GESLAB Fonctionnalités et Environnement

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1 GESLAB Fonctionnalités et Environnement

2 Objectifs Connaitre l environnement et les fonctionnalités de l outil Geslab

3 Programme de la journée Accès logiciel Geslab Menus et ergonomie Statut des mouvements Arborescence Engagement Individuel Echanges BFC/ Geslab Les rejets Le groupe de laboratoire Création d un nouvel utilisateur Habilitations Les états et export excel

4 Généralités Geslab est une application micro-informatique pouvant fonctionner en réseau et destinée à gérer les crédits et les dépenses du laboratoire. Gérer les crédits du laboratoire Suivre les dépenses et les disponibles Communiquer avec les organismes de gestion Optimiser les tâches de gestion

5 Historique Xlab V11.2 Silab Geslab Geslab Client lourd Geslab Client léger (Via internet) + Xlab V11.3

6 Authentification Geslab

7 Connexion Geslab client lourd

8

9 Dossiers Geslab Client lourd Les différents dossiers : Gestion courante : Crédits Dépenses Inventaire Données Traitements Administration : Paramétrage Outils Echanges avec la délégation : Transfert Retransmission Intégration

10 Ergonomie

11 Fenêtre INFOS Commande

12 Fenêtre INFOS Facture

13 Les statuts des mouvements Les Statuts de la commande : - enregistré : validée - complète : imprimée - transmise : envoyée vers BFC - à retransmettre : à renvoyer vers BFC Les Statuts de la facture : - enregistrée : validée - transmise : envoyée vers BFC - retournée : revenue de BFC - à retransmettre : à renvoyer vers BFC

14 Les messages Message de validation : Message d alerte :

15 Les fenêtres de recherche

16

17 Arborescence Définition Pourquoi une arborescence Geslab : avoir une représentation réelle de la situation budgétaire dans l ensemble comme dans le détail, et financière du laboratoire tous crédits confondus. visualiser l ensemble des crédits et des dépenses du laboratoire

18 Origines de Crédits (OC) Les organismes de gestion notifient des crédits aux laboratoires sur des lignes budgétaires Ces lignes budgétaires constituent les origines de crédits du laboratoire. C est la politique des organismes

19 Arborescence des origines de crédit Enregistrement et suivi des crédits Origines de crédit dans Geslab: Crédits CNRS Crédits contractuels (CEE, ANR, conventions) Autres Ressources

20 Schéma d une arborescence : Origine de Crédits

21 Entités dépensières Ces crédits sont répartis et dépensés dans le laboratoire. Cette répartition est liée à l organisation des entités dépensières, c'est-à-dire les équipes ou services de ce laboratoire. L organisation des entités dépensières n est pas connue des organismes de gestion : elle est entièrement à l initiative du laboratoire. C est la politique du laboratoire

22 Arborescence des entités dépensières Répartition des crédits selon les critères propres à l organisation et à la politique du laboratoire Entités dépensières dans Geslab Par thèmes Par opérations Par service / équipe

23 Schéma d une arborescence : Entités Dépensières

24 Schéma d une arborescence Toutes dépenses Dépenses Personnel Contrat Recherche 1 Contrat Recherche 2 Subvention d Etat Ressources Propres banalisées Ressources Propres à justifier Origines de crédit Moyens Annuels CNRS Université ARC UNITE Entités dépensières Services Recherche M. Lajoie COM Colloque Équipe 1 Programme Y

25 Notification / Répartition Deux actes de gestion essentiels concernant l attribution des crédits à l unité : - notification des crédits sur origine (en provenance de BFC) : mise en place des crédits sur une ligne budgétaire spécifique à l unité (intégration dans Geslab) - répartition des crédits sur entités dépensières (action Geslab) : mise en place des crédits selon la structure interne de l unité (saisie dans Geslab)

26

27 Engagement individuels BFC, EN GÉNÉRAL, CRÉATION : EOTP PERSONNEL (CDD) EOTP AUTRES DEPENSES GESLAB, CREATION : ORIGINE DE CRÉDIT DE REGROUPEMENT (CONTRÔLE SUR L ENSEMBLE DU CONTRAT) ORIGINE DE CREDIT PERSONNEL ORIGINE DE CREDIT TOUTES DEPENSES

28 Engagement Individuel En ce qui concerne le recrutement de personnel sur RP, la commande n est pas créée dans GESLAB mais arrive en intégration depuis BFC, c est un engagement individuel qui comporte 2 cas : Engagement individuel sur contrats à justifier : imputation sur l EOTP personnel du contrat Engagement individuel sur RP banalisées : imputation sur le PACR Ne pas créer de commande de personnel, toujours en intégration depuis BFC.

29 Engagement Individuel Transfert entre 2 EOTP Pour un contrat à justifier les crédits sont positionnés sur chaque EOTP, dans ce cas 2 notifications doivent être intégrées dans GESLAB : - une sur l origine «toutes dépenses» - une sur l origine «personnel» Pour effectuer un transfert entre les 2 EOTP (par exemple de l EOTP perso vers l EOTP toutes dépenses) 1- Saisir un répartition négative pour le montant à transférer sur l entité dépensière «personnel» 2- Saisir une notification négative du même montant sur l EOTP «personnel» 3- Saisir une notification positive sur l EOTP «toutes dépenses» 4- Effectuer une répartition positive sur l'entité dépensière «toutes dépenses».

30 Commande VA

31 PROBLÈMES RENCONTRÉS A L INTÉGRATION La commande ne s intègre pas dans 2 cas : Agents pas ou mal crées : problème numéro INSEE différents entre GESLAB et BFC NB : Puisqu il s agit d agents SIRHUS, ils sont envoyés automatiquement par BFC au moment de leur création dans SIRHUS. Si le transfert ne se fait pas correctement, il faut demander au SFC de renvoyer l agent vers GESLAB (menu / référentiel tiers / agent / personnel SIRHUS à la demande) 2 - Problème disponible sur origine insuffisant

32 RÉMUNÉRATION DES PERSONNELS SUR RP

33

34 Echanges BFC / GESLAB

35 Echanges GESLAB - BFC Geslab vous permet de transférer des données vers votre délégation de manière automatique et de recevoir de votre délégation les données de gestion vous concernant en intégration. menu échange avec la délégation/transfert/retour depuis la délégation/lancer

36 Echanges GESLAB - BFC Laboratoire GESLAB Délégation BFC Commandes au statut complètes (imprimées) Services faits enregistrés Factures enregistrées Missions complètes Agents Transfert vers BFC Retour vers GESLAB Commandes de Personnel Factures Notifications Marchés Rejets N BFC fournisseur Matricule Agent Constantes, tables...

37 Transmissions et Retours Extraire et transférer les données GESLAB vers BFC Automatique Retour des données BFC avec intégration dans GESLAB (bouton lancer) Retour des mouvements à intégrer Mise en attente des mouvements à intégrer Intégration automatique de certaines données (tables, dates de prise en charge, )

38 Lancer le RETOUR dès que la touche n est pas grisée

39

40 Editer les bordereaux de Transmission Dossier / Echanges avec la délégation / transfert / Transmission à la délégation

41 Les boites d intégrations et de rejets

42 Boites aux lettres «Intégration»

43

44 Mouvement en modification : Toujours Cliquer sur Différences

45 Mouvement en modification : Toujours Cliquer sur Différences

46 GESLAB Commande, Service Fait, Facture, Mission TRANSFET E. A. I. S.F.C. Le mouvement est-il correct? O U I Le mouvement est-il correct? O U I NON REJET AUTOMATIQUE NON REJET MANUEL BFC

47 Les rejets Dans la liste des commandes à intégrer en rejet, il est indiqué s il s agit d un rejet postintégration ou non Rejet Manuel - code famille incorrect - n marché absent à tort - n carte achat absent à tort Rejet Automatique - Disponible AE insuffisant au niveau de l'unité ou de la DR - Fournisseur bloque niveau OA (délégation) Pour le traitement des rejets

48 Intégration des rejets Ne pas refuser ni détruire un rejet sans l accord de la Délégation car le mouvement ne retourne pas vers la DR Ne pas intégrer un mouvement sans connaitre la cause du rejet Un rejet intégré doit être traité immédiatement = à corriger Ne pas oublier de retransmettre le mouvement après correction (vérifier le statut) Ne pas hésiter à laisser un mouvement dans les boites d intégration puis demander conseil à la Délégation

49 Laboratoire E.A.I Délégation GESLAB BFC Commandes Services Faits Factures Missions Agents Contrôle de cohérence Intégration puis Traitement des rejets: Commandes Factures Missions Rejets automatique: Commandes Services faits Factures Missions Rejets manuels: Commande s Factures (SF) Paiement IMPORTANT : les échanges de données s'effectuent à l'initiative du laboratoire 49

50 Statut Statut normal de la commande = T Attention : Après intégration d un rejet commande = C

51 Statut Chronologie Commande Service Fait Facture E C T E T E T R S O L D E Si rejets

52 Bonus : Pour réussir une intégration Vérifier les statuts en gestion courante Vérifier les quantités sur chaque ligne Désolder la commande avant toute manipulation Cliquer sur «différence» dans la menu intégration A la question «la délégation a soldé la commande confirmez-vous le solde?» : Répondre NON. Retourner en gestion courante pour solder la commande.

53 Retransmission Ne concerne que les mouvements au statut «Transmis»

54 Accès GESLAB Web

55 Client léger = Geslab web

56

57

58 Création d utilisateur Circuit de création d un nouvel utilisateur et conditions à remplir L utilisateur doit être présent dans Labintel L adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel des unités) L administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur Le SSI, en tant que «administrateur central», doit «tagger» pour autoriser l accès Quand l utilisateur est autorisé, le SSI informe l unité pour que «l administrateur du laboratoire» récupère l utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d accès aux données 58

59 UF et OT Sur marché Achat Régulier Ponctuel UF : unité Fonctionnelle OT : Opérations de travaux 59

60 UF et OT

61 Quelques définitions Code nomenclature : référentiel achat CNRS permettant de classer les familles homogènes de produit Unité Fonctionnelle (UF): besoin délimité dans le temps avec un objectif Opération de Travaux (OT): ensemble de travaux qui ne peuvent être dissociés et que le maître d ouvrage a décidé d exécuter dans une même période de temps et sur une zone géographique donnée 61

62 Tables de référence 62

63 Les Etats

64 Exemple avec COM1

65

66 Focus EXPORT DATA

67 Consultation base exercice antérieur à 2012 Xlab V11.3

68 Consultation base exercice antérieur à 2012 Dossier/Administration/Paramétrage/ Table/Constante/Archivage d exercice/modifier

69 Vérifications Vérification de cohérence AVEC CORRECTION AUTOMATIQUE a lancer une fois par semaine (mono utilisateur) Geslab/Client lourd/dossier/administration/outils/vérification de cohérence TOUJOURS REPONDRE OUI

70 Contrôles Check liste DR 20 Conseils pour préparation fin d exercice

71 Vérifications GESLAB /BFC Il est important d effectuer un contrôle de cohérence entre GESLAB et BFC, régulièrement, à l ouverture de l exercice et au moins une fois par semestre afin d éviter une surcharge de travail en fin d année. Le contrôle doit être fait après avoir effectué une vérification de cohérence avec correction automatique dans Geslab. Pour que Geslab et BFC soient au plus proche, tous les mouvements présents dans les boites d intégrations doivent être intégrés, les rejets doivent être traités. Il faut s assurer, a l aide de la recherche par statut, que tous les mouvements présents dans Geslab soient bien transmis vers BFC.

72 Pour vérifier les disponibles Etat utilisé Donnée vérifiée GESLAB ORI 2 - Bilan d une origine de crédit de regroupement Ou ORI 1 - Bilan d'une origine de crédit de niveau fin Disponible sur engagé Disponible sur réalisé BFC HISTO-BUD : relevé de compte de l unité budget Montants disponibles

73 Pour affiner la recherche Etat utilisé GESLAB SOR 3 - synthèse d une origine de crédit historique de notification Donnée vérifiée Liste des notifications BFC ECCUS-MEP : Etat récapitulatif des mises en place de crédits Etat utilisé GESLAB SOR 2 - synthèse des origines de crédit historique des commandes et factures ou COM1 - Commandes par origine de crédits Données vérifiées Montants engagés Montants réalisés Montants facturés Solde BFC HISTOS relevé de compte de l unité commande d achat de mission et de dépenses de personnel HISTO CMD Commande HISTO MIS Missions HISTO ENG Engagement individuel

74 Vos Contacts Vos formateurs DR : Yolande Sallent Marc François Agnès Moreau Vos formatrices LABO : Marie-Pierre Combeau Véronique Campbell Assistance GESLAB : Questions règlementation : Demande évolution :

75

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