PROCÉDURE DE RECRUTEMENT DES PERSONNES STAGIAIRES APLEP DE L ÉCOLE POLYTECHNIQUE

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Jean-Bernard Lépine
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1 PROCÉDURE DE RECRUTEMENT DES PERSONNES STAGIAIRES APLEP DE L ÉCOLE POLYTECHNIQUE Le 12 mai 2009

2 PROCÉDURE DE RECRUTEMENT DES PERSONNES STAGIAIRES APLEP DE L ÉCOLE POLYTECHNIQUE 1. Définitions Stage : Période d études pratiques, d une durée déterminée, pendant laquelle une personne s entraîne à l exécution d une tâche particulière ou complète sa formation technique ou professionnelle. Personne stagiaire : Désigne une personne étudiante en période de stage, provenant d une institution d enseignement dont le programme d études collégiales (DEC professionnel) exige qu elle complète un stage, rémunéré, ou non, dans la discipline étudiée. 2. Critères d admissibilité Cinq (5) critères doivent être respectés en ce qui a trait à l admission d une personne stagiaire APLEP à l École Polytechnique. Ces conditions d admissibilité doivent être suivies afin de procéder à son recrutement. 1. Le stage doit être prévu dans un programme d études Pour être considéré comme un stage technique, le stage doit être prévu à l intérieur d un programme d études collégiales techniques offert dans une institution d enseignement reconnue par le ministère de l Éducation (M.E.L.S.). 2. La durée maximale du stage doit être inférieure à soixante (60) jours travaillés La durée maximale d un stage doit être inférieure à une période de soixante (60) jours travaillés, à moins d entente particulière signée entre l École Polytechnique de Montréal et l Association du Personnel de l École Polytechnique (APLEP). 3. Le stage doit correspondre à un domaine pour lequel l expertise technique est disponible à l École Polytechnique Un stage peut être possible seulement à la condition que l expertise technique soit disponible dans le secteur d accueil. Il faut absolument que les objectifs du stage puissent cadrer à l intérieur des fonctions techniques déjà existantes. 4. Évaluation des ressources nécessaires par le secteur d accueil Avant d accepter une demande de stage, une évaluation des ressources (humaines, matérielles et financières) et de leurs disponibilités est requise, notamment en termes des disponibilités du personnel technique, des équipements et du matériel nécessaires, des fonds ainsi que de la faisabilité générale du projet. 5. Identification des intervenants et de leur disponibilité Afin d assurer un encadrement administratif adéquat aux personnes stagiaires, l École Polytechnique devra identifier un gestionnaire qui supervisera la personne stagiaire tout au long de son stage. Page 1

3 Afin d assurer un encadrement technique adéquat des personnes stagiaires, l École Polytechnique devra identifier une personne salariée du groupe technique (APLEP) qui accompagnera la personne stagiaire tout au long de son stage. L objectif poursuivi par cet encadrement est de contribuer à l atteinte des objectifs de stages par l apprentissage de méthodes appropriées de travail, et ce, dans un environnement sécuritaire. De plus, d autres personnes pourront s ajouter pour l encadrement technique (fonctionnel), mais en toute circonstance, une personne salariée du groupe technique (APLEP) devra être identifiée. 3. Conditions relatives à la personne stagiaire Les conditions de travail applicables sont celles prévues à l annexe «M» de la convention collective de travail. Dans l éventualité où le stage est rémunéré, les taux de salaire applicables sont les suivants : Taux horaire Lorsque la personne stagiaire a complété cinq (5) trimestres à temps complet prévus à son programme d étude collégiale (DEC professionnel) 12,50 $ Toute autre personne stagiaire 11,50 $ Ces taux de salaire seront majorés conformément et proportionnellement aux augmentations consenties aux auxiliaires de recherche (réf. : avis BRCDT - 003, le 21 juillet 2005). Il est nécessaire de se référer à l annexe «M» de la convention collective pour le détail et les modalités d application. 4. Méthode de sélection des personnes stagiaires La sélection des personnes stagiaires se fera avec la collaboration des intervenants du secteur d accueil. L opinion des intervenants sera sollicitée par les gestionnaires. Toutefois, c est le gestionnaire responsable de l encadrement administratif qui décidera du choix final de la candidature retenue. Dans l éventualité où plusieurs candidatures seraient de même valeur, c est-àdire plusieurs candidats ayant des compétences jugées équivalentes, le gestionnaire pourra déterminer son choix à l aide d outils tels qu entrevue, test, etc. Lorsque le choix de la personne stagiaire a été arrêté, le gestionnaire doit informer le Service des ressources humaines du nom de la personne stagiaire, la date d arrivée, la durée du stage, le secteur d accueil, le nom de la personne responsable de l encadrement administratif, le nom de la personne responsable de l encadrement technique (personne salariée du groupe technique APLEP), et ce, sans égard au fait que la personne stagiaire soit rémunérée ou non. L École Polytechnique s engage à faire parvenir un avis écrit au syndicat (APLEP) avec ces renseignements avant l arrivée dudit stagiaire. Page 2

4 5. Accueil de la personne stagiaire Dès son arrivée, la personne stagiaire retenue devra être identifiée comme étant une personne étudiante en stage. À cet effet, l École prévoit l émission d une carte d identification spécifiquement prévue à cette fin. L accueil devra s inspirer de la politique d accueil des employés de l École Polytechnique. En voici les grandes lignes : Il importe que la personne stagiaire embauchée se sente à l aise dans son environnement de travail. À cette fin, l École lui fournit toutes les informations et la formation pertinente lui permettant d atteindre les objectifs de son stage. Pour être efficace, la personne stagiaire doit connaître les normes et procédures de travail. L École s engage à faire respecter, par les différentes unités administratives, l application du programme d accueil et d intégration afin de : - faciliter et favoriser l intégration de la personne stagiaire dans son nouveau milieu de travail; - permettre à la nouvelle personne stagiaire d obtenir les réponses à ses interrogations et avoir accès à l information pertinente et souhaitée; - s assurer que la nouvelle personne stagiaire comprend bien les attentes relatives à la réalisation de ses tâches. 6. Supervision du stage La supervision du stage se fera à deux (2) niveaux. Tout d abord, au niveau de l encadrement administratif, le gestionnaire responsable de l encadrement administratif s assurera de la gestion des conditions de travail, ainsi que de l évolution de la personne stagiaire durant la période de son stage. En collaboration avec l équipe d encadrement fonctionnel ou la personne responsable de l encadrement technique, la personne stagiaire sera aussi suivie au niveau de la préparation du projet (matériel, etc.) ainsi que dans l ensemble des activités auxquelles elle participera. Le gestionnaire responsable de l encadrement administratif s appuiera sur l équipe d encadrement fonctionnel ou la personne responsable de l encadrement technique pour faire le suivi qualitatif de l évolution de la personne stagiaire et par le fait même, pour réaliser son évaluation. 7. Évaluation du stage La personne stagiaire sera évaluée à partir des critères de l institution d enseignement de provenance, et ce, avec le formulaire de l institution d enseignement de la personne stagiaire. Une copie de l évaluation devra être remise au Service des ressources humaines de l École afin d assurer le maintien et le suivi du registre. Cette copie pourrait servir ultérieurement au recrutement, mais servira aussi à évaluer la qualité des stages à l École Polytechnique. Page 3

5 8. Registre central L École prévoit la création d un registre central pour les personnes stagiaires afin d assurer un suivi sur les stages à la Polytechnique. Ce registre permettra d archiver tous les formulaires relatifs aux stages. À la demande faite au Service des ressources humaines, chacune des personnes stagiaires pourra consulter son dossier. On ajoutera au dossier le résultat de l évaluation selon les critères de l institution de provenance. 9. Révision de la procédure de recrutement des stagiaires techniques Au besoin, l École Polytechnique prévoit, en collaboration avec les différents intervenants, réviser la procédure de recrutement des stagiaires techniques. Dans un tel cas, l École discutera de la possibilité de modifier la procédure avec les intervenants appropriés. 10. Autres C est dans un souci d équité et de respect des travailleurs que l École s engage à respecter l ensemble des lois du travail ainsi que l ensemble des dispositions législatives afférentes aux personnes stagiaires. Page 4

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