NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EXECUTIVE MANAGEMENT HUMAN RESOURCES TITLE: Deputy Assistant Secretary General for Human Resources GRADE: A.6 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The Deputy Assistant Secretary General for Human Resources (DASG/HR) is the Organization s focal point for HR leadership and management. He/she oversees the delivery of all HR services for NATO s Brussels-based 1100-person International Staff (IS). The incumbent also acts as the overall champion for thought leadership and policy development across all NATO entities (a combined population of 6000 civilian staff members). He/she reports to the Assistant Secretary General for Executive Management (ASG/EM). This is a senior management position that works with NATO member Nations and Organizational leadership on shaping the size, structure and capacity of NATO s civilian staff and the Organization s ability to deliver on its strategic objectives. The incumbent must be able to manage and lead the HR team during a period of change in the Organization, which will require managing ongoing business while also championing change. NATO HQ is looking for an outstanding individual, recognised by peers as a leader in the HR field and with extensive senior management experience as well as being abreast of the latest theory, best practices and tools within management in general and within HR in particular. He/she leads and manages a staff of 50 people with 3 Section Heads: Management and Organizational Support (recruitment and talent management); Staff Services (pay and benefits, personnel support); and HR Policy and Strategy Coordination (IS and NATO-wide HR policy). He/she is the champion of the HR Strategy which is positioning HR as a strategic business partner for the IS and ensures that the Organization is flexible, diverse and ready to meet future operational challenges. He/she is the HR process owner, and chairs or represents the HR function on numerous external and internal committees. In a multinational environment, -1-

2 he/she encourages harmonious labour-management relations, improves organisational effectiveness and resolves workplace conflicts. Key challenges facing the successful candidate for DASG/HR will include: 1. Continue implementation and execution of the IS HR Strategy to ensure that NATO attracts, retains and develops a diverse and flexible cadre of highly qualified staff who can adapt to and deliver on the evolving priorities of the Alliance; 2. Prepare for the Transition to the new NATO HQ; 3. Champion the migration of HR services delivery to a new Enterprise Resource Planning (ERP) system; 4. Contribute to the establishment of a NATO wide Shared Services model for HR and coordinate efforts towards a one NATO culture through common policies and standards: 5. Manage the relationships with Nations, senior management, representatives of staff and other NATO bodies in a context of constrained resources. Candidates are asked, as part of their answers to the pre-screening questions in the application form, to summarise their views on some of the above-mentioned key challenges, and how they would address them if selected for the position. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: hold a university degree from an institute of recognised standing; have at least 10 years of progressively responsible experience in the field of human resources or management, preferably at an organisation of comparable size in either the public or private sector; have at least 10 years of people management experience, including recent experience in senior-level leadership positions; have experience facilitating high-level dialogue and proactively finding solutions; have experience working in a politically sensitive and multilateral environment where various interests are at stake; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; I ( Beginner ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: university degree with an emphasis on HR or a management discipline; in-depth knowledge of HR concepts and theories; work experience in an international organisation and familiarity with international civil service challenges and best practices; experience in the migration of one or more entities from a distributed HR services model to that of a shared HR services organisation; experience in deploying HR aspects of ERP solutions. -2-

3 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Identify and address Organizational HR needs for the short- and long- term. Identify opportunities for innovation and change; plan and implement them. Exercise overall management of HR and its staff while managing a complex agenda. Expertise Development Develop HR policies, ensuring alignment with the strategic objectives of the Division and the Organization. Provide advice on policy and procedural matters to senior staff, IS and the Secretary General, ensuring consistency with NATO standards and regulations. Communicate complex concepts, strategies, and policies clearly and concisely. Write and present reports containing statistical data and policy analysis, being prepared to share results with high level representatives from across the Organization and unclassified information to the Coordinated Organisations. Representation of the Organization Assist and represent, when so delegated, the ASG/EM in committee meetings concerning budgetary, financial or contractual matters. Chair the Advisory Panel on Administration, with representation from the civilian HR offices of all NATO bodies and military commands. Represent IS management on the Joint Consultative Board, made up of representatives of the staff and management NATO-wide. Chair the Staff Centre Customer Service Board. Represent the Secretary General as required within the context of Coordinated Organisations. Represent HR as the prime authority on staffing and management issues to the IS, International Military Staff (IMS) and Delegations. Policy Development Oversee the periodic review of HR policies, practices and planning to ensure ongoing relevance as well as continuous improvement in terms of meeting the needs of all of NATO's Divisions. Oversee the implementation of HR policies approved by senior management, such as recruitment, performance management, pension and retirement. Project Management Direct, guide and participate in multiple HR processes, programmes and project implementations such as Shared Services, Transition to the new HQ, and ERP to achieve HR and NATO strategic objectives. Participate in the preparation, revaluation and updating of HQ contingency plans so that HR operations will remain functional at a basic level. Stakeholder Management Work with the Budget Planning and Analysis Section to ensure harmony between the financial and human resource elements of decision making, including contractual aspects. Facilitate consensus through dialogue, both uni-laterally and multilaterally, with member Nations. Make presentations, participate in and/or chair committee meetings. Consult, inform and lead proactive dialogue with the elected members of the Civilian Staff Association in an effort to build consensus and support. Collaborate with persons of interest regarding HR policies. Target HR communications to appeal to HQ-wide personnel. Create a solid resource network and enhance HR standing throughout the Coordinated Organisations. -3-

4 People Management Direct and supervise the work of HR staff. Create a motivating and effective workplace. Provide in-depth mentoring, coaching and training opportunities and be available to offer guidance at critical moments. Ensure that all staff under his/her responsibility are clear on Organizational, Divisional and Directorate objectives. Provide regular and fair feedback on performance, informally as appropriate and via the Performance Review and Development (PRD) system. Participate in a collegial review of performance to discuss possible development and mobility opportunities for individuals, identify high potentials and help ensure common standards are applied in the process. Contribute information to the Establishment Committee and make recommendations for contract renewal or conversion decisions with the best interests of the Organization in mind. Participate in recruitment procedures for vacant posts in the Directorate in accordance with NATO recruitment guidelines. Organisational Efficiencies Identify and act on opportunities such as the ERP or Transition to the new HQ to improve HR policies, staff well-being and the efficient running of the Organization. Solve crosssectional issues by applying innovation and determination. Financial Management Participate in the development of the HR annual and revised budgets, clearly identifying HR, Divisional and Organizational priorities. Support innovation when dealing with budget restrictions and inflexible deadlines. Vision and Direction Possess the stamina and inspiration to engage staff in efforts to modernise NATO and work efficiently and creatively with constrained resources. Lead the effort to better communicate with and understand HR clients and customers. Develop and formulate strategic goals and objectives for HR, in line with Division and Organization objectives. Knowledge Management Keep abreast of developments in the HR field in both private and public sectors. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the ASG/EM. He/she oversees working relationships with senior line managers of the Divisions and Independent Offices. He/she will liaise frequently with HR representatives in the Coordinated Organisations, Host Nation Authorities, IMS, Delegations, HR officials in other NATO bodies, and Civilian Staff Association. Direct reports: 4 Indirect reports: 45-4-

5 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Change Leadership; Conceptual Thinking; Developing Others; Impact and Influence; Initiative; Leadership Organisational Awareness; Self-Control. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years. Contract clause applicable: This is a senior post of specialised political nature in which turnover is required for political reasons. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. The maximum period of service in this post is six years. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. -5-

6 Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -6-

7 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE RESSOURCES HUMAINES INTITULÉ : Secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) pour les ressources humaines GRADE : A.6 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N o : RÉSUMÉ Le/La secrétaire général(e) adjoint(e) délégué(e) (DASG) pour les ressources humaines est, au sein de l'organisation, le/la principal(e) responsable de la direction et de la gestion des ressources humaines (RH). Il/Elle supervise la prestation de tous les services RH aux quelque agents du Secrétariat international (SI) de l'otan basés à Bruxelles. Le/La titulaire du poste est également l'élément moteur de la réflexion sur le leadership et l'élaboration de politiques dans toutes les entités OTAN (qui représentent au total agents civils). Il/Elle relève du/de la secrétaire général(e) adjoint(e) (ASG) pour la gestion exécutive. Il s'agit d'un poste de haut responsable, amené à travailler avec les pays membres de l'otan et avec la direction de l'organisation pour définir la taille, la structure et les compétences du personnel civil de l'otan et faire en sorte que l'organisation soit en mesure d'atteindre ses objectifs stratégiques. Le/La titulaire du poste doit être capable de gérer et de diriger l'équipe RH au cours d'une période de changement pour l'organisation, ce qui implique de gérer les activités en cours tout en se faisant le champion du changement. Le siège de l'otan est à la recherche d'une personne exceptionnelle, reconnue par ses pairs en tant que leader dans le domaine des RH et possédant une grande expérience de la gestion à un niveau élevé, bien au courant des théories, des meilleures pratiques et des outils les plus actuels dans le domaine de la gestion en général et dans celui des RH en particulier. Le/La titulaire du poste dirige et gère une équipe de 50 personnes, réparties en trois sections : Soutien gestion et organisation (recrutement et gestion des talents) ; Services Personnel (traitements et indemnités, soutien du personnel) ; Coordination de la politique et de la stratégie RH (politique RH du SI et de l'ensemble de l'otan). Il/Elle est le fer de lance de la stratégie RH, qui positionne les RH en partenaire stratégique au sein du SI et fait en sorte que l'organisation soit souple, diversifiée et prête à relever les défis opérationnels futurs. Il/Elle est le maître d'œuvre de tous les processus RH et siège à ce titre au sein de nombreux comités internes et externes. Dans un environnement -7-

8 multinational, il/elle favorise des relations de travail harmonieuses, renforce l'efficacité organisationnelle et résout les conflits du travail. Les principaux défis que sera amené(e) à relever le/la candidat(e) retenu(e) pour le poste de DASG pour les ressources humaines sont les suivants : 6. poursuivre la mise en œuvre et l'exécution de la stratégie RH du SI pour faire en sorte que l'otan attire, fidélise et développe un effectif varié et souple composé de personnes hautement qualifiées, capables de s'adapter et de répondre efficacement à l'évolution des priorités de l'alliance ; 7. préparer la transition vers le nouveau siège de l'otan ; 8. conduire la migration des services RH vers un nouveau système de planification des ressources d'entreprise (ERP) ; 9. contribuer à la mise en place d'un modèle de services mutualisés à l'échelle de l'otan pour les RH et coordonner les initiatives en faveur d'une culture OTAN unifiée au travers de politiques et de normes communes ; 10. gérer les relations avec les pays, les hauts responsables, les représentants du personnel et d'autres organes OTAN dans un contexte de restrictions budgétaires. Il est demandé aux candidat(e)s, dans le cadre du questionnaire de filtrage à compléter pour le dossier de candidature, de résumer leur point de vue sur certains des défis susmentionnés ainsi que l approche qu ils/elles adopteraient pour les relever si le poste leur était attribué. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : être diplômé(e) d'un établissement universitaire de valeur reconnue ; avoir au moins dix années d'expérience à des postes de responsabilité croissante dans le domaine des RH ou de la gestion, de préférence dans un organisme public ou privé de taille comparable ; avoir au moins dix années d'expérience de la gestion des personnes, dont une expérience récente dans des fonctions de direction de haut niveau ; avoir une expérience de la promotion du dialogue de haut niveau et de la recherche proactive de solutions ; avoir déjà travaillé dans un cadre multilatéral où se traitent des questions politiquement sensibles et où des intérêts divers sont en jeu ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau I («débutant») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérés comme autant d'atouts : un diplôme universitaire, de préférence dans le domaine des RH ou de la gestion ; une connaissance approfondie des concepts et des théories des RH ; -8-

9 une expérience professionnelle dans une organisation internationale et une connaissance des défis et meilleures pratiques de la fonction publique internationale ; une expérience de la migration d'une ou plusieurs entités d'un modèle de services RH répartis vers une structure de services RH mutualisés ; une expérience de la mise en œuvre des volets RH de solutions ERP. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution Recense les besoins de l'organisation en matière de RH pour le court et long terme, et y répond. Détermine les possibilités d innovation et de changement, élabore les plans nécessaires et les met en œuvre. Assure la gestion globale de la Direction et de son personnel, tout en gérant un emploi du temps complexe. Développement de l'expertise Élabore des politiques RH, en veillant à ce qu elles s alignent sur les objectifs stratégiques de la Division et de l Organisation. Donne des avis sur des questions de politique et de procédure à l intention des hauts responsables du SI et du/de la secrétaire général(e), en veillant à leur cohérence avec les normes et réglementations de l OTAN. Expose de façon claire et succincte des concepts, stratégies et politiques complexes. Rédige et présente des rapports contenant des statistiques et des analyses d orientation, en étant prêt(e) à communiquer les résultats aux représentants de haut niveau de l Organisation et à partager des informations non classifiées avec les autres organisations coordonnées. Représentation de l'organisation Aide et, le cas échéant, représente l'asg pour la gestion exécutive lors de réunions de comités portant sur des questions budgétaires, financières ou contractuelles. Préside la Commission consultative en matières administratives, composée de représentants des services RH civils de tous les organismes et commandements militaires de l'otan. Représente la direction du SI au sein du Comité mixte de consultation (JCB), constitué de représentants du personnel et des responsables de toute l'organisation. Préside le Bureau de service à la clientèle du Centre du personnel. Représente le/la secrétaire général(e), au besoin, dans le cadre des organisations coordonnées. Représente les RH en tant qu autorité principale pour les questions de personnel et de gestion auprès du SI, de l État-major militaire international (EMI) et des délégations. Élaboration des politiques Supervise la revue périodique des politiques, des pratiques et des plans des RH de façon à ce qu'ils conservent en permanence leur pertinence et à ce qu'ils soient constamment améliorés afin de répondre aux besoins de toutes les divisions de l OTAN. Supervise la mise en œuvre des politiques RH approuvées par les hauts responsables, notamment en matière de recrutement, de gestion des performances et de retraite. Gestion de projet Dirige et guide de multiples processus, programmes et projets RH, tels que la mutualisation des services, la transition vers le nouveau Siège ou la planification des ressources d'entreprise (ERP), et participe à leur mise en œuvre, afin que les objectifs stratégiques des -9-

10 RH et de l'otan soient atteints. Participe à la préparation, à la réévaluation et à la mise à jour des plans de circonstance du Siège de façon à ce que les RH soient en mesure de continuer à travailler à un niveau minimal. Gestion des parties prenantes Travaille en collaboration avec la Section Planification et analyse budgétaires pour harmoniser les volets «ressources financières» et «ressources humaines» du processus décisionnel, y compris les aspects contractuels. Facilite le consensus au travers d'un dialogue, tant bilatéral que multilatéral, avec les pays membres. Fait des exposés, participe à des réunions de comités et/ou les préside. Consulte et informe les membres élus de l Association du personnel civil et entretient avec eux un dialogue proactif pour parvenir à un consensus et recueillir leur adhésion. Travaille en collaboration avec les personnes compétentes s agissant des politiques RH. Cible les communications RH de manière à susciter l'intérêt de l ensemble du personnel du Siège. Met en place un solide réseau de ressources et renforce la position des RH dans les organisations coordonnées. Gestion des personnes Dirige et supervise le travail du personnel des RH. Crée un environnement de travail motivant et productif. Assure un encadrement et un accompagnement attentifs des membres de son personnel, leur offre des possibilités de formation et est prêt(e) à leur donner des conseils aux moments critiques. Veille à ce que tous les membres de son personnel connaissent les objectifs de l'organisation, de la Division, et de la Direction. Fournit régulièrement un retour d information impartial sur les performances des membres de son personnel, de manière informelle s'il y a lieu, ainsi qu au moyen du système de mesure et de développement des performances (PRD). Participe à un examen collégial des performances afin d envisager les possibilités de perfectionnement professionnel et de mobilité pouvant être offertes à chacun(e), de déceler les éléments à fort potentiel et de veiller à ce que des normes communes soient appliquées au cours de ce processus. Fournit des informations au Comité des effectifs et formule des recommandations de décision en matière de renouvellement ou de conversion des contrats en cherchant à servir au mieux les intérêts de l'organisation. Participe aux procédures de recrutement destinées à pourvoir les postes vacants au sein de la Direction, conformément aux directives OTAN. Efficacité organisationnelle Identifie et saisit les opportunités telles que l'erp ou la transition vers le nouveau Siège pour améliorer les politiques RH, le bien-être du personnel et l'efficience de l'organisation. Résout les problèmes entre sections par l innovation et la détermination. Gestion financière Prend part à l élaboration et à la révision des budgets annuels des RH, en définissant clairement les priorités de la Direction, de la Division et de l'organisation. Favorise l innovation lorsqu il/elle est confronté(e) à des restrictions budgétaires et à des échéances strictes. Vision et direction A le dynamisme et l'inspiration nécessaires pour encourager son personnel à œuvrer à la modernisation de l'otan et à travailler d'une manière efficace et créative dans un cadre budgétaire limité. Dirige les activités visant à mieux communiquer avec les clients des RH -10-

11 et à mieux comprendre leurs besoins. Élabore et énonce des objectifs stratégiques pour les RH, en veillant à ce qu ils soient conformes aux objectifs de la Division et de l Organisation. Gestion des connaissances Se tient informé(e) des nouveautés dans le domaine des RH, dans les secteurs privé et public. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève de l'asg pour la gestion exécutive. Il/Elle supervise les relations de travail avec la haute hiérarchie des divisions et des bureaux indépendants. Il/Elle est fréquemment en liaison avec des représentants des RH des autres organisations coordonnées, les autorités du pays hôte, l'emi, les délégations, les responsables des RH d'autres organismes OTAN, et l'association du personnel civil. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 4 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Promotion du changement Réflexion conceptuelle Valorisation du personnel Persuasion et influence Initiative Aptitude à diriger Compréhension organisationnelle Maîtrise de soi 6. CONTRAT Contrat proposé à la personne retenue (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de 3 ans maximum. Clause contractuelle applicable : Il s'agit d'un poste de haut niveau ayant un caractère politique spécialisé, qui exige une rotation pour des raisons politiques. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. La durée de service à ce poste n excède pas six ans. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans qui, sous réserve de -11-

12 l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -12-