Les outils BI du consultant métier

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1 Les outils BI du consultant métier Michel BALDELLON Anne VINAGRE 26 février 2015 & 3 mars 2015

2 L analyse autonome des données d une entreprise est un facteur clé de succès d une mission de diagnostic Les indicateurs d efficacité et d efficience sont : (re)calculés Un diagnostic comprend souvent une partie analyse de la performance basée sur des données chiffrées mis en regard des objectifs de l entreprise ou des meilleures pratiques que savent atteindre les consultants Les écarts entre situation actuelle et atteignable sont quantifiés et représentent le potentiel de gains, bases de la justification économique du projet de transformation qui sera proposé au client Des mises en priorité sont faites sur base de Pareto et/ou sur bases de matrices multicritères Exemple de «livrable» d une mission La capacité de mener d autres analyses que celles fournies par le client est une des conditions d apport de valeur ajoutée Cours «BI pour consultants» 2

3 Les analyses de données permettent de valider ou d invalider des hypothèses formulées pendant la préparation de la mission Ceci vous a été rappelé dans le cours «Supply Chain» d Anne Vinagre Cours «BI pour consultants» 3

4 Le diagnostic d un cabinet de conseil fait appel à plusieurs compétences Le consultant doit d abord apporter une méthodologie d analyse, confortée par une expertise métier des meilleures pratiques, et chiffrée par des données Consulting Outils BI 70% Expertise métier 10% Diagnostic 20% Cours «BI pour consultants» 4

5 De nouvelles générations d outil BI mettent cette analyse de données à la portée de tous les consultants «métier» Excel n'est pas adapté (même si c'est possible) à l'utilisation des nouvelles volumétries Les outils de BI traditionnels (comme Business Object) sont complexes et ne sont peu pertinents en phase de diag (car il faudrait faire appel aux informaticiens pour créer des «univers»...) La nouvelle génération (Tableau, MicroStrategy, voire ClikView ) permet de démarrer immédiatement avec un fichier texte, un fichier Excel, une base Access, ou en se connectant aux bases de l entreprise Ils sont bien plus intuitifs et fonctionnent par «cliquez-glissez» : Answer questions as fast as you can think of them x Faster Direct connect & go Certains d entre eux sont gratuits pour les étudiants (voir vidéos 2 min - en cliquant sur les liens Tableau Software et MicroStrategy) Cours «BI pour consultants» 5

6 Ce cours vise à vous permettre d acquérir les bases nécessaires à votre autonomie Démarrage L interface utilisateur Dimensions et mesures «Montre-moi» Connexion aux données Excel Tableau Server Fichiers textes : CSV ou issus de copier/coller Connexion directe versus import de données Filtres sur sources de données Premiers pas Tableaux croisés Graphes Explorations des types de représentations possibles Collaboration Impression / PDF Export vers Excel Copie image Programme type du cours proposé Analyses simples Notion de hiérarchies : intégrées ou à construire Les tris Les filtres : par sélection, filtres simples, filtres complexes Les groupes Calculs simples Les calculs de table rapide : total cumulé, pourcentage du total, différence La notion de champ calculé Les agrégations : somme, moyenne IF THEN ELSE END Premiers tableaux de bord dynamique Les objets : feuille, image, texte, liens URL Les filtres d actions Cours «BI pour consultants» 6

7 Le but est de construire des représentations chiffrées ou graphiques qui conduisent vers l action proposée Passer d une restitution sous Excel difficilement lisible à des indicateurs et des objectifs définis et des priorités clairement assignées à un tableau de bord synthétique et intégré Cours «BI pour consultants» 7

8 Exemple de restitutions enseignées 1/3 Cours «BI pour consultants» 8

9 Exemple de restitutions enseignées 2/3 Cours «BI pour consultants» 9

10 Exemple de restitutions enseignées 3/3 Cours «BI pour consultants» 10

11 À la fin de ce cours, vous serez capables de mener des analyses-types, indispensables pour un diagnostic Exemple d analyses à réaliser en sessions Calculer un indicateur d efficacité (ex : un taux de service) Créer un diagramme «Waterfall» pour représenter les coûts cumulés (les coûts sont des indicateurs d'efficience d un processus) Créer des diagrammes de Pareto pour hiérarchiser les problèmes : commencer par les 20% des actions qui génèreront 80% des résultats Créer un tableau de bord synthétique pour commenter les mises en priorité et le suivi par exception des résultats Analyser des stocks en mettant en évidence les familles ou références qui représentent de gros montants et qui tournent peu ou sont obsolètes. (les stocks sont des indicateurs d'efficience de la Supply Chain) L accent est mis sur le «story telling»! Que démontre l analyse présentée? Dans quelle «histoire» s inscrit-elle? Cours «BI pour consultants» 11

12 Vous aurez acquis quelques dimensions techniques indispensables pour dialoguer avec leurs interlocuteurs Sur un plan technique, vous aurez compris Ce que peux apporter un outil décisionnel et de simulation «Read Only» L'importance de la structuration des données à demander sous forme de «bases de données» (même Excel ou texte) directement exploitables Les temps de réponse qu'il est possible d'obtenir aujourd'hui à l époque où l on discute beaucoup de «big data» : sur des bases de 1 million de lignes (temps réel) sur leur poste de travail en stand-alone sur des bases de 100 millions de lignes (moins de 30 secondes) Une répartition des rôles «utilisateurs vs informatique» informatique : construction des entrepôts de données (préparées, qualifiées et documentées) utilisateur : analyses ad hoc Cours «BI pour consultants» 12

13 La pédagogie est essentiellement orientée «mise en situation» 20% du temps pour découvrir la technique enseignée 80% du temps en pratique sur des cas réels Les données fournies seront des extraits de bases de données réelles d entreprises, rendues anonymes pour des raison de confidentialité Des vidéos tutoriels en anglais (fournis par l éditeur du logiciel) et en français (fournis par nous) pour se former «avant, pendant, après» le cours L évaluation finale se fait sur base d une étude individuelle à rendre sous huitaine après la dernière session Le barême de notation : 50% sur les restitutions et 50% sur «l histoire racontée» Cours «BI pour consultants» 13

14 Accéder au données > Écoles > EMLYON Business School > Mastère BI Cours «BI pour consultants» 14

15 L importance de la structuration des données : elles doivent être communiquées sous forme de base de données Un consultant peut passer 80% du temps à mettre en forme la base qu il va utiliser pour seulement 20% d analyse proprement dite Format incorrect : ici, un tableau croisé Format correct Cours «BI pour consultants» 15

16 Quelques mots et noms sont à connaître Base de données d entreprise (où sont stockées les données «de production» des ERP type SAP Domaine des informaticiens Bases de données fiables, sécurisées et bien conçues «Rapports institutionnels» Base de données décisionnelles ou DataWarehouse Domaine des utilisateurs Analyses «ad hoc» ORACLE IBM DB2 SAP HANA SQL Server MySQL «ETL» Extract Transform Load Les mêmes bases de données + des bases spécialisées HP Vertica Vues utilisateurs ou Datamart Tableau Software QlikView MicroStrategy Business Object IBM Cognos SAP BW Hyperion Microsoft BI Cours «BI pour consultants» 16

17 Exercices Taux de service Équilibrage «charge capacité» dans le cadre d un Plan Industriel et Commercial Tableau de bord commercial Service clients bancaire Waterfall Niveau de stock Cours «BI pour consultants» 17

18 Taux de service fournisseur (1/2) Une entreprise a un mauvais taux de service (<80%) à ses clients. Le planning lance ce que demandent les client et la production fabrique plutôt bien quand elle a les composants pour le faire. Il semblerait que par contre les fournisseurs ont un mauvais taux de service On vous demande ce que vous en pensez Quelles données demanderiez-vous? Que chercherez vous à démontrer? Quelle seraient vos recommandations? Cours «BI pour consultants» 18

19 Taux de service fournisseur (2/2) Exemple de questions que vous pouvez-vous poser? Combien ai-je de lignes dans le fichier? Combien ai-je de fournisseurs? Quel est le taux de service des fournisseurs? Quel est le taux de service global? Il y a-t-il une différence entre les pays? Entre les groupes? Quels sont les pays où j achète? Rédiger un rapport d une page analyse + recommandation Cours «BI pour consultants» 19

20 Le Plan Industriel et Commercial ou «S&OP» (Sales & Opérations) 1/5 Une entreprise fabrique une grande variété de produits. Nous sommes en mai 2015, et les commerciaux ont fourni les prévisions de ventes sur les 12 mois à venir. Sur base de ces prévisions et des temps gammes par produit, il a été possible de calculer la charge ligne de fabrication par ligne de fabrication (il s agit ici du temps «machine») Les besoins en personnel pour faire tourner ces lignes (on suppose en première approximation que le personnel est polyvalent) Les produits de cette entreprise sont stockables, mais pas trop longtemps quand même. La différence ne vous a pas semblé si énorme que cela entre les produits des 3 premières lignes (Bravo, Delta et Lima). Vous pourriez envisager de les rendre polyvalentes, moyennant des investissements. Par contre les produits fabriqués sur Mike et Roméo font appel à des technologies très différentes. Les temps de fabrication d une série sont de l ordre de 2 à 4 heures La population est assez âgée et polyvalente Cours «BI pour consultants» 20

21 Le Plan Industriel et Commercial ou «S&OP» (Sales & Opérations) 2/5 L usine est organisée en flux : un produit est fabriqué en une seule passe Lignes de production Bravo Lima Delta Mike Roméo Cours «BI pour consultants» 21

22 Le Plan Industriel et Commercial ou «S&OP» (Sales & Opérations) 3/5 Un onglet Excel «Data Lignes Machine» avec charge et capacité par ligne de prod Les données communiquées Un onglet Excel «Data Équilibre Personnel» avec charge et capacité par ligne de prod Comment vous y prendriez-vous? Que chercheriez-vous à démontrer? Cours «BI pour consultants» 22

23 Le Plan Industriel et Commercial ou «S&OP» (Sales & Opérations) 4/5 Les analyses demandées Les représentations possibles Lignes de production (machines) Analyse charge capacité globale Idem par ligne de production Impact polyvalence Bravo, Delta, Lima Chiffres ou barres Barres / lignes sur un seul écran Barres / lignes sur un seul écran Personnel Analyse charge capacité (les effectifs sont totalement polyvalent) Chiffres ou barres Rédiger un rapport de 3-4 slides + 1 page de recommandations Cours «BI pour consultants» 23

24 Le Plan Industriel et Commercial ou «S&OP» (Sales & Opérations) 5/5 Exemple de visuel réalisé en session Pour des explications et une vidéo détaillée, lire Planification des ressources : piloter d un seul coup d œil! L'USINE NOUVELLE - Michel BALDELLON & Anne VINAGRE Cours «BI pour consultants» 24

25 Exercice : Tableau de bord Commercial 1/2 Expertise métier et conseil : par quel magasin commencer? Comparatif par rapport à N-1 ou par rapport au budget? Écart en % ou en valeur absolue? Expertise BI 1 : la meilleure représentation Expertise BI 2 : un tableau de bord dynamique Cours «BI pour consultants» 25

26 Exercice : Tableau de bord Commercial 2/2 Les données communiquées Groupe de magasins Magasins CA réel cumulé à date Objectif budgétaire Cours «BI pour consultants» 26

27 Tableau de bord Suivi efficience en production 1/3 Les données communiquées Efficience = Heures produites / Heures payées Cours «BI pour consultants» 27

28 Tableau de bord Suivi efficience en production 2/3 Les questions posées Quel est le taux d efficience de l usine? Quel somme d argent est «perdue» (l entreprise emploie plein d intérimaires) si l on se fixe un objectif global de 85%, ce qui est le standard minimum dans ce type d industrie? Hypothèse : Coût = 20 / heure Quel est le taux d efficience par UAT et îlots? On prendra comme objectif 75% : par lesquels commenceriez-vous? Représentez l évolution mois / mois pour un UAT, puis semaine / semaine pour un îlot Proposez un tableau de bord de l unité de production Cours «BI pour consultants» 28

29 Tableau de bord Suivi efficience en production 3/3 Exemple de tableau de bord réalisé par un participant en session Cours «BI pour consultants» 29

30 Exercice : Service «gestion des demandes utilisateurs» 1/3 Le contexte et les besoins exprimés La direction informatique d une grande assurance est très satisfaite du service qu elle apporte aux utilisateurs qui lui font des demandes de type téléphonie, installation d un nouveau matériel ou logiciel Pourtant, ce n est ni le sentiment des utilisateurs, ni celui de la Direction Générale Il n y a jusqu à présent aucune enquête de satisfaction formelle, à l issue des deux semaines «contractuelles» que s auto-fixe la DSI pour traiter une demande On vous demande de «factualiser» les choses Comment vous y prendriez-vous? Quelles données demanderiez-vous? Que chercheriez-vous à démontrer? Cours «BI pour consultants» 30

31 Exercice : Service «gestion des demandes utilisateurs» 2/3 Les données communiquées Vous avez pu obtenir la base de données contenant l historique des demandes de 2013 à ce jour, closes et en cours Sa structure est donnée ci-contre Il y a une ligne par demande On se focalisera dans un premier temps sur les champs : Date de création Date de clôture : si vide («Null»), le dossier n est pas fini de traiter Type : le type «migration» sera observé, mais exclus ensuite de nos analyses, car non représentatif Nombre l IP (pour «indice de poids») qui représente une unité de charge de travail nécessaire pour traiter la demande Cours «BI pour consultants» 31

32 Exercice : Service «gestion des demandes utilisateurs» 3/3 Les analyses demandées Quel est le délai moyen de réponse actuel? Quel est le délai moyen de réponse par type? Mettez en relation avec le nombre de demandes et/ou la charge représentée. Par où commenceriez-vous? Quel est le stock de demandes non traitées? Votre analyse? Essayer une représentation de type «balance âgée» (histogramme par date) Après analyse, par lesquelles commenceriezvous? Bâtissez un tableau de bord permettant de visualiser la liste des demandes non closes d une période donnée Les représentations possibles Barres ou histogramme Nuage de points (X-Y ou bulles sous Excel)? Histogramme Histogramme Tableau de bord histogramme + liste Rédiger un rapport de 2-4 slides + 1 page de plan d action Cours «BI pour consultants» 32

33 Waterfall Le «waterfall» ou «bridge» est une représentation commune en finance et contrôle de gestion Passer de ceci à cela Voir illustration sur YouTube : Cours «BI pour consultants» 33