Procédure I.1 Inscription d écoles à Admovi.ME

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1 Date de libération: 22 Octubre 2012 VERSION 1 R EVISION 3 FRANÇAIS Procédure I.1 Inscription d écoles à Admovi.ME Finalité de la procédure Définir la procédure administrative que devront suivre toutes les écoles qui désirent participer dans le Réseau Social de l Enseignement Catholique Admovi.ME et expliquer les acteurs impliqués dans le processus d inscription. de la procédure Les écoles appartenant aux membres constituants et associés de l'oiec. Sommaire Finalité de la procédure... 1 de la procédure... 1 Administrateurs et Acteurs de la Procédure... 1 Politiques de référence... 2 Description de la procédure... 2 Première partie, préparatifs: (Si vous êtes une école continuez dans la Deuxième partie)... 2 Deuxième partie, Inscription d une école... 3 Procedures Prédécesseurs et Dépendants... 8 Prédécesseurs... 8 Dépendants... 8 Les membres constituants de l'oiec sont des organisations des écoles catholiques dans chacun des pays qui ont officialisé leur participation au sein de notre organisation. Les membres associés de l'oiec sont des organisations religieuses ou congrégations qui officialisent leur participation dans l'organisation. Administrateurs et Acteurs de la Procédure Les administrateurs de la procédure sont d'une part l'équipe de projets de l OIEC, la Fondation Educar y Compartir (ci-après *) et les responsables nommés par chacun des membres constituants ou associés qui ont décidé de participer au Réseau Social de l'enseignement Catholique. Les acteurs de la procédure sont les responsables pour que chaque école définisse la relation avec l'oiec et l organisation de l'oiec dans son pays (ci-après: Organisation du pays). *, a été désignée par l'oiec pour effectuer la gestion et l'administration du projet Admovi.ME, elle a son siège dans le bâtiment de l'évêché, Plaza de la Seo, Zaragoza (Espagne) (+34) oiecfuneduc.org Page 1 de 8 Information Interne et Confidentielle pour usage exclusif de l OIEC et ses membres

2 Politiques de référence Les écoles devront être membres actifs des organisations des écoles catholiques faisant partie de l OIEC dans chaque Les écoles qui n appartiennent pas à l organisation du pays, devront d abord appartenir à cette organisation pour pouvoir participer, en suivant les procédures que l organisation du pays définisse. Les écoles seront inscrites dans un seul système d inscription mondial, exploité par l OIEC et accessible depuis le portail de l Organisation du Chaque Organisation du pays va vérifier et valider l information de l école qui souhaite participer et autorisera son inscription. Le Conseil de l OIEC a approuvé un quota de collaboration annuel obligatoire de 50 ou $60 USD, qui sera conçu pour soutenir les écoles à faibles revenus pour qu elles ne rester pas en dehors de notre réseau social. Le paiement de ce quota aura les options de paiement suivantes: o o Virements bancaires nationaux : les écoles feront directement le paiement à l'organisation de chaque pays suivant leurs instructions et procédures de contrôles internes, qui seront notifiés via un système d'inscription. Paiement en ligne par Internet: les écoles feront le paiement par Paypal au compte de la Fondation Educar y Compartir (), qui a été désigné comme l'entité opérationnelle du projet. o Chaque mois sera délivré un rapport d encaissement pour la distribution des ressources avec les pays qui réaliseront des encaissements. o Il n y a pas de remboursement des frais de collaboration pour aucune raison puisqu'il s'agit d'un don. Exceptionnellement, les membres associés (congrégations) peuvent conclure un accord global avec l'oiec, et donc un autre moyen de paiement ou par groupe pourra être mis en place, mais l'administration de l inscription sera responsabilité du S'il n existe pas une organisation membre dans un pays ou si celle-ci ne participe pas au projet se sera directement l'oiec, par le biais de, qui prenne le contrôle de l inscription des écoles de ce pays, ainsi comme l encaissement qui pourra seulement être reçu via Paiement en ligne par Internet. Description de la procédure Première partie, préparatifs: (Si vous êtes une école allez à la Deuxième partie) 1. L'organisation du pays nomme une personne chargée Organe de direction de de l'administration du projet qui sera le contact officiel l Organisation du avec l'oiec, lequel sera connu comme le responsable du réseau social dans le pays (RRSP). 2. L'OIEC assigne un compte de messagerie, format admovime@infoiec.net que le responsable du réseau social du pays utilisera pour l'exploitation du système et pour recevoir toute notification des écoles Equipe de projets de l OIEC Página 2 de 8

3 dans leur pays en ce qui concerne le projet. 3. L'organisation du pays définit la procédure administrative pour recevoir des paiements via virement/dépôt bancaire des quotas de collaboration fait par les écoles qui souhaitent participer dans leur 4. L'organisation du pays informe l'équipe de projets de l OIEC sur la procédure pour le paiement par virement/dépôt bancaire, pour qu elle soit publiée dans le système d'inscription de l'oiec. 5. Si l'organisation du pays dispose d'un site web, vous devrez y placer un hyperlien vers le système d'inscription des écoles du réseau social ainsi que le logo Admovi.ME (Hyperlien au système: (Téléchargement du Logo d Admovi.ME: Organe de direction de l Organisation du du réseau social du du réseau social du Equipe de projets de l OIEC Equipe de projets de l OIEC du réseau social du Webmaster de l Organisation du Si le Pays ne dispose pas d un site web, l OIEC pourra collaborer pour le créer. Pendant ce temps il faudra demander aux écoles d aller directement sur le site de l'oiec. ( 6. L OIEC et l Organisation du pays effectuent un cycle d inscription pour tester le processus et les comptes de messagerie associées. Equipe de projets de l OIEC du réseau social du Webmaster de l Organisation du Deuxième partie, Inscription d une école 1. L école intéressée désigne une personne responsable qui entre dans le portail de l'organisation d écoles catholiques du pays, pour commencer son inscription à Admovi.ME, en cliquant sur l'icône suivant: Si votre pays ne dispose pas d un site web de l organisation locale d écoles catholiques, vous pourrez faire son inscription directement sur le site de l OIEC ( en cliquant sur le même icône indiqué. 2. Une fois que la page d'accueil du projet a été visitée, l'école entre dans le système d'inscription en cliquant sur l'icône suivant: 3. L'école devra trouver dans le système si son établissement n'est pas Página 3 de 8

4 déjà inscrit, sur le premier écran du système qui est montré cidessous. Il y a trois formes pour chercher votre école: Par le nom de l école, une fois le pays et région/département/ville sélectionné préalablement ou la région selon chaque pays: Par le numéro associé préalablement par notre système. Ce numéro l aura la personne autorisée qui a inscrit initialement votre établissement. En sélectionnant une liste d écoles de votre pays, déjà inscrites. 4. Si vous ne trouvez pas votre école dans la liste, vous pouvez continuer l inscription initiale en complétant les données de votre établissement, à la fin du processus d'enregistrement il s arrête jusqu'à ce que vous receviez un courriel pour confirmer qu'il s'agit d'un compte réel. Passez à l'étape 5 de cette procédure. Si l'école est déjà inscrite, allez à l'étape 4B de cette procédure. Página 4 de 8

5 4B. Si vous avez déjà trouvé votre institution vous devrez examiner au sein de votre institution, si quelqu'un d'autre a fait l'inscription et/ou envoyer un courriel à l'organisation du pays, format: admovime@infoiec.net afin de clarifier l'inscription préalable et celui-ci doit inclure vos données générales afin de valider qu'il a les compétences nécessaires pour représenter votre établissement. du réseau social du 5. Lorsque vous recevez le courriel de confirmation remplissez les informations suivantes pour compléter votre inscription, qui seront envoyées au responsable du réseau social de l'organisation dans le pays pour sa validation. Página 5 de 8

6 6. Le responsable du réseau Social de l'organisation du pays, reçoit une notification par courriel pour autoriser l'école qui s est inscrite, avec un hyperlien qui le renvoie à l'écran suivant, qui contient l information enregistrée par l'école au point 5. du réseau social du Révisez l'information dans les documents internes de l'organisation du pays afin de valider que l'école y appartient, si vous le jugez nécessaire vous devrez prendre contact avec la personne qui a fait l'inscription et valider l'information, si celle-ci a le pouvoir de représenter l'école, etc. Autorisez ou refusez l'inscription, en cas de rejet, vous devrez envoyer un courriel avec les motifs de rejet. 7. Si l école a été autorisée par l'organisation du pays vous devrez compléter l inscription en effectuant le paiement des quotas de collaboration, le responsable de l'école recevra un courriel avec un hyperlien avec les instructions de paiement tel qu'indiqué sur l'écran suivant: Página 6 de 8

7 8. Pour réaliser le paiement en ligne, sélectionnez l option correspondante et appuyez sur le bouton Paypal: Pour effectuer le paiement par virement/dépôt bancaire (S il est disponible dans votre pays), vous devrez le faire au compte que l Organisation du pays définit et un écran avec les détails comme indiqué ci-dessous apparaîtra: Le responsable recevra un courriel avec les mêmes données pour effectuer son virement bancaire et avec les instructions pour confirmer le paiement. 9. Confirmation du paiement. Paiements en ligne : Paypal enverra des courriels de confirmation tant à l'acheteur comme à nous, donc aucune notification supplémentaire est nécessaire. Paiements par virement/dépôt: en plus des instructions que chaque pays établisse, l école enverra une image du bordereau du dépôt au courrier correspondant du pays, avec format : admovime@infoiec.net 10. Libération des paiements : Paiements en ligne : la Fondation Educar y Compartir (), nommé par l'oiec pour gérer les paiements en ligne et concentrer les ressources du réseau social, effectuera le paiement. Paiements par virement/dépôt: de son côté, le du réseau social de l Organisation du pays correspondant, vérifiera les dépôts dans ses comptes bancaires et effectuera le paiement dans le système d inscription via l hyperlien des courriels que vous recevrez du système pour chaque école confirmant son intention de paiement par Banque : du réseau social du Página 7 de 8

8 11. Fin de la procédure. L école reste inscrite, reçoit un courriel de bienvenue et peut commencer l'inscription de ses professeurs et élèves au réseau social (dans l étape de pré-inscription elle ne sera pas encore disponible), ainsi que demander tout bénéfice disponible dans les espaces de contenus et technologie d Admovi.ME Procédures Prédécesseurs et Dépendants Prédécesseurs Aucun. du réseau social du Dépendants Procédure I.2.-Inscription d Elèves et d Enseignants au Réseau Social (Non disponible en étape de pré-inscription) Procédure II.1.-Demande de Bénéfices Página 8 de 8