Dossier de presse Onroad Pro

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1 Dossier de presse Onroad Pro 30/08/2013 Dossier de presse réalisé avec le soutien d InnovaTech ASBL

2 Véhicules de société et déclaration TVA : OnRoad Pro calcule tout pour vous Une PME de Charleroi développe un outil capable de déterminer précisément la proportion d utilisation privée et d utilisation professionnelle du véhicule. La déclaration TVA, on est en plein dedans. Depuis 42 ans, et pour chaque trimestre civil, les entreprises l introduisent auprès de l administration fiscale au plus tard le 20 ème jour du mois qui suit le trimestre civil auquel elle se rapporte. Le paiement du solde de la TVA doit s effectuer dans les mêmes délais. L acompte doit être payé au plus tard le 20 ème jour du 2 ème ou du 3 ème mois de chaque trimestre civil. Tout est parfaitement règlementé mais c est du boulot. Comme on l imagine, en ce début du mois de juillet, juste avant les grands départs, les services de comptabilité des entreprises ou plus fréquemment encore le patron de la PME et son comptable - sont sur les dents et travaillent à plein régime. Inutile de dire que tous les coups de main pour diminuer le temps d encodage sont les bienvenus. D autant que, le 11 décembre dernier et pour faire suite à une nouvelle exigence européenne, l administration a renforcé la législation sur les véhicules de société. L administration générale de la fiscalité a défini les modalités pratiques d application des articles du code de la TVA qui limitent le droit à déduction de l assujetti pour la mise à disposition d un moyen de transport (à usage mixte) à un gérant, un administrateur, un membre du personnel. Il s agit notamment de déterminer clairement et précisément la proportion d utilisation privée et d utilisation professionnelle du véhicule mis à la disposition du travailleur. Ces modalités sont d application depuis le 1er janvier Pour faciliter cet encodage fastidieux, une SPRL de Jumet a développé un outil de télématique particulièrement innovant qui fait ce décompte et bien d autres de manière automatique. Un module à placer une fois pour toute sur la fiche OBD du véhicule et une télécommande. Pour le reste, l outil s occupe de tout et transfère même les données sur un document validé par l administration. Ce n est pas beau cela? Informatique, électronique, véhicules et Emirats Sébastien Dui a arrêté l école à un peu plus de 17 ans. Mais pas question pour lui de rester à ne rien faire. Autodidacte, il décide de s auto-former dans ses matières de prédilection : l informatique et l électronique. À partir de 2005, Sébastien Dui découvre les Emirats-Arabes Unis, terres de luxe et de chaleur, et plus particulièrement la ville de Dubaï. Durant plusieurs années, il y fera des allers retours mensuels, lui permettant de se construire une solide base de contacts. 1

3 Sa connaissance de plus en plus étoffée de cet environnement particulier lui donne l idée d un système de dispatching pour les taxis de la ville d Abu Dhabi, capitale des Emirats Arabes Unis. C est en mai 2010 que Sébastien Dui constitue sa société, la SPRL D39S, qu il installe à Jumet, en face de l ancien domicile de son grand-père. Un second bâtiment qu il va racheter pour en faire de nouveaux locaux, bien plus vastes et plus spacieux. Ce sont ces nouveaux bâtiments que nous découvrons aujourd hui. Le premier projet de cette société naissante est le développement d un système innovant d optimisation de l usage de l eau pour les car-wash, à destination de la plus grande compagnie pétrolière des Emirats. Jamais à court d idées, il va ensuite orienter ses développements autour d un nouveau système télématique, le TTL, qui suscite l intérêt de cette même société pétrolière. Destinée à remplacer les cartes essence, cette «boîte noire» détecte les fraudes au carburant, les kilomètres parcourus ou encore les habitudes de conduite d un conducteur. Du TTL à OnRoad Pro Repérant les attraits du TTL pour le marché européen, Sébastien Dui et son équipe, composée aujourd hui d une dizaine de personnes, décident d adapter ce système aux besoins des automobilistes du Vieux Continent. Baptisé OnRoad Pro, ce nouveau produit met notamment l accent sur la fiscalité automobile, inexistante aux Emirats Arabes Unis mais bien présente en Europe. «Lorsque j ai créé D39S, en mai 2010, c était pour pouvoir développer ces outils informatiques, ici, en Europe, en les adaptant aux besoins des automobilistes du Vieux Continent.» Un marché énorme! Quelques chiffres 2

4 Les choses sérieuses vont vraiment démarrer avec la mise au point d OnRoad Pro, composé à la fois d un module qui se branche facilement, par l automobiliste, sur le port OBD-II du véhicule et d une télécommande. OBD? On-Board Diagnostics est un ensemble de capacités de diagnostic matériel qui sont embarquées dans la plupart des véhicules à moteur thermique produits dans les années L OBD décrit les moyens à mettre en œuvre pour contrôler l ensemble des composants du groupe motopropulseur affectant les émissions polluantes du véhicule tout au long de sa vie. Installé donc sur le port OBD du véhicule, le module OnRoad Pro est une technologie embarquée conçue pour faciliter la vie des gestionnaires de flotte et des indépendants, en leur fournissant des données utiles sur leurs véhicules et facilement exploitables pour leurs activités. Quant à la télécommande, elle permet de sélectionner le mode de trajet adéquat parmi trois options différentes : privé, domicile-lieu de travail et professionnel. TVA : limitation du droit à déduction pour les véhicules de société Le 11 décembre 2012, l administration générale de la fiscalité au SPF Finances définissait les modalités pratiques d application des articles du code de la TVA qui limitent le droit à déduction de l assujetti pour la mise à disposition d un moyen de transport à un gérant, un administrateur, un membre du personnel. Il s agit notamment de déterminer clairement et précisément la proportion d utilisation privée et d utilisation professionnelle du véhicule mis à la disposition du travailleur. Ces modalités sont d application depuis le 1 er janvier Comment calculer désormais la déduction TVA sur une voiture de société mise à disposition d un travailleur? Trois méthodes sont imposées par l administration de la TVA. 1. La première est désignée sous le terme «administration des trajets». «Dans le cadre de cette méthode, explique-t-on chez KBC Lease, il convient d enregistrer certaines données pour chaque véhicule : date du trajet, adresse de départ, adresse d arrivée, kilomètres parcourus par trajet, nombre total de kilomètres parcourus par jour.» La déduction TVA s élève à 50% au maximum. 2. La seconde est le calcul forfaitaire de l utilisation professionnelle (où on intègre la distance domicile-lieu de travail, la distance totale en km, sur 200 jours ouvrables et sur 6000 km à titre privé déterminés forfaitairement) ; 3. La troisième est le forfait général de 35%. Utilisation réelle du véhicule ou forfait On comprend bien tout le potentiel d OnRoad Pro qui a d ailleurs convaincu l administration. «Cette décision, explique-t-on à l administration, prévoit deux méthodes sur base desquelles la proportion entre utilisation privée et utilisation professionnelle peut être établie en tenant compte de l utilisation réelle de chaque véhicule envisagé individuellement, et une troisième méthode fixant cette proportion de manière forfaitaire». 3

5 «Le projet OnRoad Pro, tel que décrit, s inscrit dans le cadre d un recours à la première méthode de détermination de l utilisation d un moyen de transport» poursuit l administration. Cette méthode consiste à tenir un registre de la totalité des trajets effectués par chaque véhicule individuellement et à répartir ces trajets entre ceux d ordre privé (dont les trajets domicile-lieu de travail) et ceux d ordre professionnel. Cette répartition, poursuit l administration, doit s appuyer sur des éléments probants tels que : - Pour la période concernée (en principe l année civile) : le kilométrage du véhicule en début et en fin de période. - Pour les déplacements effectués au cours de cette période : La date du trajet L adresse de départ L adresse d arrivée Les kilomètres parcourus par trajet Le total des kilomètres parcourus par jour Via la télécommande, l utilisateur du véhicule étant invité à choisir au préalable la nature de chaque trajet qu il va effectuer, l administration estime que le système imaginé par les équipes de Sébastien Dui permet en effet de différencier les trajets effectués selon qu ils soient effectués pour les besoins privés ou les besoins professionnels de l utilisateur. Des informations qui sont évidemment toujours susceptibles d être vérifiées par les agents de l administration chargés du contrôle. OnRoad Pro : un véritable journal de bord électronique Imprimables directement sur un document validé par l administration, les relevés effectués par OnRoad Pro apportent une preuve fiable des kilomètres professionnels, privés et domicile-lieu de travail réellement parcourus afin que les entreprises puissent correctement éviter de payer, pour ses véhicules de service, la cotisation CO 2 imposée par l ONSS, indemniser les déplacements de ses employés et déduire la TVA des véhicules de société. Cotisation CO 2 de solidarité Le calcul de la cotisation CO 2 de solidarité peut être effectué de la même manière. Cette cotisation est due lorsqu un véhicule est mis à disposition du travailleur pour un usage privé, c est-à-dire un usage autre que strictement professionnel. C est le cas pour le trajet entre le domicile du travailleur et le lieu de travail, pour le transport collectif de travailleurs et de manière générale pour un usage strictement privé. Or, depuis le 1 er juillet 2005, il existe pour le prélèvement de la cotisation CO 2 une présomption que le véhicule est mis à disposition du travailleur pour un usage privé. A charge pour l employeur de renverser cette présomption en faisant la preuve que ce véhicule n est pas utiliser à des fins privées. En pratique, l employeur doit contrôler l interdiction de l usage privé du véhicule et doit fournir à l ONSS les moyens de reconstituer les distances parcourues et les comparer aux données des factures d entretien. 4

6 Comment ça marche? La télécommande OnRoad Pro étant associée au profil d un seul conducteur, elle sert à identifier les travailleurs itinérants lorsqu ils prennent la route avec l un des véhicules de service. Des itinéraires empruntés jusqu aux heures prestées sur la route, le gestionnaire de flotte dispose dès lors de toutes les informations nécessaires pour obtenir un suivi des déplacements professionnels du personnel itinérant et de l activité des véhicules. OnRoad Pro permet d obtenir une vue d ensemble de la flotte de véhicules, grâce à : La géolocalisation en temps réel ; L identification des conducteurs ; Le suivi des temps de conduite ; Le suivi et la visualisation des déplacements effectués ; Le planning des déplacements. Accès aux données d OnRoad Pro Toutes les données enregistrées par le module OnRoad Pro sont centralisées sur un espace de gestion personnel. Il a été imaginé pour que les données utiles pour les entreprises puissent être : Structurées sous forme d outils visuels clairs (graphiques, tableaux, statistiques ) ; Facilement exportables en rapports personnalisés ou dédiées à l administration de la TVA ; Accessibles à une personne tierce par la génération de codes uniques. Le transfert des données se fait via Internet. Le système, sécurisé, inaltérable et dont les données sont cryptées, ne nécessite pas d installation de logiciel. Il conserve les données durant 7 ans. 5

7 Car Policy Un système particulièrement intéressant pour l entreprise en particulier pour celles éditant un «car Policy», c est-à-dire le règlement «voiture de société», contenant l interdiction de l usage privé du véhicule avec un système cohérent : qui tient compte, entre autres, de la fonction du travailleur ; qui prévoit des contrôles de l employeur relatifs aux usages prohibés ainsi que des sanctions suffisamment lourdes pour les contraventions établies ; qui prévoit que les véhicules ne peuvent rester à disposition de travailleurs qui n ont plus effectué de prestations pour une longue période. Eco-conduite OnRoad Pro fournit aux entreprises une analyse des habitudes de conduite de chacun des utilisateurs de ces véhicules de société. Ce module permet d identifier ceux qui font des erreurs de conduite (excès de vitesse, sur ou sous-consommation, accélérations et freinages brutaux, etc.) Les utilisateurs, pour leur part, peuvent consulter les conseils d éco-conduite sur un site dédié. Des conseils d éco-conduite qui permettent : Une réduction des coûts de carburant ; Un ralentissement de l usure du véhicule ; Un plus grand respect du code de la route ; Un rejet de CO 2 moins élevé. Pas seulement en Belgique Un système qui n est évidemment pas réservé au marché belge. OnRoad Pro a l avantage de s adapter à toutes les législations. Aux Pays-Bas, par exemple, la législation est très stricte et les autorités fiscales considèrent que, dès qu on dépasse les 500 km réalisés en privé, la mise à disposition d un véhicule devient un avantage en nature. Même chose pour les assurances au kilomètre qui ont tendance à se généraliser. L utilisation de la télématique pour l assurance auto devrait se généraliser rapidement d après un rapport de Celent (janvier 2012) intitulé «Telematics-Based Insurance : Has its Time Finally Arrived?». Celent remarque notamment que plusieurs grosses compagnies d assurance ont intégré des offres télématiques au cours de ces derniers mois, pour des contrats d assurance qui sont donc basés sur le comportement et les habitudes du conducteur (contrats type «Pay as you drive»). 6

8 Des possibilités de segmentation des offres pour les assureurs L enjeu de la télématique pour les assureurs, ce sont en particulier les possibilités de segmentation que permet l usage des technologies embarquées/connectées. À la clé, c est la possibilité de tarifications plus fines, de la promotion d une conduite responsable, et cerise sur le gâteau logiquement d une réduction du nombre et des coûts de sinistres. Au Royaume-Uni, la moitié des assureurs présents dans le top 20 des assurances dommages, ont intégré ou pilotent des solutions sollicitant la télématique dans leur offre d assurance. Aux USA, cette proportion s élève à 55%. Création à Charleroi Si les composants électroniques viennent de l extérieur, le produit a été imaginé en interne et est assemblé à Charleroi. Il a été adapté à trois ou quatre reprises de façon à permettre à l entreprise de disposer d un maximum de services internes dédiés à la gestion globale de la flotte des véhicules de société. OnRoad Pro a passé avec succès les tests de certification. Contact : Sarah Schröder Marketing & Communication sarah.schroder@duiglobal.com Mob Ph Fax D39S sprl Rue du coucou, 2/b 6040 Jumet, Belgium En savoir plus sur InnovaTech : Ce dossier de presse a été réalisé avec l aide d InnovaTech. InnovaTech accompagne les porteurs de projets et entreprises innovantes dans leur projet d innovation technologique et les aide à se promouvoir auprès de la presse. InnovaTech est financée par le Fonds social européen et la Wallonie. Plus d infos sur 7