, etc

7 5. Changer la couleur des cellules Sélectionner les cellules, et cliquez sur l outil «pot de peinture» dans l encart «Police». NOTE : Vous pouvez bien sûr changer la taille et la police de votre texte, comme sur word, grâce aux outils de l encart «Police».

8 6. Insérer ou supprimer des lignes ou des colonnes Insérer ou supprimer des lignes ou des colonnes se fait à partir de ces icônes de l onglet «accueil». INSERER Positionnez vous sur la cellule d une ligne ou d une colonne devant laquelle vous souhaitez insérer. Cliquez sur «Insérer» et choisissez l option que vous souhaitez. SUPPRIMER Sélectionnez la colonne ou la ligne à supprimer. Cliquez sur «Supprimer» et choisissez l option que vous souhaitez.

9 7. Trier par ordre alphabétique Si vous souhaitez classer votre tableau par ordre alphabétique, sélectionnez la colonne ou ligne concernée et cliquez sur : Sélectionnez ensuite «Etendre la sélection» (pour que l ensemble des données de votre tableau suive le tri) et validez par «Tri». ATTENTION : Si la première ligne ne se classe pas lorsque vous sélectionnez et demandez un tri, il est possible que cela vienne d une case cochée dans «Tri personnalisé». Veillez à la décocher.

10 Partie 2 : Calculs simples 1. Additionner Pour étudier les calculs, nous allons utiliser un tableau de comptes. Pour faire une addition, il suffit de sélectionner les cellules que l on souhaite additionner, plus celle sur laquelle vous souhaitez avoir votre résultat. Ensuite, cliquez sur : La somme se calcule automatiquement. Pour voir la formule utilisée, il vous suffit de vous positionner sur la cellule du résultat et de regarder la «barre de fonction» Si vous voulez juste additionner le contenu de deux cellules qui ne se suivent pas, vous devez vous positionner dans la cellule qui accueillera le résultat, taper = puis cliquer sur la première cellule, tapez + et cliquer sur la seconde cellule (vous pouvez le faire avec autant de cellules que nécessaire). Validez par «Entrée».

11 2. Soustraire Pour faire une soustraction, vous ne pouvez pas le faire automatiquement. Positionnez dans la cellule qui accueillera le résultat et taper = Cliquez sur la première cellule, tapez - et cliquez sur la seconde cellule (vous pouvez le faire avec autant de cellules que nécessaire). Validez par «Entrée».

12 3. Multiplier et diviser Pour faire une multiplication ou division il faut procéder comme pour une soustraction. Positionnez dans la cellule qui accueillera le résultat et taper = Cliquez sur la première cellule, tapez * pour multiplier ou / pour diviser et cliquez sur la seconde cellule (vous pouvez le faire avec autant de cellules que nécessaire). Validez par «Entrée».! Astuce! : Si vous ne voulez pas avoir à refaire les calculs dans chaque cellule, vous pouvez simplement «tirer» la première cellule (contenant le calcul initial) vers le bas. Excel saura tout seul aller chercher les bonnes données pour refaire l opération.

13 4. Moyenne Pour faire une moyenne, il suffit de sélectionner les cellules que l on souhaite additionner, plus celle sur laquelle vous souhaitez avoir votre résultat. Ensuite, cliquez sur : La moyenne se calcule automatiquement. Pour voir la formule utilisée, il vous suffit de vous positionner sur la cellule du résultat et de regarder la «barre de fonction».

14 5. NB et NB.SI NB et NB.SI sont des fonctions avancées que vous retrouverez dans l outil «Insérer une fonction» à côté de la barre de formules. NB permet de calculer le nombre de cellules contenant des données chiffrées. NB.SI permet de calculer le nombre de cellules contenant un critère alphabétique précis.

15 a) NB. SI Si vous souhaitez calculer par exemple le nombre de fois où le mot «carotte» revient dans un tableau, il faut : vous placer dans la cellule où vous souhaitez obtenir le résultat et taper = cliquer sur et sélectionner la fonction NB.SI sélectionner la plage où se trouvent les données dans la première case et le critère recherché dans la seconde. valider par «OK»

16 b) NB Si vous souhaitez calculer par exemple le nombre de données chiffrées dans un tableau, il faut : vous placer dans la cellule où vous souhaitez obtenir le résultat et taper = cliquer sur et sélectionner la fonction NB sélectionner la plage où se trouvent les données dans la première case. valider par «OK»

17 EXERCICES D APPLICATION 1. Mise en page (a) A FAIRE : Reproduire ce tableau Mettez les cellules à la bonne taille Réglez l emplacement du texte dans les cellules (centré) Créer une bordure simple pour l ensemble du tableau Créer ensuite une double bordure en dessous de la première ligne Choisissez une bordure épaisse pour le tour de votre tableau Choisissez la bonne taille de police pour la première ligne (16), mettez la en gras Mettez en italique la première colonne Classez la première colonne par ordre alphabétique Changez le format des chiffres pour qu ils s affichent en Rajoutez des couleurs

18 2. Mise en page (b) A FAIRE : Reproduire ce tableau Mettez les cellules à la bonne taille Fusionnez les cellules de la première ligne Réglez l emplacement du texte dans les cellules (centré pour les titres et droit pour le reste ) Rajouter la couleur en fonction des lettres (a=violet, e=vert, w=bleu) Créez les bordures simples en faisant attention à n en mettre que là où elles sont nécessaires comme sur le modèle Créez ensuite une double bordure en dessous de la première ligne Choisissez une bordure épaisse pour le tour de votre tableau Choisissez la bonne taille de police pour la première ligne (16), mettez la en gras et changez la couleur de la police et du fond. Mettez en gras la seconde ligne. Fusionnez les cellules restées blanches

19 5. Calculs (a) A FAIRE : Reproduire ces tableaux Mettez les cellules à la bonne taille Fusionnez les cellules de la première ligne, puis de la seconde et des lignes intermédiaires du premier tableau Créez les bordures simples pour les deux tableaux et une bordure épaisse autour. Rajoutez des couleurs Réglez la taille de la police, rajoutez le gras et changez le format des nombres en Faites les calculs du second tableau, pour pouvoir compléter le premier (multiplication par 6) Complétez le premier tableau, puis faites les additions pour remplir les cellules «TOTAL» Faites une soustraction pour obtenir le montant disponible.

20 4. Calculs (b) A FAIRE : Reproduire ce tableau Mettez les cellules à la bonne taille Fusionnez les cellules des premières lignes et centrer le texte Créer une bordure simple pour l ensemble du tableau Faites les calculs nécessaires pour remplir la colonne «Total des ventes» (addition : ventes France + ventes export ) Faites les calculs nécessaires pour remplir la colonne «Différence» (soustraction : Ventes prévues Total des ventes) Faites les calculs nécessaires pour remplir la ligne «TOTAUX» (addition) Changez la couleur des valeurs négatives

21 Partie 3 : Les graphiques 1. Les différents graphiques Les graphiques permettent d afficher des séries de données numériques sous forme graphique afin de faciliter la compréhension de quantités de données volumineuses et la relation entre les différentes séries de données. Il est très facile de créer un graphique sur Excel mais avant de commencer, nous allons définir les différents types :

22 Les barres (horizontales ou verticales) Permettent d'attirer l'attention sur la comparaison de valeurs plutôt que sur une période suivie de temps. Les barres empilées Servent surtout pour comparer la croissance et la progression de données similaires (toujours pour des pourcentages). Erreur fréquente : l'utilisation d'un trop grand nombre de valeurs car il devient difficile de lire les quantités

23 Les courbes Servent à représenter des données sur une période de temps : évolution des ventes, de la population, des cours de la Bourse, de l'audience d'un site Web, etc. Ce type de graphique est souvent à combiner à un autre type de graphique pour une meilleure lisibilité. Les secteurs Très utilisé dans tous les domaines, ce type de graphique permet de comprendre la part de chaque secteur dans l'ensemble et de mettre en valeur l'élément ou les éléments importants. Erreur fréquente : plusieurs secteurs de très petites tailles rendent la lecture du graphique difficile. Mieux vaut alors réunir les petits secteurs en un seul secteur.

24 Les radars Utilisées dans divers domaines pour mettre en valeur une série par rapport à une autre, les toiles d'araignée superposées donnent une bonne vue d'ensemble d'une situation donnée. Les aires Le graphique en aires est semblable au graphique en courbes. Il est à préférer pour mettre en évidence l'amplitude de la variation ou la grandeur des valeurs plutôt que l'écoulement du temps et le taux de variation

25 Nuage de points Le nuage de points indique le degré de corrélation entre deux ou plusieurs variables liées. Les Bulles Un graphique à bulles montre la corrélation entre trois variables à l'aide de bulles de tailles différentes : catégories et valeurs sur les axes X et Y et un paramètre additionnel. L'aire de la bulle indique la valeur de ce troisième paramètre.

26 2. Pour mettre en place votre graphique vous vous efforcerez de répondre à ces trois questions : 1. Que voulez-vous montrer? 2. Comment structurer vos données pour y arriver? 3. Quel modèle de graphique choisir? Vous verrez souvent des graphiques qui malgré le travail qu'ils ont représenté ne montrent rien et sont finalement moins clairs qu'un simple tableau. Une fois que vous avez en tête les différents graphiques possibles gardez bien en mémoire quelques points : Un graphique doit être clair, ne cherchez pas à caser toutes vos données dans votre graphique qui risquerait d'être confus et illisible. Pour réussir ce point, vous serez sans doute amené à structurer vos données en fonction du résultat final que vous devez obtenir, ou à construire des petits tableaux intermédiaires permettant d'exploiter tel ou tel aspect de vos données. N'abusez pas des effets visuels. Si vous avez un message à faire passer, des chiffres clés ou des tendances à communiquer, les effets visuels peuvent vous aider à mettre en valeur vos arguments mais ils ne sont pas un but en soi. Trop d'effets d'ombres, de relief, de 3D, de couleurs ou autres masquent le message que le graphique est censé faire passer.

27 3. Faire un graphique sous Excel Créer tout d abord votre tableau Ecrire à la suite toutes les informations du tableau et utiliser le petit carré pour border votre tableau, en sélectionnant d abord la première ligne puis ensuite le reste du tableau.

28 Pour faire votre graphique, il faut sélectionner l ensemble du tableau. Rendez-vous dans l onglet «Insertion» et allez à l endroit où vous avez tous les graphiques.

29 Vous choisissez le graphique qui vous semble le plus clair (ici : l histogramme 3D groupé).

30 Une fenêtre d Outils s ouvre. Elle s appelle «Outils de graphique» et contient toute les options graphiques que propose Excel. Permet de changer la couleur ou le fond du graphique. Permet de modifier le type de graphique. Personnalise la disposition du graphique en insérant par exemple un titre.

31 Comme pour tout autre dessin, il est possible d agrandir et de déplacer le graphique. Pour agrandir votre graphique, il faut déplacer votre curseur vers un coin de celui-ci.

32 Le graphique se déplace là où vous le souhaitez! Pour déplacer votre graphique, il suffit de déplacer votre curseur sur votre graphique jusqu à ce qu une petite croix apparaisse. A ce moment là cliquer sur votre graphique, une fois et déplacer votre souris tout en maintenant le bouton enfoncer.

33 Partie 4 : Sécurité 1. Figer les volets Figer les volets conserve une zone d une feuille de calcul visible pendant que vous faites défiler l écran pour accéder à une autre zone de la feuille de calcul, vous pouvez soit verrouiller des lignes ou des colonnes spécifiques dans une zone en figeant les volets, soit créer des zones de feuille de calcul multiples pouvant défiler séparément en fractionnant les volets.

34 a) Figer la première ligne d un tableau Il faut d abord écrire la première ligne du tableau en commençant par la case A1. Puis la sélectionner entièrement en cliquant sur le petit 1. Ensuite cliquer sur l onglet «Affichage» et sur «Figer les volets»

35 Plusieurs options sont proposées, pour l exemple choisir «Figer la ligne supérieur». Vous pouvez ainsi voguer dans le tableau sans que la première ligne disparaisse.

36 Pour retirer l option «Figer les volets», il suffit de cliquer sur l onglet «Affichage» puis sur le menu déroulant «Figer les volets» et enfin sur «Libérer les volets».

37 2. Protéger les données Pour empêcher que des données importantes soient accidentellement ou intentionnellement modifiées, déplacées ou supprimées d une feuille de calcul ou d un classeur, vous pouvez protéger une feuille de calcul ou un classeur à l aide ou non d un mot de passe. Vous pouvez également protéger un élément de classeur (partie d une feuille de calcul ou cellule unique). IMPORTANT : Si vous voulez définir ou modifier la protection de l intégralité du classeur, voir «Protéger un classeur avec un mot de passe». La protection du classeur entier à l aide d un mot de passe renforce la sécurité face aux utilisateurs mal intentionnés. Nous allons reprendre le tableau de l exercice précédent et nous allons le protéger par un mot de passe. Cliquer sur l onglet «Révision» puis sur «Protéger la feuille». Sélectionnez ce que vous souhaitez que tous les utilisateurs puissent faire.

38 Ecrivez le mot de passe choisi et cliquez ensuite sur OK. Une confirmation de mot de passe vous est ensuite demandée. Si le mot de passe est différent, un message apparaitra et il faudra recommencer.

39 Une fois le tableau protégé vous ne pourrez travailler sur votre tableau et le modifier, qu en cliquant sur «Ôter la protection» et en rentrant votre mot de passe.

40 Vous pouvez aussi protéger l ensemble de votre classeur et non une feuille en utilisant «Protéger le classeur». Le procédé est le même que pour protéger une feuille.

41 Vous pouvez aussi utiliser «Chiffrer avec un mot de passe» pour empêcher la lecteur du tableau. Il existe également une manière plus fine de protéger son document. Cette option permet de paramétrer véritablement ce que vous voulez ou non autoriser. Vous rentrez votre tableau, puis vous cliquez sur «Enregistrer sous».

42 Le fenêtre d enregistrement apparaît, cliquez sur «Outils», à coté d «Enregistrer» puis sur «Options générales». L option «Mot de passe pour la lecture» permet d empêcher la lecture du document par un mot de passe. «Mot de passe pour modification» permet d accepter que quelqu un puisse lire le document mais ne peut pas le modifier. «Lecture seule recommandée» est une option qui permet de recommandée la lecture seule mais ne protège pas le document.