LE PAPE : GUIDE D UTILISATION DE LA VERSION

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1 LE PAPE : GUIDE D UTILISATION DE LA VERSION MODIFIEE Le PAPE est un outil développé sous Open Office et sous Excel (les captures d écran, dans le présent document, proviennent de la version Open Office). Il en utilise les fonctionnalités simples et plus particulièrement les filtres qui permettent de sélectionner, dans un tableau long, une ou plusieurs lignes, ainsi que les macros, qui permettent d effectuer automatiquement certaines tâches. Les différences de manipulation entre Open Office et Excel sont indiquées en rouge. ACTIVATION DES MACROS A l ouverture du classeur, la boîte de dialogue suivante apparaît : Cliquez sur Activer les macros. Si ce message n apparaît pas et que le document s ouvre directement sans les macros, il faut aller dans outils / option / openoffice.org/sécurité, cliquer sur sécurité des macros et choisir Niveau de sécurité moyen (ou dans outil/ option/ sécurité / sécurité des macros pour Excel) UTILISATION DES FILTRES Vous constatez que chacune des en-têtes des colonnes est pourvue d une flèche en son bord inférieur droit ; il s agit des filtres automatiques. 1

2 Nous vous conseillons une recherche par dispositif, mais il est possible d effectuer des recherches sur chacune des colonnes (voire plusieurs en même temps). Pour faire une recherche par dispositif, cliquez sur la flèche correspondante. La liste de tous les items de la colonne apparaît, classée par ordre alphabétique. Cliquez sur l Item de votre choix. Au-delà de sa fonctionnalité de sélection, le filtre automatique permet de visualiser, d un seul coup d œil, le contenu d une colonne. En cliquant, par exemple, sur la colonne Programme, vous visualisez la liste de tous les programmes concernés par le thème étudié. Le tableau est donc désormais filtré, c'est-à-dire qu il ne fait apparaître que la ligne sélectionnée. 2

3 Pour afficher à nouveau le tableau dans son intégralité, cliquez sur Données / Filtre / Supprimer le filtre (/ Afficher tout dans Excel). Attention, si vous fermez le classeur sans avoir tout affiché à nouveau, les filtres seront encore activés à la prochaine ouverture. CREATION DE FICHES «DISPOSITIF» Lorsqu un dispositif est sélectionné grâce au filtre automatique, il peut être nécessaire de l imprimer sous une forme plus pratique et plus lisible. Pour ce faire, sélectionner la ligne du dispositif. Pour sélectionner une ou des colonnes, cliquez-glissez sur le NUMERO de celles-ci, comme indiqué ci-dessous : Cliquez sur le bouton «Extraire», dans la première ligne de chaque onglet. 3

4 Durant l exécution de la macro, la boîte de dialogue suivante apparaît à deux reprises ; cliquez sur OUI. DANS OPEN OFFICE : Concrètement, la macro copie/ transpose les éléments sélectionnés vers la feuille FICHE, puis copie la feuille FICHE vers un nouveau classeur Open Office. Il ne faut donc pas supprimer cette feuille, qui est une sorte de «boite d envoi» vers un nouveau fichier. S ouvre alors un nouveau classeur Open Office. Enregistrez le nouveau classeur au nom et à l emplacement de votre choix. Vous pouvez imprimer. DANS EXCEL : La fiche créée vient écraser la précédente dans le classeur PAPE MODIFIE. Vous disposez donc désormais d une fiche «dispositif» se présentant comme suit : 4

5 La mise en page étant déjà définie, il vous suffit d enregistrer ce nouveau classeur ( / copier la feuille dans un nouveau classeur pour la version Excel) et de l imprimer. 5