Dépenses d affranchissement

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1 Dépenses d affranchissement Bien les connaître, mieux les maîtriser Livre Blanc Machine à affranchir

2 Livre blanc machine à affranchir : pourquoi et pour qui? Ce livre blanc a pour premier but d analyser, de manière objective, les enjeux et les coûts du courrier papier et de son affranchissement. Son second but est de faire le point sur les machines à affranchir, l intérêt qu elles offrent, les solutions qu elles proposent et les économies potentielles qu elles permettent. Véritable outil d aide à la décision, il s adresse aussi bien aux entreprises petites ou moyennes et aux professionnels libéraux, qu aux directeurs généraux et aux responsables d achat. De manière plus générale, toutes les personnes amenées au sein de l entreprise à gérer, expédier régulièrement du courrier ou des petits colis y trouveront les informations nécessaires à l optimisation de cette partie de leur activité. Sommaire L affranchissement postal, données et perspectives...3 Machine à affranchir : pour quoi faire?...4 Machine à affranchir : la tour de contrôle des dépenses postales?...6 Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal...7 Une démarche inscrite dans le développement durable...10 Questions les plus fréquentes sur les machines à affranchir...11 À propos de Neopost

3 L affranchissement postal aujourd hui : données et perspectives Mds e Un poste important mais mal connu Quelle que soit la taille d une entreprise, les frais d affranchissement figurent parmi les coûts importants de son fonctionnement. Ils peuvent représenter jusqu à 7% des frais généraux, et les entreprises françaises dépensent chaque année 10 milliards d euros en affranchissement, soit autant que pour leurs communications téléphoniques fixes et mobiles. La réduction des coûts est bien souvent une préoccupation majeure des entreprises. Elles ont depuis longtemps adopté de bonnes pratiques pour rationaliser leur budget téléphonie, leur frais d impression ou de consommation énergétique. Il est pourtant beaucoup plus rare qu elles aient la même attitude concernant la maîtrise de leur frais d affranchissement. Chef d entreprise, comptable, etc., qui connaît le coût exact de ce poste? Qui sait quel type de courrier est expédié au sein de l entreprise? Et par qui? Budget annuel des entreprises françaises Le courrier papier : un support incontournable et plébiscité Malgré le développement de la communication dématérialisée, le courrier papier fait mieux que résister et gagne même du terrain : le dernier baromètre CSA pour le Club Courrier fait ainsi apparaître que 63% (+2% vs 2011) des Français aiment recevoir du courrier dans leur boîte aux lettres. Le courrier de gestion et d information est ainsi très largement préféré à l , car il permet l archivage et la reconsultation. Les courriers publicitaires ne sont pas en reste et se situent dans le trio de tête des moyens les plus efficaces pour les opérations de marketing direct. Source : baromètre CSA pour le Club Courrier Novembre 2012 Des enjeux multiples Vecteur de l image de l entreprise, le média courrier permet tout aussi bien de renforcer la relation client que de développer l activité. Son utilisation souple, à la portée de tous, met du coup en jeu de nombreux paramètres cruciaux pour l entreprise : sécurisation des données pour les courriers confidentiels, gestion des envois quotidiens, amélioration de la productivité et maîtrise des coûts. Autant d enjeux stratégiques qu un décideur ne peut se permettre de laisser au hasard Télécom (fixe + mobile) Affranchissement Fournitures de bureau Location Longue Durée de véhicules Le saviez-vous? Les solutions alternatives au courrier papier ou dématérialisation ne s avèrent finalement que complémentaires et les entreprises ne peuvent aujourd hui faire l impasse sur ce média dont le succès ne se dément pas. Au regard des enjeux, la maîtrise des coûts d affranchissement et l optimisation de la gestion des envois se révèlent donc plus primordiales que jamais. 3

4 Machine à affranchir : pour quoi faire? Terminal d affranchissement automatique situé dans l entreprise et permettant d imprimer directement sur l enveloppe la taxe correspondante et une flamme publicitaire (ou logo), la machine à affranchir multiplie les atouts pour une gestion efficace de l envoi de courriers au quotidien. Une alternative performante au timbre Véritables bureaux de poste à domicile, les machines à affranchir ont pour premiers avantages de faire gagner du temps en évitant les déplacements, les collages fastidieux, ou les envois reportés au lendemain pour cause de rupture du stock de timbres. Elles permettent ensuite de réaliser jusqu à 12% d économie en garantissant un affranchissement automatique au centime près là où les utilisateurs de timbres ont souvent tendance à sur-affranchir leur courrier. Avec la mise à jour des tarifs postaux par téléchargement, on est de plus toujours sûr de payer le juste prix. En rendant les stocks de timbres inutiles, les machines à affranchir permettent aussi de réduire les immobilisations et d optimiser la trésorerie. Enfin, l empreinte imprimée de votre logo véhicule une image professionnelle de l entreprise : c est un gage de sérieux pour tous les destinataires. Ce rôle de vecteur d image est encore renforcé par la possibilité d imprimer facilement une flamme personnalisée, voire un message commercial. Des fonctionnalités avancées qui font la différence Bien plus qu une simple alternative au timbre, les machines à affranchir de dernière génération sont aujourd hui davantage des systèmes de contrôle et d analyse des dépenses postales que de simples terminaux d affranchissement. Certains constructeurs proposent des modèles capables, par exemple, de mémoriser les tarifs par défaut, ou à utiliser prioritairement, pour une meilleure maîtrise des dépenses postales. Les modèles les plus avancés permettent, grâce à des outils statistiques, d analyser, de comparer les différentes pratiques et de simuler l utilisation de différents tarifs afin de choisir les plus compétitifs pour l entreprise. Les machines à affranchir sont le plus souvent assorties d une offre de services étendue qui en garantit une utilisation optimale : hotlines prioritaires, délais d interventions après-vente garantis, formation des utilisateurs, etc. Le saviez-vous? Depuis le 1 er juillet 2010, l affranchissement est moins cher avec une machine à affranchir qu avec un timbre. A compter du 1 er janvier 2013, pour une lettre inférieure à 20g au tarif Lettre Prioritaire, le prix du timbre est désormais de 0,63 et son affranchissement à la machine de 0,61. 4

5 Machine à affranchir : pour quoi faire? Des solutions adaptées à chaque entreprise Les machines à affranchir existent aujourd hui dans de nombreux modèles susceptibles de répondre aux besoins de toutes les entreprises, grandes ou petites. Pour bien choisir sa machine, il faut tenir compte de la volumétrie moyenne, des pics d affranchissement, ainsi que de la nature des plis : par exemple, plus on monte en gamme, plus l épaisseur des plis acceptés augmente. On distingue deux sortes de machine à affranchir : Les Très Petites Machines à Affranchir Connectées : répondant aux besoins inférieurs à 20 plis par jour. Elles permettent un dépôt en boîte aux lettres de rue. Les machines à affranchir intelligentes : permettant d affranchir les lettres et les produits postaux soumis à la TVA, tels que les colis et les lettres MAX. Bien choisir sa machine Il n est pas toujours facile d évaluer ses besoins exacts en affranchissement : c est pourquoi il est impératif de choisir un partenaire disposant du meilleur matériel et d une réelle offre de services. Il sera à même de vous apporter un conseil personnalisé pour le choix de votre machine à affranchir ainsi que pour son usage quotidien. 5

6 Machine à affranchir : la tour de contrôle des dépenses postales? En raison de leur nature, les dépenses en affranchissement sont difficiles à évaluer, même si l on sait qu elles constituent 95% du budget postal, les 5% restants représentant le matériel. De nombreux obstacles empêchent un contrôle efficace : la diversité des utilisateurs et des pratiques, la multiplicité des solutions retenues et des sites au sein des grandes entreprises, l absence de facturation consolidée. Les machines à affranchir permettent justement de palier tous ces inconvénients. En centralisant les actes d affranchissement en un point unique, elles s imposent aujourd hui comme de véritables systèmes de contrôle des dépenses. Les machines à affranchir nouvelle génération : point de contrôle unique... Pour bien contrôler ses dépenses, il faut d abord bien les connaître. S équiper d une machine à affranchir, c est franchir une première étape vers un contrôle raisonné de son budget postal en dotant l entreprise d un point de passage unique et centralisé de toutes les dépenses d affranchissement. Chez certains constructeurs, les machines à affranchir de dernière génération permettent ainsi de connaître parfaitement ces dépenses, et de les optimiser, quelle que soit la taille de l entreprise. Elles garantissent en effet un affranchissement au juste prix, et permettent le contrôle des tarifs pratiqués par tous les acteurs de l entreprise....facilitant la mise en place de bonnes pratiques Marketing direct ou courrier de gestion, chaque entreprise a une activité courrier qui lui est propre. Par conséquent, elle a tendance à n utiliser que les produits postaux sélectionnés en fonction de cette activité : envois en nombre, tarifs préférentiels, etc. Or, une machine à affranchir contient la majeure partie des tarifs postaux. Elle permet donc de les utiliser à bon escient, mais aussi d y accéder facilement grâce aux mentions postales préenregistrées. Pouvoir sélectionner simplement le meilleur tarif, c est déjà optimiser ses dépenses postales. Elles peuvent notamment : n Mmémoriser un tarif par défaut : vous pouvez ainsi sélectionner le tarif Ecopli par défaut. A chaque mise en veille de la machine à affranchir, ce tarif se réinitialise s il n a pas été utilisé lors de la dernière manipulation. n Mmémoriser les tarifs à utiliser en priorité : la mémorisation de différentes tâches permet d orienter l utilisation de la machine à affranchir selon des tarifs définis et selon le type et l importance des courriers. n Eenregistrer des codes d accès et des comptes par service, ce qui permet d isoler les dépenses des différents services pour les comparer. Jusqu à 30% d économie De très nombreux utilisateurs utilisent par réflexe le tarif prioritaire, même s il ne leur est pas indispensable et qu ils connaissent l Ecopli. En définissant le tarif Ecopli par défaut sur une machine à affranchir, l économie immédiate réalisée sur l affranchissement peut aller jusqu à 30% selon le poids du courrier. 6

7 Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal Si tout le monde est d accord pour optimiser les dépenses, il est toujours préférable de joindre les actes aux paroles en mettant en place un véritable suivi des différentes pratiques. Grâce aux outils de gestion et aux fonctions avancées des machines à affranchir de nouvelle génération, suivre les dépenses d affranchissement des différents opérateurs, disposer de toutes les données nécessaires, les analyser et les comparer n a jamais été aussi facile, en mono-site comme en multi-site. Des outils statistiques d aide à la décision Certains constructeurs proposent des machines à affranchir particulièrement évoluées qui, selon les modèles, fournissent des données nombreuses et variées. Parmi les plus courantes, citons : n Statistiques d utilisation par compte ou par utilisateur : les statistiques consolidées sont accessibles facilement, et détaillées sur le long terme avec historique pour comparaison, n Statistiques d utilisation par produit postal : elles permettent de faire des simulations en remplaçant un produit par un autre et de mettre en place des pratiques toujours plus économiques, n Comparaison des bonnes pratiques et définition de seuils maximum d affranchissement. La gestion centralisée de sites multiples Pour les entreprises disposant de différents sites, des fabricants tel que Neopost proposent en exclusivité la mise en place d un portail Internet vers lequel convergent les informations des différentes machines à affranchir. On peut alors facilement, et sans consommer de ressources, consolider les données, faire des comparaisons entre les différents sites, isoler les bonnes pratiques et simuler des économies. Il ne reste plus qu à fixer des budgets d affranchissement, puis à les gérer, en paramétrant, par exemple, des alertes. On est alors informé immédiatement par en cas de sur-utilisation d une machine à affranchir, ou d utilisation de tarifs postaux onéreux quand des tarifs plus adaptés et plus rentables existent. Le portail offre en outre l avantage de s adapter automatiquement à la vie de l entreprise comme à l évolution du parc de machines à affranchir. Il permet aussi bien de modifier les différents paramètres d analyse et d alerte que de fusionner, de supprimer ou d ajouter des sites. Une solution libre de toute contrainte technique Les machines à affranchir de dernière génération sont directement connectées à Internet. Résultat, les données et les outils de gestion sont accessibles 24h/24, depuis n importe quel ordinateur lui-même relié à Internet, sans nécessiter aucune intervention des services informatiques de l entreprise. 7

8 Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal Suivre mon affranchissement sur plusieurs sites J ai plusieurs sites qui émettent du courrier Je fixe des seuils à ne pas dépasser Ex. : seuil d utilisation du tarif lettre prioritaire fixé à 50% de mon budget mensuel 50% 50% Un site dépasse le seuil fixé Portail de Avec MyNeopost je reçois une alerte automatique me spécifiant le dépassement du site Je mets en place des actions correctives et fais des économies e 8

9 Disposer de toutes les informations pour optimiser son budget postal Des services à forte valeur ajoutée Si vous n avez pas le temps de gérer vous-même vos dépenses d affranchissement, certains fournisseurs de machines à affranchir vont plus loin dans la prestation offerte à leurs clients. Ils leur proposent la réalisation d une étude détaillée afin de trouver pour eux les sources d économies à réaliser. Une fois par an, et sur la base des données consolidées, il est alors possible d identifier des leviers simples et efficaces pour optimiser la gestion de son courrier et des coûts induits : il suffit pour cela de suivre les recommandations du fournisseur. Et même 5% d économies garanties Neopost propose à ses clients des contrats incluant une étude annuelle des affranchissements de leur machine à affranchir avec 5% d économies garanties. Au cas où, malgré le suivi de ces recommandations, l économie de 5% ne serait pas réalisée, Neopost s engage alors à rembourser au client une partie de son contrat. étude annuelle Pour aller plus loin La mise sous pli couplée à une machine à affranchir permet de grouper les envois de courrier et donc de bénéficier de tarifs postaux plus compétitifs. 9

10 Une démarche inscrite dans le développement durable Tant par démarche citoyenne que par intérêt économique, la plupart des entreprises souhaitent s engager aujourd hui dans les voies du développement durable et réduire leur empreinte écologique. L équipement en machines à affranchir s intègre parfaitement dans cette démarche, à condition de bien choisir sa machine, comme son fournisseur. Des machines à affranchir à faible empreinte écologique Pour choisir une machine à affranchir respectueuse de l environnement, il faut principalement veiller à : Sa taille : Plus une machine à affranchir est compacte, plus son empreinte écologique est faible, sa fabrication nécessitant moins de matériaux et son transport moins d énergie. Sa consommation : il faut non seulement tenir compte de la consommation en fonctionnement, mais aussi en veille qui représente 90% du temps d utilisation d une machine à affranchir. Certaines machines consomment jusqu à 7 fois moins de CO 2 et bénéficient du Label Energy Star. Ce label mesure l efficacité énergétique des équipements de bureau. Il est attribué aux équipements consommant peu, et donc respectant l environnement. Ses consommables : ils doivent être recyclables et bénéficier du label NF Environnement, certifié par les organismes de certifications AFAQ/AFNor. Sa modularité : une machine qui évolue avec les besoins de l entreprise, c est une machine qui a une durée de vie plus longue, et donc une empreinte écologique plus faible. Son volume sonore : la pollution sonore est une pollution comme une autre, c est donc un critère de choix important, en particulier pour les machines haut de gamme utilisées pour des cycles longs et plusieurs fois par jour. Un fournisseur éco-responsable Le fournisseur choisi doit lui-même s inscrire dans une démarche pro-environnementale et s engager notamment dans l éco-conception de ses produits. Certains fournisseurs réalisent des progrès environnementaux significatifs à chaque nouvelle génération : les machines à affranchir de dernière génération peuvent ainsi atteindre une recyclabilité supérieure de 58% à celle des machines à affranchir précédentes. Cette recyclabilité potentielle doit bien sûr être assortie d une reprise des machines en fin d exploitation, et d un traitement des déchets par des filières de récupération performantes, conformes à la règlementation concernant les DEEE (Déchets des Équipements Électriques et Électroniques). Vous pouvez aussi exiger de votre fournisseur les preuves de son engagement environnemental : quelles actions internes concrètes mène-t-il pour diminuer sa consommation de papier ou d énergie? Dispose-t-il d une flotte de véhicules peu polluants? Utilise-t-il des consommables bureautiques recyclables? Eco-Label pour désigner les solutions les plus écologiques Neopost est engagé dans une stratégie d éco-conception, qui prend en compte l impact environnemental de nos produits et services, sur l ensemble de leur cycle de vie et sur différents aspects environnementaux, tout en gardant leur fonction d usage. L éco-label désigne les matériels les plus respectueux de l environnement sur 3 axes principaux : Fabrication : gérer les matières premières Transport : optimiser la conception de l emballage Utilisation : limiter la consommation énergétique Fin de vie : favoriser le recyclage et le remanufacturage 10

11 Questions les plus fréquentes à propos des machines à affranchir Comment s effectue le paiement de mes affranchissements auprès de la Poste? Il est réalisé à chaque fin de mois, par prélèvement automatique, par virement ou par chèque. C est là un réel avantage de la machine à affranchir qui permet de gagner un mois de trésorerie, alors qu il faut avancer les fonds pour acheter des timbres. Où dois-je poster mon courrier? Avec une Très Petite Machine à Affranchir Connectée, et pour tous les formats inférieurs au A5 (soit une demi-feuille A4), vous pouvez déposer votre courrier en boîte aux lettres de rue. Avec les autres machines à affranchir, vous devez déposer votre courrier dans votre bureau de poste d attache, au service réservé aux entreprises. La Poste me propose un service d affranchissement dans mes locaux, cela peut-il remplacer une machine à affranchir? Oui, mais vous perdez en visibilité : tout votre personnel peut y déposer du courrier, et de manière désordonnée. Une machine à affranchir offre un point unique de passage du courrier dans une entreprise, et permet un véritable contrôle des dépenses d affranchissement. Puis-je envoyer des mailings avec ma machine à affranchir, où dois-je me rendre à la Poste? Bien sûr. La plupart des tarifs postaux sont préenregistrés dans votre machine à affranchir : dès 100 plis, vous pouvez bénéficier de tarifs préférentiels et profiter de cette source d économie sans avoir besoin de vous déplacer à La Poste. L accès à ma machine à affranchir peut-il être limité? Oui, une machine à affranchir peut être verrouillée par des codes d accès : c est là encore un moyen simple de contrôler vos dépenses postales. Une machine à affranchir est-elle utilisable si je n affranchis qu une faible quantité de courrier? Oui : toute entreprise peut profiter d une machine à affranchir, quel que soit son débit de courrier. Dès 5 courriers par jour, les très petites machines à affranchir Connectées sont utilisables grâce à leur faible coût de location. Que puis-je affranchir à l aide d une machine à affranchir? Tout ce qui peut être affranchi par La Poste peut l être par une machine à affranchir : correspondance ordinaire, mailings, invitations, colis inférieurs à 30 kg, etc. Puis-je acheter une machine à affranchir? Non. En France, une machine à affranchir se loue, il n est pas possible de l acheter. Les fournisseurs doivent être agréés par La Poste pour la location et l entretien de votre machine à affranchir. Comment optimiser mes affranchissements si j ai des gros volumes courrier? Le principal moyen d optimiser vos affranchissements, c est de vous équiper d une machine à affranchir. Les tarifs postaux ne sont en effet pas négociables : le seul levier d économies possible est donc le contrôle des dépenses postales. Avec une machine à affranchir, vous êtes sûr de payer vos affranchissements au juste prix. 11

12 à propos de Neopost Entreprise française, Neopost se consacre depuis plus de 80 ans à développer une gamme de produits et de solutions personnalisées de traitement et de gestion du courrier. Neopost France, c est aujourd hui : clients en France 250 ingénieurs commerciaux 60 personnes dédiées à la Relation client, 100% basées en France 25 agences commerciales 16 points de service sur tout le territoire Chiffre d Affaires de 231 millions d Euros en Mais aussi un savoir-faire multiple : Solutions d affranchissement et gestion des dépenses postales, Mise sous pli, Ouverture de courrier, Traitement des chèques, Envoi de colis,... 90% de nos clients se disent prêts à racheter nos produits. 9 clients sur 10 nous recommanderaient à leurs connaissances.* entreprises françaises nous font déjà confiance, Pourquoi pas vous? * Résultat enquête satisfaction 2010 NEOPOST, UN GROUPE INTERNATIONAL CÔTÉ À LA BOURSE DE PARIS SUR LE MARCHÉ EURONEXT millions d euros de chiffre d affaires en Filiales implantées dans 29 pays. Présence commerciale dans 90 pays. Neopost France Siège social : 5 boulevard des Bouvets NANTERRE CEDEX 0,15 e ttc/min neocom@neopost.fr -