CHAPITRE 10 TRAVAILLEZ EN ÉTROITE COLLABORATION Pearson Education France Outlook 2010 Véronique Warion

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1 CHAPITRE 10 TRAVAILLEZ EN ÉTROITE COLLABORATION

2 Les nouvelles fonctionnalités du calendrier Outlook 2010 vont dans le sens de la simplifi cation. D un coup d œil, vous connaissez votre emploi du temps de la journée ou de la semaine et savez à quel client ou projet vous devez vous consacrer. Vous disposez également d un aperçu immédiat des disponibilités de vos collaborateurs ou pouvez partager votre calendrier, si votre entreprise exploite un serveur de messagerie Microsoft Exchange. Dans le cas contraire, vous pourrez publier votre calendrier sur Internet pour communiquer vos disponibilités, comme nous le verrons à la Fiche 66. Cette fi che présente de nombreuses informations uniquement liées à l utilisation d Outlook avec un serveur Microsoft Exchange. Néanmoins, les utilisateurs individuels pourront également profi ter des informations qu elle fournit.

3 56 Découvrez le formulaire de rendez-vous 56 Découvrez le formulaire de rendez-vous Avec Outlook 2010, vous organisez vos rendez-vous, réunions et événements en quelques clics. Vous pouvez, par exemple, associer d autres éléments Outlook au formulaire, comme un formulaire de contact, des messages échangés avec un client ou un collaborateur et des fi chiers. N hési tez pas non plus à classer le rendez-vous dans une catégorie de couleurs pour le visualiser rapidement dans le calendrier ou à marquer son importance et/ou son caractère privé. Astuce Pour noter un rendez-vous sans saisir de détail, cliquez simplement dans le calendrier à l heure prévue et complétez directement l objet et le lieu. Pour un événement, cliquez dans la zone plus foncée, qui se trouve dans la partie supérieure de l affi chage Jour ou Semaine. Pour modifi er l intervalle des plages horaires du calendrier, reportez-vous à la Fiche 53. Le formulaire est le même qu il s agisse d un rendez-vous, d une réunion ou d un événement, ce dernier ayant pour particularité de durer une ou plusieurs journées. Pour ouvrir un formulaire de rendez-vous, double-cliquez n importe où dans le calendrier ou cliquez sur le bouton Nouveau rendez-vous du groupe Nouveau dans l onglet Accueil. Dans le formulaire de rendez-vous (voir Figure 10.1), votre disponibilité est Occupé et le rappel par défaut a lieu 15 minutes avant l heure du rendez-vous. Pour modifi er le rappel par défaut, reportez-vous à la Fiche 62. Figure 10.1 : Le formulaire de rendez-vous met toutes les commandes importantes à portée de clic. Dès lors que vous invitez d autres personnes au rendez-vous en cliquant sur le bouton Inviter des participants du groupe Participants, vous créez une réunion : l onglet Rendez-vous devient l onglet Réunion, le formulaire s équipe d une barre d en-tête analogue à celle d un message et le groupe Participants s étoffe. Dans le formulaire de réunion (voir Figure 10.2), votre disponibilité est Occupé et le rappel par défaut a lieu 15 minutes avant l heure du rendez-vous. Pour modifi er le rappel par défaut, reportez-vous à la Fiche 62. Figure 10.2 : Le formulaire de réunion permet d inviter d autres personnes à participer à un rendez-vous. 56 Découvrez le formulaire de rendez-vous 149

4 56 Découvrez le formulaire de rendez-vous 150 Astuce Pour affi cher un formulaire de réunion vous pouvez également cliquer sur la fl èche du bouton Nouvelle réunion, dans le groupe Nouveau de l onglet Accueil. En revanche, si vous cochez la case Journée entière, qui se trouve à droite des listes d heure, Outlook considère qu il s agit d un événement et remplace l onglet Rendez-vous par l onglet Événement (voir Figure 23.3). Il adapte l heure de rappel par défaut qui passe de 15 minutes avant le début d un rendez-vous à 18 heures avant celui de l événement et votre Disponibilité devient Disponible. Vous n avez, en outre, plus accès aux heures de début et de fi n. On utilise les événements pour enregistrer des congés ou des anniversaires, par exemple. Figure 10.3 : Le formulaire d événement programme des journées entières. Ce formulaire prend une dernière forme, Événement sur invitation, qui concilie une réunion et un événement. Autrement dit, vous pouvez inviter des participants à un événement.

5 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement Pour commencer, renseignez la zone Objet et éventuellement la zone Emplacement. Servez-vous des navigateurs de date et des listes horaires des zones Début et Heure de fi n pour défi nir l heure de début et de fi n (voir Figure 10.4). Vous pouvez être aussi précis que vous le souhaitez dans ces zones horaires. Pour choisir une autre heure que celles proposées, remplacez-la simplement en saisissant un autre horaire. Figure 10.4 : Renseignez l heure est l emplacement du rendez-vous ou de la réunion. Info Cliquez sur la fl èche de la liste déroulante Emplacement pour affi cher la liste de tous les emplacements déjà cités dans cette zone. Dans le groupe Options, plusieurs commandes présentent un intérêt : Fuseaux horaires. Affi che deux listes déroulantes proposant les autres fuseaux horaires. Cette fonctionnalité permet de défi nir un rendez-vous qui s étalerait sur plusieurs fuseaux comme un vol international. Info Une fois que vous avez choisi deux fuseaux différents, vous ne pourrez masquer les listes déroulantes que si vous sélectionnez votre fuseau par défaut dans chacune des deux listes. Privé ( ). Permet de défi nir le caractère personnel du rendez-vous, de la réunion ou de l événement. Une fois marqué comme privé le formulaire ne peut pas être ouvert par les personnes avec lesquelles vous partagez éventuellement votre calendrier. Outlook désigne les rendez-vous privés en les signalant par un petit cadenas dans le calendrier. Importance haute ( ) ou Importance faible ( ). Attribuer ce caractère à votre rendez-vous. Attention N abusez pas de l indicateur Importance haute, sans quoi vos destinataires fi niront par ne plus tenir compte de ce critère. Classer. Attribue une catégorie de couleurs à votre rendez-vous. 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement 151

6 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement 152 Info Pour de plus amples informations sur la manière de créer et d affecter des catégories de couleurs, reportez-vous à la Fiche 16. Annuler la réunion. Ouvrez le formulaire de la réunion à partir de votre calendrier et cliquez sur ce bouton. Votre réunion sera annulée. Le formulaire se transforme immédiatement en message dans lequel la zone À est complétée par les noms des participants. Cliquez sur le bouton Envoyer. La réunion est supprimée de votre calendrier. Les autres participants reçoivent un message d annulation dans lequel un bouton Supprimer la réunion du calendrier permet de nettoyer leur agenda. COPIEZ OU DÉPLACEZ LES ÉLÉMENTS DU CALENDRIER Pour décaler un rendez-vous sans ouvrir l élément, cliquez dessus dans le calendrier et faites-le glisser jusqu au jour et à l heure de votre choix : Pour copier le rendez-vous appuyez sur la touche Ctrl pendant le déplacement. Pour affi cher plusieurs jours contigus dans le calendrier, en dehors des affi chages Semaine ou Mois, servez-vous du navigateur de dates du volet de navigation. Cliquez sur le premier jour à affi cher et faites glisser le pointeur sans relâcher le bouton jusqu au dernier jour à affi cher (voir Figure 10.5). Figure 10.5 : Affi chez plusieurs jours contigus dans votre agenda. Pour affi cher côte à côte des journées non contiguës, sélectionnez-les dans le navigateur de dates en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Vous pourrez ainsi déplacer ou copier un rendez-vous entre deux dates éloignées (voir Figure 10.6).

7 Figure 10.6 : Affi chez plusieurs jours non contigus dans votre agenda. RASSEMBLEZ TOUTES LES DONNÉES Outre les classiques éléments graphiques, l onglet Insertion du formulaire de rendez-vous permet d associer des éléments Outlook ou des fi chiers au rendez-vous ou à la réunion. Il est ainsi possible de joindre le formulaire de contact du client avec lequel vous avez rendez-vous pour conserver ses coordonnées à portée de main ou les communiquer à l un de vos collègues participant ou d associer le rendez-vous à des échanges de messages électroniques ou à des documents Word ou Excel, par exemple. Pour associer des éléments : 1. Dans le formulaire, cliquez sur l onglet Insertion. 2. Dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Joindre un fi chier. 3. Dans la boîte de dialogue Insérer un fi chier (voir Figure 10.7), sélectionnez le fi chier à associer au rendez-vous et cliquez Insérer. Figure 10.7 : Associez des documents Word, des feuilles de calcul Excel ou tout autre document à votre rendez-vous. 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement 153

8 57 Organisez rendez-vous, réunion et événement Dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Joindre l élément. 5. Dans la liste Regarder dans de la boîte de dialogue Insertion d un élément, sélectionnez le dossier Outlook qui contient l élément à joindre, puis sélectionnez les éléments dans la liste Éléments. 6. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. PLANIFIEZ LA PÉRIODICITÉ Pour planifi er un événement, une réunion ou un rendez-vous périodique, dans le groupe Options de l onglet Rendez-vous ou Réunion, cliquez sur le bouton Périodicité. Dans la boîte de dialogue Périodicité (voir Figure 10.8) paramétrer les différentes sections : Figure 10.8 : Choisissez les options de périodicité du rendez-vous, de la réunion ou de l événement. Heure du rendez-vous. Choisissez l heure de début, l heure de fi n et la durée du rendezvous périodique. Périodicité. Sélectionnez l une des options Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle : la zone adjacente s adapte à l option choisie. Servez-vous des cases à cocher et des listes déroulantes pour préciser la périodicité. Plage de périodicité. Indiquez pour quelle période la périodicité est activée en choisissant une date de début et l une des options de fin. Pour supprimer la périodicité, cliquez à nouveau sur le bouton Périodicité du groupe Options, puis sur le bouton Supprimer la périodicité.