Ce que tu écris est le reflet de ta personnalité

Transcription

1 Jour 3 Ce que tu écris est le reflet de ta personnalité

2 Avant d envoyer un message par courriel, utilise la liste de vérification cidessous pour t assurer de produire la meilleure impression possible. Demande-toi d abord si le courriel est vraiment le support qui convient pour transmettre les renseignements que tu dois communiquer. Il va de soi que le textage et la messagerie instantanée ne conviennent pas aux communications à caractère professionnel, mais il est possible qu un appel téléphonique ou une rencontre en personne soient mieux indiqués (p. ex. pour négocier le salaire, parler d une question personnelle délicate ou décliner une offre d emploi). Exprime l objet de ton message de façon à inciter le destinataire à l ouvrir. Commence par une formule d appel. Comme dans une lettre, on utilise simplement «Madame,» ou «Monsieur,» (sans faire suivre le nom de famille). Il convient de faire précéder le message du nom et titre du destinataire, par exemple : «À l attention de Mme XYZ, directrice des Ressources humaines». Dans ce cas, vérifie l orthographe du nom deux fois plutôt qu une. Va droit au but. L objet de ta communication doit figurer dans le premier paragraphe du message (au cas où le destinataire manquerait de temps ou d attention). Évite de parler uniquement de toi. Une communication truffée de «je» risque d ennuyer le destinataire. Ne fournis pas trop de renseignements personnels. Sache t en tenir à l aspect professionnel sans t éloigner de ton sujet. Révise ton message dans un esprit de concision. Les longues phrases et les longs paragraphes sont difficiles à lire, surtout sur un écran d ordinateur ou d appareil mobile. Alors, découpe tes idées et présente-les en passages courts. Ne rédige pas ton message exclusivement en minuscules ou en majuscules. Dans le premier cas, tu aurais l air de manquer de maturité et, dans le second, tu donnerais l impression de CRIER. Évite les émoticônes, les abréviations propres à la messagerie instantanée et l abus de points d exclamation. Réserve ces éléments aux communications personnelles. Ajoute toujours au bas de tes courriels professionnels une signature comprenant tes coordonnées ainsi que l URL de ton profil professionnel sur LinkedIn. Avant d appuyer sur le bouton d envoi, relis toujours tes messages (ou demande à quelqu un en qui tu as confiance de le faire ami, membre de la famille ou service professionnel de relecture) afin d en assurer le professionnalisme et la justesse, et d éviter les coquilles. Et ne te fie pas uniquement au correcteur orthographique intégré. Prendre le temps de vérifier chaque message peut éviter bien des erreurs.

3 Jour 3 Fiche d exercice du mercredi Ce que tu écris est le reflet de ta personnalité

4 Questionnaire sur la rédaction professionnelle Sais-tu te présenter de façon professionnelle sur papier? À l aide du questionnaire qui suit, vérifie tes compétences en communication écrite professionnelle; celles-ci font partie intégrante de ta marque personnelle. 1. Vrai ou faux : La meilleure formule d appel dans une lettre de présentation est «À qui de droit». 2. Parmi les options qui suivent, quelle est celle qui décrit le mieux l objet d un courriel portant sur le réseautage professionnel? a. «Réseautage» b. «Bonjour» c. «Étudiant en marketing cherche conseils d orientation professionnelle» d. L objet n est pas nécessaire dans un courriel de réseautage. 3. De quelle longueur devrait être un curriculum vitae pour un premier emploi? a. 1 page b. 2 pages c. Autant de pages qu il le faut pour décrire ton expérience 4. Vrai ou faux : Lorsque tu fais une demande par courriel, le mieux est de fournir d abord tous les renseignements nécessaires, puis d en arriver à la demande proprement dite. 5. Vrai ou faux : Après une entrevue d emploi, il est maintenant acceptable d envoyer un mot de remerciement par courriel. 6. Parmi les éléments qui suivent, lesquels ne conviennent pas à une communication professionnelle? a. Émoticones b. Abréviations utilisées dans les textos ou la messagerie instantanée (mdr [mort de rire], d6d [décider]) c. Nombreux points d exclamation d. Tous ces éléments 7. Quelle est la meilleure formule de salutation dans un courriel à caractère professionnel? a. Salutations, b. Meilleures salutations, c. Merci de votre attention, d. Respectueusement, e. Toutes ces formules sont acceptables

5 8. Vrai ou faux : Lorsque tu envoies une invitation à se connecter sur LinkedIn, utilise toujours le message standard («J aimerais vous inviter à rejoindre mon réseau professionnel en ligne, sur le site LinkedIn»). 9. Pour quelles raisons, parmi les suivantes, des recruteurs ont-ils dit n avoir pas donné suite à une demande d emploi? a Adresse de courriel non professionnelle dans le curriculum vitae (p. ex. : b. Faute d orthographe dans le curriculum vitae c. Lettre de présentation au nom du principal concurrent de l entreprise d. Utilisation de la messagerie instantanée pour s adresser à un recruteur e. Toutes ces raisons 10. Selon les employeurs qui embauchent des débutants, quelle compétence fait le plus défaut aux candidats? a. Professionnalisme b. Rédaction c. Esprit critique d. Suivi Il est très important, dans les communications par courriel, d utiliser les mots justes et la ponctuation adéquate, et de s en tenir à une longueur appropriée. Sans le ton de la voix, le contact visuel et le langage corporel, il est facile de mal interpréter l intention du courriel. C est pourquoi il vaut mieux faire relire ce que tu écris. N hésite pas à donner un coup de fil ou à rencontrer quelqu un autour d un café. Jennifer Sung, PwC, analyste expérimentée, Audit et Certification

6 Questionnaire sur la rédaction professionnelle Réponses 1. Réponse : faux. L expression «À qui de droit» est du même ordre que «À l occupant» : elle n incite pas à poursuivre la lecture. Dans la mesure du possible, adresse ta lettre de présentation à un recruteur en particulier ou à une personne des ressources humaines. Par exemple, «À l attention de M. XYZ», et n oublie surtout pas de vérifier l orthographe du nom de cette personne. 2. Réponse : c). L objet du message est très important dans les courriels à caractère professionnel. Il détermine si la personne ouvrira ton message ou non. Plus l objet est précis, mieux c est. 3. Réponse : a). Le CV n est pas la liste exhaustive de tes réalisations; c est avant tout un document de marketing. Les recruteurs regardent si tu sais présenter tes compétences et ton expérience en fonction de leurs besoins de recrutement. Une page suffit amplement. 4. Réponse : faux. Tous les bons journalistes savent qu il ne faut pas diluer le propos. Les gens sont pressés et il arrive souvent qu ils ne lisent pas les courriels en entier. C est pourquoi ta demande doit figurer dans le premier ou le deuxième paragraphe. 5. Réponse : vrai. Dans la plupart des secteurs, le fait d envoyer une note de remerciement par courriel après une entrevue est très acceptable, à condition que le texte soit rédigé de manière professionnelle et qu il ne comporte pas de fautes d orthographe ou de grammaire. Au rythme où vont les choses dans le monde des affaires, le courrier postal risque d être trop lent. Il existe cependant des milieux et des situations où une note manuscrite est préférable. En cas de doute, vérifie au préalable auprès de ton bureau d orientation professionnelle. 6. Réponse : d). Les émoticones, les abréviations utilisées dans la messagerie instantanée et les multiples points d exclamation n ont pas leur place dans les communications professionnelles. Manifeste ton enthousiasme par ton expérience et ta passion, non à l aide de ton clavier.

7 7. Réponse : e). Toutes ces suggestions sont professionnellement acceptables. 8. Réponse : faux. Il vaut mieux personnaliser toutes les demandes de connexion afin que le destinataire sache pourquoi tu veux établir une connexion. C est d autant plus important lorsque tu t adresses à des personnes que tu n as jamais rencontrées. Et même si LinkedIn est un réseau social, assure-toi que toutes les communications que tu envoies par l intermédiaire de ce site sont professionnelles et ne contiennent pas de fautes d orthographe et de grammaire. Chacune de tes communications contribue à ta réputation professionnelle et à ta marque personnelle. 9. Réponse : e). Il s agit en effet de quelques-unes des erreurs les plus courantes commises par les aspirants à un emploi. Dis-toi qu il ne convient pas de communiquer avec un recruteur par messagerie instantanée ni d utiliser une adresse de courriel à caractère trop personnel. Relis toujours tes messages avant de les envoyer à un employeur éventuel (ou demande à une personne de confiance de le faire ami, membre de la famille ou service professionnel de relecture) afin d en assurer le professionnalisme et la justesse, et d éviter les coquilles. Ne sous-estime pas l importance d une bonne orthographe et d une bonne syntaxe, et ne te fie pas à ton ordinateur pour rattraper tes erreurs! 10. Réponse : b). Selon un récent rapport de sondage, près de la moitié des responsables des ressources humaines interrogés ont noté que les candidats de niveau débutant manquent de compétences en rédaction. Tu peux donc vraiment te démarquer grâce à une bonne qualité de rédaction. Si ta syntaxe, ton orthographe et ton style laissent à désirer, il te serait profitable de suivre des cours de base. Plusieurs universités offrent ce type de cours, alors profites-en pour les suivre avant la fin de tes études. Le courriel est une méthode de communication efficace dans certaines circonstances. Avec le temps, j ai appris à rédiger des demandes par courriel avec le plus de professionnalisme et de précision possible. Je m assure ainsi que mon message n est pas pris hors contexte et j évite les réponses inutiles et la nécessité de donner des explications supplémentaires. Sean M. Burke, PwC, analyste, Services fiscaux