MODULE Mandat lié à la surveillance financière

Transcription

1 Renforcer la capacité des conseils d'administration des Centres de ressources pour les familles des militaires MODULE Mandat lié à la surveillance financière

2

3 Renforcer la capacité des conseils d'administration des Centres de ressources pour les familles des militaires Les renseignements contenus dans ce module sont destinés à servir de lignes directrices seulement aux conseils d administration des Centres de ressources pour les familles des militaires (CRFM). Les lois en vertu desquelles les CRFM sont constitués en société et qui régissent la responsabilité fiduciaire du conseil d administration peuvent être fédérales ou provinciales et varier selon l autorité en cause. Il incombe aux conseils d administration de connaître les lois qui s appliquent pour leur CRFM. Les exigences, notamment pour des documents de constitution en société, des lettres patentes et des règlements administratifs, varieront selon la province dans laquelle le CRFM est constitué. Les politiques et les formulaires présentés dans les modules ne sont que des exemples. Les CRFM ne sont pas tenus d utiliser ces documents et ils peuvent personnaliser tout exemple contenu dans le présent document. Remarque : Le genre masculin est utilisé tout au long de ce document dans le seul but d alléger le texte.

4

5 Table des matières Introduction...7 Objectifs d apprentissage...8 Gouvernance : se préparer pour une responsabilité fiduciaire...8 Responsabilité fiduciaire...8 Fiduciaire...8 Relation fiduciaire...8 Mandat lié à la surveillance financière...8 Approbation des politiques financières...9 Résolution bancaire et autorisation de signature...9 Responsabilités liées aux ressources humaines...9 Gestion du risque...11 Comité des finances et/ou de la vérification...11 Trésorier...12 Approbation du budget d exploitation annuel...13 Surveillance du rendement financier...14 État financier...14 Relevé des recettes et des dépenses...14 Bilan...16 État des modifications de la situation financière...17 Gestion des fonds conditionnels...17 Gestion des investissements...17 Exigences légales...18 Fiscalité...18 Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés...19 Prévention de la fraude...20 Traiter les activités frauduleuses...21 Approbation des états financiers annuels vérifiés...22 Nomination d un vérificateur indépendant...22 Collaborer avec le vérificateur...23 Assemblée générale annuelle...23 Développement de fonds...24 Le rôle du comité de financement...25 Le rôle du personnel dans le développement de fonds...26 Annexe 1 Exemple de résolution bancaire...27 Annexe 2 Exemple des paramètres du comité des finances...28 Annexe 3 Modèle de rapport du comité des finances/de la vérification au CA...30 Annexe 4 Exemple d un relevé des recettes et des dépenses...31 Annexe 5 Exemple d état sur l écart budgétaire...33

6 Annexe 6 Listes de contrôle de l ARC pour les organismes de bienfaisance et les dons...35 Lignes directrices de base...36 Exercer des activités admissibles...37 Délivrer des reçus de dons complets et exacts...38 Produire la déclaration de renseignements annuelle T Tenir des livres de comptes et registres adéquats...40 Respecter le contingent des versements...41 Changer le mode d exploitation ou la structure juridique d un organisme de bienfaisance 42 Conserver le statut juridique d un organisme de bienfaisance...43 Annexe 7 Avis aux administrateurs de l ICCA - Nouvelles Normes canadiennes d audit : questions que les administrateurs devraient poser...44 Glossaire...53

7 Introduction Le conseil d administration (CA) possède le pouvoir décisionnel et l autorité juridique les plus élevés d un Centre de ressources pour les familles des militaires (CRFM). Être membre du CA d un CRFM est un travail à titre de bénévole; mais être bénévole ne signifie pas que le membre n est pas responsable. Cela signifie plutôt que le membre du CA croit en la mission et la vision du CRFM, et soutient ces derniers, et qu il désire fièrement représenter la «force conjointe». Le CA est responsable de cinq principaux domaines : Vision, planification et évaluation Le CA établit la mission, la vision, les valeurs et l orientation du CRFM. Cela comprend planifier le futur de l organisation, élaborer des buts afin d aider le CRFM à aller de l avant vers sa vision, et surveiller l efficacité du CRFM dans la réalisation de son plan stratégique. Gestion financière et activités de financement Le CA a la responsabilité de s assurer qu il y a suffisamment de ressources financières disponibles pour exécuter la mission et atteindre les objectifs de l organisation. Le CA coordonne les activités de financement, l attribution des fonds, et s assure que les fonds sont comptabilisés de façon appropriée. Ressources humaines Le CA s assure que le CRFM possède assez de personnel, et est responsable des conditions d emploi. Le CA du CRFM embauche le directeur général, lui donne des directives, évalue son rendement et lui confère l autorité de gérer tous autres membres du personnel. Le CA s assure également de la capacité, de la pertinence et du dynamisme de ses propres membres par le biais du recrutement et de la planification de la relève. Relations communautaires Le CA s assure que les relations communautaires sont efficaces, et réagit aux besoins en évolution dans la communauté. Il élabore des stratégies de marketing et de communication afin de sensibiliser la communauté, et doit rendre des comptes à cette dernière concernant les activités du CRFM. Activités organisationnelles et autogouvernance Le CA s assure que l organisation, le directeur général et les membres du CA sont conformes aux exigences prévues par la loi, et que des pratiques efficaces de gestion du risque ont été instaurées. Il s assure de la bonne structure du CA et que ce dernier travaille efficacement en agissant conformément à sa constitution et aux règlements administratifs, ainsi qu avec ses politiques en matière de gouvernance. This Board training module focuses on the role of the Board in Financial Management and provides information regarding financial oversight to ensure the financial health of the MFRC. It is crucial that each Board member becomes familiar with the Board s financial responsibilities. Ce module de formation du CA met l accent sur le rôle du CA dans la gestion financière et fournit des renseignements concernant la surveillance financière afin de s assurer de la santé financière du CRFM. Il est impératif que chaque membre du CA se familiarise avec les responsabilités financières du CA. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 7

8 Objectifs d apprentissage 1. Comprendre la responsabilité fiduciaire du CA. 2. Reconnaître et utiliser les divers outils financiers offerts aux membres du CA. 3. Connaître les obligations juridiques et financières exigées par la loi pour les organismes à but non lucratif. 4. Apprendre des stratégies pour gérer le risque d être un membre du CA. Gouvernance : se préparer pour une responsabilité fiduciaire Les membres du CA doivent bien connaître les lois, les règlements administratifs et toute politique en matière de gouvernance qui régissent ou aident dans leur responsabilité fiduciaire. Le CRFM doit avoir une politique en matière de gouvernance qui décrit la responsabilité fiduciaire du CA. Cela comprend les lois en vertu desquelles le CRFM est constitué, ainsi que les politiques actuelles en matière de gouvernance, les règlements administratifs et les politiques financières. Responsabilité fiduciaire Fiduciaire Fiduciaire est un terme légal qui signifie qu une personne occupe un poste de confiance. Généralement, un fiduciaire s occupe de façon prudente de l argent d une autre personne. Relation fiduciaire Une relation fiduciaire existe lorsqu une personne ou un groupe, comme les adhérents du CRFM, a entièrement confiance au CA en ce qui a trait à la conduite de ses activités générales ou de ses affaires. Les membres du CA agissent principalement au nom des adhérents. Le CA est responsable des fonds confiés au CRFM au nom de ses bailleurs de fonds. Le CA doit donc agir de bonne foi et maintenir un climat de confiance, et s assurer d utiliser des normes élevées dans la gestion des activités du CRFM. Tous les membres du CA partagent cette responsabilité fiduciaire. (Voir Responsabilité fiduciaire du module 2 Responsabilité légale) Mandat lié à la surveillance financière Voici des responsabilités financières particulières : approbation des politiques financières; résolution bancaire et autorisation de signature; responsabilités liées aux ressources humaines; gestion du risque; nomination, au besoin, d un comité des finances et de la vérification; 8 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

9 approbation du budget d exploitation annuel; surveillance du rendement financier; gestion des fonds conditionnels; gestion des investissements; s assurer que les exigences légales sont satisfaites; prévention de la fraude; approbation des états financiers vérifiés; nomination d un vérificateur indépendant. Approbation des politiques financières Le CA élabore et approuve les politiques financières des domaines ci-haut concernant le mandat lié à la surveillance financière, y compris établir les limites des autorisations et des dépenses du directeur général. Résolution bancaire et autorisation de signature Lors de l ouverture d un compte bancaire pour le CRFM, le CA doit : adopter une résolution pour autoriser l ouverture d un compte bancaire, qui comprend l exigence d avoir deux signatures pour retirer de l argent ou rédiger des chèques; adopter les résolutions bancaires exigées par la banque choisie; désigner des agents autorisés à signer; déterminer la procédure pour effectuer d autres opérations bancaires. En instaurant ces mesures de contrôle, le CA démontre qu il fait preuve de diligence raisonnable afin de protéger les fonds du CRFM de tout détournement par toute personne ayant la possibilité d avoir accès aux fonds du CRFM. L exigence d avoir deux signatures garantit qu une seule personne du CRFM ne peut détourner de fonds. Une politique dictant que les chèques ne peuvent être signés à l avance ainsi qu une procédure pour retracer tous les numéros de chèque sont des mesures supplémentaires pour protéger les fonds. Voir l annexe 1 pour un exemple de résolution bancaire. Responsabilités liées aux ressources humaines Le CA possède des responsabilités clés dans les ressources humaines qui peuvent entraîner des passifs financiers. Bien que le CA lui-même soit l employeur au dossier de tous les employés du CRFM, un seul employé, le directeur général, relève directement du CA. Le CA délègue des pouvoirs au directeur général pour la gestion de tout autre personnel, et ne s implique pas dans la supervision et l orientation de CONSEIL UTILE Voir le module 2 relatif aux responsabilités juridiques pour plus d information. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 9

10 ce personnel. En plus d embaucher le directeur général, déterminer sa rémunération, gérer son rendement et planifier la relève, le CA est responsable de : coordonner les politiques et les pratiques liées aux ressources humaines des employés, des agents contractuels et des bénévoles; approuver le budget lié à la rémunération et aux avantages des employés. Les employés et les bénévoles sont les plus grands atouts d un CRFM, mais peuvent à la fois être le domaine de plus grande responsabilité. Les lois fédérales et provinciales confèrent des devoirs particuliers aux directeurs et aux administrateurs. Les membres du CA peuvent être tenus responsables de salaires d employés impayés et d omissions de transmettre des retenues salariales. Voici des exemples : impôt sur le revenu; Régime de pensions du Canada; assurance-emploi; TPS/TVH; régimes de pension, autre que le Régime de pensions du Canada. Les membres du CA doivent s assurer que l organisation est conforme aux lois et règlements fédéraux et provinciaux suivants qui régissent la relation d emploi : les normes de travail et d emploi en vigueur; les droits de la personne; la santé et la sécurité au travail; les lois sur l indemnisation des accidents du travail; l équité salariale. Ces lois varient d une province à l autre et peuvent être modifiées de temps en temps. Les membres du CA ont la responsabilité de s assurer que le CRFM est conforme à tous les lois et règlements; le directeur général a la responsabilité de garder les membres du CA informés de toute modification à ces lois et règlements. Tout comme les exigences fiscales, enfreindre l une de ces lois pourrait entraîner des amendes, des pénalités et des poursuites. La meilleure façon de se conformer aux exigences légales et liées aux ressources humaines est de s assurer que le CRFM possède des politiques et des procédures régulièrement mises à jour. L entreprise HR Group est une organisation qui fournit des conseils et une orientation en matière de ressources humaines aux directeurs généraux des CRFM et aux membres du CA ou leur délégué. Un conseiller en ressources humaines agréé peut vous aider pour tout enjeu lié aux ressources humaines. Vous pouvez communiquer avec la ligne d assistance de l entreprise HR Group au Certains CA ont décidé de former un comité des ressources humaines pour coordonner ces responsabilités et fonctions. 10 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

11 Gestion du risque (Voir Gestion du risque du module 2 Responsabilité légale) La gestion du risque est l identification et la gestion proactive des risques potentiels auxquels un CRFM peut être confronté. Le document «Guide de ressources et de bonnes pratiques Planification de la gestion des risques pour les CRFM» démontre très bien comment les risques quotidiens doivent être gérés au niveau opérationnel. Ce guide se trouve au lien suivant : L omission de bien gérer les responsabilités financières contenues dans ce module peut entraîner des risques et des responsabilités éventuels pour les membres du CA. Les membres du CA peuvent gérer les risques liés à ces domaines de la gouvernance en : connaissant et en respectant la mission, la vision et les valeurs du CRFM; se familiarisant avec les exigences, les responsabilités et les devoirs suivants, et en les respectant, comme décrits dans les descriptions de travail que l on retrouve dans la Trousse d orientation et de formation des conseils d administration des CRFM du Programme des services aux familles des militaires (p. 40 à 46). mfrcboardorientationandtraining.aspx agissant principalement au nom des adhérents; s acquittant de ses rôles, de ses responsabilités et de ses obligations financières tels qu établis dans le protocole d entente et l entente de prestation de services; en assumant les responsabilités de surveillance requises. De plus, gérer les risques liés à la fonction de membre du CA comprend l achat d une assurance de responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants comme le précise le ministère de la Défense nationale (MDN); cette exigence se retrouve dans le protocole d entente. Ce type d assurance protège les membres du CA contre toute mauvaise gestion sans négligence des biens, et des enjeux liés aux ressources humaines et à la loi. En se procurant cette assurance ou en changeant d assureur, il est important de divulguer tout renseignement concernant les situations à risque ou les poursuites potentielles à l assureur potentiel. L omission de le faire entraînera le refus, de la compagnie d assurance, de protéger contre ces événements ou ces poursuites potentiels antérieurs. Comité des finances et/ou de la vérification Selon la taille du CRFM et du CA, le CA pourrait décider d établir un comité des finances et/ou de la vérification, aussi nommé le comité des finances. Un tel comité peut être utile pour s assurer que les responsabilités financières du CA sont assumées sans avoir à impliquer tous les membres du CA au même niveau. Les paramètres (voir l annexe 2) du comité des finances et/ou de la vérification doit inclure : Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 11

12 le but et son mandat; les rôles et les responsabilités du comité; la définition d un adhérent (c.-à-d., strictement des membres du CA ou certains membres du personnel peuvent siéger comme membre de ce comité); la fréquence des réunions; le mécanisme d établissement de rapports à tous les membres du CA (annexe 3). Le comité des finances et/ou de la vérification soutien le travail du CA de la façon suivant : s assurer que les méthodes comptables du CRFM sont conformes aux principes comptables généralement reconnus (PCGR); aider à la préparation du budget et le réviser régulièrement; surveiller les revenus et les dépenses, et déterminer la cause de tout écart budgétaire; examiner les états financiers vérifiés préliminaires; s assurer que les exigences légales sont satisfaites. Le comité des finances et/ou de la vérification effectue des recommandations au CA en lien aux sujets suivants : les questions touchant les politiques liées au contrôle financier; le processus d examen du budget; l évaluation du risque; les politiques liées aux systèmes financiers; la nomination du vérificateur; les vérifications spéciales. Le comité des finances et de la vérification relève du, et effectue des recommandations au, CA. Tous les membres du CA doivent, par contre, être conscients du fait que déléguer les obligations financières du CA au comité des finances et de la vérification n élimine pas la responsabilité des autres membres du CA concernant la surveillance financière. Lorsque les membres du CA sont satisfaits du contenu d un rapport, ils voteront afin de diffuser le rapport aux fins d information. Si les membres du CA jugent que les renseignements contenus dans le rapport sont inacceptables, ce dernier sera renvoyé au comité aux fins de révision; puis, le comité acheminera le rapport modifié au CA qui votera à nouveau afin de diffuser le rapport aux fins d information. (Voir l annexe 3 pour voir un modèle de rapport du comité des finances/de la vérification au CA.) Trésorier Le président du comité des finances et de la vérification est habituellement le trésorier du CA. La «Trousse d orientation et de formation des conseils d administration des CRFM» renferme un exemple de description de travail du trésorier qui comprend les pouvoirs et les responsabilités, ainsi que les principales tâches du poste Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

13 Les CA des CRFM ont un directeur général et un comptable ou un commis comptable pour gérer les finances quotidiennes. Les tâches du trésorier ne doivent pas nuire aux responsabilités du personnel. Approbation du budget d exploitation annuel Le budget est un outil utilisé pour évaluer et planifier les besoins en ressources humaines et financiers requis pour atteindre les objectifs du CRFM. Le CA a la responsabilité de connaître les besoins de la communauté et chargera généralement le directeur général d évaluer les besoins de la communauté en mettant en œuvre un processus d évaluation des besoins de la communauté. La Direction de la qualité de vie/services aux familles des militaires (SFM) a élaboré une boîte à outils à cette fin. GovernanceandAccountability/Pages/ default.aspx Les renseignements recueillis grâce au processus d évaluation des besoins de la communauté aident à préparer un budget détaillé pour répartir les ressources financières afin de couvrir les coûts projetés des activités. Le budget est présenté au CA aux fins d approbation. CONSEIL UTILE Le CA doit s assurer que les programmes et les services fournis répondent aux besoins de la communauté locale des Forces armées canadiennes (FAC). Le rôle du CA est d approuver le budget qui renferme une estimation des revenus, y compris les fonds provenant de toutes les sources de financement, et des dépenses d exploitation y compris les dépenses du CA. Le CA doit s assurer que les programmes et les services fournis répondent aux besoins de la communauté locale des Forces armées canadiennes (FAC) pour qu en retour cette dernière puisse réagir aux besoins du commandant conformément au protocole d entente. Lorsque le budget est présenté au CA, les membres du CA doivent s assurer qu ils : comprennent les sources de revenues attendues et les dépenses prévues; sont d accord avec ce qu ils approuvent; soutiennent les priorités stratégiques auxquelles les fonds ont été affectés. Les membres du CA ne doivent pas hésiter à demander des précisions au sujet de tout élément du budget. Des sources de précision pourraient être un membre du comité des finances, le trésorier ou le directeur général. Il est très important que les membres du CA comprennent les explications fournies. Une fois le budget préliminaire approuvé, le directeur général crée une demande d aide financière. Le CA doit approuver la demande d aide financière avant qu elle ne soit soumise à la SFM; les membres du CA doivent s assurer que les obligations financières telles qu établies dans le protocole d entente sont respectées. Si le CRFM possède d autres sources de financement, elles devront également respecter les dispositions établies par ces bailleurs de fonds. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 13

14 Le budget est finalisé par le biais du processus d entente de prestation de services une fois que la demande d aide financière à la SFM a été examinée et que le CRFM a été officiellement informé des niveaux de financement. Surveillance du rendement financier Afin de garantir la santé financière continue du CRFM, le CA a la responsabilité de surveiller périodiquement l état financier de l organisation. Les membres du CA doivent donc : lire et comprendre les états financiers; approuver les états financiers conformément aux règlements administratifs et à la politique en matière de gouvernance du CRFM. État financier Les états financiers sont un ensemble de dossiers qui font état des activités du CRFM en terme de dollars. Ils sont des outils pour aider les membres du CA à identifier les tendances, les progrès ou les préoccupations; vérifier les états financiers au moins une fois par trimestre est une façon de surveiller la position financière du CRFM. Le relevé des recettes et des dépenses, et le bilan, sont deux rapports financiers importants qui offrent aux membres du CA une image claire de la situation financière du CRFM en tout temps. L état des modifications de la situation financière fait habituellement partie intégrante du rapport annuel du vérificateur. Relevé des recettes et des dépenses Le relevé des recettes et des dépenses, aussi appelé l état du revenu ou l état des revenus et des dépenses, fait état des revenus et des dépenses au cours d une période donnée. Il comprend : oo les revenus provenant : de l attribution de la SFM; du financement du commandant de la base; du financement provincial ou municipal; d autres bailleurs de fonds comme Centraide Canada ou des fondations; de dons/subventions; des frais d utilisation; o o les dépenses encourues comme : les coûts relatifs au personnel (les salaires, les avantages, etc.); les coûts liés à la prestation de services par des bénévoles, comme la reconnaissance des bénévoles; les coûts liés à l exécution des programmes; les coûts liés au développement de fonds; es frais administratifs; autres. 14 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

15 Il est très utile que les membres du CA puissent voir cet état avec les chiffres cumulés pour : les montants prévus au budget; les recettes et des dépenses réelles; la différence entre les montants réels et les montants prévus au budget; les chiffres de l année précédente aux fins de comparaison; Un bon exemple se trouve à l annexe 4. Si les montants prévus au budget, les montants réels et les différences ne sont pas inclus dans le rapport, les membres du CA ne peuvent examiner la différence. Cette différence s appelle un écart budgétaire; vérifier cet écart budgétaire s appelle une analyse de l écart budgétaire. Les membres du CA doivent demander au directeur général d inclure les montants prévus au budget et les montants réels, ainsi que les écarts budgétaires dans les rapports financiers.. Le relevé des recettes et des dépenses démontre également le bénéfice net ou la perte encourue au cours de la période. Ce chiffre est calculé en soustrayant les dépenses réelles des revenus réels. Pour surveiller le budget, les membres du CA devraient poser trois questions pour chaque ligne du relevé des recettes et des dépenses. Ce faisant, les membres du CA peuvent cerner tout problème financier potentiel. 1. Les revenus et les dépenses sont-ils égaux? Si oui, il y a un équilibre entre les revenus et les dépenses. Si non, il y a un écart budgétaire, une différence entre les dollars prévus au budget et les dollars dépensés. S il y a un écart budgétaire, les membres du CA devraient poser les questions suivantes. 2. Les revenus dépassent-ils les dépenses? Si oui, le CRFM possède plus d argent que prévu en ce moment; il y a un écart positif. Cette situation peut être bonne ou mauvaise; le directeur général devrait donner la raison de cet écart. La réponse du directeur général devrait être logique et être acceptable pour les membres. Des exemples de raisons acceptables d un écart positif : des programmes qui doivent avoir lieu plus tard, au cours de l exercice financier; des activités de financement qui génèrent plus d argent que prévu; des dons inattendus. Des exemples de raisons problématiques d un écart positif : l incapacité d exécuter des programmes; un roulement de personnel qui entraîne des coûts salariaux moindres. 3. Les dépenses sont-elles plus élevées que les revenus? Si oui, le CRFM possède moins d argent que prévu en ce moment; il y a un écart négatif. Le directeur général doit une fois de plus donner la raison de cet écart et l explication doit être satisfaisante. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 15

16 Des exemples de raisons acceptables d un écart négatif : des dépenses qui ont lieu tôt au cours de l exercice financier; des dépenses annuelles uniques comme des primes d assurance. Des exemples de raisons indésirables d un écart négatif : des activités de financement qui génèrent moins d argent que prévu; des dépenses imprévues. Surveiller le budget permet aux membres du CA d apporter des ajustements en augmentant les revenus ou en diminuant les dépenses. Voir l annexe 5 pour un exemple d état sur l écart budgétaire. Examiner l écart budgétaire, positif ou négatif, facilite : l évaluation du progrès des services communautaires planifiés; l identification de tout problème lié à l exécution des programmes; la planification des programmes futurs; la surveillance des priorités de dépense qui s harmonisent toujours aux priorités stratégiques établies par le CA. La surveillance du budget permet donc aux membres du CA d effectuer des ajustements avant que le CRFM se retrouve dans une situation potentiellement grave. Aussi, cela offre des renseignements importants au sujet des services offerts par le CRFM. Le protocole d entente exige que le CA présente un relevé à la SFM trimestriellement pour les fonds reçus de la SFM. D autres bailleurs de fonds auront probablement des exigences semblables. Bilan Le bilan peut également être appelé l état de la situation financière. Le bilan fait état de tous les actifs et passifs du CRFM à un moment précis. Les actifs sont ce que le CRFM possède ou ce qui lui est dû, comme : l argent en banque; les investissements; les sommes à recevoir; les dépenses prépayées; les immobilisations. Les passifs sont des montants d argent que le CRFM doit à d autres, comme : des sommes à payer comme des factures de fournitures; des paies; des dettes. Les capitaux propres sont le résultat de la soustraction des passifs de l actif, en plus de toutes réserves. 16 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

17 État des modifications de la situation financière L état des modifications de la situation financière illustre le flux réel monétaire entrant ou sortant du CRFM au cours d une période donnée, habituellement à la fin de l exercice; il est souvent appelé état des flux de trésorerie. Il fait état : de l excédent de revenus sur les dépenses; de l amortissement; des activités d investissement; de l argent comptant au début et à la fin de l exercice. Le logiciel Finance and Accounting PolicyPro MD que l on retrouve au lien (en anglais seulement) peut être utile. Gestion des fonds conditionnels Les fonds conditionnels sont des fonds qui doivent être utilisés à des fins particulières ou d une façon particulière à la demande de donateurs individuels ou de bailleurs de fonds. Le CRFM doit respecter l intention du donateur; si les fonds sont utilisés à des fins autres que celles précisées par le donateur ou le bailleur de fonds, le CRFM pourrait devoir rembourser ces fonds. Dans le cas de dons importants, le donateur pourrait exiger que seul l intérêt gagné par le don soit dépensé. Les fonds conditionnels doivent être comptabilisés séparément. Gestion des investissements La gestion du portefeuille de placements est habituellement déléguée au directeur général. Par contre, si le volume du portefeuille de placements est important, sa gestion pourrait être déléguée à un directeur de banque ou une firme de gestion de placements qui possède la compétence pour gérer des portefeuilles de placements importants. Le CA peut demander au directeur général ou au comité des finances d obtenir des services de spécialistes, au besoin. Par contre, n oubliez pas que le CA ne peut déléguer ses responsabilités liées à la surveillance. Cela signifie que tout en surveillant le budget, les membres du CA doivent s assurer qu ils surveillent également le rendement du portefeuille de placements. Le CA doit avoir une politique de placement qui dicte : les types de compte et les instruments financiers approuvés par le CRFM; la durée maximale du placement. Les membres du CA doivent également, à la suite d une motion, fournir des lignes directrices particulières en matière de placement au directeur général concernant la gestion des fonds conditionnels. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 17

18 Exigences légales (Voir Obligation de maintenir le statut légal des organisations du Module 2 Responsabilité légale) CONSEIL UTILE Voir le module 2 Responsabilité légale pour plus d information. Tous les organismes sans but lucratif sont assujettis à certaines exigences légales et les membres du CA doivent connaître ces exigences. En plus des obligations établies par les règlements administratifs, comme une vérification annuelle, il existe des exigences légales auxquelles les membres du CA sont assujettis comme la fiscalité, le formulaire Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, et les exigences en matière de ressources humaines. Fiscalité En vertu de la Loi de l impôt sur le revenu, l Agence du revenu du Canada (ARC) définit un organisme sans but lucratif comme «un club, une société ou une association constituée et administrée uniquement pour s assurer du bien-être social, des améliorations municipales, s occuper des loisirs ou fournir des divertissements, ou exercer toute autre activité non lucrative». Un CRFM est donc un organisme sans but lucratif. Par contre, ce statut ne soustrait pas le CRFM de l obligation de remplir une déclaration de revenus à moins que le CRFM ne possède un statut d organisme de charité (voir les renseignements ici-bas sous Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés). Toutes les corporations, y compris les organismes sans but lucratif, comme un CRFM, doivent produire une déclaration de revenus des sociétés chaque exercice financier même s il n y a aucun impôt à payer. Des pénalités et des intérêts s appliquent pour : l omission de produire une déclaration; produire une déclaration après la date d échéance. L ARC imposera une pénalité si une corporation, soit sciemment ou dans des circonstances de négligence grave : fait une fausse déclaration ou une omission dans une déclaration de revenus; ou ne déclare pas un montant de revenus. Le CRFM peut faire l objet d une vérification par l ARC dans les six mois suivant la fin de son exercice financier. Les documents financiers et les déclarations de revenus doivent être conservés pendant au moins 6 ans. En plus des exigences légales fédérales, il existe des lois provinciales qui régissent les organismes sans but lucratif. La responsabilité fiduciaire du CA est de s assurer que l organisation se conforme aux lois. Cela peut être confirmé au CA par le vérificateur au moment de la vérification financière annuelle. 18 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière

19 Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés Un organisme de charité est un organisme sans but lucratif qui a fait la demande à, et reçu l autorisation de, l ARC d émettre des reçus de dons de bienfaisance. Les organismes sans but lucratif ne sont donc pas tous des organismes de charité. Les membres du CA doivent s assurer de connaître le statut réel de leur CRFM. L ARC définit un organisme de bienfaisance enregistré comme un organisme de charité, une fondation publique ou une fondation privée établi au Canada et résident du Canada. Il doit avoir des fins de bienfaisance qui fait partie de l une, ou plusieurs, des quatre catégories suivantes : le soulagement de la pauvreté; l avancement de l éducation; l avancement de la religion; d autres fins profitant à la collectivité de la façon dont les tribunaux déterminent qu elles sont aux fins de bienfaisance. L ARC exige également que, afin de garder son statut d organisme de bienfaisance enregistré, un organisme de charité poursuive ses opérations aux fins de bienfaisance et se conforme aux exigences de la Loi de l impôt sur le revenu. Cela signifie que l organisme doit : se livrer seulement à des activités permises; tenir des livres et des registres appropriés; remettre des reçus de dons complets et exacts pour tous les dons reçus, que ces reçus soient demandés ou non par le donateur; satisfaire aux exigences annuelles sur les besoins en matière de dépenses; présenter la Déclaration de renseignements des organismes de charité enregistrés annuellement; maintenir le statut d entité juridique, au besoin; informer la Direction des organismes de bienfaisance de toute modification liée au mode d exploitation ou à la structure juridique. Bien que l ARC ne l exige pas, le CA devrait exercer son devoir de diligence en présentant une motion annuellement afin d autoriser les employés, qui ont cette responsabilité, à remettre les reçus de dons. Des détails concernant la liste ci-haut se trouvent à l annexe 6 Listes de contrôle de l ARC pour les organismes de bienfaisance et les dons. Le CRFM doit s assurer que tous les reçus de dons sont fournis et conservés conformément aux règlements de l ARC. C est un domaine important qui sera examiné de près lors d une vérification de l ARC. À défaut de se conformer aux règlements de l ARC, concernant l émission des reçus de dons, le statut d organisme de charité pourrait être révoqué. Des détails concernant la liste ci-haut se trouvent à l annexe 6 Listes de contrôle de l ARC pour les organismes de bienfaisance et les dons. Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière 19

20 Les CRFM qui tirent avantage d un statut d organisme de bienfaisance enregistré n ont pas à présenter une déclaration de revenus des sociétés. Par contre, le CRFM doit présenter le formulaire Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés. Le formulaire doit être présenté au plus tard six mois après la fin de l exercice du CRFM. À défaut de présenter le formulaire, le CRFM pourrait se voir révoquer son statut d organisme de bienfaisance enregistré. Des lois provinciales ou territoriales pourraient également régir les activités des organismes de bienfaisance, y compris les activités opérationnelles et de financement. Ces règlements varient selon la province ou le territoire. Les membres du CA ont la responsabilité de s assurer que le CRFM est conforme à tous les lois et règlements régissant les organismes de bienfaisance enregistrés; le directeur général a la responsabilité de garder les membres du CA informés de toute modification à ces lois et règlements. Le site Web de l ARC est une ressource utile qui fournit plusieurs politiques afin de guider les exploitants des organismes de bienfaisances enregistrés. Par exemple, le site Web offre des politiques concernant les dons de certificats-cadeaux ou de cartes-cadeaux, ou des lignes directrices concernant les activités de financement par les organismes de bienfaisance enregistrés. Voir l annexe 6 Listes de contrôle de l ARC pour les organismes de bienfaisance et les dons. Prévention de la fraude La fraude financière peut impliquer le vol, la falsification de documents, l appropriation illicite ou la mauvaise utilisation de fonds ou de biens. Voici quelques exemples de fraude : renseignements inexacts au sein de rapports comptables ou financiers; modifier des dossiers du personnel (p. ex. l impôt sur le revenu, les régimes d avantages sociaux ou autres documents); présenter de fausses dépenses d exploitation aux fins de remboursement; accepter des pots-de-vin de fournisseurs ou d agents contractuels; déclarations inexactes dans les rapports financiers présentés au CA, aux donateurs, aux bailleurs de fonds ou aux adhérents; appropriation illicite de propriétés intellectuelles; autres actes répréhensibles semblables. Des contrôles financiers doivent être en place afin de prévenir la fraude et déceler les erreurs. Le principal contrôle financier est la répartition des tâches financières : un seul individu ne devrait pas gérer tous les aspects d une opération financière, c. à d. : autoriser les dépenses, y avoir accès et les consigner; approuver les dépenses et signer les chèques; effectuer le rapprochement bancaire. 20 Renforcer la capacité des conseils d administration des CRFM MODULE 1 Mandat lié à la surveillance financière