Service Relevé de Courrier

Transcription

1 Service Relevé de Courrier Dans le cadre de ce service, le Coursier passe quotidiennement ou certains jours déterminés de la semaine (hors jours fériés) dans votre entreprise, à une heure convenue, pour enlever vos envois et les acheminer vers Bpost. Les abonnés à ce service bénéficient du Service Transport (colis <10kg-zone 1-24h) du Coursier à un tarif préférentiel et assortis de procédures simplifiées. Sommaire Services...1 Caractéristiques...1 Remarque importante...7 Résumé...8 Services Enlèvement du courrier à l adresse demandée et dépôt des envois vers Bpost le jour même Courrier ordinaire : affranchi ou non affranchi Paquets Bpost Recommandés : enlèvement et dépôts des recommandés avec retour de récépissé Colis du Service Transport du Coursier Caractéristiques A) Types de Relevé de Courrier 1) Service ponctuel : enlèvement et dépôt de votre courrier dans les 24h maximum 2) Service régulier : enlèvement quotidien de votre courrier Convention réalisée afin de déterminer les aspects suivants : Horaires de passage (matin, après-midi, quotidiennement, ) Type d envois: ordinaire, affranchi/non affranchi, paquets Bpost Service recommandé 1

2 Lieux de relevés de courrier Procédures acceptés par toutes les parties (feuille de route, accès bâtiment, ) B) Types d envois affranchis/non-affranchis 1) Courrier ordinaire Le courrier du client est transmis au Coursier selon les modalités définies préalablement (horaire, matériel et outils utilisés,..) qui se charge de son acheminement dans le circuit postal. Les courriers pris en charge doit respecter les conditions d'envoi propres à Bpost Lettre normalisée : max 235mm (L) max 125mm (l) Lettre non normalisée : max 350mm (L) max 230mm (l) 2) Recommandés Les recommandés à retirer ou à déposer dans le circuit postal, sont remis au Coursier qui se chargera de réaliser la démarche auprès des services de Bpost. Le client prépare donc le recommandé selon la procédure de Bpost et le remets les documents adéquat au Coursier dans la Farde «Recommandés» : enveloppe + récépissé rempli (expéditeur au verso) courrier recommandé identifié par code barre 3) Paquets Les Paquets à destination de la poste sont remis au coursier qui se charge du dépôt à la poste. L'envoi est considéré comme un Paquets lorsque : au moins une des dimensions est supérieure à L: 350mm l : 230mm h : 30 mm l'envoi pèse plus de 2kg l'envoi est un rouleur : longueur maximale de 1,5m poids maximal de 30kg C) Service d affranchissement Le coursier affranchi les envois avant de la déposer à la poste. Le service est facturé selon le forfait en vigueur (forfait calculé par jour). Une provision mensuelle est demandée pour l achat des timbres. D) Service Transport Le Coursier dépose et/ou enlève les colis confiés par le client vers les points d arrêts indiqués par le client. Les abonnés du Service Relevé de Courrier bénéficient d un tarif préférentiel et de procédures simplifiées pour l utilisation de service. Type de Colis : Poids/dimensions Délai de dépôt Zone desservie 10kg max 24h zone1 2

3 Une feuille de contrôle sera préalablement et expressément réalisée avec le client afin d y indiquer les point d enlèvements/dépôts. Celle-ci sera remplie par le client et reprendra les différentes courses demandées et/ou réalisées par le coursier. Réalisée en 2 exemplaires et signées par toutes les parties. Hors abonnement, tous les colis à enlever ou à déposer feront l objet de la procédure habituelle. La demande sera donc réalisée par téléphone/ /feuille de route hebdomadaire et le bon de livraison sera réalisé conformément à la procédure en vigueur. E) Fréquence de la demande 1) Ponctuelle : demande effectuée par téléphone et course réalisée le lendemain de la confirmation de la commande. Le service est facturé selon le tarif en vigueur. 2) Régulier: Le Coursier peut passer jusqu à 3 fois par jour au sein de votre établissement. Le service est facturé selon une convention préalablement établie et déterminant l'offre détaillée proposées (horaire, type de courriers, lieux enlèvements,...). pour plus d information consultez le Guide Opérationnel et les Informations Générales du Service Relevé de Courrier. F) Horaires Les heures de passage du Coursier sont définies dans la convention 1) matin : entre 09h et 11h sur demande 2) après-midi : entre 13h30 et 17h (16h30 pour les envois non-affranchis) sur demande G) Volume/dimension Un volume d envoi de courriers ordinaires de 20 à 40 litres par jour + Paquets Bpost + Recommandés + Colis pour le Service de Transport du Coursier H) Matériel Afin de permettre au Client de conditionner les envois conformément au Guide Opérationnel du Service de Relevé de Courrier, Le Coursier Mosan met, gratuitement, du matériel à la disposition du client : 1. Bac de 20 à 40 litres (selon le volume de courrier) 2. Farde plastique «Recommandés» 3. Élastiques pour le courrier non-affranchi 4. Une feuille de contrôle pré-complétée afin de répertorier les courses du jour (recommandés, courses Service Transport,..). Quotidienne : pour les abonnés avec le Service Transport quotidien Hebdomadaire : pour les abonnés avec possibilité de Service Transport 3

4 Fonctionnement : Le client rempli et signe la feuille de contrôle avant ou à l arrivée du coursier ; Le coursier procède à l échange et la vérification du nombre de recommandés et de récépissés, ainsi que le nombre de colis/fardes confiés pour les Service Transport En livraison et à chaque destination, partout où ce sera possible, même s'il y a un accusé de réception à ramener au client, le coursier demandera à la personne du lieu de livraison/d enlèvement de cacheter, signer et d'indiquer l'heure de passage dans la colonne prévue à cet effet. I) Préparation du courrier-recommandés-paquets Le Guide Opérationnel et les Informations Générales du Service de Relevé de Courrier indiquent aux clients la procédure à suivre : a. Envoi affranchi Courrier : sous enveloppe + affranchi correctement affranchi entreposé dans le bac mis à disposition par Le Coursier Recommandés : sous enveloppe + récépissé rempli (expéditeur au verso) + affranchi placé dans la farde «Recommandés» mis à disposition par Le Coursier Paquets : emballé + affranchi entreposé selon la convention réalisée avec Le Coursier b. Envoi non-affranchi Courrier : mis sous enveloppe + un élastique par 10 enveloppes entreposé dans le bac mis à disposition par Le Coursier Recommandés : mis sous enveloppe + un élastique par 10 enveloppes + récépissé rempli (expéditeur au verso) placé dans la farde «Recommandés» mis à disposition par Le Coursier Paquets : emballé + étiquettes destinataire / expéditeur entreposé selon la convention réalisée avec Le Coursier Si une quantité anormale de courrier à affranchir se présentait, le client sera prévenu par écrit du coût de la facturation. c. Colis du Service Transport du Coursier Transport quotidien emballé + feuille de contrôle quotidienne compétée entreposé selon la convention réalisée avec Le Coursier Transport ponctuel 4

5 emballé + feuille de contrôle hebdomadaire compétée entreposé selon la convention réalisée avec Le Coursier Remarque importante Les documents et les Paquets sont acheminés vers leurs destinataires finals selon les conditions des services de Bpost. Le coursier garanti le dépôt du courrier afin qu'il soit pris en charge par Bpost dans les délais les plus courts. Sauf convention écrite expresse contraire, les Informations Générales du Service de Relevé de Courrier sont applicables auxquels s appliquent des Conditions Générales distinctes, à savoir les Conditions Générales applicables aux services du Coursier Mosan. Les Informations Générales du Service de Relevé de Courrier et les Conditions Générales applicables aux services du Coursier peuvent à tout moment être consultés sur le site internet Les Informations Générales ou particulières du Client ou d autres parties que Le Coursier Mosan ne seront applicables en aucun cas. 5

6 Résumé Service Coût Modalités Régulier Ponctuel Extra 149 /mois 5,00 / 20l /jour 5/semaine selon Convention déterminant les horaires, lieux, options, volume extra ponctuel / retour de courrier refusé par Bpost Enlèvement/dépôt 24h (commande par téléphone) Envoi affranchi Acheminement des envois affranchis et correctement préparés (voir Brochure Relevé de Courrier) introduction dans le circuit postal : J+0 Courrier ordinaire Recommandés Paquets max 30kg Sous enveloppe + affranchi Sous enveloppe + récépissé rempli (expéditeur au verso) + affranchi Emballé + affranchi Envoi non affranchi Acheminement des envois correctement préparés (voir Guide Opérationnel) Affranchissement par le Coursier de tous vos envois (courriers, recommandés, colis,..) introduction dans le circuit postal : J+0 Forfait mensuel 85,00 Jusqu à 50 envois par jour Forfait mensuel 125,00 Jusqu à 100 envois par jour Vol. extra ponctuel 2,50 Par 50 envois supplémentaires + coût du timbre Suppléments préparation / correction des envois 0,50 / envoi + coût du timbre retour de Paquets / courrier 5,00 Poids / volume supplémentaire 5,00 opération spécifique au guichet 5,00 (périodique...) Si erreur d'affranchissement ou de préparation (minimum : 5,00 ) si refusé chez Bpost (20l 40l : 10,00 ) par caisse supplémentaire entamée de 20l Service payant transport coursier Paquets kg tarif coursier Emballé (pas de vrac) 6