Une fois votre tableau excel complet, cliquer sur fichier enregistrer sous type de fichier (menu déroulant) csv (séparateur : point virgule).

Transcription

1 La fonction Annuaire Dans ce document : - Importer un annuaire - Exporter un annuaire en.csv - Modifier un annuaire Importer un annuaire Un annuaire est un module qui regroupe des informations (nom, adresse, coordonnées, etc.) sur les membres d une association, d'une entreprise, d'un organisme professionnel ou sur les abonnés à un service. Pour créer un annuaire il faut avoir un fichier regroupant toutes les données en.csv. Pour cela, il faut ouvrir un fichier excel, nommer les colonnes selon les informations choisies (nom, prénom, etc) et toujours nommer la première colonne «ID» qui vous servira à numéroter les lignes (le nombre d'informations). Exemple ci-dessous ATTENTION, l'import en.csv demande une petite attention sur les caractères issus de word qui ne seront pas acceptés et qui pourraient créer soit un blocage pendant l'import soit créer de nombreux caractères non souhaités une fois l'annuaire importé sur le site. Faites notamment attention aux «'», «œ», les «é», à, aux Lorsque votre fichier excel est fini, enregistrez-le en.csv et utiliser la fonction remplacer pour modifier les caractères suivants : «'» à remplacer par un ' du.csv «é»à remplacer par un é du csv «œ»à remplacer par oe à remplacer par euros à supprimer ci-possible Une fois votre tableau excel complet, cliquer sur fichier enregistrer sous type de fichier (menu déroulant) csv (séparateur : point virgule). A savoir : pour que l'adresse internet soit cliquable dans l'annuaire, il faut écrire lien vers «nom du site» (la barre s'obtient en cliquant sur les boutons «Alt 1

2 Gr» et «6» de votre clavier). La conversion effectuée, vous pouvez intégrer votre document en csv dans l'annuaire Pour créer un annuaire, il vous suffit de créer un objet de type Annuaire. Pour ce faire, placez vous à l endroit où vous voulez créer votre Annuaire (en général sur une rubrique), puis choisissez l objet «Annuaire» en bas de page et «Créer ici». Entrer le nom de l'annuaire (annuaire des associations, de l'hébergement...), une description et «envoyer à la publication» Cliquer sur le nom de l'annuaire (il se retrouve en surbrillance orange), et cliquer sur la partie centrale sur «importer un fichier csv». 2

3 Cliquer sur le «parcourir» pour récupérer le fichier csv Cliquer sur importer Chaque colonne du fichier csv va générer un champ Le champ est composé de 3 fonctions : 1. Utiliser la valeur de cette colonne pour nommer les objets : ne s'utilise qu'une seule fois, cette fonction permet de nommer les fiches de l'annuaire 2. Indexer cette colonne dans la recherche globale : Indexe les mots clés dans le moteur de recherche de l'annuaire (vous pouvez indexer plusieurs colonnes si vous le souhaitez) 3. Le menu déroulant type : Il va déterminer le type de champ représenté dans l'annuaire. Menu déroulant : détermine la colonne qui servira de recherche principale (par exemple, si vous avez une colonne «type d'hébergement», les choix du menu déroulant seront : l'hôtel, les chambres d'hôtes, etc...) Ligne de texte : Idéale pour les champs de type nom, prénom, adresse Zone de texte : Choisir ce type de champ lorsque vous avez un descriptif à faire Adresse mail : A choisir lorsque c'est une adresse mail URL : A choisir quand c'est une adresse de site internet Pour une image ou un fichier, contactez-nous avant car la procédure est un peu plus complexe 3

4 Cliquer sur «continuer» Chaque ligne du document csv va générer une fiche d'annuaire que vous pourrez mettre à jour par la suite A savoir : 1. Si vous voulez rajouter une fiche d'annuaire, placez vous sur votre annuaire, puis choisissez l objet «Element de annuaire X» en bas de page et «Créer ici». Le champ ID se remplit avec le numéro suivant la dernière fiche. Export d'annuaire en.csv Dans l'administration du site, sélectionner l'annuaire que vous voulez exporter, faites un clic gauche et choisir export d'objets : Un menu déroulant s'ouvre en centre de page dans lequel vous sélectionnez l'objet que vous voulez exporter en.csv (toutes les fonctionnalités présentes dans le site sont ici listées, sélectionnez donc un l'élément de l'annuaire qui vous concerne : élément de l'annuaire des associations, élément du guide des aides etc. (élément de l'annuaire que vous avez créé) : 4

5 Cliquez sur envoyer Vous voyez à présent le listing des champs composant l'annuaire avec l'indication «peut être exporté» en face, cela veut dire que les champs peuvent être exportés sans problème. S'il y a marqué «ne peut être exporté», cela veut dire que ce champ n'apparaîtra pas dans le fichier importé (pour les annuaires, il n'y a à priori pas de problème, hormis avec les champs fichiers, images par exemple). Vous n'avez rien à modifier sur cette page, allez tout en bas et cliquez sur Envoyer Une fenêtre s'ouvre avec la possibilité de télécharger le fichier.csv : 5

6 Modifier un annuaire Si vous souhaitez rajouter ou modifier des données à l'intérieur de fiches d'annuaire ou rajouter des fiches, vous pouvez soit le faire manuellement en créant des éléments d'annuaire comme vous créez des articles, ou importer à nouveau l'annuaire. Lorsque vous faites cette manipulation, choisir lors de l'import «vider l'annuaire avant d'importer» Si vous voulez modifier les champs du moteur de recherche, il vous faut réimporter totalement l annuaire donc supprimer les fiches de l annuaire existant et supprimer la classe existante au départ pour ne pas créer de conflit entre les différentes classes. Vous n avez à priori pas la main là-dessus, donc, nous contacter. 6