CADRE DÉONTOLOGIQUE. À moins que le contexte ne leur attribue un sens différent, les mots et les expressions qui suivent sont définis comme suit.

Transcription

1 CADRE DÉONTOLOGIQUE 1. La définition des termes À moins que le contexte ne leur attribue un sens différent, les mots et les expressions qui suivent sont définis comme suit. 1.1 Administrateur Personne non rémunérée élue ou nommée pour occuper un poste au sein du conseil d administration de l Orchestre. 1.2 Personnel de direction Le directeur général et le directeur artistique occupant un poste rémunéré par l Orchestre ainsi que toute autre personne pouvant occuper des fonctions de direction. 1.3 Personnel Toute personne recevant une rémunération de l Orchestre à l exclusion du remboursement des dépenses raisonnables. Cette définition comprend aussi toute personne qui est payée par une autre institution et dont les services sont prêtés à l Orchestre. Le personnel de direction n est cependant pas inclus dans cette définition. 1.4 Bénévole membre de comité formel Personne non rémunérée qui a été nommée par le conseil d administration pour participer à l un des comités formels de l Orchestre, y compris le cabinet des campagnes de financement. 1.5 Bénévole au sens large Personne non rémunérée qui, sans être nommée ou élue, agit à titre bénévole, en soutenant l Orchestre dans l exercice de sa mission.

2 1.6 Avantage Comprend tout cadeau, don, faveur, récompense, service, commission, rétribution, indemnité, compensation, bénéfice, profit, prêt, avance, réduction, escompte ou toute autre chose utile ou profitable de même nature ou toute promesse d un tel avantage. 1.7 Intérêt personnel L intérêt de la personne concernée, qu il soit direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui de l Orchestre ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée. 1.8 Intérêt des proches Intérêt du conjoint de la personne concernée, de ses enfants, de ses ascendants ou l intérêt d une société, compagnie, coopérative, ou association avec laquelle elle entretient une relation d affaire ou communautaire régulière. Cet intérêt peut être direct ou indirect, pécuniaire ou non, réel, apparent ou potentiel. Il est distinct de celui de l Orchestre ou peut être perçu comme tel par une personne raisonnablement informée. 2. Les devoirs et responsabilités 2.1 Les administrateurs et le personnel de direction Les administrateurs et le personnel de direction de l Orchestre doivent exercer leurs fonctions et conduire leurs affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir la confiance du public dans l intégrité, l objectivité et l impartialité des décisions de l Orchestre Ils doivent éviter de se placer sciemment dans une situation susceptible de mettre en conflit, d une part, leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et, d autre part, les obligations qui découlent de leurs fonctions Ils doivent s abstenir de solliciter, d accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour eux ou leurs proches en échange d une prise de position, d une intervention ou d un service Ils doivent s abstenir d utiliser pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches des renseignements que leurs fonctions leur permettent d obtenir et qui ne sont pas accessibles au public.

3 2.1.5 Ils doivent s abstenir d utiliser ou de permettre l utilisation à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés des biens, des ressources ou des services de l Orchestre ou d utiliser l autorité de leurs fonctions pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches Ils doivent divulguer les faits ou les situations susceptibles de mettre en conflit, d une part, leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et, d autre part, les obligations qui découlent de leurs fonctions Ils doivent respecter les dispositions législatives et administratives régissant les mécanismes de prise de décision de l Orchestre. 2.2 Le personnel Il est tenu d être loyal et de favoriser dans ses gestes une image positive de l Orchestre Il est tenu à la discrétion sur les éléments dont il a connaissance dans l exercice de ses fonctions. Il s abstient ainsi d utiliser pour son intérêt ou celui de ses proches des renseignements que ses fonctions lui permettent d obtenir et qui ne sont pas accessibles au public Il ne peut, lui-même ou un membre de ses proches, avoir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui le met en conflit entre, d une part, ses intérêts personnels ou celui de ses proches et, d autre part, les obligations qui découlent de ses fonctions Il doit s abstenir d utiliser à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés, des biens, des ressources ou des services de l Orchestre pour son intérêt personnel ou celui de ses proches Il ne peut accepter une somme d argent ou une autre considération pour l exercice de ses fonctions, sauf ce qui est expressément autorisé dans les politiques de l Orchestre Il doit s abstenir de solliciter, d accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour lui-même ou pour un proche en échange d une prise de position, d une intervention ou d un service. 2.3 Les bénévoles membres de comités formels Les bénévoles membres de comités formels de l Orchestre doivent exercer leurs fonctions et conduire leurs affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir la confiance du public dans l intégrité, l objectivité et l impartialité des décisions de l Orchestre auxquelles ils sont associés.

4 2.3.2 Ils doivent éviter de se placer sciemment dans une situation susceptible de mettre en conflit, d une part, leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et, d autre part, les obligations qui découlent de leurs fonctions Ils doivent s abstenir de solliciter, d accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour eux ou pour leurs proches en échange d une prise de position, d une intervention ou d un service Ils doivent s abstenir de détenir, directement ou indirectement, un intérêt dans un contrat de l Orchestre sauf s il est divulgué et, dans pareil cas, ils doivent s abstenir de prendre part à la décision Ils doivent s abstenir d utiliser pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches des renseignements que leurs fonctions leur permettent d obtenir et qui ne sont pas accessibles au public Ils doivent s abstenir d utiliser ou de permettre l utilisation à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés des biens, des ressources ou des services de l Orchestre ou d utiliser l autorité de leurs fonctions pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches Ils doivent divulguer les faits ou les situations susceptibles de mettre en conflit, d une part, leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et, d autre part, les obligations qui découlent de leurs fonctions Ils doivent respecter les dispositions législatives et administratives régissant les mécanismes de prise de décision de l Orchestre. 3. L application des règles déontologiques 3.1 L Orchestre doit veiller à ce que chaque administrateur, chaque membre du personnel concerné et chaque bénévole membre de comités formels de l Orchestre reçoive une copie du cadre déontologique de L Orchestre. 3.2 L Orchestre doit promouvoir auprès des bénévoles dits au sens large et ce, par des moyens simples et concrets, le souci de l éthique dans l exercice de leur engagement. 3.3 Les administrateurs, les membres de la direction, le personnel ainsi que les bénévoles membres de comités formels doivent adhérer au Cadre déontologique de l Orchestre et s y conformer dans l exercice de leurs fonctions au sein de l Orchestre. 3.4 Tout membre du conseil d administration ou de comité discutant d une question ou d une décision le conduisant à un conflit d intérêts doit le faire

5 savoir dès qu il en est conscient, se retirer de la salle de réunion durant toute discussion, tout vote ou tout examen portant sur la question. 3.5 Le conseil d administration, selon le mode qu il juge approprié, doit assurer la gestion de toute question relative au Cadre déontologique et prévoir les mesures correctives nécessaires. 4. Les droits des donateurs 4.1 Le droit d être informé de la mission et de la raison d être de l Orchestre et de devenir membre de l Orchestre s il le désire. 4.2 Le droit de connaître l identité des dirigeants et des membres du conseil d administration de l Orchestre, et de s attendre à ce qu ils fassent preuve de transparence, d intégrité et de discernement relativement à la concrétisation de la mission et de la raison d être de l Orchestre, dans l intérêt de la communauté. 4.3 Le droit de bénéficier de la considération et du respect de l Orchestre et d être remercié de façon appropriée. 4.4 Le droit d exiger que l Orchestre respecte le caractère confidentiel des renseignements personnels le concernant ainsi que des données relatives aux dons. 4.5 Le droit de s attendre à ce que les représentants de l Orchestre entretiennent avec lui des rapports de nature professionnelle. 4.6 Le droit d être informé de la nature exacte des relations qui existent entre les collecteurs de fonds et l Orchestre. 4.7 Le droit de s attendre à ce que l Orchestre n échange ni ne vende la liste d adresses sur laquelle apparaît son nom, sans qu une possibilité de s y opposer ne lui soit offerte. 4.8 Le droit de poser des questions à l Orchestre, qui ne sont pas de nature confidentielle, et d obtenir dans les meilleurs délais des réponses simples, complètes et honnêtes. 5. Les conduites liées à la campagne et aux activités de financement 5.1 Les sollicitations faites aux fins des collectes de fonds de l Orchestre doivent être véridiques, décrire avec précision les activités de l Orchestre et l affectation projetée des fonds, respecter la vie privée des personnes qui bénéficient des activités de l Orchestre.

6 5.2 Le personnel ou les consultants assignés à la collecte de fonds reçoivent une rétribution raisonnable versée sous forme de salaire, de provision ou d honoraires. Cependant, ils ne touchent pas d honoraires de démarcheurs, de commissions ou d autres paiements qui prennent en considération le nombre ou le montant de dons recueillis. Document adopté par le conseil d administration à sa réunion du 18 octobre 2006.