Brussels, 18 July 2012 A 25(2012) NOTIFICATION OF AN "A" GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 Brussels, 18 July 2012 A 25(2012) NOTIFICATION OF AN "A" GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY STAFF VACANCY N A 25(2012) LOCATION NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION TITLE GRADE A.2 EXECUTIVE MANAGEMENT INFORMATION, COMMUNICATION AND TECHNOLOGY MANAGEMENT ARCHIVES AND INFORMATION MANAGEMENT/NATO ARCHIVES/ACQUISITION AND HOLDINGS MANAGEMENT UNIT Head, Acquisition and Holdings Management Unit 1. SUMMARY The NATO Archives acts under the authority of the Archives Committee. Under the direction of the NATO Archivist, its main responsibilities are the identification of information of permanent value, the overall management of NATO archival holdings and the implementation of the NATO Records Policy and Public Disclosure Policy. As such the NATO Archives provides guidance on records and archives matters NATO wide; collects NATO information of permanent value throughout NATO civil and military bodies; organises and preserves this information regardless of its format; and provides access to publicly disclosed NATO information. Under the general guidance of the NATO Archivist, the incumbent will be responsible for implementing the Policy on the Retention and Disposition of NATO Information; contributing to the development of information management policies, standards and procedures; and the physical and intellectual management of NATO s archival holdings. Within this framework the main functions of the Head will include: developing retention and disposition policies and procedures; coordinating appraisal reviews of NATO information; providing advice to NATO civil and military bodies and operations on records and archives questions; initiating and supervising descriptions of archival holdings; and implementing preservation measures for records in all formats. In addition, the Head directs the Acquisition and Holdings Management Unit (AHU) and replaces the NATO Archivist during absences. The Head presents to the Archives Committee on the implementation of the Policy on the Retention and Disposition of NATO Information and on other special projects as required.

2 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: Possess a university degree, preferably with an emphasis on records and archives management or contemporary history/international relations or have equivalent relevant professional experience; have at least four years of relevant working experience; at least two of which must be at the national or international level; possess experience implementing retention and disposition programmes in large organisations; possess experience managing projects related to records and archives and information management within tight deadlines; possess experience in writing strategic policies, directives and guidelines; possess knowledge of international standards related to records and archives; possess knowledge and experience of electronic records and electronic records keeping systems, and knowledge of the challenges of electronic records and archival preservation; have experience in briefing and training; be familiar with current office software suites, particularly database products related to records and archives management; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: a thorough knowledge of the Organization and Alliance activities; experience working in records and archives management in a security conscious environment; knowledge of additional languages. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Expertise Development Develop and update retention and disposition schedules that identify and preserve NATO information of permanent value as well as facilitate the timely destruction of information identified as having no permanent value. Contribute to the development of a trusted digital repository for the long-term preservation of digital holdings. Ensure the retrievability of inactive records in all formats by developing and maintaining taxonomies and accurately preserving metadata for these records Project Management Identify, implement and successfully complete projects in relation to semi-active and inactive NATO information. Contribute to the development of records, archives and information management policies and their implementation in the International Staff (IS) and across the Organization

3 Information Management Coordinate and conduct archival appraisal of archival holdings, Implement and maintain an integrated file plan and taxonomy for both paper and electronic records. Stakeholder Management Respond to requests for information contained within the archives. Provide advice and guidance to NATO civil and military bodies and operations on records and archives management. Knowledge Management Describe archival holdings according to established international and Organizational standards so as to maintain access thereto. Ensure the preservation of semi-active and inactive records in all formats. Manage the space of archival repositories and ensure that all files are registered and traceable. Coordinate transfers of NATO information of permanent value. Authorize and supervise the destruction of NATO information of temporary value. People Management Direct and supervise the work of the Acquisition and Holdings Unit (AHU) staff and prepare and maintain a work plan for the unit. Direct and supervise the NATO Archives staff when the NATO Archivist is absent. This includes attending management meetings, meetings with experts and meetings with national representatives. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the NATO Archivist and directs and supervises the staff of the Acquisition and Holdings Management Unit. He/she is required to work closely with the Head, Public Disclosure and the Archives Liaison Assistant, as well as with staff working in Information Management (IM) at NATO headquarters and throughout the Organization. Direct reports: 3 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Analytical Thinking Achievement Clarity and Accuracy Conceptual Thinking Customer Service Orientation Empathy Impact and Influence Initiative Teamwork - 3 -

4 6. CONTRACT A 25(2012) Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which, may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. *** HOW TO APPLY Applications, indicating the staff vacancy number and job title, must be submitted using the NATO application form, which is available on the external internet Recruitment web site ( Closing date for applications: Monday 3 rd September When returning the application form via (strongly recommended), a maximum of one attachment in A4 format using WORD may be included. NOTE: it is imperative that the subject line of your indicates the Staff Vacancy reference number and the Division concerned only (i.e. A 25(2012) EM/ICTM/AIM). Your application will not be taken into consideration if this information is omitted from the subject line of your . In addition, please do not send your using the Microsoft Outlook sensitivity level Private, as your will not reach us, and your application will, therefore, be lost. Please note that only applicants who succeed in the initial screening will receive a response. In order to follow the status of a vacancy please refer to the web page update on previous vacancies on the NATO employment web site (

5 Please note that the vacancy notice will disappear from the NATO web site upon the closing date for receipt of applications. You are therefore advised to download a copy of the vacancy notice prior to the closing date, as you will not be able to obtain a copy after this date. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone, or telefax enquiries cannot be dealt with. Please note that we accept applications electronically without a photograph and without a signature at this stage in the process. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, age 1 or sexual orientation. NB: Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a nonsmoking environment. EMIM CTS 1 Restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is a prerogative as approved by the NATO Council

6 Bruxelles, le 18 juillet 2012 A 25(2012) NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE VACANT N A 25(2012) POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : DIVISION : INTITULÉ : Siège de l'otan (Bruxelles - Belgique) GESTION EXÉCUTIVE GESTION DE L'INFORMATION, DES COMMUNICATIONS ET DES TECHNOLOGIES ARCHIVES ET GESTION DE L'INFORMATION/ARCHIVES DE L'OTAN/UNITÉ ACQUISITION ET GESTION DES FONDS Chef de l'unité Acquisition et gestion des fonds GRADE : A.2 1. RÉSUMÉ Les Archives de l'otan travaillent sous l'autorité du Comité des archives. Placées sous la direction de l'archiviste de l'otan, elles ont pour responsabilités principales le repérage des informations ayant une valeur permanente, la gestion globale des fonds d'archives de l'otan et l'application des politiques OTAN relatives à la gestion des archives courantes et intermédiaires et à la mise en lecture publique. Pour s'acquitter de leur rôle, les Archives de l'otan donnent des orientations sur les questions ayant trait aux archives courantes, intermédiaires et définitives à l'échelle de l'otan, elles collectent les informations OTAN ayant une valeur permanente dans l'ensemble des organismes civils et militaires de l'otan, elles organisent et conservent ces informations, quel qu'en soit le support, et elles rendent accessibles les informations OTAN mises en lecture publique. Sous la supervision générale de l'archiviste de l'otan, le/la titulaire du poste est chargé(e) de mettre en œuvre la politique relative à la conservation et à la destination finale de l'information OTAN, de contribuer à l'établissement de politique, de normes et de procédures relatives à la gestion de l'information, et d'assurer la gestion physique et intellectuelle des fonds d'archives de l'otan. Dans ce cadre, le/la chef de l'unité Acquisition et gestion des fonds a pour fonctions principales de développer les politiques et les procédures en matière de conservation des informations et de détermination de leur destination finale, d'assurer la coordination des évaluations des informations OTAN, de formuler des avis sur les questions relatives aux archives courantes, intermédiaires et définitives à l'intention des organismes civils et - 6 -

7 militaires de l'otan et pour les besoins des opérations OTAN, de lancer et de superviser l'élaboration de descriptions des fonds d'archives, et de mettre en œuvre des mesures de conservation des documents, quel qu'en soit le support. En outre, le/la titulaire assure la direction de l'unité Acquisition et gestion des fonds et remplace l'archiviste de l'otan en son absence. Il/Elle fait rapport au Comité des archives sur l'application de la politique relative à la conservation et à la destination finale de l'information OTAN et sur d'autres projets spéciaux selon les besoins. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire, de préférence avec une spécialisation en gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ou en histoire/relations internationales contemporaines, ou avoir une expérience professionnelle équivalente ; avoir au moins quatre années d'expérience professionnelle dans des domaines pertinents, dont au moins deux années d'expérience acquise au niveau national ou international ; avoir une expérience de la mise en œuvre, au sein de grandes organisations, de programmes relatifs à la conservation et à la destination finale d'informations ; avoir une expérience de la gestion, dans des délais serrés, de projets ayant trait à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives et à la gestion de l'information ; avoir une expérience de la rédaction de politiques, de directives et d'orientations stratégiques ; connaître les normes internationales relatives aux archives courantes, intermédiaires et définitives ; avoir une connaissance et une expérience du traitement des documents électroniques et des systèmes électroniques de gestion des documents, ainsi qu'une connaissance des difficultés liées à la conservation des archives courantes, intermédiaires et définitives sur support électronique ; avoir déjà fait des exposés et donné des formations ; bien connaître les suites bureautiques actuelles, en particulier les bases de données relatives à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une connaissance approfondie de l'organisation et de ses activités ; une expérience de la gestion d'archives courantes, intermédiaires et définitives dans un environnement soumis à des contraintes de sécurité ; la connaissance d autres langues

8 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES A 25(2012) Développement de l'expertise Établit et tient à jour des calendriers de conservation qui permettent de repérer et de conserver les informations OTAN ayant une valeur permanente et qui facilitent la destruction dans les délais fixés des informations n'ayant pas une valeur permanente. Aide à élaborer un répertoire électronique sécurisé pour la conservation à long terme des fonds numériques. Fait en sorte que les archives définitives puissent être retrouvées quelle que soit leur forme, en établissant et en tenant à jour des taxinomies ainsi qu'en veillant à conserver soigneusement les métadonnées de ces archives. Gestion de projet Définit, met en œuvre et mène à bien des projets relatifs aux archives intermédiaires et définitives de l'otan. Aide à établir des politiques concernant la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives et la gestion de l'information, et à les mettre en œuvre au sein du Secrétariat international et dans l'ensemble de l'organisation. Gestion de l'information Coordonne et réalise des évaluations des fonds d'archives. Met en œuvre et tient à jour un plan de classement intégré et une taxinomie pour les documents sur support papier et pour les documents sur support électronique. Gestion des parties prenantes Répond aux demandes d information ayant trait au contenu des archives. Formule des avis et des orientations sur la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives à l'intention des organismes civils et militaires de l'otan et pour les besoins des opérations OTAN. Gestion des connaissances Établit des descriptions des fonds d'archives conformément aux normes internationales et organisationnelles en vigueur de manière à assurer l'accessibilité de ces archives. Assure la conservation des archives intermédiaires et des archives définitives quelle que soit leur forme. Gère l'espace octroyé aux dépôts d'archives et fait en sorte que tous les dossiers soient enregistrés et que l'on puisse en retrouver la trace. Assure la coordination des transferts d'informations OTAN ayant une valeur permanente. Autorise et supervise la destruction des informations OTAN ayant une valeur temporaire. Gestion des personnes Assure la direction et la supervision du travail des agents de l'unité Acquisition et gestion des fonds, établit et tient à jour un programme de travail pour l'unité. Assure la direction et la supervision des agents des Archives de l'otan en l'absence de l'archiviste de l'otan, et peut être amené(e) dans ce cadre à participer à des réunions de gestion, à des réunions avec des experts et à des réunions avec des représentants des pays. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève de l'archiviste de l'otan. Il/Elle assure la direction et la supervision des agents de l'unité Acquisition et gestion des fonds. Il/Elle est tenu(e) de collaborer étroitement avec le/la chef de l'unité Mise en lecture publique et avec - 8 -

9 l'assistant(e) Liaison Archives, ainsi qu'avec les agents travaillant dans le domaine de la gestion de l'information au siège de l'otan et dans l'ensemble de l'organisation. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 3 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Réflexion analytique Recherche de l'excellence Clarté et précision Réflexion conceptuelle Souci du service au client Empathie Persuasion et influence Initiative Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : Contrat d'une durée déterminée de trois ans renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu a l Organisation d exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d un État membre de l OTAN, elle se verra offrir un contrat d une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. *** - 9 -

10 COMMENT POSTULER Les candidatures, indiquant le numéro de référence et l'intitulé du poste, doivent impérativement être soumises au moyen du formulaire disponible dans la section «Emploi» du site internet de l'otan, à l'adresse Date limite de dépôt des candidatures : Lundi 3 septembre Si le formulaire de candidature est renvoyé par courrier électronique (procédure vivement recommandée), il pourra s'accompagner d'une seule pièce jointe (fichier Word au format A4). NOTE : la rubrique «Objet» du message électronique ne devra contenir que le numéro de référence du poste vacant et le nom de la division concernée (c'est-à-dire A 25(2012) EM/ICTM/AIM). La candidature ne sera pas prise en considération si ces informations ne figurent pas dans l'objet du message. Attention : ne pas sélectionner le critère de diffusion«privé» («Private») dans Microsoft Outlook au moment de l'envoi du courriel, car celui-ci ne parviendra pas au service destinataire et le formulaire de candidature sera perdu. On voudra bien noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s à l'issue de la première sélection recevront une réponse. Pour suivre l état d avancement d'une procédure de sélection, on consultera la page «Informations sur les vacances de poste antérieures» dans la section «Emploi» du site internet de l OTAN, à l adresse On voudra bien noter que l'avis de vacance de poste sera retiré du site internet de l'otan après la date limite de dépôt des candidatures. Il est donc recommandé d en télécharger un exemplaire avant la date limite car il ne sera plus possible d en obtenir un par la suite. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone, courrier électronique ou télécopie. On notera également que les candidatures électroniques (sans photographie ni signature) sont acceptées à ce stade de la procédure de sélection. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan

11 Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l'otan pourront être acceptées. L'OTAN est un employeur qui applique le principe de l'égalité des chances et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou l'origine ethnique, la religion, la nationalité, le handicap, l'âge 2 ou l'orientation sexuelle. NB : Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. EMIM CTS 2 Des restrictions liées à l'âge peuvent ou non s'appliquer, à une première nomination seulement, conformément au Règlement du personnel civil de l'otan. Il s'agit là d'une prérogative approuvée par le Conseil de l'atlantique Nord