livraisons en centrale

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1 2013 Cahier des charges pur livraisns en centrale A l attentin des furnisseurs de Carrefur Belgium

2 Table des matières A/ ETIQUETAGE LOGISTIQUE... 2 A1/Rappel... 2 A2/ Le manuel d'étiquetage lgistique de GS1 Belgilux... 2 A3/ Vici quelques exemples d'étiquettes palettes... 2 A4/ Vici quelques exemples d'étiquettes clis... 4 A5/ Livraisn en pendu et en cntainer/vrac... 5 A6/ Livraisn en entrepôt Alimentaire... 5 A7/ Livraisn en entrepôt Nn Alimentaire... 5 A8/ Pur valider u dévelpper vtre étiquetage lgistique (palettes ET clis), veuillez prendre cntact avec :... 5 A9/ Erreurs régulièrement cnstatées au niveau du marquage palette... 8 A10/ ATTENTION à l utilisatin du GTIN Palette... 8 B/ COMMENCER EN EDI... 9 B1/ Chisir vtre prestataire (Trading Partner) et vtre slutin EDI... 9 B2/ Chisir la slutin WebEDI mise en place par Carrefur Belgique et dévelppée par le prestataire EDICOM... 9 B3/ Dcument à cmpléter préalablement pur tute demande de cnnexin C/ FLUX COMMANDE EDI (ORDER) D/ FLUX NOTE D ENVOI ELECTRONIQUE (DESADV) D1/ Qu'est-ce qu'un DESADV? D2/ Vici quelques dcuments nécessaires D3/ Outil et infrmatins pur dévelpper vs DESADV D4/ Quand envyer sn DESADV? D5/ Cmment mentinner les palettes superpsées et les demi-palettes dans le DESADV? D6/ Livraisn cmplexe : règles générales D7/ Cnditins préliminaires D8/ REJECTED DESADV nte explicative E/ FLUX SPECIFIQUE: ALLOTI - STOCKS CONSIGNES - VMI E1/ALLOTI E2/ STOCK CONSIGNES : Under cnstructin F/ E-INVOICING G/ DOCUMENTS IMPORTANTS POUR CHAQUE LIVRAISON EN CENTRALE H/ FORMATIONS GRATUITE CHEZ GS I/ FAQ I/1 Je suhaite faire de l'edi avec Carrefur Belgique FAQ : Cnnexin EDI FAQ: EDI-Invice FAQ: Dématérialisatin Fiscale FAQ: Validice FAQ: Cmmandes EDI I/2 Je fais déjà de l'edi avec Carrefur Belgique FAQ: Cnnexin EDI FAQ: EDI-Invice FAQ: Validice FAQ: Cmmandes EDI

3 A/ ETIQUETAGE LOGISTIQUE A1/Rappel Carrefur Belgique cnfirme sa vlnté de mise en cnfrmité des étiquettes palettes et clis suivant les nrmes internatinales de GS1. Depuis ctbre 2012, tutes les marchandises sernt réceptinnées sur base d un étiquetage lgistique crrect : tut traitement spécifique vus sera facturé par un dédmmagement de 10 par palette. A2/ Le manuel d'étiquetage lgistique de GS1 Belgilux Vus truverez tutes les infrmatins cncernant l étiquetage lgistique sur le site de GS1 Belgilux : A3/ Vici quelques exemples d'étiquettes palettes Hmgène Standard 2

4 Hmgène Nn Standard Hétérgène 3

5 A4/ Vici quelques exemples d'étiquettes clis 4

6 A5/ Livraisn en pendu et en cntainer/vrac Livraisn en pendu: Après avir regrupé vtre marchandise par référence article, vus cllerez sur chaque première husse de chaque référence une étiquette SSCC (vir mdèle étiquette palette hmgène). Livraisn en cntainer/vrac: Après avir regrupé vtre marchandise par référence article, vus cllerez sur chaque ensemble de la même référence une étiquette SSCC (vir mdèle étiquette palette hmgène). A6/ Livraisn en entrepôt Alimentaire Pur les palettes mn-références, dans les dépôts Sec : elles sernt cllées SUR le film plastique. Pur les palettes mn-références Picking-Tendu (PBL), dans les dépôts «Frais»: elles sernt cllées SOUS le film plastique. Pur les palettes mn-références Stcké, dans les dépôts Frais : elles sernt cllées SUR le film plastique (si filmage de la palette!). Pur les palettes multi-références en clnnes, dans les dépôts Sec : deux étiquettes par référence cllées SUR le film plastique. Pur les palettes multi-références en clnnes, dans les dépôts Frais : deux étiquettes par référence cllées SOUS le film plastique. A7/ Livraisn en entrepôt Nn Alimentaire Pur les palettes mn-références: deux étiquettes sernt cllées SUR le film plastique. Pur les palettes multi-références en clnnes: deux étiquettes par référence cllées SOUS le film plastique. A8/ Pur valider u dévelpper vtre étiquetage lgistique (palettes ET clis), veuillez prendre cntact avec : Pur la Belgique: barcdes.supprt@gs1belu.rg Pur le reste du mnde: u Liste cntacts GS1 : 5

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9 Ou via: A9/ Erreurs régulièrement cnstatées au niveau du marquage palette GTIN pièce en lieu et place du GTIN clis (sur étiquette palette) GTIN palette après un (02) (37) GTIN clis après un (01) GTIN Palette incnnu dans ntre base de dnnées Avns besin de 2 étiquettes palettes (sur 2 côtés adjacents) Absence d étiquettes palettes sur chaque palette superpsée A10/ ATTENTION à l utilisatin du GTIN Palette Si vus utilisez des GTIN palettes sur vtre marquage lgistique, VOUS DEVEZ préalablement les faire cnnaître dans ntre base de dnnées via la fiche article du système WRI. Si prblème : HelpDesk WRI Furnisseurs (lundi à vendredi, entre 8h30 et 16h) Tél (0) helpdesk_wri_be@carrefur.cm 8

10 B/ COMMENCER EN EDI Pur puvir échanger en EDI avec Carrefur Belgique, il est très imprtant de suivre les étapes suivantes : B1/ Chisir vtre prestataire (Trading Partner) et vtre slutin EDI SOIT: vus cherchez un prestataire pur une slutin spécifique : Dans ce cas, cnsultez l adresse suivante du site de GS1 SOIT: vus cherchez une slutin EDI Vus truverez les détails sur les différents prestataires via l adresse suivante de ntre site : B2/ Chisir la slutin WebEDI mise en place par Carrefur Belgique et dévelppée par le prestataire EDICOM Il s'agit d'une slutin glbale permettant d'échanger des messages en EDI tels que: ORDER DESADV ASN (AVEC MARQUAGE PREALABLE DES COLIS ET PALETTES) RECADV INVOICE 9

11 B3/ Dcument à cmpléter préalablement pur tute demande de cnnexin Le Cnnectivity-file à cmpléter est accessible via le lien suivant : Et, ensuite, envyez tutes ces infrmatins et demandes vers: Scanning_SSCC@carrefur.cm EDIBelgium_Onbarding@carrefur.cm C/ FLUX COMMANDE EDI (ORDER) Les cmmandes divent être envyées électrniquement dans le cadre des prjets DESADV et E- Invicing. La brchure explicative de GS1 Belgilux cncernant le message "ORDER" est accessible ici : MIG (Message Implementatin Guideline) ORDERS CARREFOUR : vus truverez sur ntre site EDI tutes les explicatins cncernant le MIG ORDER relatif à Carrefur : Pur mettre en place vs cmmandes (ORDER) en EDI, il est imprtant de recevir le «Cnnectivity-file» cité précédemment. 10

12 LIV.xltx Quelle prcédure à suivre pur activer les cmmandes électrniques? Envyer vtre demande vers Je n'ai pas reçu les cmmandes par EDI. Qui cntacter? Prblèmes/questins cncernant les cmmandes EDI? Veuillez cntacter l'adresse suivante: D/ FLUX NOTE D ENVOI ELECTRONIQUE (DESADV) D1/ Qu'est-ce qu'un DESADV? Il s'agit d'une nte d'envi électrnique envyée via vtre Trading Partner vers Carrefur Belgique. Cette nte d'envi, reprenant la ntin de vidanges "GRAI", sera bligatire dès janvier 2013 pur tutes livraisns vers ns centrales. RAPPEL : Nus tenns également à vus rappeler que depuis janvier 2013, il vus sera aussi demandé un étiquetage lgistique asscié avec l utilisatin d une nte d envi électrnique (EDI DESADV). De plus, pur puvir nus envyer vs DESADV, vus devrez au préalable avir mis en place les ORDERS (vir C/ FLUX COMMANDES EDI (ORDER)). D2/ Vici quelques dcuments nécessaires DESADV O2C : Brchure "Order t Cash" de GS1 Belgilux: GS1 Belgilux RTI guideline (= GRAI/GTIN palette) 11

13 Liste des GRAI (=palette, supprt) acceptés par Carrefur Belgique D3/ Outil et infrmatins pur dévelpper vs DESADV Sit le rbt "Calimer" dévelppé par GS1 Belgilux: Si vus êtes membres GS1 Belgilux, vus purrez utiliser le rbt "Calimer" afin de tester vs messages DESADV : Cntact: ecm.supprt@gs1belu.rg Pur le reste du mnde, cntactez GS1 de vtre pays: Sit dcumentatins et exemples Carrefur Belgique: Message Implementatin Guide (MIG) : Exemples de DESADV : 12

14 GS1: Exemples DESADV palettes cmplexes : 13

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16 D4/ Quand envyer sn DESADV? Il devra partir au mment de la fermeture du camin afin que nus le recevins avant l'arrivée du camin. D5/ Cmment mentinner les palettes superpsées et les demi-palettes dans le DESADV? D6/ Livraisn cmplexe : règles générales La règle générale est : le DESADV dit crrespndre à la réalité, il faut dnc au mins un DESADV par camin livré. Le DESADV dit crrespndre exactement à la nte d'envi papier et au CMR. Il dit impérativement se générer AU MOMENT de la fermeture des prtes du camin et ainsi nus dnner le cntenu EXACT du camin (tenant cmpte des manquants de préparatin et de chargement) seln le principe "Order T Cash" de GS1, car la facture devra tenir cmpte nn seulement de ces manquants de préparatin et de chargement (étape du DESADV) mais AUSSI des écarts de réceptin (casse u prblème de qualité, etc...) : la génératin des factures dit ainsi être chrnlgiquement pstérieure à l'enregistrement des réceptins, pur éviter des facturatins anticipées susceptibles de prvquer des litiges." 1 seul PO (Purchase Order/cmmande) par DESADV, dnc au mins 1 DESADV par camin livré) Si plusieurs cmmandes présentes dans le camin : Le camin peut en effet cmprter plusieurs bns de cmmandes u une partie d'un bn de cmmande, mais il ne peut y avir qu un un seul bn de cmmande par DESADV Si livraisn d une cmmande sur 2 camins (!!!CAS EXCEPTIONNEL) : il faut le cntenu exact de chaque camin : 1 Desadv par camin (dnc 2 Desadv pur le même PO/cmmande, chacun des Desadv détaillant le cntenu du camin crrespndant). D7/ Cnditins préliminaires Activer vs ORDERS Nus cmmuniquer une adresse dédicacée EDI (en cas de prblème et/u cntact spécifique EDI) 15

17 Nus envyer au préalable un fichier «DESADV-TEST» afin de cntrôler vs messages (via Dès ntre cnfirmatin "OK", vus purrez envyer vs DESADV en EDI En cas d erreur dans le DESADV, vus recevrez un autmatique de rejet (envyé sur l dédicacée EDI) avec la raisn de ce refus afin de vus aider à crriger vs futurs messages. D8/ REJECTED DESADV nte explicative Explicatin des messages d erreur les plus fréquents 16

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20 E/ FLUX SPECIFIQUE: ALLOTI - STOCKS CONSIGNES - VMI. (UNIQUEMENT après accrd et négciatin avec le business + cmpléter le frmulaire) : E1/ALLOTI MIG DESADV ALLOTI: 20(Feb%202013).pdf Technical rules ALLOTI: Under cnstructin Delivery example: Under cnstructin MIG ORDER ALLOTI : Under cnstructin E2/ STOCK CONSIGNES : Under cnstructin 3/ VMI INVRPT (= Inventry Reprt) : ORDPRO (=Order Prpsal) : 19

21 F/ E-INVOICING G/ DOCUMENTS IMPORTANTS POUR CHAQUE LIVRAISON EN CENTRALE 1/ Déchargement 20

22 Déchargement sur le quai : 21

23 H/ FORMATIONS GRATUITE CHEZ GS1 Vus truverez tutes les frmatins de GS1 ici : I/ FAQ Site web: I/1 Je suhaite faire de l'edi avec Carrefur Belgique FAQ : Cnnexin EDI 1. Quel est le cût pur un investissement EDI? Dépendant de la slutin IT chisi, ce prix varie. Vus puvez cnsulter la page avec les différents prestataires et les crdnnées (pint B/). 2. Cnnexin AS2 u cnnexin X400? Tutes les infs vus retruvez à la page "Cnnexin EDI Type : Cnnexin AS2" FAQ: EDI-Invice 1. Cmment envyer une facture de test? Quelle est la prcédure à suivre? Dans le cas que vus suhaites envyer une facture de test (et dnc pas de facture réelle), il est nécessaire de mentinner l indicateur de test dans le segment UNB. Cmme cela cette facture n a pas d accès dans ntre système cmptable. FAQ: Dématérialisatin Fiscale 1. Quel est l avantage de la Dématérialisatin Fiscale? La facture EDI est la facture légale. La versin papier expire et n est plus valable. Celle-là ne dit plus être envyée par currier. Tut se passe électrniquement, cmme cela le traitement et le payement de vs factures passernt plus vite et plus efficace. 22

24 2. Sera-t-il pssible de passer immédiatement vers la facturatin sans papier (Dématérialisatin Fiscale)? Carrefur cnseille de cmmencer avec la facturatin parallèle (facture papier + facture EDI). Une fis que la facturatin EDI est stable, le flux papier peut être arrêté et la facture EDI est la facture légale (après signature d un cntrat). FAQ: Validice 1. Qu est-ce que c est un NEE/DESADV? NEE = Nte d Envi Electrnique DESADV = Despatch Advice 2. Qu est-ce que c est un recadv? RECeiving ADVice Ce dcument cntient les différences entre le desadv et la réceptin. Il est envyé autmatiquement quand la réceptin est fermée et en cas des différences de réceptin. 3. Quel frmat est utilisé pur l envie des ntes d envie électrniques? Frmat XML 4. Validice cncerne quels types de livraisn? Validice n est que cncernant des livraisns directes (aux magasins). 5. On livre directe aux magasins, et veut passer en prductin Validice est-ce pssible? Le prjet Validice n'est enclenché qu'à la demande de Carrefur Belgique. 6. Quelle actin à prendre quand le desadv ne sera pas au magasin avant la livraisn? Une livraisn ne peut pas arriver sans la nte d envi. Dans le cas vus êtes en prductin Validice, c est que la nte d envie électrnique qui cmpte. Sans cette nte d envie électrnique une livraisn ne peut pas être faite. FAQ: Cmmandes EDI 1. Quelle prcédure à suivre pur activer les cmmandes électrniques? Envyer vtre demande vers EDI_ORDER_CRP_Belgium@carrefur.cm 2. Quels types de cmmandes snt envyés par Carrefur Belgique? Orders Order-Allti 23

25 Order-Transit Order-Validice Drp Ship I/2 Je fais déjà de l'edi avec Carrefur Belgique. FAQ: Cnnexin EDI 1. J ai des prblèmes avec ntre cnnexin EDI. Qui peut m'aider? Dans une première phase il est tujurs intéressant de regarder le prblème avec vtre prestataire. S il ne truve rien de sn côté, vus puvez prendre cntact avec Michaël De Becker: Michael_DeBecker@carrefur.cm 2. Ntre sciété change de cnnexin EDI u de cde GLN. Quelle prcédure à suivre? Veuillez cntacter ntre équipe Supprt EDI et/u ntre équipe Cnnectivity à les adresses suivantes: Einvicing_Supprt_Belgium@carrefur.cm Michael_DeBecker@carrefur.cm 3. Qu est-ce que c'est un MDN (Message Delivery Ntificatin)? Un MDN, c est une accusée de réceptin qui est la preuve, sit pur le furnisseur, sit pur Carrefur Belgique, de l envie du message EDI. Grâce à cette preuve ns équipes savent faire une recherche. FAQ: EDI-Invice 1. Frais généraux snt facturés par EDI? Nn, les frais généraux snt tujurs facturés par papier et jamais par EDI. 2. Est il bligatire d envyer les factures à 0 par EDI? Il n'est pas bligatire d'envyer les factures à 0 via EDI. Le furnisseur fait ce qu il préfère, sit il les envie, sit il ne les envie pas. Au niveau du système cmptable de Carrefur Belgique, ces factures à 0 ne snt pas mises en cmpte. 24

26 FAQ: Validice 1. Quelle prcédure à suivre si la nte d envie n est pas arrivée au magasin? Prendre cntact avec l'équipe du Supprt Validice à l'adresse mail Validice@carrefur.cm u au numér 02/ pur vérifier quel est le prblème. 2. Quel est le pint de cntact centralisé de Validice? Pur tus tes prblèmes/questins cncernant la nte d'envie électrnique, veuillez cntacter: Validice@carrefur.cm FAQ: Cmmandes EDI 1. Je n'ai pas reçu les cmmandes par EDI. Qui à cntacter? Prblèmes/questins cncernant les cmmandes EDI? Veuillez cntacter l'adresse suivante: EDI_ORDER_CRP_Belgium@carrefur.cm 25