ENTRETIEN PROFESSIONNEL - GUIDE DE L EVALUE

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1 2015 ENTRETIEN PROFESSIONNEL - GUIDE DE L EVALUE DRH POLE DEVELOPPEMENT RH SERVICE GPEAC & PROMOTION DU VOLONTARIAT 27/04/2015

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3 SOMMAIRE Présentation générale..... page Le cadre réglementaire 2. L entretien professionnel : une évaluation annuelle, professionnalisée et personnalisée 3. Les finalités de l entretien professionnel 4. Qui sont les évaluateurs au SDIS 44? 5. Qui évalue-t-on? 6. Les outils mis à disposition 7. Les étapes de l entretien professionnel Annexes Annexe 1 - Les questions à se poser en amont.... page 07 Annexe 2 - La conduite de l entretien..... page 08 Annexe 3 - Demande de révision et recours de droit commun... page 09 Annexe 4 - Support de préparation destiné à l agent évalué... page 10 Annexe 5 - Compte rendu de l entretien professionnel (CREP)... page 11 p. 1

4 Présentation générale 1. Le cadre réglementaire A compter de l année 2015, l entretien professionnel remplace la notation. Il est obligatoire. Dans un premier temps, ce dispositif avait été institué à titre expérimental [1], il a ensuite été pérennisé [2]. Les nouvelles dispositions s appliquent aux évaluations afférentes aux activités postérieures au 1er janvier La valeur professionnelle, telle qu elle est appréciée au cours de l entretien, sera prise en compte pour l avancement de grade et la promotion interne [3], mais aussi pour l avancement d échelon. 2. L entretien professionnel : une évaluation annuelle, professionnalisée et personnalisée L entretien professionnel est un moment d échange et de dialogue entre l agent et son supérieur hiérarchique direct en vue d apprécier la valeur professionnelle de l agent. Il donne lieu à un compte rendu. Le décret du 16 décembre 2014 fait état des critères à partir desquels la valeur professionnelle sera évaluée : Les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs ; les compétences professionnelles et techniques ; les qualités relationnelles ; la capacité d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur. Il décrit également l organisation de l entretien. 3. Les finalités de l entretien professionnel Favoriser l enrichissement du dialogue entre le supérieur hiérarchique et l agent ; permettre d apprécier conjointement la valeur professionnelle et les résultats obtenus dans l année écoulée en partant de faits constatés et fixer ensemble les objectifs pour l année à venir ; partager les enjeux de service et favoriser le collectif de travail ; conforter le supérieur hiérarchique dans son rôle de manager «développeur de compétences», lui permettre de prendre connaissance des souhaits d évolution de l agent ; permettre une meilleure gestion des compétences collectives du SDIS. Cela passe par la formation, l évolution de carrière, la mobilité géographique et la mise en œuvre de parcours professionnels. [1] Article 76-1 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale [2] Loi n du 27 janvier décret n du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux [3] Article 8 du décret n du 16 déc p. 2

5 4. Qui sont les évaluateurs au SDIS 44? 4.1 En groupement fonctionnel et territorial Ce sont les supérieurs hiérarchiques directs identifiés dans les organigrammes : 4.2 En CIS les chefs de groupement ou de pôle ; les chefs de service ; la plupart des chefs de bureau, des chefs de cellule et les chefs de salle au CTA/CODIS. Type de CIS N+1 Agents évalués catégories 1, 2 et 3 Tous les officiers (CBMO, CBRI, officiers de garde) Les sous-officiers et hommes du rang catégorie 4 Chef CIS (ou adjoint) catégorie 5 Chef CIS L adjoint 5. Qui évalue-t-on? L entretien professionnel s applique à tous les corps, cadre d emplois ou emplois de la fonction publique territoriale dotés d un statut particulier [1]. 5.1 Les agents concernés Les fonctionnaires titulaires à l exclusion des stagiaires. 5.2 Les agents non concernés au vu de la réglementation actuelle Les agents non titulaires ; les fonctionnaires stagiaires ; certains fonctionnaires en détachement (détachement pour fonction élective, détachement auprès d un parlementaire ). 6. Les outils mis à disposition Le guide de l évalué, le guide de l évaluateur ; la fiche de poste ; le compte rendu de l entretien professionnel. 7. Les étapes de l entretien professionnel 7.1 La convocation La convocation est transmise au minimum 8 jours avant l entretien à l initiative du supérieur hiérarchique direct (invitation Outlook). Elle doit être accompagnée de la fiche de poste et d'un exemplaire de la fiche d'entretien professionnel servant de base au compte rendu. 7.2 La préparation de l entretien Un entretien réussi est un entretien qui se prépare. Aussi nous conseillons de réaliser au préalable de l entretien les actions suivantes : [1] article 1er décret n du 16 déc p. 3

6 Relire la fiche de poste Phase de préparation S interroger sur les objectifs fixés pour l année écoulée. Sontils atteints? Qu ai-je fait pour les atteindre? Penser aux difficultés rencontrées et réfléchir à des solutions pour les résorber Penser aux contributions à apporter au service, à votre avenir professionnel (formations, mobilité ) 7.3 Le déroulement de l entretien Nous vous proposons la trame ci-dessous : Démarrage de l entretien Résultats professionnels obtenus L évaluateur précise le cadre de l entretien, ses objectifs et son déroulement Préciser éventuellement les points que vous souhaitez aborder Faire le bilan de l année écoulée (faits marquants de l année) Evaluer le niveau d atteinte des objectifs Donner un avis sur l appréciation des compétences Pendant l entretien Projection sur l année à venir Demander l actualisation de la fiche de poste si nécessaire Prendre connaissance des objectifs de l année N+1 Formaliser un contrat avec l évaluateur pour permettre l atteinte des objectifs et le développement de vos compétences Evoquer les besoins de formation, les souhaits d évolution professionnelle (carrière, mobilité) Conclusion de l entretien Vérifier avec l évaluateur que tous les points ont été abordés 7.1 Après l entretien La rédaction du compte rendu de l entretien professionnel (CREP) Suite à l entretien, le supérieur hiérarchique rédige et signe le compte rendu. Il comporte une appréciation générale littérale exprimant la valeur professionnelle de l agent La notification Dans un délai maximum de 15 jours suivant l entretien, le compte rendu est notifié à l agent qui, éventuellement, le complète par ses observations sur la conduite de l entretien ou sur les différents sujets sur lesquels il a porté. Il le signe pour attester qu il en a pris connaissance et le renvoie à son supérieur hiérarchique direct. Celui-ci sera ensuite visé par l autorité territoriale et classé dans le dossier administratif de l agent La demande de révision et les recours de droit commun La notification ouvre un délai permettant à l agent de déposer une demande de révision du compte rendu ou de recours de droit commun (cf. annexe 3). p. 4

7 7.1.4 L exploitation du compte rendu Après notification, le service GPEAC transmettra les souhaits des agents (formation, évolution de carrière, mobilité ) aux services concernés pour traitement. p. 5

8 p. 6

9 Annexe 1/ Les questions à se poser en amont 1. Des questions d ordre général Quelles sont, selon moi, les missions ou les activités les plus importantes de mon poste? Quelles sont celles qui me motivent le plus? Celles qui me motivent le moins? Quelles sont celles, où je réussis le mieux? Celles où je réussis le moins bien? Quelles sont mes sources de satisfaction? Quelles difficultés ai-je rencontrées dans mon travail cette année? Comment pourraient-elles être aplanies/résorbées? Quelle est ma contribution au fonctionnement du service? Où en suis-je dans la réalisation de mes objectifs? A quels résultats concrets suis-je parvenu(e)? Quelles pourraient être mes propositions pour améliorer la qualité du service? 2. Des questions sur les formations suivies et à réaliser Qu est ce que cela m a apporté? Qu ai-je concrètement mis en œuvre? Qu est ce que cela a apporté au service? Ai-je besoin de formations complémentaires? 3. Des questions sur mon évolution professionnelle («être acteur de mon parcours professionnel») Quels sont mes souhaits d évolution pour les années à venir (évolution de grade, mobilité, changement de métier, accompagnement au départ à la retraite )? Au sein de mon groupement? Dans une autre direction? Dans un autre secteur? Dans un autre CIS? Sur quel type de poste? Quelles sont mes motivations? Comment puis-je m y préparer? p. 7

10 Annexe 2/ La conduite de l entretien 1. Les attitudes facilitatrices Adopter une attitude constructive : l entretien n est pas «profitable» si j adopte une attitude de retrait (non engagement) ou d opposition (contestation, refus d échanger) ; s appuyer sur les faits : la production de faits donne de la crédibilité à l analyse et lui confère une dimension non contestable. 2. Les pièges à éviter Ne rien avoir préparé ; être crispé, sur la défensive avant le début de l entretien ; refuser d entendre la moindre critique ; rester silencieux ; se comparer aux autres. En bref quelques conseils Relire en amont le support de l année dernière. Cela me permettra de retrouver la formulation de mes objectifs et de me projeter dans la dynamique de l entretien. Prendre l entretien au sérieux L évaluation est importante pour moi (évolution de carrière) mais également pour le service (qualité du service public). L entretien est un outil de progrès mais pas de sanction. Ecouter activement et s exprimer Participer à l entretien en posant des questions, en me faisant réexpliquer ce que je n ai pas compris, en faisant des propositions et des remarques. Ecouter mon responsable hiérarchique J ai besoin de savoir ce qu il pense de mon activité et ce qu il attend de moi. Accepter que mes perceptions de la réalité diffèrent de celles de mon supérieur hiérarchique et essayer d en comprendre les raisons. S exprimer positivement Ne pas se formaliser sur les points à améliorer relevés par mon supérieur hiérarchique, mais chercher avec lui les moyens d y remédier et de progresser. p. 8

11 Annexe 3 / Demande de révision et recours de droit commun La procédure de révision [1] ETAPE 1 auprès de l autorité territoriale L agent, peut demander la révision du compte rendu de l entretien professionnel auprès de l autorité territoriale dans un délai de 15 jours francs [2] suivant la notification du compte-rendu. Elle est préalable à l éventuelle saisine de la CAP. l autorité territoriale, à compter de la date de dépôt de la demande, dispose de 15 jours pour répondre. L absence de réponse, dans le délai fixé par décret, doit être considérée comme un rejet de la demande de révision. ETAPE 2 auprès de la CAP L agent, en cas de réponse négative, peut alors décider de poursuivre la procédure en saisissant la CAP dans un délai d un mois à compter de la date de notification de la réponse ou suivant la réponse implicite de rejet de l autorité territoriale. La CAP peut proposer à l'autorité territoriale de modifier le compte rendu de l entretien professionnel qui lui est soumis. Cette proposition est un avis que l autorité territoriale n est pas tenue de suivre. L autorité territoriale communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l'entretien professionnel. Recours de droit commun En plus de la procédure de révision, l agent en désaccord avec les termes de son entretien professionnel peut exercer les voies de recours de droit commun. Il doit être adressé dans un délai de deux mois à compter, soit : LE RECOURS GRACIEUX de la notification initiale du compte-rendu de l entretien professionnel ; de la réception de la réponse de l autorité territoriale à la demande de la révision ; après communication du compte-rendu d entretien éventuellement révisé par l autorité territoriale, après avis de la CAP. Pour mémoire l absence de réponse de la part de l administration vaut décision implicite de rejet au terme des deux mois suivant le recours de l agent. L exercice du recours gracieux auprès de l autorité territoriale conserve le délai de contentieux à l encontre du compte-rendu de l entretien LE RECOURS CONTENTIEUX Il s exerce dans les mêmes conditions que le recours gracieux, soit deux mois à compter des trois cas cités ci-dessus. Le compte-rendu d entretien professionnel peut être contesté par l agent directement devant la juridiction administrative sans que le défaut de demande préalable de révision auprès de la CAP et l absence de recours gracieux ne puissent lui être opposé. [1] Article 7 du décret n du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux [2] Délai franc : se calcule en ajoutant une unité au point de départ. Un compte rendu notifié par exemple le 10 janvier, la demande de révision sera déposée au plus tard le 26 janvier avant minuit. p. 9

12 Annexe 4/ Support de préparation SUPPORT DE PREPARATION A L ENTRETIEN PROFESSIONNEL DESTINE A L AGENT EVALUE Mon poste Mon bilan de l année Mes propositions pour l année à venir Mes activités principales Mes points forts Mes objectifs individuels Mes points faibles Mes demandes de formation Atteinte de mes objectifs Mes demandes de matériels Mes activités secondaires Les moyens mis à disposition (formation, matériel ) Mon avis/propositions éventuelles sur l organisation générale Mes demandes d évolution professionnelle p. 10

13 Annexe 5/ Compte rendu de l entretien professionnel COMPTE-RENDU DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Année de référence : Date de l entretien : / / IDENTIFICATION DE L AGENT EVALUE NOM :.. Prénom :.... Catégorie : A B C Groupement/Pôle :. Affectation : Poste occupé (Joindre la fiche de poste ) :... Date de prise de fonction : DU SUPERIEUR HIERARCHIQUE DIRECT NOM :.. Prénom :.. Grade :.. Fonction :.. Direction : Groupement/Pôle : Affectation :. Quotité temps de l agent... : C NC ETP : Appréciation impossible (absence pour indisponibilité physique, congé parental, disponibilité, autre ).. p. 11

14 1. Résultats professionnels obtenus 1.1 Bilan de l année (éléments de contexte, changements, difficultés ) 1.2 Rappel des objectifs de l année précédente et résultats obtenus Objectifs fixés Résultats obtenus Analyse des écarts 1= objectif atteint 2= objectif partiellement atteint 3 = objectif non atteint p. 12

15 2. Appréciation des compétences (fiche de poste) 1 Activité Compétences associées REFERENTIEL DE COMPETENCES NIVEAU REQUIS NIVEAU ACQUIS Légende des niveaux : 1 - Non acquis... compétence non développée (à argumenter). 2 - Apprentissage.. acquisition de savoir-faire, de pratiques, de connaissances pour réaliser l activité. 3 - Application... mobilisation des compétences nécessaires à la réalisation de l activité avec une aide ponctuelle du supérieur hiérarchique ou d un collègue. 4 - Maîtrise... mobilisation des compétences nécessaires à la réalisation de l activité sans solliciter d aide. L agent est autonome et force de proposition dans son activité. Il est en mesure d agir sur les relations. p. 13

16 3. Proposition(s) de révision de la fiche de poste (partie à remplir par le responsable hiérarchique s il juge nécessaire de reprendre la fiche de poste : ajout ou suppression d activités et/ou de compétences) 4. Objectifs pour l année à venir Objectifs Critères d évaluation Délais (mentionner date) Si nécessaire, moyens* * Si les moyens se traduisent par un besoin de formation, renseignez l annexe correspondante. 5. Formation Voir fiche «besoins de formation» en annexe Evolution professionnelle a. Déroulement de carrière (souhaits de l agent) b. Mobilité L agent a-t-il à court ou moyen terme le souhait de postuler sur un autre poste ou de demander une mobilité géographique? p. 14

17 7. Appréciation générale de la valeur professionnelle Pour permettre l appréciation de la valeur professionnelle à partir des 4 thèmes fixés par l article 4 du décret n du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux, le SDIS a déterminé, après avis du CT, les critères suivants : 1) Les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs 2) Les compétences professionnelles et techniques 3) Les qualités relationnelles 4) Les capacités d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur La capacité à accomplir ses missions, - l atteinte des objectifs fixés, - la qualité d exécution des tâches, - le respect des délais - l autonomie et le sens de l organisation et la rigueur, - le respect des procédures et des normes - le niveau et l étendue des connaissances techniques et réglementaires, - la connaissance de l outil de travail, - la capacité à former, la ponctualité, - la recherche d information/curiosité professionnelle, - la connaissance de l environnement professionnel, des services et partenaires extérieurs, - le sens du service public/conscience professionnelle, - la capacité d analyse/à formuler des propositions*, - Le rapport avec la hiérarchie, - le rapport avec les collègues ou autres responsables de service, - la capacité à travailler en équipe, - la capacité à partager l information/à rendre compte, - le rapport avec les subordonnés* - La capacité à animer/développer l esprit d équipe, - l aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits, - l aptitude à la conduite de projets, - la capacité à fixer les objectifs*, - la capacité à déléguer et à s assurer du suivi des délégations*, - la capacité à identifier les compétences individuelles et collectives*, - la capacité à faire respecter les consignes* - l anticipation* Afin de faciliter l expression et l homogénéité de la valeur professionnelle il est proposé aux évaluateurs de se reporter à la grille de définition des critères du guide de l évaluateur. Appréciation générale de la valeur professionnelle : Favorable à l avancement d échelon à la durée minimum : oui non Date : le Signature du supérieur hiérarchique direct : p. 15

18 8. Notification Observations éventuelles de l agent : Je soussigné(e),.déclare avoir pris connaissance de l appréciation générale portée sur le présent document. Date : le Signature de l agent : 9. visa de l autorité territoriale Date : le Signature de l autorité de territoriale : p. 16

19 DEMANDE DE REVISION La demande de révision doit être formulée auprès de l autorité territoriale (préalable obligatoire à l éventuelle saisine de la CAP), dans un délai de 15 jours francs suivant la notification du compte-rendu. Suite à la réponse de l autorité territoriale, l agent peut poursuivre la procédure en saisissant la CAP compétente dans un délai d un mois. Demande de révision du compte-rendu auprès de l autorité territoriale Motif(s) : Date : le Signature de l agent : Réponse de l autorité territoriale Date : le Signature de l autorité territoriale : Réponse notifiée à l agent le : Signature de l agent : Demande de révision du compte-rendu auprès de la commission administrative paritaire Je soussigné(e).demande la révision de mon compterendu d entretien professionnel. Date : le Signature de l agent : Visa de la CAP Vu le Observations éventuelles : Décision Elément(s) révisé(s) du compte-rendu : Date : le Signature de l autorité territoriale : Réponse notifiée à l agent le : Signature de l agent En cas de contestation, l agent dispose d un délai de deux mois à compter de la notification du présent compte-rendu pour déposer un recours devant le tribunal administratif. p. 17

20 SERVICE DEPARTEMENTAL D INCENDIE ET DE SECOURS DE LA LOIRE ATLANTIQUE 2015 Vous souhaitez avoir davantage d information vous pouvez joindre le service GPEAC et promotion du volontariat : Stéphanie GENTILHOMME, Chef de service stéphanie.gentilhomme@sdis44.fr Catherine SCHOCH, Agent de gestion GPEAC catherine.schoch@sdis44.fr