Procédures relatives au dépôt ponctuel de certificats à la CDS

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1 Expédition et emballage Procédures relatives au dépôt ponctuel de certificats à la CDS Calendrier et délai de traitement Les dépôts ponctuels de certificats sont expédiés au bureau des Obligations d épargne du Canada tous les mercredis. Les dépôts en suspens sont confirmés dans les dix jours ouvrables suivant leur réception. Les demandes de dépôt liées aux certificats d obligations «R» reçues pendant la période de fermeture des livres (soit deux mois avant la date anniversaire) sont mises en attente et traitées dans les dix jours ouvrables suivant la fin de cette période. Emballage Le courtier doit placer ses certificats dans une enveloppe de messagerie ordinaire portant clairement l adresse suivante : Obligations d épargne du Canada 50, rue O Connor, bureau 201 Ottawa (Ontario) K1P 6L2 Livraison Le courtier peut faire livrer son paquet directement au bureau des Obligations d épargne du Canada par service de messagerie ou par la Brink s. S il utilise la Brink s, le courtier peut faire livrer son paquet au bureau le plus proche de la CDS, à Toronto, Montréal, Calgary ou Vancouver. Le paquet doit être accompagné du formulaire du Service mondial de Brink s. L adresse complète du bureau des Obligations d épargne du Canada (fournie ci-dessus) doit figurer sur le formulaire dûment rempli. Les paquets sont livrés par la Brink s au bureau des Obligations d épargne du Canada avant 10 h le deuxième jour ouvrable suivant leur collecte. Facturation par la Brink s - Les procédures normales de facturation doivent être respectées. Préparation des certificats - Il n est pas nécessaire d annuler les certificats en y apposant un timbre ou autrement. - Le courtier doit enlever et conserver la partie supérieure des vieux certificats. - Les agrafes doivent être enlevées. - Si un certificat a été réparé au moyen de ruban adhésif, celui-ci ne doit pas être apparent. - Les certificats très endommagés doivent faire l objet d un dépôt distinct à la CDS, car le bureau des Obligations d épargne du Canada les traite manuellement. Contenu des envois - Compte tenu de la capacité de traitement du bureau des Obligations d épargne du Canada, l envoi du courtier ne doit pas contenir plus de certificats. - Les pièces justificatives, y compris les documents juridiques (procuration, testament, etc.), ne doivent pas quitter le bureau de l agent vendeur ni accompagner l envoi. - Une copie de l Avis de dépôt à la CDS doit être jointe pour chaque dépôt CDSX inclus dans l envoi. 1

2 Inscription des dépôts dans le système CDSX - Le courtier utilise l IDUC BOCF de la Banque du Canada pour inscrire les dépôts dans le système CDSX. - Il inscrit le nombre de certificats par coupure inclus dans le dépôt (p. ex., 58 x 100 $, 36 x 300 $), comme suit : 1. Dans le champ NOMBRE DE CERTIFICATS, inscrire le nombre de certificats par coupure, p. ex., 58 x Dans le champ COUPURE, inscrire la valeur totale des certificats, p. ex., Dans le champ NOTE, inscrire son nom et son numéro de téléphone. Traitement des dépôts dans le système de la Banque du Canada Les certificats inclus dans un dépôt à la CDS sont annulés dans le système de la Banque du Canada et inscrits au compte CDS & Co dans la catégorie des titres sans certificat. Une fois le certificat extrait du système de la Banque du Canada, les seuls motifs de rejet possibles sont les suivants : - le certificat appartient à la catégorie des titres inactifs (p. ex., perdu ou volé); - le certificat est échu. Une fois tous les certificats d un dépôt à la CDS traités par le système de la Banque du Canada, les rapports suivants sont produits (voir les exemples en annexe) : - Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier; - Relevé détaillé des effets rejetés dans les dépôts d un courtier. Le dépositaire utilise le Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier pour confirmer les dépôts en attente dans le système CDSX. Mesures correctives Des mesures correctives pourraient s imposer dans le cas du rejet de certaines données d un dépôt ou de la non-concordance du montant du système de la Banque du Canada et de celui du dépôt à la CDS. Voici les mesures prises lorsque des erreurs sont relevées durant le traitement des dépôts de certificats. Montant du dépôt erroné - Le courtier reçoit par télécopie le Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier. - La Banque du Canada modifie le montant du dépôt initial inscrit dans le système CDSX afin qu il corresponde à la valeur totale des certificats traités par son système. - Le dépôt en suspens à la CDS est confirmé dans le système CDSX. 2

3 Mesures correctives Effets destinés à un tiers - Si le dépôt contient des titres autres que des OEC ou des OPC (p. ex., des chèques, des Obligations d épargne de l Ontario), la Banque du Canada modifie le montant du dépôt et retourne l effet destiné à un tiers par l entremise de la CDS, accompagné d une copie de l Avis de dépôt initial et du Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier. Le dépôt à la CDS contient des certificats liés à plusieurs ISIN - Le cas échéant, les mesures suivantes sont prises : 1. Une copie du Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier, où figure le montant correspondant à chaque ISIN, est transmise au courtier par télécopieur. 2. Le montant du dépôt initial est modifié dans le système CDSX. 3. Le courtier se voit demander de faire un nouveau dépôt à la CDS pour chaque ISIN supplémentaire figurant sur le Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier. Le champ NOTE de chaque nouveau dépôt doit comporter un renvoi au dépôt initial. Le dépôt à la CDS contient des certificats inactifs (perdus ou volés) - Les certificats appartenant à la catégorie des titres inactifs sont rejetés. - Le Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier et le Relevé détaillé des effets rejetés dans les dépôts d un courtier sont transmis au courtier par télécopieur. - La Banque du Canada modifie le montant du dépôt initial inscrit dans le système CDSX afin qu il corresponde au montant obtenu par son propre système. - Le bureau des Obligations d épargne du Canada fait une recherche et : 1. s il confirme la perte ou le vol du certificat, la procédure habituelle à cet égard s applique; 2. si le certificat est inactif en raison d une erreur dans le système de la Banque du Canada, la correction est apportée dans le système. Le certificat est ensuite inscrit au compte CDS & Co par l intermédiaire du système de la Banque du Canada. - On demande au courtier de faire un nouveau dépôt à la CDS pour les certificats ayant fait l objet de mesures correctives. - Le champ NOTE de chaque nouveau dépôt doit comporter un renvoi au dépôt initial. Le dépôt à la CDS contient des certificats échus - Les certificats échus sont rejetés. - Le Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier et le Relevé détaillé des effets rejetés dans les dépôts d un courtier sont transmis au courtier par télécopieur. - La Banque du Canada modifie le montant du dépôt initial inscrit dans le système CDSX afin qu il corresponde au montant obtenu par son propre système. - Le remboursement des certificats échus s effectue par voie électronique dans le système de la Banque du Canada. - Le paiement par chèque et les documents connexes sont envoyés au courtier par l entremise de la CDS. 3

4 Délai de traitement Le délai de confirmation normal d un dépôt à la CDS est de douze jours (c.-à-d. deux jours pour l expédition et dix jours pour le traitement). Ce délai ne s applique toutefois pas aux certificats rejetés, qui sont traités au cas par cas. Leur délai de confirmation varie en fonction de la nature de l erreur. Lorsqu un dépôt à la CDS ne peut être confirmé dans le délai prévu, le courtier en est avisé. 4

5 Rapport des résultats du traitement des titres provenant d un courtier ID DÉPÔT : Dyyddd Date de la demande : AAAA-MM-JJ ISIN TITRE Total cert. N bre total Total cert. N bre total Total cert. traités en $ cert. traités rejetés en $ cert. rejetés acceptés en $ CA999999XX99 OEC S55 C $ $ $ XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX $ $ $ $ $ TOTAL à déposer $ $ $ $ $ Total cert. traités en $ Montant (en dollars) du capital de tous les certificats inclus dans le fichier de collecte, pour un ISIN ou pour l ensemble du fichier (à la ligne TOTAL à déposer) N bre total cert. traités Nombre de certificats inclus dans le fichier de collecte, pour un ISIN ou pour l ensemble du fichier (à la ligne TOTAL à déposer) Total cert. rejetés en $ Montant (en dollars) du capital de tous les certificats, y compris les exceptions, rejetés du fichier de collecte, pour un ISIN ou pour l ensemble du fichier (à la ligne TOTAL à déposer) N bre total cert. rejetés Nombre de certificats, y compris les exceptions, rejetés du fichier de collecte, pour un ISIN ou pour l ensemble du fichier (à la ligne TOTAL à déposer) Total cert. acceptés en $ Montant (en dollars) du capital de tous les certificats inclus dans le fichier de collecte, traités et acceptés (convertis en titres sans certificat), pour un ISIN ou pour l ensemble du fichier (à la ligne TOTAL à déposer); on doit utiliser le montant inscrit à la ligne TOTAL à déposer pour confirmer le dépôt global. Si certains certificats sont rejetés, le dépôt doit être rajusté pour correspondre à ce montant. 5

6 Relevé détaillé des effets rejetés dans les dépôts d un courtier ID DÉPÔT : Dyyddd Date de la demande : AAAA-MM-JJ N o effet ISIN ID certificat Coupure Code d erreur Description Mode image/code de repérage CA999999XX99 RS50M D Certificat présenté durant la période de fermeture des livres XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXXX caractères XXXX XX TOTAL cert. rejetés en $ par ISIN TOTAL cert. rejetés en $ par DÉPÔT N o effet Numéro de séquence des effets inscrits dans le rapport Mode image/code de repérage Code du mode image et code de repérage de l image du certificat Code d erreur Code d erreur attribué par le système de la Banque du Canada 6