Vérifier, en un regard, la nature des flux de la caisse et donc éviter les pertes, les abus ou les vols éventuels.

Transcription

1 DÉFINITION LA CAISSE CAISSE : espèces que l entreprise détient. FONDS DE CAISSE : liquidité permettant de rendre la monnaie à l acheteur lors d une vente de produits/services. GESTION DE LA CAISSE : comptabilité en partie simple permettant l enregistrement des entrées et sorties d argent réalisées dans l instant. Vérifier, en un regard, la nature des flux de la caisse et donc éviter les pertes, les abus ou les vols éventuels. QUAND? 1 Dès le démarrage de la Mini-Entreprise 2 À chaque entrée ou sortie d argent, quel que soit le montant COMMENT? Ecriture de tous les mouvements d argent dans un carnet ou sur les «feuilles de caisse» disponible dans la rubrique Formulaires de la boite à outils sur Les colonnes à remplir portent les intitulés suivant : LIVRE DE CAISSE 41 Date Type de mouvement (ce que c est) Colonne + (entrée d argent) Colonne - (sortie d argent). DÉPARTEMENT FINANCIER VENTES SPÉCIFIQUES (MARCHÉ DE NOËL, VENTE À L ÉCOLE ) Date de la vente Montant du fonds de caisse Liste des ventes avec type de produit, nom du vendeur, nombre de produit(s), total des entrées d argent Dépenses éventuelles dans le cadre de la préparation de cette vente Vérification du solde de la caisse (fond de caisse + ventes - dépenses) Report du montant dans le livre de caisse général. Pour toute entrée d argent, remise d un reçu dont on garde copie. LIVRE CAISSE GÉNÉRAL, N 125 FEUILLE DE CAISSE POUR VENTE, N 126

2 CONSEILS Il est préférable de déléguer la responsabilité de la caisse à une seule et même personne. Il/elle vérifiera régulièrement si le montant réel et les mouvements notifiés correspondent. Mieux vaut privilégier l usage du compte bancaire de la mini. Trop d argent en caisse = risque de perte conséquente en cas d oubli ou de vol de la caisse. Toute sortie d argent fera l objet d une facture, note de frais ou d un reçu signé.

3 DÉFINITION LE COMPTE BANCAIRE Compte créé et tenu par une banque afin de donner la possibilité à chacun d effectuer des opérations de dépôt et de retrait d argent, d épargner, de réaliser des paiements, des placements... Eviter les pertes d argent et mettre les liquidités de l entreprise en sécurité. Permettre de retracer les mouvements financiers au sein d une entreprise. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE VIA LE COMPTE BANCAIRE, IL EST UNI- QUEMENT POSSIBLE DE : Déposer de l argent Effectuer des paiements (achats, salaires, etc.) Retirer de l argent QUAND? 1 Ouverture du compte dès la création de la Mini-Entreprise (voir procédure) 2 Utilisation à tout moment : retraits et dépôts d argent, paiements (fournisseurs, salaires, etc.) 3 Clôture du compte à la fin de la Mini- Entreprise COMMENT? 42 1 OUVERTURE DU COMPTE Prise de rendez-vous par téléphone exclusivement au numéro central suivant de la BNP Paribas Fortis : 02/ , pour trois membres de votre groupe (appelés aussi mandataires). Mieux vaut préciser l objet de la rencontre lors de l appel. Les mandataires recevront une carte bancaire, un lecteur de carte et un contrat PC banking. Voir la procédure d ouverture dans le document explicatif du fonctionnement du compte bancaire. DÉPARTEMENT FINANCIER 2 VERSEMENTS D ARGENT Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire en utilisant l appareil «Cash Deposit» de l espace Self d une agence BNP Paribas Fortis. 3 RETRAITS D ARGENT En cas de retrait de moins de 125,00 : le mandataire qui a la charge de la carte bancaire se rend dans un espace Self et effectue le retrait. Montant maximum du retrait par jour : 125,00. Montant maximum du retrait par semaine : 250,00 En cas de retrait de + de 125,00 : deux des trois mandataires passent à l agence, munis de la carte bancaire, du numéro de compte de la mini et de leurs cartes d identité. 4 PAIEMENTS Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire via le PC Banking en utilisant le lecteur de carte. Les

4 montants maximums des ordres en cas de retraits s appliquent aussi aux paiements. 5 EXTRAITS DE COMPTE DEUX POSSIBILITÉS : Insérer la carte bancaire dans un appareil qui délivre les extraits de compte, généralement situé dans l espace Self d une agence BNP PF. Imprimer via PC Banking les extraits de compte 6 CLÔTURE DU COMPTE BANCAIRE DEUX DES TROIS MANDATAIRES : Déposent la totalité de l argent de la caisse Veillent à ce que l agence ait effectué/effectue : CONSEILS Le paiement de la TVA, ONSS et Précompte professionnel sur le compte de LJE Le paiement des achats non encore payés ou remboursés sur le compte des fournisseurs (ou des jeunes entrepreneurs) Le transfert de la totalité du solde du compte de la Mini-Entreprise sur le compte de LJE. Mieux vaut effectuer les versements le plus rapidement possible sur le compte de la Mini-Entreprise. La mise à jour de la comptabilité requiert l impression régulière des extraits de compte. Le paiement des salaires sur les comptes des jeunes entrepreneurs

5 PRIX DE REVIENT ET SEUIL DE RENTABILITE PRIX DE REVIENT DÉFINITION VOIR BOÎTE À OUTILS/APPLICATION COMPTABLE SUR Somme des coûts supportés pour la production et la distribution d un bien ou d un service. IL TIENT COMPTE DES : Coûts variables : charges qui varient en fonction de la production ou de la vente (par exemple : matières premières, énergie, commissions aux vendeurs) ; Coûts fixes : charges qui ne varient pas en fonction de la production ou de la vente (par exemple : amortissements, salaires du personnel administratif, loyers). Éviter la vente à perte et adapter la stratégie marketing à la clientèle-cible. MARGE BENEFICIAIRE BRUTE DÉFINITION Différence, HTVA, entre le prix de vente et le prix de revient de biens ou de services. Par extension, différence entre le chiffres d affaires et tous les coûts de revient au cours d un exercice comptable. COMMENT? 43 Se calcule en retranchant le prix de vente (HTVA) du coût de revient (HTVA). SEUIL DE RENTABILITE DÉFINITION Niveau d activité minimum à partir duquel une entreprise devient rentable pour ellemême par ses économies d échelle, c est-àdire lorsqu elle cesse de perdre de l argent sur cette activité. Il est exprimé en chiffre d affaires et/ou nombre de produits. DÉPARTEMENT FINANCIER Savoir avec exactitude à partir de quel niveau de chiffre d affaires l entreprise assure son équilibre financier. QUAND? Avant de commencer toute production et mise sur le marché Pendant l activité de la Mini-Entreprise et/ou lors du changement d un des paramètres Lors de la clôture de la Mini-Entreprise afin de comparer prévisionnel et réalisé. EXEMPLE DE CALCUL, N 127

6 COMMENT Le seuil de rentabilité est obtenu lorsque la marge entre le chiffre d affaires de l entreprise et les coûts variables qui lui incombent devient supérieure à la somme des frais fixes immobilisés pour le produire. ETAPES À SUIVRE 1 Prise de décision commune sur un objectif de vente (voir fiche n 49) 2 Calcul du taux de marge bénéficiaire 3 Calcul du taux de TVA applicable aux matières premières et au produit fini 4 Identification du prix des matières premières (HTVA) et des autres charges variables pour la production d 1 unité BON À SAVOIR Les coûts variables seront chiffrés unitairement alors que les coûts fixes forment un montant global à répartir selon les objectifs de vente tels que définis dans l étude de marché. LE PRIX DE VENTE SERA FIXÉ DE MA- NIÈRE À CE QUE : 1 Le prix de vente TVAC soit inférieur ou égal au prix maximum acceptable par le marché 2 Le prix de vente HTVA soit supérieur au prix de revient en incluant une marge bénéficiaire suffisante (idéalement au minimum 20%). Toute autre situation est dangereuse et malsaine pour la Mini-Entreprise. 5 Identification des charges fixes applicables à la Mini-Entreprise pour l année entière 6 Evaluation des prix de revient et de vente du produit 7 Calcul du seuil de rentabilité

7 TVA (TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE) 44 DÉPARTEMENT FINANCIER DÉFINITION La TVA est un impôt sur les biens et les services qui est supporté par le consommateur final ; il est perçu par étapes successives, à savoir à chaque étape dans le processus de production et de distribution. La TVA, en tant que recette du budget général de l État, contribue au financement de la collectivité. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Cette contribution prend la forme d une participation financière quasi-totale de LJE dans les activités proposées à la communauté des Mini-Entreprises telles le Congrès, les RDV d experts, les séminaires de formation, l organisation de concours, de ventes générales COMMENT? 1 La Mini-Entreprise majore son prix de vente du montant de la TVA qu elle facture à son client et qu elle reverse à LJE après déduction des montants de TVA qu elle a dû payer à ses fournisseurs lors de ses achats. 2 Le montant de la taxe est proportionnel au prix de vente hors taxe. Trois taux sont d application selon la nature des biens et services produits : 6% sur les biens de première nécessité et les prestations de service à caractère social : la majorité des produits alimentaires, le transport de personnes, les services agricoles. Divers : fleurs, plantes. 12% sur les biens/services qui d un point de vue économique ou social sont importants (comme par exemple : le charbon, la margarine, la nourriture servie à table, etc.) 21% sur tous les biens/services qui n entrent pas dans les catégories 1 et 2 (appareils ménagers électriques, parfumerie ). Dans une grande majorité des cas, les Mini- Entreprises doivent appliquer un taux de TVA à 21%. BON À SAVOIR 1 Dans ce mécanisme, LJE joue le rôle de l Etat : Les Mini-Entreprises envoient leur déclaration TVA à LJE (voir fiche n 46) EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA SUR LES ACHATS, N 128 EXEMPLE DE CALCUL DE LA TVA SUR LES VENTES, N 129

8 Les Mini-Entreprises effectuent les versements de la TVA sur : Le compte de LJE: BE Si la Mini-Entreprise est créancière de LJE au niveau de la TVA, le solde est reporté sur la période suivante ; la régularisation définitive se faisant, au besoin, lors de la liquidation de la Mini-Entreprise. 2 Ni LJE (ASBL), ni les Mini-Entreprises ne sont assujetties à la TVA (décision de l administration de la TVA n E.T du 20 décembre 1989). Pour éviter toute distorsion de concurrence ainsi que tout décalage par rapport à la vie économique réelle, les Mini-Entreprises calculent une TVA fictive, et sont également tenues d établir une déclaration TVA à périodes régulières. 3 Vente à des professionnels (détaillant, grossiste, ) : les entreprises qui passent commande auprès d une Mini-Entreprise ne peuvent pas récupérer de TVA (contrairement à la réalité économique). Le prix à leur facturer sera donc majoré d un montant fictif correspondant à la TVA. remise d une facture (exemple : ventes à des professionnels), il faut veiller à remettre le volet C au client (voir application «Facture» dans les applications Excel de la boîte à outils sur 5 Bien que non assujetties à la TVA, les Mini-Entreprises doivent payer la TVA sur leurs achats. S y soustraire serait illégal. 6 Dans la réalité, la TVA doit être payée pour le 20 de chaque mois. Les entreprises tenues au dépôt d une déclaration trimestrielle versent des acomptes mensuels 7 La TVA sur les achats n est normalement pas récupérable sur présentation d un simple ticket de caisse ; il faut présenter une facture. Toutefois, pour faciliter les transactions des Mini-Entreprises et ne pas leur faire perdre d argent, LJE accepte que le ticket de caisse fasse office de facture. Ce ticket devra être présenté sur une feuille A4 (ou envoyé par scan lisible) en mentionnant le calcul de la TVA 4 Lors des ventes nécessitant l écriture et

9 DÉFINITION COMPTABILITÉ Discipline consistant à répertorier et enregistrer les données chiffrées permettant de refléter et de qualifier aussi bien l ampleur de l activité économique d une entreprise que ses conséquences sur l inventaire de son patrimoine. Faire connaitre le montant et l origine des résultats Vérifier le bien-fondé des décisions prises (outil concourant à la gestion et à la prévision) Faire connaître la valeur du patrimoine concerné et l ampleur de ses engagements vis-à-vis des tiers. QUAND? Au fur et à mesure de l activité de la Mini-Entreprise mais surtout : Pour le 20 janvier (mois de septembre à décembre) À la clôture de la Mini-Entreprise pour tous les autres mois COMMENT? 45 LE DÉPARTEMENT VEILLERA À SUIVRE LES RÈGLES DE BASE : La tenue correcte de la caisse (notifier toutes les entrées et sorties dans le livre de caisse) La conservation de tous les justificatifs des dépenses (tickets et factures) La notification de tous les achats et toutes les ventes dans les journaux d achats et de ventes DÉPARTEMENT FINANCIER Le report de toutes les opérations bancaires dans le livre de banque. Voir Boîte à outils sur comptable/compta_mini.xls CONSEILS À chaque dépense son justificatif Veiller à l évolution de la caisse et donc à la correspondance entre ce qui est calculé et les liquidités réellement disponibles Informer régulièrement (toutes les deux réunions) les membres de l état financier de la Mini-Entreprise équivaut à (re)fixer des objectifs à court terme pour chacun, notamment en matière de stratégie commerciale et donc à soutenir la motivation et l implication de tous. ADDENDUM FINANCIER (EXEMPLE DE COMPTABILITÉ), N 131

10

11 DÉFINITION DÉCLARATION DE TVA Document, établi périodiquement, par lequel l assujetti fait notamment connaître à l administration : le montant des opérations effectuées avec la clientèle (opérations à la sortie) et la TVA due sur ces opérations le montant des opérations réalisées avec les fournisseurs (opérations à l entrée) et la TVA due et déductible sur ces opérations. Dégager la différence entre les taxes dues et les taxes déductibles. COMMENT? Etablir la comptabilité à l aide de l application comptable disponible dans la boîte à outils sur Rechercher l onglet : «déclaration de TVA» correspondant au trimestre Dans les applications comptables de la boîte à outils, choisir «déclaration de TVA», remplir et valider pour chaque trimestre la déclaration de TVA. QUAND? Le 20 janvier pour les opérations du premier trimestre (septembre à décembre). À la clôture de la Mini-Entreprise pour les opérations des derniers mois d activité. BON À SAVOIR 46 Consulter également la fiche n 44 de ce guide consacré à la TVA DÉPARTEMENT FINANCIER Même s il n y a pas eu d opérations, la déclaration reste obligatoire. Il conviendra d inscrire «0,00» dans les cases vides. Les paiements de la TVA due seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations. Dans les entreprises réelles, les déclarations TVA doivent être déposées le 20 du mois qui suit le mois ou le trimestre des opérations ; les entreprises établissent des déclarations mensuelles ou trimestrielles selon l importance de leur chiffre d affaires Pour tout envoi tardif ou toute absence de déclaration, LJE se réserve le droit d infliger à la Mini-Entreprise une amende de minimum 10,00. EXEMPLE DE DÉCLARATION DE TVA, N 130

12 N compte LJE : BE

13 CLÔTURE DE LA MINI-ENTREPRISE DOSSIER DE LIQUIDATION DÉFINITION Ensemble des documents comptables, financiers des rapports à produire et remplir par l entreprise en vue de sa liquidation/clôture forcée. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE La liquidation s apparente à une cessation d activités anticipée et programmée à une date précise, connue de tous. Faire parvenir à LJE les fichiers.xls (dans Applications Comptables : COMPTA.MINI (Module de Comptabilité et Module de Clôture dûment complété), et RHC.MINI (Module RHC). Réaliser l évaluation comptable de l entreprise Etablir les comptes finaux de la Mini-Entreprise Connaître la valeur finale de l action du projet Permettre à LJE de clôturer votre dossier de la Mini-Entreprise. QUAND? 47 Au moins deux semaines avant l Assemblée Générale de clôture. DÉPARTEMENT FINANCIER COMMENT? UNE PROCEDURE EN PLUSIEURS ETAPES : 1 La liquidation des stocks terminée (invendus=0 ). Envois à LJE : 2 Module de Comptabilité càd : Journal des ventes, Journal des achats, déclaration TVA , Livre de caisse, Livre de Banque, Balance comptable EXEMPLE DE DOSSIER DE LIQUIDATION, N 132 N 139

14 3 Module de Clôture càd : Tableau récapitulatif, Compte de Résultats, Bilan, Valeur de l action en fin d exercice : Formulaire de liquidation, Créanciers restant à payer. Si vous n utilisez pas les fichiers. xls, vous devez envoyer les documents qui reprennent les mêmes données. 4 Factures et tickets de vos achats (sans quoi la TVA est non déductible) par courrier ou par scanning 6 Module RHC càd : Registre des actionnaires, Registres des Présences , Journal de Paie Versement de l argent liquide (caisse) sur le compte bancaire de la Mini-Entreprise 7 Clôture du compte bancaire de la Mini- Entreprise et versement de l argent sur le compte de LJE : BE L amortissement des éventuelles immobilisations et l application des réductions de valeur sur les créances commerciales (rare dans le cadre des Mini-Entreprises). BON À SAVOIR L impôt sur le bénéfice est de 33,99%. Exception : 24,9775% lorsque le coût (ONSS employeur compris) des rémunérations attribuées aux jeunes entrepreneurs au cours de l année, augmentées des tantièmes éventuels, dépasse 60, multiplié par le nombre de jeunes. Si le solde de la valeur de l action est inférieur à 3, le remboursement individuel des actionnaires n est pas effectué (coûts de remboursement trop élevés). Il est possible de décider dès la première AG de l action sociale ou humanitaire à laquelle le solde de liquidation pourrait être versé (à notifier sur le formulaire de liquidation). A défaut d une décision commune, le solde servira à doter les prix des concours de l année suivante. CONSEILS Intégrer dans le dossier les frais de photocopies du rapport à remettre aux actionnaires le jour de l assemblée. ECOTIPS 247 Vous avez fait des bénéfices? Pourquoi ne pas compenser vos émissions de C0²? Compenser 1 tonne de CO2 ne coûte qu environ 30! L argent investi dans un projet de réduction des émissions de CO2, ailleurs dans le monde, compensera celles émises par les activités de la Mini- Entreprise.