RECRUITMENT CONSULTANT POST

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1 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2015/26/CSLT/LB/17-ASB DB/sd 09 September 2015 RECRUITMENT CONSULTANT POST The NATO Support & Procurement Agency (NSPA) in Capellen, G.-D. of Luxembourg, is facing a requirement to hire an experienced and competent consultant: I. POST DETAILS Title / Post description: Ref. N : Organization: Grade: Duty locations: Post requirements form: Specificity: Contract duration: Application deadline: 29/09/2015 Interview date: TO BE DETERMINED II. APPLICATION GUIDANCE CONSULTANT SENIOR TECHNICAL EXPERT (EXPERIENCED IN DISMANTLING, DISPOSAL AND DEMILITARIZATION (D3) OF MILITARY MATERIAL, INCLUDING NAVAL SHIPS AND STORES) CO-5128 GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Ammunition Support Branch A-3 equivalent Capellen (Luxembourg) & La Spezia (Italy) CO5128 PRF Deployment to specified areas in support of NATO council operations 4 months, with an option to be extended if required. Candidates are required to return the standard NSPA application form and the post requirements form (PRF). Documents should be submitted by to: recruitment@nspa.nato.int. They must also complete the medical questionnaire and submit it by to: medical@nspa.nato.int. To facilitate invitations and correspondence, candidates are requested to provide an address and a phone number. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates will be contacted by the NSPA recruitment team. Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected. FOR THE CHIEF OF HUMAN RESOURCES DIVISION D. BELLINI Chief of Recruitment, Development and Medical Branch L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO UNCLASSIFIED

2 HUMAN RESOURCES DIVISION DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES HR/2015/26/CSLT/LB/17 ASB DB/sd 09 septembre 2015 RECRUTEMENT D UN CONSULTANT L'Agence OTAN de soutien & d acquisition (NSPA), à Capellen, G.-D. de Luxembourg, doit faire face à un besoin d engager un consultant expérimenté et compétent : I. DETAILS DU POSTE Titre / Fiche de poste : Ref. N : Organisation : CONSULTANT EXPERT(E) TECHNIQUE PRINCIPAL(E) [EXPERIMENTE(E) DANS LES DOMAINES DE LA DEMILITARISATION, DU DEMANTELEMENT ET DE L'ELIMINATION (D3) DE MATERIEL MILITAIRE, ET NOTAMMENT DE NAVIRES MILITAIRES D'APPROVISIONNEMENTS NAVALS] CO-5128 BUREAU DE PROGRAMME «SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION», Branche «soutien des munitions» Grade : Équivalent A-3 Lieux d affectation : Capellen (Luxembourg) et La Spezia (Italie). Questionnaire relatif aux exigences du poste : CO-5128 PRF Spécificité : Mission dans des zones qui seront précisées, afin d apporter un soutien à des opérations approuvées par le Conseil de l OTAN qui nécessitent un appui civil Durée du contrat : Date limite dépôt des candidatures : 29/09/2015 Date d entrevue : SERA FIXEE ULTERIEUREMENT II. MODALITES DE CANDIDATURE 4 mois, avec une prolongation possible, si besoin. Les candidats devront renvoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à: recruitment@nspa.nato.int. Les candidats doivent également compléter le questionnaire médical et l envoyer à: medical@nspa.nato.int. Dans le but de faciliter l envoi des invitations et de la correspondance, les candidats sont invités à fournir une adresse électronique et un numéro de téléphone. L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: recruitment@nspa.nato.int Fax: (+352) NATO SANS CLASSIFICATION

3 De plus, veuillez noter qu en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seuls les candidats invités à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées. POUR LE CHEF DE LA DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES D. BELLINI Chef de la Branche recrutement, développement et service médical L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: Fax: (+352) NATO SANS CLASSIFICATION

4 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET ORGANIZATION TITLE POSITION No. : GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Ammunition Support Branch : Consultant - Senior Technical Expert (Experienced in Dismantling, Disposal and Demilitarization (D3) of military material, including naval ships and stores) CO-5128 DUTY LOCATIONS : Capellen, Luxembourg & La Spezia, Italy The incumbent is responsible to the Chief of Branch for providing technical services in support for the disposal of naval ships and stores in Italy and in Capellen, Luxembourg. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Preparing and reviewing Statements of Work (SOW s) which fully define the materiel or services requested, including definition of technical contractual requirements and coordinating the related Requests for Proposals (RFPs). Monitoring contractors performance to ensure that technical contractual conditions are fulfilled and proposing corrective actions as required. Assisting in the project management tasks and in regular reviews conducted to control all identified project risks. Analyzing contractor technical reports and test results to ensure conformity with technical and contractual requirements and making recommendations for further actions. Participating in on-site and pre-award surveys for technical assessments for the material and services to be procured, including onsite quality control and work acceptance inspections. Participating in developing and implementing a quality assurance surveillance plan. Coordinating and submitting financial reports and analyses concerning project activities. Reviewing and submitting reports and analyses in support of existing or proposed projects. Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software. Participating in meetings and conferences as required. Undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions, as required. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. CO5128 (LB)

5 Specific Responsibilities Providing specialist expertise in support of NATO and national operations, specifically providing D3 technical services in Italy and in Capellen, Luxembourg. Representing NSPA in the field to the customer and contractor, but without committing NSPA in the absence of specific direction from Capellen to anything that will: Change the scope of works, Increase the cost of the works, Extend the contract completion date. QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education. Experience in dismantling, demilitarization and disposal activities and operations. Proficiency in technical report writing. Experience in the administration of contracts and in project management. Knowledge of quality assurance standards and policies. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages, including technical drawing package. Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other. Specific Qualifications Experience in technical management of NATO projects and/or similar experience would be an asset. Proficient in writing, speaking, and understanding Italian would be an advantage. Good knowledge of the implications of relevant transnational environmental recommendations, laws and legislation. Desirable Qualification Good knowledge of the second official NATO language would be an asset. CO5128 (LB)

6 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET ORGANISATION TITRE POSTE N : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Branche "soutien des munitions" : Consultant Expert(e) technique principal(e) [expérimenté(e) dans les domaines de la démilitarisation, du démantèlement et de l'élimination (D3) de matériel militaire, et notamment de navires militaires et d'approvisionnements navals] : CO-5128 LIEUX D'AFFECTATION : Capellen, Luxembourg & La Spezia, Italie Responsable envers le chef de branche, le (la) titulaire est chargé(e) de la fourniture de services techniques en appui de l'élimination de navires militaires et d'approvisionnements navals en Italie et à Capellen au Luxembourg. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales élaborer et étudier des cahiers des charges (SOW) qui définissent complètement les matériels ou services demandés, ce qui comporte la définition des exigences techniques contractuelles, et assurer la coordination des appels d'offres connexes ; assurer le suivi des prestations des titulaires de marché pour veiller au respect des exigences techniques contractuelles et proposer des mesures correctives selon les besoins ; aider à exécuter les tâches de gestion de projet et à réaliser les revues régulières menées afin de contrôler tous les risques identifiés liés aux projets ; analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests afin de veiller au respect des exigences techniques et contractuelles, et formuler des recommandations pour suites à donner ; participer aux études sur site et aux enquêtes préalables à l attribution des marchés afin de procéder à des évaluations techniques concernant les matériels et les services à acheter (y compris les contrôles de qualité et les inspections de réception des travaux sur site) ; participer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan de surveillance de l'assurance de la qualité ; assurer la coordination et la soumission de rapports financiers et d'analyses concernant les activités liées aux projets ; examiner et soumettre des rapports et des analyses au titre de projets existants ou proposés ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des "requêtes" d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ; participer à des réunions et à des conférences selon les besoins ; entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, en fonction des besoins ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre ; En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. CO5128 (LB)

7 Responsabilités particulières fournir des compétences spécialisées au titre du soutien d'opérations menées par l'otan et les pays, et plus particulièrement des services techniques D3 en Italie et à Capellen au Luxembourg ; représenter la NSPA sur le terrain auprès des clients et des prestataires, sans toutefois engager la NSPA en l'absence d'instructions spécifiques du site de Capellen en quelque matière que ce soit qui aurait pour conséquence de : modifier le cahier des charges, augmenter le coût des travaux, repousser la date d'achèvement du marché. QUALIFICATIONS Qualifications générales Diplôme universitaire ou formation équivalente. Expérience des activités et opérations de démantèlement, de démilitarisation et d'élimination. Aptitude à rédiger des rapports techniques. Expérience de l'administration de contrats et de la gestion de projets. Connaissance des normes et principes d assurance de la qualité. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels, notamment de dessin industriel. Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan et connaissance pratique de l'autre. Qualifications particulières L'expérience de la gestion technique de projets de l OTAN ou une expérience similaire constituerait un atout. Une aptitude à comprendre et parler l'italien et à rédiger dans cette langue serait un avantage. Bonne connaissance des incidences des recommandations, des lois et de la législation transnationales pertinentes relatives à l'environnement. Qualification souhaitable Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan constituerait un atout. CO5128 (LB)

8 POST REQUIREMENTS FORM This form, duly completed, should be sent by to: 1. Name 2. Position Number 3. Position Title 4. Grade CO-5128 Consultant Senior Technical Expert (Experienced in Dismantling, Disposal and Demilitarization (D3) of military material, including naval ships and stores) N/A 3.Publication Reference 6. Deadline 7. Interview Date CSLT/LB/17/ /09/2015 TO BE DETERMINED DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website ( Employment, NSPA Vacancies ). The form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division (recruitment@nspa.nato.int).

9 PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, or short answers as yes, no etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS 1) University degree or equivalent education: 2) Experience in dismantling, demilitarization and disposal activities and operations: 3) Proficiency in technical report writing: 4) Experience in the administration of contracts and in project management: 5) Knowledge of quality assurance standards and policies: 6) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages, including technical drawing package: 7) Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other: 8) A "NATO SECRET" security clearance: PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS 1) Experience in technical management of NATO projects and/or similar experience would be an asset: 2) Proficient in writing, speaking, and understanding Italian would be an advantage: 3) Good knowledge of the implications of relevant transnational environmental recommendations, laws and legislation: PART 3 - DESIRABLE QUALIFICATION 1) Good knowledge of the second official NATO language would be an asset: PART 4 - COMMENTS 1) The incumbent of this post will be expected to deploy to specified areas in support of NATO council approved operations requiring civilian support. 2) The duty locations will be Capellen (Luxembourg) and La Spezia (Italy). I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination. NAME SIGNATURE DATE

10 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à: 1. Nom 2. Numéro de poste 3. Titre du poste 4. Grade CO-5128 Consultant Expert(e) technique principal(e) [expérimenté(e) dans les domaines de la démilitarisation, du démantèlement et de l'élimination (D3) de matériel militaire, et notamment de navires militaires d'approvisionnements navals] S.O. 5. Référence de la publication 6. Date de clôture 7. Date d entrevue CSLT/LB/17/ /09/2015 SERA FIXEE ULTERIEUREMENT CHER(E) CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d aider la Division des Ressources Humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet ( Emploi, Postes vacants à la NSPA ). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des Ressources Humaines de la NSPA (recruitment@nspa.nato.int).

11 VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES Les mentions, telle que : «voir ci-joint», «annexe», «document joint», «CV», ou de brèves réponses telles que «oui» ou «non»,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés ci-dessus ne seront pas prises en considération. PARTIE 1 QUALIFICATIONS REQUISES 1) Diplôme universitaire ou formation équivalente : 2) Expérience des activités et opérations de démantèlement, de démilitarisation et d'élimination : 3) Aptitude à rédiger des rapports techniques : 4) Expérience de l'administration de contrats et de la gestion de projets : 5) Connaissance des normes et principes d assurance de la qualité : 6) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels, notamment de dessin industriel : 7) Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan et connaissance pratique de l'autre : 8) Habilitation de sécurité "NATO SECRET" : PARTIE 2 QUALIFICATIONS PARTICULIERES 1) L'expérience de la gestion technique de projets de l OTAN ou une expérience similaire constituerait un atout : 2) Une aptitude à comprendre et parler l'italien et à rédiger dans cette langue serait un avantage : 3) Bonne connaissance des incidences des recommandations, des lois et de la législation transnationales pertinentes relatives à l'environnement : PARTIE 3 QUALIFICATIONS SOUHAITEES 1) Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan constituerait un atout : PARTIE 4 REMARQUES 1) Le titulaire de ce poste sera appelé à partir en mission dans des zones qui seront précisées, afin d apporter un soutien à des opérations approuvées par le Conseil de l OTAN qui nécessitent un appui civil. 2) Les lieux d affectations seront Capellen (Luxembourg) et La Spezia (Italie). Il est bien entendu que les informations fournies ci-dessus seront utilisées pour déterminer mes qualifications à un emploi/une carrière à la NSPA. Je suis conscient(e) que toute fausse déclaration et/ou omission, même involontaire de ma part, pourront mener à l annulation de ma candidature ou de tout engagement futur. NOM SIGNATURE DATE