REGLEMENT DE LA CONSULTATION. Procédure adaptée Marché de services

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1 AVIS D APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE REGLEMENT DE LA CONSULTATION Marché de prestations d assurance des activités, des biens et des personnes de la REMCA Identifié sous la référence : MAPAREMCA-ASSU Procédure adaptée Marché de services PREAMBULE AVERTISSEMENT SUR LES CONDITIONS DE LA CONSULTATION La Régie des Equipements Musiques et Cultures Actuelles (ci-après la REMCA) est une régie dotée de la personnalité morale et de l'autonomie financière, chargée de l'exploitation d'un service public à caractère industriel et commercial. Elle a été créée conformément aux dispositions de l article L du code général des collectivités territoriales et constitue un pouvoir adjudicateur au sens des dispositions du code des marchés publics. La mise en concurrence effectuée dans le cadre du présent marché passé selon une procédure adaptée respecte ainsi les principes fondamentaux de la commande publique. Date limite de réception des offres : vendredi 7 août h30. R. E. M. C. A. Régie des Equipements Musique s & Culture s Actuelles SIRET N A F 9 23 A Licences / /

2 REGLEMENT DE LA CONSULTATION ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION C Le présent marché a pour objet : Prestations d Assurance des activités, des biens et des personnes de la REMCA Identifié sous la référence : MAPAREMCA-ASSU Type de marché de services : catégorie de service : Assurances 06a S'agit-il d'un marché à bons de commande? NON S'agit-il d'un marché à tranches? NON S'agit-il d'une convention de prix associée à des marchés types? NON Lieu d exécution / lieu de livraison : à La Cartonnerie 84 rue du Docteur Lemoine REIMS où en tout lieu nécessaire à la réalisation des activités de la REMCA Le marché est réservé aux entreprises d assurances et personnes habilitées à présenter des opérations d assurance en vertu des articles L310-1 et suivants et L et suivants du code des assurances. La procédure adaptée permet d autoriser les observations, amendements ou réserves apportées par le cahier des charges, à condition qu elles ne dénaturent pas l économie du contrat. La REMCA n a remis aucun mandat à un intermédiaire. ARTICLE 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION 1. Mode de consultation La présente consultation est lancée sous forme de procédure adaptée, conformément aux dispositions de l article 28 du code des marchés publics. 2. Division en lots Les prestations faisant l'objet du marché sont réparties en quatre lots. Ces lots sont constitués selon l objet de la prestation à fournir, précisée dans le cahier des clauses particulières : LOT 1 : ASSURANCE DE LA FLOTTE AUTOMOBILE ET DES RISQUES ANNEXES LOT 2 : ASSURANCE DES DOMMAGES AUX BIENS ET DES RISQUES ANNEXES, PERTE D EXPLOITATION ET RESPONSABILITE CIVILE LOT 3 : ASSURANCE DES EXPOSITIONS LOT 4 : PROTECTION JURIDIQUE DE LA PERSONNE MORALE 3. Offre de base Les candidats devront proposer obligatoirement une offre correspondant aux caractéristiques générales définies par la REMCA, telles que précisées dans le cahier des clauses particulières. MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 2 de 9

3 Le prix de base du marché est représenté par : Pour le lot n 1 : la prime ou cotisation annuelle et le montant de la franchise par véhicule Pour le lot n 2 : la prime ou cotisation annuelle et le montant des franchises relatives aux différentes garanties Pour le lot n 3 : la prime ou cotisation annuelle pour l ensemble des expositions à assurer Pour le lot n 4 : la prime ou cotisation annuelle Conformément aux dispositions de l'article 18 du code des Marchés publics et du décret n du 2 3 août 2001, le marché est passé à prix ferme et définitif. Les prix sont fermes pour la durée du marché, c'est-à-dire un an. Si le marché est prolongé au-delà d un an, les prix pourront être ajustés par avenant. 4. Variantes Des variantes sont autorisées. 5. Unité monétaire Les candidats sont informés que le présent marché est conclu dans l unité monétaire suivante : l euro. 6. Modalités de paiement Prime payable conformément au droit des assurances, après présentation d'une quittance par mandat administratif. Délai maximum de paiement conforme à l'article 98 du Code des marchés publics. Les primes sont financées sur les fonds propres, imputées en dépense de fonctionnement de chaque exercice. 7. Modifications du dossier de consultation La REMCA se réserve le droit d apporter, au plus tard 7 jours ouvrés avant la date limite de réception des dossiers des candidats, des modifications de détail au cahier des clauses particulières. Les candidats devront alors répondre au dossier modifié sans pouvoir élever de quelconque contestation à ce sujet. 8. Candidature pour plusieurs lots Les candidats pourront soumissionner pour l attribution d un, plusieurs ou la totalité des lots. Un même candidat ne pourra présenter qu une seule offre par lot. L attribution s effectuera par lots séparés. Dans le cas où un candidat serait attributaire de plusieurs lots, les conditions et modalités d exécution des lots concernés pourront être regroupées au sein d un même contrat. 9. Négociation La REMCA pourra procéder à une phase de négociation avec un ou plusieurs des candidats ayant déposé une offre. Les candidats admis à négocier en seront informés par la REMCA par lettre recommandée avec avis de réception et/ou télécopie, et/ou Consultation sans suite La REMCA se réserve le droit de ne pas donner suite à la consultation pour un ou plusieurs lots. MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 3 de 9

4 ARTICLE 3 : DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour une durée d un an à compter de la date du début des prestations, le 1 er septembre Il est reconductible deux fois, pour une année, soit au maximum jusqu au 31 août La REMCA est tenue de notifier au titulaire du marché le renouvellement express du marché, trois mois au moins avant le 31 août de chaque année de marché, par tous moyens appropriés (lettre recommandée avec AR ou courrier notifié par récépissé). Le titulaire ne pourra refuser sa reconduction. Lorsque ce terme est atteint sans que le pouvoir adjudicateur ait signifié sa décision, il appartient au titulaire de solliciter sa reconduction. Le silence de la REMCA est assimilable à une décision de non reconduction. ARTICLE 4: 4 DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. ARTICLE 5: 5 SPECIFICITE DU MARCHE D ASSURANCE Présentation des personnes amenées à postuler au marché d assurance et rappel de certains principes qui furent évoqués par les circulaires ministérielles 4-1.Mode de distribution de l assurance La REMCA s engage à ne pas privilégier un mode de distribution de l assurance (assureur direct, agent général, courtage ). La société d'assurance choisit librement de répondre en direct, par l'intermédiaire de son réseau d'agents ou par le courtage. L'assureur peut décider, pour un risque donné, de ne remettre une offre qu'à l'intermédiaire qu'il désignera librement. 4-2.Définitions : Les sociétés d assurance, supportant le risque financier, sont rémunérées par le paiement d une prime. Par simplification de langage, la société d assurance, qu elle réponde seule, ou comme chef de file d un groupement de coassureur, pourra être appelée «apériteur» ou «société apéritrice». L intermédiaire (agent général, courtier ) quand il existe, est appelé à jouer un rôle de conseil et de gestion. Sauf proposition spécifique, l intermédiaire est rémunéré directement par l assureur (commissionnement). Le cas échéant, et notamment pour favoriser la concurrence, la REMCA pourra chercher à obtenir communication et négocier le montant de la prime revenant à la société d assurance et la rémunération globale de l intermédiaire. Conformément à la jurisprudence, l intermédiaire a un devoir de conseil. L agent général est réputé représenter et engager la société d assurance. Le courtier est réputé représenter l assuré. Il peut justifier de délégation de la société d assurance Ce marché a le particularisme d être constitué de deux niveaux distincts : La société d assurance au sens des précédentes circulaires a la qualité de candidat, et est titulaire du marché. L intermédiaire (s il existe) a vocation dans le respect des usages professionnels à servir d interface entre l assureur et la REMCA, et à jouer un rôle essentiel de conseil et de gestion. La REMCA analysera les possibilités réglementaires pour subvenir à la simple défaillance d un des membres de ce «groupement». La qualification du groupement formé entre une société d assurance et un intermédiaire sera définie par la jurisprudence, ou les textes réglementaires. MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 4 de 9

5 4-4. les règles ou usages professionnels : 1) Dérogation aux règles du "courtage parisien" : PLUSIEURS INTERMEDIAIRES SAISISSENT LA MEME SOCIETE D ASSURANCE : Pour être en conformité avec les règles du Code des Marchés Publics, et pour éviter tout risque de blocage du marché, les assureurs sont appelés à ne pas respecter la règle du courtage parisien. Rappel : la société d'assurance ne répond qu au premier courtier qui l'a saisie. En conséquence, l assureur est autorisé à remettre une offre à tout intermédiaire qui en fera la demande, ou à ne répondre qu'à un seul intermédiaire qu il aura librement choisi. La REMCA sera en droit d obtenir le montant de la prime nette compagnie (déduction de toute rémunération de l intermédiaire). 2) Pour un risque donné, plusieurs offres de compagnies différentes sont présentées par un même courtier : accepté 3) Les groupements: - Les sociétés d assurance peuvent se constituer en groupement (Il peut s agir de coassurance, de lignes successives.) - Les sociétés et les intermédiaires d assurance peuvent se constituer en groupement - Les intermédiaires peuvent se grouper entre eux (co-agents, co-courtage ). - Les membres du groupement définiront eux-mêmes les éventuels liens de solidarité qui les lient. A défaut de précision, il sera fait référence aux usages et règles professionnelles Du fait de la structure de l organisation des sociétés d assurance et des usages professionnels avec intermédiaires, il est confirmé que même si la société d assurance devait avoir la qualité de mandataire, tous les contacts pris pour demande d information, de demande de précision, de négociation, de mise au point, la notification ou le rejet de l offre par exemple seront adressés directement à l intermédiaire. 4) La «coassurance» ou toute autre forme de groupement d assureurs Par simplification de langage le terme coassurance est entendu au sens large et englobe arbitrairement tout groupement d assureur et réassureur. Le chef de file de tout groupement est appelé apériteur. La REMCA désire privilégier les offres de garantie à 100%, sans pour autant chercher systématiquement à rejeter une offre ne présentant pas un «groupement» à 100 %. Les groupements d assureurs sont autorisés par le code des marchés publics. La REMCA reconnaît que sauf à organiser une entente illicite, le groupement ne peut être formé avant le choix de l attributaire si le marché concurrentiel est quasi monopolistique. Par analogie avec la procédure négociée, et en référence avec la circulaire du 18/12/2001, le groupement peut être constitué dans le cadre des négociations. Le Code se définit comme étant un moyen de favoriser l efficience de la commande publique. En conséquence, compte tenu des pratiques et des contraintes de l assurance, les candidats sont autorisés à placer tout ou partie de la coassurance ou à constituer toute autre forme après le choix de l attributaire. Si la coassurance ne peut être placée ou de groupement constitué dans un délai imparti, la REMCA sera en droit d annuler cette attribution conditionnée au placement du risque. Dans ce cas, le premier candidat classé après sera retenu En conséquence, les assureurs sont invités à remettre des offres en fonction des formules suivantes : a) Apérition = 100 %, sans coassurance ni groupement. b) Apérition avec coassurance ou groupement formé et présenté au jour du dépôt de l offre (inférieure ou égale à 100%). Dans ce cas, tous les coassureurs ou membres du groupement devront remettre les pièces administratives (première enveloppe intérieure). MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 5 de 9

6 c) Taux d'apérition inférieur à 100 % avec Code et sans engagement immédiat de placement de coassurance ou de constituer un groupement à 100 %. d) Apérition : taux inférieur ou égal à 100 % à la date de remise des offres, mais avec engagement de placer la coassurance ou de constituer un groupement à 100 %. Deux cas sont envisagés : d.1 L apériteur place avant la date d effet du contrat la coassurance (ou constitue un groupement) à 100 %. Les coassureurs ne sont pas solidaires. d.2 L apériteur ne place pas la coassurance avant la date d effet du contrat. En attente de trouver un nouvel assureur, l apériteur prend à sa charge le trou de coassurance. RAPPEL : En cas de retrait d un coassureur, l apériteur a une obligation de moyen pour combler ce départ. La REMCA ne peut refuser un nouveau coassureur que s il ne répond pas aux exigences d accès à la commande publique. Si l'apériteur ne peut combler le trou de coassurance, la REMCA pourra décider, en respectant les formes, si le contrat doit ou non être maintenu ou résilié. 5) La réponse à la consultation pour chercher à favoriser la concurrence et à intégrer les possibilités de négociation prévues par la procédure adaptée : Les assureurs sont invités à répondre à plusieurs formules : a) La solution définie par le cahier des charges : il s agit de la demande de base formulée par la REMCA. Si des réserves sont émises, les assureurs sont invités à ne pas dénaturer l économie de ce dossier de consultation. La REMCA pourra ne pas donner suite à l intégralité des demandes de garanties formulées. b) Les éléments intangibles : les assureurs doivent obligatoirement répondre au minimum aux exigences suivantes : Responsabilité civile : le contrat est régi sur la base des conditions générales, modèle disque jaune du 01/07/1987 ou modèle équivalent. Dommages aux biens : le contrat est régi sur la base des conditions générales, modèle C1 ou modèle équivalent. => Automobile : Respecter les dispositions légales obligatoires en RC des véhicules à moteur du Code des Assurances français Protection Juridique : proposer une garantie de défense ou de recours. c) Options : certaines garanties sont optionnelles. Le choix définitif sera fait en fonction des résultats obtenus. d) Les variantes : Remises par l assureur qui pourra soit s inspirer des projets définis dans les options en listant les réserves proposées, soit remettre un projet qui lui sera propre, et qu il juge adapté aux besoins de la REMCA. Elles doivent être tarifées sur un acte d'engagement. Le pouvoir adjudicateur n a aucune obligation de privilégier une formule par rapport à une autre. L absence de réponse par un candidat est réalisée à ses risques et périls. 6) Note de couverture contrat définitif : La réponse à la présente consultation vaut proposition d'assurance à hauteur du taux d'apérition et de coassurance proposé. La notification vaut preuve de l'acceptation des conditions proposées. L'acte d'engagement contresigné par la REMCA donnera à la proposition la qualité de note de couverture à la seule condition que la notification ait eu lieu pendant la période de validité de l'offre; dans le cas contraire, et sous réserve des règles de procédure, la REMCA devra obtenir une note de couverture écrite du candidat. Dans le cadre des mises aux points, l'assureur remettra notamment à la REMCA le numéro du contrat. Si pour des raisons qui lui sont propres, l'assureur désire rédiger un contrat définitif, la note de couverture sera valable jusqu'à la remise du contrat, majoré d'un délai de 60 jours pour vérification par la REMCA du respect du contrat proposé avec l'acte d'engagement. Si le contrat n'est pas conforme, la note de couverture sera reconduite automatiquement dans les mêmes conditions. Si l'assureur se contente de la seule notification de l'acte d'engagement du fait de l'absence de MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 6 de 9

7 négociation, (il n'estime pas nécessaire d'éditer un contrat définitif), il pourra alors remettre avec le numéro de contrat sa quittance en trois exemplaires. 7) Statistique sinistre : Les statistiques de sinistralité constituent un élément primordial de l'analyse du coût de revient du contrat et par ailleurs une information nécessaire à communiquer aux assureurs en cas de mise en concurrence. En conséquence, l'assureur s'engage à remettre et à commenter régulièrement à la REMCA les statistiques. En cas de mise en concurrence, les statistiques précises seront transmises par l'assureur dans les meilleurs délais. ARTICLE 6 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 1. Le dossier de consultation des entreprises (DCE) comprend de manière exhaustive : - un acte d engagement - un cahier des clauses particulières - le présent règlement de consultation L acte d engagement et le cahier des clauses particulières sont remis gratuitement à chaque candidat qui en fait la demande. Lors du retrait du Dossier de Consultation des Entreprises, les candidats sont invités à laisser le détail précis de leurs coordonnées afin de pouvoir, le cas échéant, être alertés de modifications ou informations complémentaires apportées au présent règlement de consultation. 2. Les candidatures et les offres seront : - soit déposées contre récépissé à la REMCA; - soit envoyées par la poste en recommandé avec avis de réception. Les candidatures et les offres devront parvenir avec l acte d engagement dûment rempli et signé, sous le même pli, à la REMCA au plus tard le vendredi 7 août 2009 à 16h30 Il s agit d un délai de rigueur. L enveloppe relative aux candidatures et aux offres sera libellée à l adresse suivante : REMCA Régie des Equipements Musiques et Cultures Actuelles 84, rue du Docteur Lemoine REIMS Gérald CHABAUD, Directeur Et mentionnera «procédure adaptée Marché de prestations d assurance des activités, des biens et des personnes de la REMCA candidature et offre - ne pas ouvrir» Les enveloppes qui seraient remises ou dont l avis de réception serait délivré après les dates et heures ci-dessus mentionnées ne seront pas retenues et seront retournées à leur auteur. Au titre de leur candidature, les candidats produiront les pièces suivantes : - Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ; - Déclaration sur l'honneur du candidat justifiant qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 43 du code des marchés publics concernant les interdictions de soumissionner ; - Déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures, services ou travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; - Présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé ; MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 7 de 9

8 - Si le candidat a qualité d intermédiaire d assurance au sens des L511-1 et suivants et R511-1 et suivants du code des assurances : les renseignements issus des article R512 et suivants et R520-1 du code des assurances.(notamment preuve de son immatriculation à jour au registre) - DC 4 (Lettre de candidature et d'habilitation du mandataire par ses co-traitants, disponible à l'adresse suivante : thème : marchés publics) ; - DC 5 (Déclaration du candidat, disponible à l'adresse suivante : thème : marchés publics) ; - Si les documents fournis par le candidat ne sont pas rédigés en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté. Au titre de leur offre, les candidats produiront les pièces suivantes : - l acte d engagement et le cahier des clauses particulières dûment remplis et signés. Le signataire doit être habilité à engager le candidat ; - documents techniques du contrat, les variantes et annexes PRESENTATION DES RESERVES, AMENDEMENTS, OBSERVATIONS, VARIANTES OU AUTRES : Les réserves, amendements ou observations doivent être clairement visibles et détectables. Les candidats pourront à cet effet : soit les porter sur une ou des annexes spécifiques clairement répertoriées soit les porter sur le dossier de consultation (y compris l acte d engagement) mais en utilisant des caractères gras et apparent, des encadrés ou toute autre technique pouvant être reprographiée avec une imprimante «NOIR ET BLANC» permettant ainsi à la REMCA de trouver aisément les modifications apportées. A DEFAUT, la réserve, l amendement ou toute autre modification sera réputée non écrite. Le cahier des charges original, conservé par le service des marchés fera foi en cas de litige. Les offres ne peuvent pas être remises par voie électronique. ARTICLE 7 : JUGEMENT DES OFFRES Conformément aux règles du Code des Marchés Publics, les offres seront classées suivant : la solution demandée, les options, les variantes, Puis analysées à l aune des critères de sélection hiérarchisés : 1. Valeur technique de l offre définie notamment en fonction de la nature et des montants de garantie, des réserves, des exclusions, des franchises importantes, des prestations de service, et des références présentées. 2. La valeur financière constituée notamment par le taux de prime unitaire (ou à défaut la prime forfaitaire), le taux d apérition et de coassurance ou de placement garanti, les franchises faibles ou proportionnelles, la pérennité des taux de prime (jugée en fonction de la valeur technique et du prix). 3. Le délai de remise des contrats définitifs. En cas d offres équivalentes, notamment si une même société d assurance répond avec plusieurs intermédiaires, le pouvoir adjudicateur pourra procéder à un tirage au sort. La personne publique se réserve la possibilité d engager une négociation des conditions du marché avec les candidats présentant les meilleures offres au regard de ces critères. Les candidats peuvent ainsi être amenés à préciser, compléter ou modifier leur offre, sans modification substantielle des MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 8 de 9

9 conditions initiales de la concurrence. Ces échanges pourront se faire sous forme numérique. ARTICLE 8 : ACHEVEMENT DE LA PROCEDURE Le / les candidat(s) retenu(s) devra / devront fournir, au plus tard 10 jours après la notification du marché, les documents suivants : - Pièces prévues aux articles R ou R du code du travail ; - Attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ou documents équivalents en cas de candidat étranger ; - DC 7 ou documents équivalents en cas de candidat étranger (état annuel des certificats reçus, disponible à l'adresse suivante : thème : marchés publics) ; - Si les documents fournis par le candidat ne sont pas rédigés en langue française, ils doivent être accompagnés d'une traduction en français certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté. Les autres soumissionnaires seront avisés du rejet de leur offre par lettre simple ou recommandée avec avis de réception. Les candidats attributaires du marché recevront une lettre de notification accompagnée d une copie conforme du marché, adressée en recommandé avec avis de réception. ARTICLE 9 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Tout renseignement complémentaire peut être demandé à : Elodie LEPAGE, Administratrice, télécopie : Courriel : Les demandes de renseignements devront être effectuées par écrit et adressées soit par courrier (lettre simple ou recommandée avec avis de réception) soit par télécopie, soit par courriel. Toutes les réponses aux questions ainsi posées seront communiquées à l ensemble des candidats. Aucune question ne pourra être adressée moins de 7 jours ouvrés avant la date de remise des offres. Le candidat, Lu et approuvé, le.. (Date, cachet, signature et Paraphe sur chaque page.) MAPA REMCA-ASSU Règlement de la consultation page 9 de 9

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