Bureau 10 décembre 2013 à 18h00 GSD 307. Board December 10, 2013 at 6:00 PM GSD 307 ITEM. 1 Call to Order: 6:03 pm. Appel à l ordre : 18h03

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1 Procès verbal Bureau 10 décembre 2013 à 18h00 GSD 307 Appel à l ordre : 18h03 Présences : Commissaire à l interne, commissaire aux finances, commissaire à l externe, commissaire aux affaires universitaires, commissaire à la vie étudiante, Najib Khan, Cailey Dover, Gabrielle Ross-Marquette, Matthew Lafreniere, coordonnateur de la Maison des étudiant.e.s diplômé.e.s et à l interne Absence : Directrice générale des élections Adoption de l ordre du jour Externe propose d ajouter deux motions visant à partager la responsabilité de la programmation sociale et les réservations au Café entre le coordonnateur de la Maison des étudiant.e.s diplômé.e.s et à l interne, la commissaire à la vie étudiante, la coordonnatrice des activités politiques et des communications, et le gérant du Café. Appuyée par Ross-Marquette En faveur : 9 Abstentions : 0 La motion passé. Deux motions sont ajoutées à l ordre du jour. L adoption de l ordre du jour tel que modifié ITEM Minutes Board December 10, 2013 at 6:00 PM GSD Call to Order: 6:03 pm Present: Internal Commissioner, Finance Commissioner, External Commissioner, University Affairs Commissioner, Student Life Commissioner, Najib Khan, Cailey Dover, Gabrielle Ross-Marquette, Matthew Lafreniere, Grad House and Internal Coordinator Absent: Director General of Elections 2 Adoption of the Agenda External proposes adding two motions regarding sharing the responsibility of the Café s social programming and booking between the Grad House and Internal Coordinator, the Student Life Coordinator, the Advocacy and Communications Coordinator, and the Café Manager. Seconded by Ross-Marquette In favour: 9 Abstentions: 0 Motion passes. Two motions are added to agenda. Adoption of agenda as modified is moved by Finance.

2 est proposée par finances. Appuyée par vie étudiante En faveur : 9 Abstentions : 0 L ordre du jour est adopté à l unanimité tel que modifié. Adoption du procès verbal Proposée par vie étudiante Appuyée par Khan En faveur : 8 Abstentions : 1 (Dover) Le procès verbal est adopté à l unanimité. Mot du Président d assemblée Le Président d assemblée se présente au Bureau (c est sa première réunion en tant que président) et dit qu il a hâte de travailler avec nous. Seconded by Student Life In favour: 9 Abstentions: 0 Agenda is adopted as modified unanimously. 3 Adoption of the Minutes Moved by Student Life Seconded by Khan In favour: 8 Abstentions: 1 (Dover) Minutes are adopted unanimously. 4 Chairperson s Word The Chair introduces himself to Board (this is his first meeting as Chair) and says he is looking forward to working with us. Affaires courantes 5 Business Arising Affaires principales 6 Main Business Motion visant à approuver le contrat du gérant du Café Nostalgica, Dave Breitenherdt Présentée par interne 6.1 Motion to Approve the Contract of the Café Nostalgica Manager, Dave Breitenherdt Presented by Internal

3 QRSQ le Bureau approuve le contrat du gérant du Café Nostalgica, en attendant qu il l accepte. Appuyée par vie étudiante Interne décrit le processus d embauche récent pour embaucher un nouveau gérant pour le Café (y compris la publicité pour le poste, le développement de l horaire pour les entrevues, le processus des entrevues et le processus de sélection du comité d embauche après les entrevues). Elle présente le candidat et son contrat. Les membres du Bureau discutent de plusieurs aspects du contrat durant la présentation. L inquiétude des membres du Bureau est la manque de compétence en français du candidat, donc ils proposent d ajouter une clause au contrat spécifiant que c est un contrat temporaire et qu il ne sera renouvelé que sous la condition que le candidat passe un test de compréhension. En faveur : 9 Abstentions : 0 La motion passe à l unanimité. Le contrat du gérant intérimaire de Café Nostalgica est approuvé. Interne va le confirmer avec le candidat, et ensuite elle va signer le contrat avec le candidat et la commissaire à la vie étudiante. Motion visant à partager la programmation sociale à Café Nostalgica entre la BIRT Board approve the contract of the Café Nostalgica Manager, pending his acceptance of the contract. Seconded by Student Life Internal describes the recent hiring process to hire a new manager for the Café (including advertising the position, scheduling and conducting interviews, and the hiring committee s selection process after the interviews). She presents the candidate and his contract. As she presents the contract, Board discusses various points of it. The concern of Board is the candidate s lack of proficiency in French, so it proposes to add a clause to the contract specifying that it is a temporary contract and will be renewed only on the condition that the candidate pass a proficiency test. In favour: 9 Abstentions: 0 The motion passes unanimously. The contract of the Café Nostalgica Interim Manager is approved. Internal will confirm with the candidate, and then sign the contract with him and the Student Life Commissioner. 6.2 Motion to Share Café Nostalgica Social Programming Between the Student Life

4 commissaire à la vie étudiante, la coordonnatrice des activités politiques et des communications, et le gérant du Café Présentée par externe QSRQ la programmation sociale à Café Nostalgica soit entreprise par la commissaire à la vie étudiante et appuyée par la coordonnatrice des activités politiques et des communications en coordination avec le gérant du Café. QSDPRQ ces responsabilités soient réévaluées d ici le 1 er juin, Appuyée par Ross-Marquette Des membres du Bureau sont contre cette motion car il n y a pas assez d espace dans le budget de la GSAÉD pour ceci, et les employé.e.s de la GSAÉD sont occupé.e.s avec leurs tâches actuelles. D autres membres s inquiètent au sujet d enlever des responsabilités au niveau de la vie étudiante du portfolio de la commissaire à la vie étudiante, bien qu il soit utile d utiliser un système automatisé en consultation avec le gérant. En faveur : 5 Contre : 1 Abstentions : 2 Commissioner, the Advocacy and Communications Coordinator, and the Café Manager Presented by External BIRT the Café Nostalgica social programming responsibility be undertaken by the Student Life Commissioner and supported by the Advocacy and Communications Coordinator in coordination with the Café Manager. BIFRT those responsibilities be re-evaluated by June 1, Seconded by Ross-Marquette Some Board members are against this motion because there is not enough room in the GSAÉD budget for this, and GSAÉD staff are busy with their existing tasks. Other members are concerned about removing social responsibilities from the portfolio of the Student Life Commissioner, though using an automated booking system in consultation with the Manager would be helpful. In favour: 5 Against: 1 Abstentions: 2 Motion passes. La motion passe. Motion visant à partager les responsabilités des réservations de Café Nostalgica entre le coordonnateur de la Maison des étudiant.e.s diplômé.e.s et à l interne et le 6.3 Motion to Share Café Nostalgica Booking and Reservation Responsibilities Between the Grad House and Internal Coordinator and the Café Manager

5 gérant du Café Présentée par externe QSRQ les responsabilités des réservations de Café Nostalgica soient entreprises par le coordonnateur de la Maison des étudiant.e.s diplômé.e.s et à l interne en coordination avec le gérant du Café. Appuyée par Ross-Marquette Une discussion telle que celle du point 6.2 s ensuit. En faveur : 5 Contre : 1 Abstentions : 2 La motion passe. Presented by External BIRT Café Nostalgica booking and reservation responsibilities be undertaken by the Grad House and Internal Coordinator in coordination with the Café Manager. Seconded by Ross-Marquette A similar discussion as with point 6.2 ensues. In favour: 5 Against: 1 Abstentions: 2 Motion passes. External is excused from the meeting. Externe s est dispensé de la réunion. Nouvelles affaires 7 New Business Comptes rendus de l exécutif 8 Executive Reports Commissaire à l interne Interne mentionne brièvement les tâches des ressources humaines sur lesquelles elle travaille (voir ci-dessus). Commissaire à la vie étudiante Vie étudiante mentionne que le Café aura un événement jeudi prochain auquel les étudiant.e.s diplômé.e.s sont bienvenues. Elle mentionne que les activités de la Semaine d accueil s en viennent et qu elles seront publies dans le bulletin. Elle confirme 8.1 Internal Commissioner Internal briefly mentions the human resources tasks that she has been working on (see above). 8.2 Student Life Commissioner Student Life mentions that the Café will have an event this coming Thursday to which grad students are invited. She mentions that the January Welcome Week activities are coming up, and that they will be advertised in the bulletin. She confirms that GSAÉD cannot

6 que la GSAÉD ne peut pas se permettre de faire le voyage de ski au Mont Tremblant qui a été proposé précédemment. Commissaire aux finances Finances n a rien à mentionner. Commissaire aux affaires universitaires Affaires universitaires mentionne qu il y avait deux chèques sans provisions de participant.e.s à la Retraite de rédaction d une semaine, donc la GSAÉD a dû payer deux frais de 7 $ à la banque; on espère que ces étudiant.e.s vont payer l argent en fin de compte. Elle et son comité ont commencé les préparations pour le colloque et elle va préparer un budget préliminaire du colloque pour le Bureau bientôt. Commissaire à l externe afford to go on the Mont Tremblant ski trip that had been proposed previously. 8.3 Finance Commissioner Finance has nothing to report. 8.4 University Affairs Commissioner University Affairs mentions that there were two bounced cheques from participants from the Week-Long Writing Retreat, so GSAÉD had to pay two $7 fees to the bank; hopefully the students will eventually pay the money. She and her committee have begun conference preparations, and she will prep a draft budget for it for Board soon. 8.5 External Commissioner (Dispensé.) (Excused.) Varia (pas de possibilité de vote) 9 Varia (no possibility of vote) Prochaine réunion Le 21 janvier 2014 à 18h00 Clôture : 10 Next Meeting January 21, 2014, 6:00 pm 11 Adjournment: Proposition de clôture : finances Appuyée par : vie étudiante Tous les membres sont en faveur. Clôture à 19h46. Move to adjourn: Finance Seconded by Student Life All in favour. Adjournment at 7:46 pm.