Conférence régionale des élus de la CHAUDIÈRE-APPALACHES POLITIQUE DE GESTION FINANCIÈRE ET POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION

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1 Conférence régionale des élus de la CHAUDIÈRE-APPALACHES POLITIQUE DE GESTION FINANCIÈRE ET POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION Adopté au conseil d administration du 10 juin 2004

2 Modifications des articles 1 (déplacements en voiture) et 3(frais de repas) adoptés par le conseil d administration le 18 août 2005 Modification de l article 1 (déplacements en voiture) en lien avec le Conseil du trésor et informé au conseil d administration le 8 septembre 2005 Modification de l article 1 (déplacement en voiture) en lien avec le Conseil du trésor et informé les membres du conseil d administration le 27 avril 2006 Modification de l article 1 (déplacement en voiture) en lien avec le Conseil du trésor et informé les membres du conseil d administration le 30 octobre

3 TABLE DES MATIÈRES POLITIQUE DE GESTION FINANCIÈRE... 4 DISPOSITIONS GÉNÉRALES OBJET... 4 RÈGLES DE GESTION FINANCIÈRE APPROBATION DES BUDGETS VÉRIFICATION DES LIVRES COMPTABLES ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS LISTE DES DÉBOURSÉS... 4 GESTION BUDGÉTAIRE COURANTE CONTRÔLE ET COORDINATION DE LA GESTION BUDGÉTAIRE COURANTE RESPONSABILITÉS... 5 TRANSACTIONS FINANCIÈRES PROCÉDURES D ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES Politique d appel d offres selon le genre et le montant estimé du contrat... 5 DIRECTIVES CONCERNANT CERTAINES DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT MASSE SALARIALE COLLOQUES ET COTISATIONS... 6 TRANSACTIONS BANCAIRES INSTITUTION FINANCIÈRE MARGE DE CRÉDIT ET EMPRUNT BANCAIRE CARTE DE CRÉDIT PLACEMENTS TEMPORAIRES COMPTES BANCAIRES... 6 SIGNATURES POUR DES FINS SPÉCIFIQUES SIGNATAIRES D EFFETS BANCAIRES SIGNATAIRES DE CONTRATS ET DE DOCUMENTS PROVISION EN CAS D ABSENCE... 7 POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION

4 POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT DÉPLACEMENTS EN VOITURE STATIONNEMENT... 8 POLITIQUE DE FRAIS DE REPRÉSENTATION FRAIS DE REPAS FRAIS D HÉBERGEMENT FRAIS DE GARDERIE FRAIS DE REPRÉSENTATION AUTRES FRAIS Autres dépenses Majoration des taux et remboursement sans pièce justificative

5 POLITIQUE DE GESTION FINANCIÈRE DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. OBJET La présente procédure établit les règles et les normes de la gestion financière de la Conférence régionale des élus de la Chaudière-Appalaches. RÈGLES DE GESTION FINANCIÈRE 2. APPROBATION DES BUDGETS Conformément aux règlements généraux de la Conférence, le conseil d administration adopte annuellement les prévisions budgétaires. 3. VÉRIFICATION DES LIVRES COMPTABLES Conformément aux règlements généraux de la Conférence, les livres comptables et le rapport financier annuel de la corporation sont examinés par un vérificateur externe qui est nommé par les membres lors de l assemblée générale annuelle. 4. ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS À la fin de chacun des exercices, les états financiers vérifiés et le rapport du vérificateur externe sont soumis aux instances pour adoption. 5. LISTE DES DÉBOURSÉS Dans le cadre de ses assemblées régulières, le conseil d administration reçoit, pour information et pour la période précédant la séance courante, la liste des chèques émis par la Conférence ainsi qu un état des revenus et des dépenses. GESTION BUDGÉTAIRE COURANTE 6. CONTRÔLE ET COORDINATION DE LA GESTION BUDGÉTAIRE COURANTE Le conseil d administration est responsable de l administration courante de la Conférence. Elle rend compte par l entremise du président ou du trésorier. La direction générale doit veiller à l exécution des décisions du conseil d administration. Sous réserve des dispositions de la présente procédure, la gestion budgétaire quotidienne et courante des activités par la Conférence est une des tâches assumées par la direction générale. 7. RESPONSABILITÉS 5

6 La direction générale ne peut engager que des dépenses prévues au budget et, lorsque requis, il doit obtenir les autorisations prévues en vertu des dispositions de la présente procédure. Le conseil d administration peut autoriser des transferts de fonds d un poste budgétaire à l autre s il le juge nécessaire en cours d exercice suivant l évolution de la situation financière. TRANSACTIONS FINANCIÈRES 8. PROCÉDURES D ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES PROFESSIONNELS La politique de la Conférence consiste à obtenir auprès des fournisseurs responsables, les fournitures et services au prix le plus bas conforme aux attentes signifiées, le tout en fonction de la procédure déterminée par le conseil d administration, s il y a lieu. La responsabilité de déterminer avec quel fournisseur la Conférence transigera appartient aux autorités identifiées dans la procédure suivante : 8.1 Politique d appel d offres selon le genre et le montant estimé du contrat TYPE DE CONTRAT RESP. MONTANT ESTIMÉ DU CONTRAT Sans appel d offres Appel d offres sur invitation restreinte Appel d offres public Approvisionnement DG 1 $ à $ $ à $ (2 fournisseurs) télécopié écrit N/A CE N/A $ à $ (3 fournisseurs) télécopié - écrit $ et plus (3 hebdos régionaux ou 1 quotidien couvrant l ensemble de la région) Services : - auxiliaires - professionnels DG 1 $ à $ 1 $ à $ $ à $ N/A N/A - auxiliaires - professionnels CE N/A $ à $ (3 fournisseurs) télécopié - écrit $ à $ N/A $ et plus (3 hebdos régionaux ou 1 quotidien couvrant l ensemble de la région) Définitions : Approvisionnement : Achat ou location d un bien meuble incluant les frais d installation, de fonctionnement et d entretien du bien. Contrat mixte : Contrat qui comporte à la fois de l approvisionnement, des services ou des travaux de construction. Ce type de contrat doit être conclu conformément aux règles applicables à l objet représentant la plus grande partie du montant estimé du contrat. Si, par exemple, un tel contrat inclut des frais d installation, de fonctionnement ou d entretien d un bien, ces frais sont considérés comme des éléments compris dans la partie relative à l approvisionnement. Services professionnels : Services exécutés par un professionnel ou sous la responsabilité de celui-ci, un professionnel étant une personne ayant une formation sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire de premier cycle reconnu par le ministre de 6

7 l Éducation ou l équivalent et, dans le cas où le domaine d activité est à exercice exclusif, inscrite au tableau d un ordre professionnel régi par le Code des professions (L.R.Q., c. C-26). Services auxiliaires : Tous services autres que professionnels. DIRECTIVES CONCERNANT CERTAINES DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT 9. MASSE SALARIALE Le salaire versé à chacun des employés réguliers de la Conférence est fixé par le conseil d administration conformément à la Politique et règles administratives du personnel. Lorsqu il s agit de combler temporairement un poste vacant résultant d un congé de courte durée, la direction générale est autorisée à procéder à l embauche d un employé temporaire et à fixer son traitement salarial en s inspirant de la Politique et règles administratives du personnel, et ce, dans le respect des disponibilités budgétaires. 10. COLLOQUES ET COTISATIONS L autorisation de la direction générale est nécessaire dans les cas suivants : participation d un employé à un colloque pour que les frais lui soient remboursés; paiement d une cotisation à une organisation professionnelle en fonction des conditions d embauche. TRANSACTIONS BANCAIRES 11. INSTITUTION FINANCIÈRE Le conseil d administration détermine, par résolution, le choix de l institution financière avec laquelle la Conférence fera affaires. 12. MARGE DE CRÉDIT ET EMPRUNT BANCAIRE L établissement d une marge de crédit consentie à la Conférence par son institution financière est déterminée par le conseil d administration qui doit adopter une résolution à cet effet. Toute forme d engagement de crédits doit être approuvée par le conseil d administration. 13. CARTE DE CRÉDIT Le président et la direction générale sont autorisés à utiliser une carte de crédit au nom et pour les fins de la Conférence. Toute nouvelle émission de carte de même que leur crédit maximum doivent être autorisés par résolution du conseil d administration. 14. PLACEMENTS TEMPORAIRES Les placements temporaires effectués pour le compte de la Conférence sont déterminés par la direction générale en fonction des liquidités requises. 15. COMPTES BANCAIRES 7

8 Les ouvertures et les fermetures de comptes bancaires sont autorisées par le conseil d administration. SIGNATURES POUR DES FINS SPÉCIFIQUES 16. SIGNATAIRES D EFFETS BANCAIRES Tout billet, traite, mandat, chèque ou autre ordre de paiement requérant la signature de la Conférence doit être signé à la main par deux personnes faisant partie de la liste de signataires autorisés par le Conseil tel qu il est mentionné à l article 9.1 des règlements généraux. De plus, la direction générale est autorisée à utiliser un fac-similé (tampon à l encre) de signature d un officier autorisé pour tout billet, traite, mandat, chèque, ou autre ordre de paiement dont le montant n excède pas $. 17. SIGNATAIRES DE CONTRATS ET DE DOCUMENTS Sur autorisation préalable du conseil d administration, la direction générale peut signer au nom de la Conférence les contrats, lettres d entente et documents engageant la Société. Les documents officialisant la signature du contrat, telles les soumissions ou encore les résolutions du conseil d administration, doivent toutefois être joints au dossier avant de procéder à la signature. 18. PROVISION EN CAS D ABSENCE En cas d absence ou d incapacité d agir de l un ou l autre des responsables désignés dans la présente politique, son remplaçant dûment désigné est mandaté pour procéder en ses lieu et place. 8

9 POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION POLITIQUE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT 1. DÉPLACEMENTS EN VOITURE Les frais de déplacement sont remboursés au coût de 0,43 $ le kilomètre dans le cas où le véhicule personnel est utilisé. Pour les autres modes de transport, le remboursement est fait au coût réel (taxi, avion, autocar, etc.). L utilisation du formulaire autorisé est nécessaire pour obtenir le remboursement des frais en annexant les pièces justificatives. Location d auto : donner priorité à cette formule si elle s avère la moins dispendieuse. Le calcul du kilométrage parcouru est basé sur le kilométrage réellement fait entre le point d origine et le point de destination, et ce, en fonction de tout déplacement quotidien. Pour tout déplacement autorisé pour les membres du personnel, le lieu de départ pour le calcul du kilométrage est le domicile ou le lieu de travail (le moins éloigné des deux). Si l employé déjà rendu à son lieu de travail doit se déplacer et y revenir, alors le calcul se fait à partir du lieu de travail. 2. STATIONNEMENT La Conférence rembourse les frais de stationnement occasionnés lors d un déplacement. La demande de remboursement doit être accompagnée d une pièce justificative. POLITIQUE DE FRAIS DE REPRÉSENTATION 3. FRAIS DE REPAS Les frais de repas encourus par les employés, les membres du conseil d administration, les membres de comités de travail et tables sectorielles créés par la Conférence, à moins d indication contraire de la part du conseil d administration dans ce dernier cas, dans l accomplissement de leurs fonctions et des mandats qui leur sont confiés, sont remboursés sur présentation de pièces justificatives, à l intérieur du cadre maximum suivant : Déjeuner : Dîner : Souper : 10,40 $/jour 14,30 $/jour 21,55 $/jour 4. FRAIS D HÉBERGEMENT Les frais d hébergement encourus par les employés, les membres du conseil d administration, les membres de comités de travail et tables sectorielles créés par la Conférence, à moins d indication contraire de la part du conseil d administration dans ce dernier cas, dans l accomplissement de leurs fonctions et des mandats qui leur sont confiés, sont remboursés au coût réel sur présentation de pièces justificatives. Dans l éventualité où la personne loge ailleurs que dans un établissement public, un remboursement forfaitaire de 25 $ par nuit est accordé. 9

10 5. FRAIS DE GARDERIE Les frais supplémentaires de garderie encourus par l employé qui est appelé à travailler en dehors des heures normales de travail, et à la demande expresse de la direction générale, sont remboursés au coût réel, sur présentation des pièces justificatives. 6. FRAIS DE REPRÉSENTATION Pour les administrateurs autorisés et la direction générale qui sont en exercice de représentation pour le compte de la Conférence, les frais de représentation sont remboursés au coût réel, sur présentation de pièces justificatives. Ces frais découlent d activités particulières (ex. : accueil de personnalités et rencontres) visant la promotion de la région et le développement de dossiers régionaux. 7. AUTRES FRAIS 7.1 Autres dépenses Toute autre dépense encourue par le personnel doit être autorisée par la direction générale et la réclamation doit être accompagnée de pièces justificatives. 7.2 Majoration des taux et remboursement sans pièce justificative Tout remboursement excédentaire aux taux fixés dans la présente procédure, de même que le remboursement sans pièce justificative ne pourra s effectuer. 10